افرا، به عنوان نهادی تخصصی در حوزه توسعه مدیریت و توانمندسازی سازمانهای نیکوکاری و مردمنهاد، تلاش میکند دانش مدیریتی و تجربههای میدانی مدیران این حوزه را مستندسازی کرده و در اختیار اکوسیستم نیکوکاری کشور قرار دهد. این اطلاعات و دادهها به تمامی اعضای اکوسیستم نیکوکاری کمک خواهد کرد تا با درک و شناخت درست از فعالیت مدیریتی مجموعهها، درسآموزیها را در تصمیمگیریهای درونسازمانی خود به کار بگیرند. این فعالیتها در برنامههای افرا برای همراهی سازمانها برای پایداری، اثربخشی و شفافیت استفاده خواهد شد.
مجموعه گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار» در رادیو افرا، در همین راستا شکل گرفته است؛ مجموعهای برای شنیدن روایت مدیرانی که در بحرانهای پیچیده سال ۱۴۰۴ با کمبود منابع، اختلال ارتباطات و افزایش نیازهای جامعه هدف روبهرو شدند و برای سال ۱۴۰۵ در حال بازتعریف راهبردهای خود هستند. هدف ما از این گفتوگوها، ثبت تجربههای واقعی، بهاشتراکگذاری راهحلهای عملی و تقویت یادگیری جمعی در اکوسیستم نیکوکاری است.
روایت حامی یار از حمایت از کودکان مبتلا به سرطان در زمانه بحران
در هشتمین قسمت از گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار»، میزبان جناب آقای حامد صوفی، مدیرعامل موسسه خیریه حامی یار مهر ماندگار بودیم تا درباره چالشهای مدیریت در شرایط جنگ، وضعیت جامعه هدف و راهکارهای تازه برای حفظ ارتباط با حامیان گفتوگو کنیم.
شما را به خواندن این گفتوگو دعوت میکنیم. در صورت تمایل به شنیدن پادکست این گفتوگو در رادیو افرا، از فایل زیر استفاده کنید.
حامی یار؛ حمایت دارویی از کودکان مبتلا به سرطان
آقای صوفی عزیز، به رادیو افرا خوش آمدید. لطفا خودتان و موسسه خیریه حامی یار مهر ماندگار را به مخاطبان افرا معرفی کنید. حوزه کار حامی یار چیست؟
حامد صوفی: «حامد صوفی هستم، مدیرعامل موسسه خیریه حامی یار در شهر اراک، استان مرکزی. حامی یار از کودکان مبتلا به بیماری سرطان، از نوزاد تا ۱۸ سال حمایت درمانی دارویی میکند. روند درمان این کودکان دارومحور است و حتما باید دارو به آنها تزریق شود و دارو دریافت کنند تا پاسخ مثبتی به درمان را شاهد باشیم.
متاسفانه خیلی از عزیزان به خاطر شرایط حاکم بر جامعه ناگزیر به کوچ هستند و آغوش حامی یار بر روی عزیزانی که از استانها و شهرستانهای اطراف به خاطر شرایط جنگ تحمیلی فعلی به استان مرکزی و شهر اراک عزیمت میکنند، باز است.»
سال گذشته سال سختی بود. با توجه به جنگ تحمیلی اخیر، به نظرتان وضعیت سازمانهای مردمنهاد و جامعه هدف در حال حاضر چگونه است؟
حامد صوفی: «سال ۱۴۰۴ بر ما و مددجویان ما خیلی سخت گذشت. پیش از آنکه جنگ آغاز شود هم، ما با بحران نبود دارو و افزایش بسیار سنگین هزینه داروها مواجه بودیم. درواقع ما جنگ با تورم و فشار اقتصادی را از خیلی سالهای قبل آغاز کردیم. البته با وجود همه اینها، با صراحت عرض میکنم که هیچ کودکی که مبتلا به بیماری سرطان باشد در استان مرکزی و شهر اراک، به خاطر فقر مالی یا افزایش هزینه داروها، درمانش متوقف نشده. این هنری بوده که خیرین و مردم مستقیم در آن نقش داشتند.
در خصوص واریزیها و وضعیت مالی موسسه هم باید بگویم که قطعا تاثیر گذاشته. مردمی که میتوانستند خیلی بهتر کمک کنند، الان دستشان تنگتر و ظرفیتشان محدودتر است. اما تجربه نشان داده که هر جایی که آشفتگی اتفاق میافتد، مردم همبستهتر و نزدیکتر به هم میشوند. مردم بهشدت در این شرایط به هم نزدیکترند، بسیار همبستگی دارند و پشت هم میایستند.»
چالشهای مدیریتی؛ از کاهش داوطلبان تا قطع ارتباط با خیرین خارجی
در ادامه، روی چالشهای حامی یار دقیقتر شدیم. صوفی در پاسخ به این سوال که اصلیترین چالشهای مدیریتی موسسه وی در این شرایط چه بوده است گفت:
«مشخصا در این مدت چالشهایی داشتهایم. یک بخش به مسائل مالی و اقتصادی برمیگردد. وقتی بحرانها سنگینتر میشوند، تمرکز چه در بحث داوطلبین، چه در بحث خیرین و نیکوکاران و چه در بحث هیئتمدیره تحت تاثیر قرار میگیرد. ما هم آدمهایی هستیم که زیر همین آسمان داریم زندگی میکنیم و زندگی خودمان هم تحتالشعاع این مسائل قرار گرفته. از آنجا که رویکرد اکثریت خیریهها داوطلبانه است، متاسفانه با ریزش نفرساعت داوطلبان مواجهیم.
یک چالش بزرگ که الان همه خیریهها با آن دستوپنجه نرم میکنند، عدم دسترسی به پلتفرمهای مجازی غیرداخلی و سامانه پیامکی است. ما در موسسه بالغ بر چند هزار مخاطب از جمله خیرین و داوطلبین در اقصی نقاط ایران را در سامانه پیامکیمان ذخیره داریم. ما سوم هر ماه فراخوان اعلام نیاز داروی کودکانمان را انجام میدهیم که معمولا بین ۱ تا ۲ میلیارد تومان فراخوان میشد. ما حتی این فضا را هم از دست دادیم. همچنین، خیریههایی که در سطح ملی و کشوری فعالیت میکنند، طبیعتا خیرین و حامیانی هم از خارج از کشور دارند. ما هم این جنس از خیرین را داشتیم اما الان به دلیل مشکلات ارتباطی کنونی، هیچگونه ارتباطی با آنها نداریم.»
آییننامه مدیریت بحران؛ درسآموزی جنگ دوازده روزه
در میانه صحبتهای مدیرعامل حامی یار، اشارهای به یک آییننامه مدیریت بحران شد که به چابکی و تقسیم وظیفه کارآمدتر در این روزها در موسسه حامی یار کمک کرده است. ایشان در خصوص همین آییننامه مدیریت بحران توضیح دادند:
«بعد از جنگ دوازده روزه که شرایط نرمال شد، ما با یک فراخوانی که در هیئتمدیره موسسه، مشاورین و کارکنانمان و نخبگان شهر انجام دادیم، عزیزان را دور هم جمع کردیم و همفکریای منباب شرایط کردیم. در نتیجه این همفکری یک سند و قالبی تهیه و تدوین شد که در شرایط بحران تقسیم وظایف انجام شود و سناریوهای مختلف ارائه خدمات در آن بیاید. در آییننامه لحاظ کردیم که در شرایط بحران، هیئتمدیره نقشش چیست، هرکدام از اعضا چه نقشی دارند، مدیرعامل موسسه وظایفش چیست، کارکنان باید روی کدام وظایف متمرکز شود، داوطلبان باید کجا ورود کنند، اگر بحران تشدید شد، سیستم خدمترسانی به مددجویان به چه مدلی تغییر پیدا کند؟ اگر اینترنت به صورت کامل از دست رفت، تعامل ما با نیکوکاران و خیرین به چه شکل باشد، اگر نیاز به کاهش یا توقف یکسری از خدمات باشد که بتوانیم خدمات داروییمان را پایدارتر ایجاد کنیم، از چه خدماتی توقف را شروع کنیم؟ همه و همه این مباحث در آییننامه مدیریت بحران طراحی و تدوین شد و وجود این آییننامه در شرایط کنونی هم خیلی به کار ما آمد.
ما سعی کردیم خیلی گزیده، نکتهای و کارآمد مسائل را ببینیم و نهایتا سند آییننامه هم یک کار شلوغ تجملاتی و تشریفاتی نبود. با این آییننامه، رفتارهای سلیقهای، احساسی و هیجانی تا حد ۹۹ درصد مدیریت شدند و حالا به محض اینکه موضوعی پیش بیاید، افراد نسبت به موضوعات اظهار نظر هیجانی نمیکنند و از ابتدا تکلیف مشخص است.»
اولویتهای سال ۱۴۰۵؛ مدیریت نقدینگی و حفظ خیرین
به نظر شما با این تجربههایی که در سال ۱۴۰۴ کسب شد و شرایطی که حالا در آن هستیم، برای سال ۱۴۰۵ اصلیترین موضوعاتی که مدیران موسسهها باید به آن فکر کنند چیست؟
حامد صوفی: «فکر میکنم ما مدیران موسسات، اول از هر چیزی، باید بتوانیم نقدینگیای که موسسه دارد را خیلی خوب و کانالیزهشده استفاده و مدیریت بکنیم. موضوع دوم اینکه بتوانیم خیرینی که همچنان به لحاظ مالی امکان کمک کردن را دارند، کنار خودمان حفظ کنیم، برایشان توضیح بدهیم که شرایط، شرایط خاصی است و الان خیریهها در بحران نقش خیلی پررنگتری دارند. به هر حال هنر یک خیریه و اهمیت آن در بحران بیشتر از هر زمانی آشکار میشود. پیشنهاد محوری من برای سال ۱۴۰۵ همین است که نقدینگیای که موسسات دارند را بهینهتر از همیشه مدیریت کنند و از آن مهمتر، اینکه بتوانند یک رویهای را اتخاذ کنند که نقدینگی و شرایط مالی موسسه افت نکند. الان این تنها چیزی است که میتواند یک خیریه را خیلی مستقیم تحتالشعاع قرار دهد.
البته نقش داوطلبین هم در خیریه خیلی پررنگ است. هر داوطلبی میتواند یک جمعیت بزرگ را مجاب کند که همه مردم جامعه با شرایط بحران همراستا شوند و به هم کمک کنند. البته من اینجا باید از مشاورههایی که خیلی قبلتر از جنگ و در خصوص موارد زیرساختی از افرا دریافت کردیم نیز یاد کنم. ما از خلال این مشاورهها پی بردیم نقاط ضعفمان کجاست، کجا را باید تقویت کنیم، چه آییننامههایی را باید تدوین کنیم و شرح وظایف هرکس چیست. طبق همین تجربه، من اعتقاد دارم که نباید چرخ را از اول اختراع کرد. به جای آن، این چرخ را باید بهروز کنیم و بتوانیم از امکانات به نحو مطلوب استفاده کنیم. ما باید در شرایط بحرانی از هم الگوبرداری کنیم. اگر تشکلها آییننامه مدیریت بحران دارند، فوری در اختیار هم قرار بدهند که بتوانند با یک مطالعه اولیه بخشی از آن آییننامه را که مطابق با جامعه هدف خودشان است بردارند، بررسی کنند، کامل کنند و دانش و تخصص و تجربههایشان را در این شرایط سخت در اختیار هم قرار بدهند.»
حرف دلی با قهرمانان اصلی خیریهها
به عنوان سوال آخر، چه توصیهای به حامیان، خیرین و داوطلبان برای همراهی بهتر با سازمانهای مردمنهاد در این سال سخت دارید؟
حامد صوفی: «نکته اصلی این است که قلب تپنده و مغز متفکر هر ساختاری، داوطلبین و کارکنان و ساختار مدیریتی آن مجموعه است که در مورد سازمانهای مردمنهاد، راس کار همین نیکوکاران و خیرین هستند. من همیشه گفتهام که هرجا صحبت از خیریه و کار خیر میشود، قهرمان اصلی خیریه، نیکوکاران آن خیریه هستند. هیچ خیریهای بدون حمایت و همراهی مردم و نیکوکارانش دوام نمیآورد، تاب نمیآورد و به هیچ عنوان نمیتواند ادامه بدهد.
خطاب به مردم میگویم که اگر همراهی شما نباشد، یک ثانیه هم امکان ارائه هیچ خدماتی به هیچ جامعه مددجویی وجود نخواهد داشت. پس من از همه آحاد جامعه خواهش میکنم هر جایی که هستید، نیازمندان و خیریههای اطرافتان را که دارند کار سازمانی میکنند حمایت کنید. در شرایط بحرانی که جامعه ضعیف میشود، قشر ضعیفتر، آسیبپذیرتر است. این واقعیت مطلق بحران و جنگ است. بیماران، سالخوردهها و کسانی که به لحاظ اقتصادی شرایط ضعیفی دارند، بیشتر آسیب میبینند. مراقب خیریهها و نیازمندان اطرافتان باشید.
با این اوضاع بد هم من فکر میکنم که مردم هنوز کنار همدیگر هستند؛ هنوز امید و انگیزه هست، هنوز عشق هست، هنوز ایران هست. ایران خیلی قدمت و تاریخ دارد. به وسعت جغرافیای ایران برای همه کسانی که برای ایران خیر میخواهند و برای سازندگی و عمران و نشاط ایران و مردم این سرزمین تلاش میکنند طلب خیر میکنم.»
این گفتوگو، هشتمین قسمت از گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار» است که میتوانید نسخه صوتی آن را نیز در رادیو افرا بشنوید. افرا با جمعآوری این تجربیات، تلاش میکند تا دانش مدیریتی لازم برای عبور از بحرانهای پیچیده را در اختیار سایر فعالان و مدیران این عرصه قرار دهد؛ چرا که باور دارد گذر از روزهای سخت تنها با هماندیشی، همفکری و همافزایی ممکن است.
شما را دعوت میکنیم تا گفتوگوهای دیگر «مدیریت در شرایط ناپایدار» را نیز در این صفحه مطالعه کنید.
گزارش وضعیت سازمانهای نیکوکاری در زمستان ۱۴۰۴
برای دریافت گزارش وضعیت سازمانهای نیکوکاری (اطلاعات ۱۴۰ سازمان به همراه چالشها و راهکارها) در زمستان ۱۴۰۴، روی دکمه زیر بزنید.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالشها و راهکارهای استفادهشده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دیماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفتوگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تابآوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردمنهاد خود را بهصورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.