افرا، به عنوان نهادی تخصصی در حوزه توسعه مدیریت و توانمندسازی سازمانهای نیکوکاری و مردمنهاد، تلاش میکند دانش مدیریتی و تجربههای میدانی مدیران این حوزه را مستندسازی کرده و در اختیار اکوسیستم نیکوکاری کشور قرار دهد. این اطلاعات و دادهها به تمامی اعضای اکوسیستم نیکوکاری کمک خواهد کرد تا با درک و شناخت درست از فعالیت مدیریتی مجموعهها، درسآموزیها را در تصمیمگیریهای درونسازمانی خود به کار بگیرند. این فعالیتها در برنامههای افرا برای همراهی سازمانها برای پایداری، اثربخشی و شفافیت استفاده خواهد شد.
مجموعه گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار» در رادیو افرا، در همین راستا شکل گرفته است؛ مجموعهای برای شنیدن روایت مدیرانی که در بحرانهای پیچیده سال ۱۴۰۴ با کمبود منابع، اختلال ارتباطات و افزایش نیازهای جامعه هدف روبهرو شدند و برای سال ۱۴۰۵ در حال بازتعریف راهبردهای خود هستند. هدف ما از این گفتوگوها، ثبت تجربههای واقعی، بهاشتراکگذاری راهحلهای عملی و تقویت یادگیری جمعی در اکوسیستم نیکوکاری است.
روایت مدیریت هوشمندانه بحران با تکیه بر ظرفیت جامعه هدف
در پنجمین قسمت از گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار»، میزبان سرکار خانم اکرم خیرخواه، مدیرعامل انجمن اماس آذربایجان شرقی بودیم تا درباره چالشهای مدیریت در شرایط جنگ، وضعیت جامعه هدف و راهکارهای تازه برای حفظ ارتباط با حامیان گفتوگو کنیم.
شما را به خواندن این گفتوگو دعوت میکنیم. در صورت تمایل به شنیدن پادکست این گفتوگو در رادیو افرا، از فایل زیر استفاده کنید.
انجمن اماس؛ از محفلی دوستانه تا ثبت عضویت ۷ هزار بیمار مبتلا
سرکار خانم خیرخواه عزیز، به رادیو افرا خوش آمدید. لطفا خودتان و انجمن اماس آذربایجان شرقی را به مخاطبان رادیو افرا معرفی کنید.
اکرم خیرخواه: «من اکرم خیرخواه هستم و از سال ۱۴۰۱ به عنوان مدیرعامل انجمن اماس آذربایجان شرقی فعالیت دارم. درواقع من از سال ۱۳۹۷ و پس از اینکه بیماری اماس خودم تشخیص داده شد، به صورت داوطلبانه با انجمن همکاری را آغاز کردم. انجمن اماس آذربایجان شرقی هم کار خود را از سال ۱۳۸۳، ابتدا به شکل یک محفل دوستانه آغاز کرد و با توجه به گسترش این بیماری پرهزینه در جامعه ما، در سال ۱۳۸۷ با اخذ مجوز از بهزیستی به صورت رسمی ثبت شد. ماموریت اصلی ما حمایتهای درمانی از بیماران اماس است. این بیماری بسیار هزینهبر است و افراد دارای اماس برای بهرهمندی از پوشش بیمهای داروها، ملزم به عضویت در انجمن ما هستند. در حال حاضر ۷ هزار نفر بیمار دارای اماس در انجمن عضوند.
پیش از ورود من، فعالیتهای انجمن مانند بسیاری از خیریهها، گسترده و شامل اقلام معیشتی و درمانی و پوشاک و مجموعا کمکهای متنوع بود. اما از سال ۱۴۰۱ با تصویب هیئتمدیره و ورود من، تصمیم گرفتیم فعالیتها را به سمت امور درمانی و توانبخشی سوق دهیم. با توجه به شرایط اقتصادی و هزینههای بالای درمان، اگر بخواهیم همزمان به معیشت و درمان بپردازیم، ممکن است کیفیت درمان فدای کمکهای معیشتی شود. بنابراین تمرکز ما بر تهیه دارو، فیزیوتراپی و خدمات توانبخشی است و موارد معیشتی را به خیریههای دیگر تبریز که شناختهشده و مرتبط هم هستند ارجاع میدهیم.
نکته مهم دیگر در ساختار انجمن، استفاده از نیروی انسانی از خود جامعه هدف است. من معتقدم اگر قرار است پولی از انجمن به خانه یک فرد برود، بهتر است آن پول تبدیل به درآمد برای خود بیماران شود. خوشبختانه هماکنون تمام کارکنان ما و حتی داوطلبان بخش اداری، خود بیماران اماس هستند که این موضوع باعث ایجاد انگیزه و درک بهتر مشکلات یکدیگر شده است.»
مهاجرت پزشکان حامی و کاهش کمکهای مردمی؛ چالشهای مالی کلیدی سال
سال ۱۴۰۴ پر از بحران بود و این بحرانها سازمانهای مردمنهاد را مستقیما تحت تاثیر قرار داد. پیرو همین بحرانها و تاثیراتشان، شما وضعیت اکوسیستم نیکوکاری را چطور میبینید؟ این بحرانها چه چالشهایی برای شما به همراه داشته است؟
اکرم خیرخواه: «بیشک بزرگترین چالش همه خیریهها در حال حاضر، مسئله اقتصادی و کاهش کمکهای مردمی است. شرایط جنگ و نابسامانیهای اقتصادی، هم سازمانها و هم مردم را تحت فشار قرار داده است. از سوی دیگر، ما در سالهای اخیر به دنیای مجازی و شبکههای اجتماعی برای جذب کمک تکیه کرده بودیم که در حال حاضر، عملا این بستر را از دست دادیم و مجبور شدیم به روشهای سنتی بازگردیم.
در مورد انجمن اماس هم، چون ما یک گروه درمانی و سلامتمحور هستیم، بخش عمده حامیان و هیئتامنای ما پزشکان متخصص مغز و اعصاب بودند. متاسفانه در جریانات و اتفاقات اخیر، تعداد زیادی از پزشکان ما کشور را ترک کردند و ارتباط ما با آنها قطع شد. این موضوع یکی از ضربات جدی به ما بود، زیرا علاوه بر کاهش حمایتهای مردمی، ارتباط ما با خود پزشکانی که از ما حمایت داشتند قطع شد؛ در حال حاضر هم نمیتوان به هیچ روشی کمکهای خارج از کشور را دریافت کرد. خروج حامیان کلیدی و کاهش کمکهای خرد مردمی، معادله مالی ما را در سال ۱۴۰۴ بسیار پیچیده کرد.»
با این اوصاف و در شرایطی که جذب کمکهای مردمی کاهش یافته، شما چه راهکارهایی را برای مدیریت هزینهها و جبران کسری بودجه به کار گرفتید؟
اکرم خیرخواه: «ما در این بحرانها دو استراتژی اصلی را در پیش گرفتیم: اول، کاهش هزینههای دفتری و اداری بدون کاهش کیفیت خدمات به بیماران. خوشبختانه در بحرانهای قبلی با همین استراتژی موفق شدیم هزینههای جاری انجمن را نسبت به سال قبل دقیقا نصف کنیم، این در حالی بود که حقوق کارکنان، ساعات کاری آنان و میزان ارائه خدمات ما تغییر نکرد. صرفهجوییهای انجامشده در هزینههای اداری، مستقیما به خدمات درمانی بیماران تزریق شد.
استراتژی دوم که بسیار موفقیتآمیز بود، تمرکز بر جذب کمکهای دولتی از طریق بودجه تخصیصیافته به آنها برای مسئولیت اجتماعی بود. ما با تمام نهادهای دولتی و عمومی مانند شهرداریها و… مکاتبه کردیم. برخلاف گذشته که این کمکها دوستانه و مقطعی بود، این بار با آگاهی از ردیف بودجه مسئولیت اجتماعی این نهادها، درخواست رسمی ارائه دادیم. این کار بسیار موفق بود؛ اگرچه کمکهای خرد خیرین کمتر شده بود، اما جذب کمکهای مادی ما نسبت به سال قبل دو برابر شد. این تنوع در منابع مالی به ما کمک کرد تا در برابر کاهش کمکهای مردمی مقاومت کنیم.»
تبدیل جامعه هدف از دریافتکننده صرف به بازیگران موثر
بحران مشخصا روی نیروها هم تاثیر دارد. در خصوص سرمایه انسانی و داوطلبان، حفظ و نگهداشت آنها، انجمن اماس چه رویکردی داشته است؟
اکرم خیرخواه: «ما سعی کردیم نگاه خود را به بیماران تغییر دهیم. همه بیماران اماس نیازمند مالی نیستند؛ بسیاری از آنها دارای توانمندیهای مالی، معنوی و ارتباطی هستند. ما امسال تمرکز خود را بر شناسایی و استفاده از توانمندیهای خود اعضا گذاشتیم. برای مثال، یکی از بیماران ما در یک نهاد دولتی مشغول به کار بود. او را متقاعد کردیم که به عنوان داوطلب، پیگیر کمکهای آن نهاد برای انجمن و کارهای درمانی سایر بیماران باشد. ایشان از ظرفیت خود استفاده کرد و این اقدام خروجی بسیار خوبی برای ما داشت و برای عیدی بیماران نیز همین روند را تکرار کردیم.
به طور کلی استفاده از ظرفیت جامعه هدف به عنوان سرمایه انسانی کمک خوبی به ما کرد و قرار است این روش را برای سال آینده نیز ادامه دهیم.»
بازگشت به ارتباطات سنتی و گزارشدهی شفاهی
در ادامه از خانم خیرخواه در خصوص نحوه ارتباط با ذینفعان، جامعه هدف و حامیان در شرایطی که اختلال در اینترنت و محدودیتهای ارتباطی کار را سخت کرده است پرسیدیم. ایشان با تاکید قبلی روی اینکه این مشکلات ارتباطی آنها را تضعیف کرده است پاسخ داد:
«ما برای حفظ ارتباط با جامعه هدف، به روشهای سنتی بازگشتیم. با توجه به تعداد بالای اعضای انجمن (نزدیک به ۷ هزار نفر)، ارتباط حضوری ممکن نبود. بنابراین سیستم تماس تلفنی را فعال کردیم. همکاران ما روزانه با تعداد مشخصی از بیماران تماس میگیرند؛ چه آنهایی که نیازمند هستند و وضعیت دارو و درمانشان را چک میکنیم، و چه آنهایی که توانمند هستند و فقط یک حالواحوالپرسی باعث خوشحالی آنها میشود و ارتباط را هم حفظ میکند. این کار باعث شد بیماران توانمند نیز داوطلب شوند و نیازهای سایرین را جویا شوند و تمایل پیدا کنند در موارد مختلف به انجمن کمک برسانند. همچنین از پیامرسانهای داخلی مانند «بله» و «روبیکا» برای ارسال تبریکات و یادآوریها استفاده میکنیم.
در خصوص ارتباط با حامیان، که اکثرا پزشکان هستند، ما دوباره از پتانسیل خود بیماران استفاده کردیم. هر بیماری که در انجمن عضو است، بیمار یک پزشک نیز هست. بهترین گزارشدهی برای ما، گزارشی است که بیمار به پزشک خود میدهد. وقتی پزشک میبیند انجمن در تامین دارو یا برگزاری کلاسهای ورزشی و فیزیوتراپی موثر بوده است، اعتمادش جلب میشود. بسیاری از پزشکان پس از شنیدن نظرات مثبت بیماران خود، ترغیب به کمک یا ویزیت رایگان شدهاند و با تماس گرفتهاند. البته من ارتباط مستقیم خود را با خیرین کلیدی نیز حفظ کردم و گاهی با هدایایی همچون گل یا محصولات دستساز بیماران به دیدار آنها میروم و گزارش عملکرد سالانه را به آنها ارائه میدهم.»
با توجه به تجربیات سال ۱۴۰۴، برنامه و دغدغه اصلی شما برای سال ۱۴۰۵ چیست و چه توصیهای به حامیان دارید؟
اکرم خیرخواه: «سال ۱۴۰۵ برای همه سالی پرابهام است. ما میدانیم که در سال ۱۴۰۴، تعداد بیماران ما ۱۵ درصد نسبت به سال قبل آن افزایش یافته و اکثر آنها هم جوانان فاقد شغلی هستند که از پس هزینههای درمان برنمیآیند. از سوی دیگر، منابع حامیان در حال کاهش است. برنامه ما ادامه استفاده از بودجه مسئولیت اجتماعی نهادهای دولتی است، اما این نیز به شرایط بودجهای کشور بستگی دارد. خواهش من از همه فعالان و مدیران این حوزه این است که تجربههای موفق خود را به اشتراک بگذارند، زیرا شاید جامعه هدف ما فرق داشته باشد، اما هدف ما یکی است.
به حامیان و نیکوکاران نیز توصیه میکنم که نیمنگاهی به سلامت افراد داشته باشند. در کنار مسائل معیشتی که خیریههای زیادی روی آن کار میکنند، سلامت جسمی و روانی بیماران خاص، بهویژه در شرایطی که نگرانی برای تامین دارو در سال جدید وجود دارد، بسیار حیاتی است. بیماران خاص هر روز با این ترس زندگی میکنند که اگر دارو نباشد چه میشود و این مسئله در کنار شرایط موجود، تاثیر روانی خودش را هم دارد. لذا از خیرین میخواهم اولویتهای خود را بازبینی کنند و به بیمارانی که زندگیشان در گرو دارو است، کمک کنند.»
این گفتوگو، پنجمین قسمت از گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار» است که میتوانید نسخه صوتی آن را نیز در رادیو افرا بشنوید. افرا با جمعآوری این تجربیات، تلاش میکند تا دانش مدیریتی لازم برای عبور از بحرانهای پیچیده را در اختیار سایر فعالان و مدیران این عرصه قرار دهد؛ چرا که باور دارد گذر از روزهای سخت تنها با هماندیشی، همفکری و همافزایی ممکن است.
شما را دعوت میکنیم تا گفتوگوهای دیگر «مدیریت در شرایط ناپایدار» را نیز در این صفحه مطالعه کنید.
گزارش وضعیت سازمانهای نیکوکاری در زمستان ۱۴۰۴
برای دریافت گزارش وضعیت سازمانهای نیکوکاری (اطلاعات ۱۴۰ سازمان به همراه چالشها و راهکارها) در زمستان ۱۴۰۴، روی دکمه زیر بزنید.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالشها و راهکارهای استفادهشده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دیماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفتوگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تابآوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردمنهاد خود را بهصورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.