افرا، به عنوان نهادی تخصصی در حوزه توسعه مدیریت و توانمندسازی سازمانهای نیکوکاری و مردمنهاد، تلاش میکند دانش مدیریتی و تجربههای میدانی مدیران این حوزه را مستندسازی کرده و در اختیار اکوسیستم نیکوکاری کشور قرار دهد. این اطلاعات و دادهها به تمامی اعضای اکوسیستم نیکوکاری کمک خواهد کرد تا با درک و شناخت درست از فعالیت مدیریتی مجموعهها، درسآموزیها را در تصمیمگیریهای درونسازمانی خود به کار بگیرند. این فعالیتها در برنامههای افرا برای همراهی سازمانها برای پایداری، اثربخشی و شفافیت استفاده خواهد شد.
مجموعه گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار» در رادیو افرا، در همین راستا شکل گرفته است؛ مجموعهای برای شنیدن روایت مدیرانی که در بحرانهای پیچیده سال ۱۴۰۴ با کمبود منابع، اختلال ارتباطات و افزایش نیازهای جامعه هدف روبهرو شدند و برای سال ۱۴۰۵ در حال بازتعریف راهبردهای خود هستند. هدف ما از این گفتوگوها، ثبت تجربههای واقعی، بهاشتراکگذاری راهحلهای عملی و تقویت یادگیری جمعی در اکوسیستم نیکوکاری است.
روایت تجربه بحرانهایی که مدیریت را سخت، کارکنان را فرسوده و فقر را در جامعه فراگیرتر میکنند
در سومین قسمت از گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار»، میزبان جناب آقای محمدآزاد شافعی، مدیرعامل موسسه خیریه سبحان سقز بودیم تا درباره چالشهای مدیریت در شرایط جنگ، وضعیت جامعه هدف و راهکارهای تازه برای حفظ ارتباط با حامیان گفتوگو کنیم.
شما را به خواندن این گفتوگو دعوت میکنیم. در صورت تمایل به شنیدن پادکست این گفتوگو در رادیو افرا، از فایل زیر استفاده کنید.
سبحان سقز، خیریهای فراگیر در شهر و روستا
جناب آقای شافعی عزیز، خوش آمدید. لطفا خودتان و موسسه سبحان سقز را به مخاطبان افرا معرفی کنید.
محمدآزاد شافعی: «من محمدآزاد شافعی هستم و از سال ۱۳۹۵ به عنوان مدیرعامل خیریه سبحان در خدمت دوستان مشغول به فعالیتم. خیریه سبحان کار خود را از سال ۱۳۸۲ در شهر سقز آغاز و پس از تلاشهای فراوان، بالاخره در آذرماه سال ۱۳۸۵ مجوز رسمی خود را دریافت کرد. در طول این سالها با توجه به شفافیت و کار درستی که داشتیم، خوشبختانه اعتبار خوبی بین مردم پیدا کردیم و اکنون با ۳۵ نفر عضو هیئتامنا فعالیت میکنیم.»
موسسه سبحان حوزه فعالیت چندگانهای دارد اما تمرکز اصلی آن، حمایت تحصیلی و آموزشی و همچنین اشتغال و کارآفرینی است. شافعی، مدیرعامل این موسسه در ادامه در خصوص حوزه جغرافیایی این موسسه اشاره دارد: «یکی از ویژگیهای ما این است که جزو معدود موسساتی هستیم که هم شهر سقز و هم روستاهای اطراف را پوشش میدهیم. حوزه فعالیت ما گسترده است و تلاش میکنیم هم به شهروندان و هم به روستاییان خدمترسانی کنیم.»
با توجه به اینکه سال ۱۴۰۴ سال پرچالشی برای سازمانهای مردمنهاد محسوب میشد، دوست داریم بدانیم شما وضعیت اکوسیستم نیکوکاری را چطور میبینید و تاثیر آن بر جامعه هدف خود را چطور ارزیابی میکنید؟ این بحرانها به صورت کلی چگونه در سبحان حس شد؟
محمدآزاد شافعی: «سازمانهای مردمنهاد در این بحرانها بسیار آسیبپذیرند، چون حامی اصلی آنها مردم هستند. وقتی بحرانی مثل جنگ رخ میدهد، اولین قشری که آسیب میبیند مردم عادی و اصناف هستند و به تبع آن، خیریهها هم آسیب میبینند. ما امسال بهخصوص در اواخر سال، احساس کردیم که دچار چالش جدی شدهایم. مثلا در منطقه ما، ماه رمضان بیشترین درآمد را برای موسسه دارد؛ چرا که مردم عادت دارند زکات و صدقات خود را در این ماه توزیع کنند. اما امسال به دلیل شرایط جنگی، آن رغبت قبلی را ندیدیم. حتی ما که سال قبل به بازار میرفتیم و با خیرین دیدار میکردیم، امسال با مشورت و همفکری، صلاح ندانستیم این کار را انجام دهیم.
با این حال، یک نکته مثبت هم وجود داشت؛ اینکه خیرینی که سالهاست با ما هستند، به دلیل اعتباری که سبحان داشت، بیشتر از قبل جلو آمدند و بیشتر از همیشه ما را حمایت کردند. اما ترس و دغدغه اصلی این است که به هر حال، خیریههایی که منابع درآمدی پایداری ندارند، در خطر هستند. در مقابل، خیریههایی که یک مغازه یا کارگاه دارند و درآمد ثابتی برایشان وجود دارد، وضعیت بهتری دارند. من فکر میکنم موسسات باید این روزها را یک تجربه ببینند و درسآموزیای از آن داشته باشند تا برای آینده آماده شوند. نکته جالب دیگر این است که در بحرانها، نیات خیرین هم عوض میشوند. برخی از خیرین انگار انرژی نهفتهای دارند که در این بحرانها فعال میشود؛ من امسال این را لمس کردم که برخی خیرین دقیقا در زمان بحران فعالتر میشوند و بیشتر به کمک سازمان میآیند.»
افزایش مراجعین در برابر کاهش منابع؛ معادله پیچیده مدیریت خیریه در این روزها
در ادامه گفتوگو، از آقای شافعی در خصوص چالشهای حال حاضر موسسه سبحان و خصوصا تاثیرات بحران جنگ و بحرانهای قبلی سوال شد. ایشان با نگاهی نزدیک به تجربه سبحان در چند ماه اخیر بیان داشتند:
«چالشهای ما را میتوان در دو بخش کلی منابع مالی و افزایش تعداد جامعه هدف خیریه خلاصه کرد. در بخش منابع میتوانم این را بگویم که واقعا منابع موسسه به اختلال خورده است. بازار، اصناف و کارمندان ما، با توجه به تورم و شرایط اقتصادی ناجور کشور تحت فشار هستند و رغبت عموم مردم برای کمکهای خیر و بلاعوض کمتر شده است. وقتی پرینت حسابهای موسسه را نگاه میکنم، میبینم که مبالغ ریز واریزی که معمولا توسط قشر متوسط و کسانی که عِرق و ارادتی نسبت به خیریه و کار خیر دارند انجام میشد، کاهش یافته است. این افراد، افراد متمول و ثروتمندی نیستند، اما دوست دارند دستی در کار خیر داشته باشند؛ اما شرایط اقتصادی و جنگی این امکان را از آنها گرفته است.
چالش دوم، افزایش تعداد مددجویان و گسترش دامنه فقر است. ما با توجه به افزایش نیازمندانی که با هر شکل مشکل و نیازی به سبحان مراجعه میکنند، شاهد این هستیم که قشر متوسط جامعه فرو ریخته و پیرو آن، تعداد مراجعین ما روزبهروز زیادتر میشود. افرادی که تا حالا به موسسه نیامده بودند، حالا به دلایل مختلف میآیند. اگر قبلا ماهی ۱۰۰ نفر مراجع به سبحان میآمد، الان این تعداد به ۲۰۰ نفر مراجع افزایش پیدا کرده است. مشکلات آنها از درمان و مسکن گرفته تا مواردی مثل از دست دادن شغل را شامل میشود. مثلا معضل مسکن در اینجا بسیار شدید است. از آنجا که خیریه سبحان در شهر و روستا شناخته شده است، معتمدین همه موارد را به ما ارجاع میدهند و این فشار را روی ما مضاعف کرده است که البته نشان از فراگیرتر شدن دامنه فقر در جامعه دارد. در بخش نیروی انسانی هم خوشبختانه مشکل چندانی نداریم و داوطلبان هنوز هم در کنار ما هستند و احساس مسئولیت میکنند.»
راهکارهای مدیریتی برای بقا: از نقل مکان به حاشیه شهر تا تعدیل نیرو
با توجه به کاهش جذب منابع که به عنوان یکی از چالشهای اصلی اشاره کردید، راهکار شما برای مدیریت منابع مالی در شرایط فعلی چه بوده است؟
محمدآزاد شافعی: «مثل هر سازمان دیگری، ما هم در شرایط فعلی مجبوریم به سمت کاهش هزینهها حرکت کنیم. ما در نتیجه این کاهش منابع، تصمیم گرفتیم محل دفتر مرکزیمان را که در مرکز شهر و بسیار دسترسپذیر برای خیرین و نیازمندان بود، منتقل کنیم. ناچار شدیم به حاشیه شهر و جایی که یک ساختمان آموزشگاه و انبار کمک پزشکی داریم برویم؛ این کار اگرچه دسترسی را سخت میکند و ممکن است حتی باعث ریزش خیرین ما شود، اما باعث میشود مثلا آن ۲۰ میلیون تومان اجاره ماهانه به ما بازگردد.
راهکار دیگر، کاهش نیروی انسانی موظف است. ناچاریم تعداد نیروها را کم کنیم. مثلا شخصا امسال مجبور شدم با یک حسابدار دیگر قرارداد ببندم که هزینه کمتری دریافت میکند. یا نیروهای موظف را کاهش میدهیم و فشار کاری را روی تعداد کمتری از نیروهای اصلی و موظف سازمان افزایش میدهیم تا هزینهها کمتر شود.
یکی از اقدامات دیگری که ما در این راستا در حال پیگیری آن هستیم، این است که با ۳۵ نفر اعضای هیئتامنا رایزنی میکنیم که هر کدام مبلغی ماهانه، مثلا یک یا دو میلیون تومان، کمتر یا بیشتر اما به شکل تعهدی، برای تامین هزینههای جاری موسسه (حقوق، بیمه و…) بدهند؛ مبلغی که از مبالغ کمک به نیازمندان جداست. این کار مشخصا به چالش مالی موسسه کمک میکند. اینها مجموعه اقدامات سخت اما ضروری ما تا بدینجا بوده است.»
شما اشاره کردید که ارتباط داوطلبان با سبحان قطع نشده است. آیا راهکار خاصی برای نگهداشت و جذب سرمایه انسانی داوطلب در این شرایط داشتهاید؟
محمدآزاد شافعی: «برای این نکته، دو حرکت اصلی انجام دادیم. اول اینکه جلساتی با جمعی از داوطلبان قدیمی گذاشتیم. در این جلسه با آنها گفتوگو کرده و دغدغههای موسسه، کمبود منابع و تاثیر بحران را برایشان باز کردیم. این شفافیت و صحبت رو در رو، یک تحریک احساسی بود و تاثیر داشت. ما حتی در این شرایط، خیر جدید هم دعوت کردیم. حرکت دوممان همین دعوت از افراد جدید بود. مثلا دیروز با یکی از توزیعکنندگان مواد غذایی که سالهاست به ما کمک میکند دیدار داشتیم. به ایشان پیشنهاد دادیم که به عنوان داوطلب وارد دایره فعالیت موسسه شوند، مستقیما درگیر برنامهها و چالشها باشند و به ما ایده بدهند. حتی به ایشان گفتیم امکان عضویت در هیئتامنا یا هیئتمدیره را در سالهای آینده دارند.
درواقع ما داوطلبین قدیمی و همچنین افرادی از اصناف و از مردم سطح جامعه که قبلا اظهار تمایل کرده بودند را دعوت کردیم تا ایده بدهند و کمک کنند تا بدنه داوطلبیمان فعال بماند.»
نکاتی برای سازمانها، عموم مردم و حامیان در سال ۱۴۰۵
با توجه به تجربیات سال ۱۴۰۴، چه اصولی را برای سال ۱۴۰۵ در نظر گرفتهاید و چه پیشنهادی به سایر مجموعهها دارید؟ مجموعا هر نکتهای دارید خوشحال میشویم آن را بشنویم.
محمدآزاد شافعی: «من فکر میکنم خیریهها باید حس مسئولیت اجتماعی را در اطرافیان خود تقویت کنند. من به دوستان در هیئتمدیره سبحان هم گفتم که چون نمیتوانیم به بازار برویم، شما باید با اطرافیان خودتان که توانایی دارند ارتباط بگیرید و دغدغههای موسسه را مطرح کنید. این مسئولیت اجتماعی را باید در مخاطبینمان تقویت کنیم. همه مسائل با پول حل نمیشود؛ گاهی یک تعمیرکار داوطلبانه میآید و کار مهمی برای موسسه انجام میدهد. این تکثر منابع (نقدی، غیرنقدی و خدماتی) بهترین کاری است که با توجه به شرایط و در آینده میتوان کرد.
یک پیشنهاد و خواهش مهم هم از خیرین و مردم دارم. پرسنل و کارکنان خیریهها، چه داوطلب و چه موظف، در شرایط بحرانی خیلی نیاز به حمایت و دلگرمی دارند. این افراد در کانون بحران هستند؛ هر روز با بیماری، مشکل و مصیبت مردم روبهرو میشوند و روح و روان آنها مرتب در حال فرسایش است. من فکر میکنم کار در خیریه باید جزو مشاغل سخت قلمداد شود. از خیرین میخواهم به این پرسنل توجه کنند، چون آنها واقعا در طول زمان مستهلک میشوند و برای ادامه مسیر نیاز به حمایت دارند.»
این گفتوگو، سومین قسمت از گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار» است که میتوانید نسخه صوتی آن را نیز در رادیو افرا بشنوید. افرا با جمعآوری این تجربیات، تلاش میکند تا دانش مدیریتی لازم برای عبور از بحرانهای پیچیده را در اختیار سایر فعالان و مدیران این عرصه قرار دهد؛ چرا که باور دارد گذر از روزهای سخت تنها با هماندیشی، همفکری و همافزایی ممکن است.
شما را دعوت میکنیم تا گفتوگوهای دیگر «مدیریت در شرایط ناپایدار» را نیز در این صفحه مطالعه کنید.
گزارش وضعیت سازمانهای نیکوکاری در زمستان ۱۴۰۴
برای دریافت گزارش وضعیت سازمانهای نیکوکاری (اطلاعات ۱۴۰ سازمان به همراه چالشها و راهکارها) در زمستان ۱۴۰۴، روی دکمه زیر بزنید.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالشها و راهکارهای استفادهشده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دیماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفتوگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تابآوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردمنهاد خود را بهصورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.