افرا، به عنوان نهادی تخصصی در حوزه توسعه مدیریت و توانمندسازی سازمانهای نیکوکاری و مردمنهاد، تلاش میکند دانش مدیریتی و تجربههای میدانی مدیران این حوزه را مستندسازی کرده و در اختیار اکوسیستم نیکوکاری کشور قرار دهد. این اطلاعات و دادهها به تمامی اعضای اکوسیستم نیکوکاری کمک خواهد کرد تا با درک و شناخت درست از فعالیت مدیریتی مجموعهها، درسآموزیها را در تصمیمگیریهای درونسازمانی خود به کار بگیرند. این فعالیتها در برنامههای افرا برای همراهی سازمانها برای پایداری، اثربخشی و شفافیت استفاده خواهد شد.
مجموعه گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار» در رادیو افرا، در همین راستا شکل گرفته است؛ مجموعهای برای شنیدن روایت مدیرانی که در بحرانهای پیچیده سال ۱۴۰۴ با کمبود منابع، اختلال ارتباطات و افزایش نیازهای جامعه هدف روبهرو شدند و برای سال ۱۴۰۵ در حال بازتعریف راهبردهای خود هستند. هدف ما از این گفتوگوها، ثبت تجربههای واقعی، بهاشتراکگذاری راهحلهای عملی و تقویت یادگیری جمعی در اکوسیستم نیکوکاری است.
مروری بر اهمیت شبکهسازی، خلق معنا برای داوطلبان و گزارشدهی هدفمند به حامیان
در دومین قسمت از گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار»، میزبان جناب آقای سیدرضا میرمعینی، عضو هیئتمدیره بنیاد خیریه امام علی رباط کریم بودیم تا درباره چالشهای مدیریت در شرایط جنگ، وضعیت جامعه هدف و راهکارهای تازه برای حفظ ارتباط با حامیان گفتوگو کنیم.
شما را به خواندن این گفتوگو دعوت میکنیم. در صورت تمایل به شنیدن پادکست این گفتوگو در رادیو افرا، از فایل زیر استفاده کنید.
حمایت تحصیلی، قلب تپنده بنیاد خیریه امام علی رباط کریم
جناب آقای میرمعینی عزیز، خوش آمدید. برای شروع و پیش از ورود به مباحث بحران و مدیریت، لطفا برای ما و مخاطبانی که سازمان شما را نمیشناسند، خودتان و مجموعهتان را معرفی کنید.
رضا میرمعینی: «من سیدرضا میرمعینی، عضو هیئتمدیره موسسه خیریه امام علی رباط کریم هستم. فعالیت رسمی ما از سال ۱۳۷۵ با دریافت مجوز از نیروی انتظامی آغاز شد. در ابتدا تمرکز موسسه بر کمکهای معیشتی در شهرستان رباط کریم بود؛ منطقهای که در آن زمان حوزه بزرگی به لحاظ جغرافیایی از جمله بهارستان، پرند و… را دربرمیگرفت و هماکنون شامل دو شهرستان بزرگ رباط کریم و بهارستان است که شهرهای حاشیهای تهران مثل سلطانآباد، اکبرآباد، نصیرشهر و… ذیل آن هستند.
از سال ۱۳۹۰ با توجه به تخصص اعضای هیئتامنا در حوزه آموزش و معلمی و الگوبرداری از نمونههای موفق حوزه آموزش، تصمیم به تغییر رویکرد گرفتیم و تمرکزمان را به طور خاص بر «حمایت تحصیلی» گذاشتیم. این رویکرد از سال ۱۴۰۰، با جوانتر شدن هیئتمدیره و تعیین برنامههای مشخص پنج ساله برای آینده، نظاممندتر شد. ما در حال حاضر دانشآموزان مستعد فاقد سرپرست موثر (اغلب مادرسرپرست) را که معدل قابل قبولی دارند، تحت پوشش میگیریم. شرط معدل را به دلیل محدودیت ظرفیت و منابع گذاشتهایم چرا که حقیقتا امکان پوشش همه دانشآموزان را نداریم. در حال حاضر حدود ۲۵۰ دانشآموز را حمایت میکنیم و مجموعا در طول این سالها، حدود ۶ هزار دانشآموز داشتهایم که یا فارغالتحصیل شدهاند و یا به دانشگاه رفتهاند.
حمایت ما شامل برگزاری کلاسهای آموزشی با کمک حدود ۱۰۰ معلم همیار داوطلب، پرداخت کمکهزینه ماهانه (۵۰۰ هزار تا ۱.۵ میلیون تومان)، خدمات معیشتی و بهداشتی و همچنین، ارائه خدمات مشاوره و روانشناسی به دانشآموزان و خانوادههاست. همچنین حدودا دو-سه سال است که وارد حوزه «توانمندسازی» شدهایم که حوزه پیچیده و زمانبری است و آموزش مهارت به افراد و ایجاد کار برایشان را در این بخش داریم.»
در بخش بعدی، بیشتر به بحرانهای ۱۴۰۴ و تجربه آنها برای بنیاد خیریه امام علی ورود کردیم. میرمعینی در خصوص وضعیت سازمانهای مردمنهاد پس از تجربه این بحرانها و خصوصا تجربه زیسته و چالشهای سازمان خودشان بیان کرد:
«اصلیترین تاثیر این بحرانها بر ما در حوزه منابع مالی بود. ما امسال به جز تابستان که برای بازگشایی مدارس پویشی برگزار کردیم، عملا نتوانستیم پویش موثر دیگری اجرا کنیم. دلیلش این بود که فضا برای درخواست کمک مناسب نبود و مردم خودشان درگیر مسائل جدیای بودند. از سوی دیگر، ابزارهای ارتباطی ما مثل وبسایت و شبکههای اجتماعی با قطع اینترنت عملا از کار افتاد و ما نمیتوانستیم با مردم ارتباط برقرار کنیم. حقیقت این است که ما یک کانال منابع درآمد ثابت داریم و حدودا ۴۰ درصد از بودجهمان به کمکهای مردمی وابسته بود که همین بخش تحت بحران بهشدت کاهش پیدا کرد.
چالش دیگر ما مشخصا منابع انسانی است. ما در خیریهها به نیروی تماموقت و حرفهای نیاز داریم، اما با دستمزدهای فعلی و محدودیتهای مالی خیریهها، جذب نیروی متخصص بسیار سخت شده است. وضعیت منابع انسانی هم در خطر است، حتی مجبوریم برای سال آینده بخشی از نیروهای تماموقت خود را تعدیل کنیم و بیشتر به نیروهای داوطلب تکیه کنیم تا تناسب هزینههای پشتیبانی با هزینههای مستقیم خدمات به دانشآموزان حفظ شود.»
آیندهنگری و اتکا به ارتباطات برونسازمانی، سپرهای عبور از بحران
در چنین شرایطی که درآمدها کاهش یافته، شما چه راهکارهایی را برای مدیریت هزینهها و جبران کسری بودجه به کار گرفتید؟
میرمعینی: «یکی از راهکارهای مهم ما، تقویت ارتباط با موسسات خیریه بزرگ در تهران بود. بسیاری از این موسسات در سطح ملی فعالیت میکنند و استان تهران را برخوردار فرض میکنند، در حالی که حاشیه تهران محرومیتهای زیادی دارد. ما با ارتباطاتی که سالهای قبل بذر آن را کاشته بودیم، توانستیم کمکهایی دریافت کنیم؛ مثلا یکی از موسسات تهران مبلغ ۱۵۰ میلیون تومان به ما کمک کرد که با آن، برای ۵۰ خانوار بسته معیشتی تهیه کردیم. این مبلغ را اگر میخواستیم از افراد و با کمکهای خرد جمع کنیم، در شرایط قطع اینترنت تقریبا غیرممکن بود؛ چرا که باید ۱۵۰ نفر را پیدا میکردیم که مبلغی را برای رسیدن به بودجه نهایی تقبل کنند. البته ما به خاطر املاک اهدایی خیرین و اجاره آنها درآمد ثابتی هم داریم که کمی به لحاظ مالی وضعیتمان را بهتر میکرد.
همچنین در مواردی هم پیشبینی کردیم و زودتر اقدام کردیم؛ مشخصا خبر نداشتیم که قرار است جنگی رخ دهد، اما این زود اقدام کردن موثر بود. مثلا برای خرید پوشاک شب عید، دانشآموزان را از اوایل بهمن به تهران فرستادیم تا قبل از تشدید شرایط و افزایش قیمتها از فروشگاهی که در این امر همکاری میکرد خریدشان را انجام دهند. کمکهزینههای اسفند و فروردین را هم زودتر پرداخت کردیم که خودمان و بچهها در این ایام به مشکل برنخوریم. برای سال آینده نیز ضمن گسترش شبکه خیرینمان، برنامه ما گسترش ارتباط با خیریههای بزرگتر و مخصوصا در شهر تهران است؛ چرا که این جنس ارتباطات و شبکهسازیها را بسیار کمککننده میبینیم.»
وقتی جامعه هدف به داوطلب سازمان تبدیل میشود
در ادامه، از آقای میرمعینی خواستیم بیشتر درباره سرمایه انسانی و نحوه حفظ و نگهداشت داوطلبان در این شرایط بگویند. ایشان در همین راستا و با اشاره به اینکه داوطلبان، نیروی انسانی کلیدی در بنیاد خیریه امام علی رباط کریم محسوب میشوند گفت:
«خوشبختانه ما در حوزه داوطلبان، بهویژه معلمان، چالش جدی نداریم. ما با برجسته کردن اثرات کار معلمان (مثل موفقیت بچهها در کنکور) و خلق معنا در کارشان و نشان دادن نتیجه تلاشها، انگیزه آنها را حفظ کردهایم. ارتباط عاطفی بین معلمان و دانشآموزان بسیار قوی است که باعث نگهداشت آنها میشود. از طرفی اینکه خود هیئتامنا هم از جامعه معلمین بودهاند این ارتباط را راحتتر کرده است. برای سال آینده هم برنامههای ارتقایی برای معلمان داریم؛ مثل کلاسهای تقویت روش تدریس یا کارگاههای شناخت دانشآموز. این کلاسها مجموعا هم به خود ما کمک میکند و هم اینکه همسو با هدف کلی ما، یعنی ارتقا سطح منابع انسانی در منطقه هم هست؛ ما معتقدیم معلمان قوی، دانشآموزان درسخوانتر، آگاهتر و موثرتری را میسازند.»
میرمعینی در خصوص داوطلبان گفت: «البته کارهای بیشتری هست که در حوزه داوطلبان باید انجام دهیم؛ مثلا در سال آینده و در ادامه میخواهیم از ظرفیت مادران دانشآموزان بیشتر استفاده کنیم؛ همانطور که پارسال هم با انجام این کار دیدیم وقتی به مادران مسئولیت دادیم، هم عزت نفسشان بالا رفت و هم با جان و دل برای فرزندان خودشان کار کردند. به دلیل وجود این ظرفیت، ما قصد داریم تواناییهای آنها را شناسایی کرده و در کارهای داوطلبانه دخیل کنیم و در سال جدید این کار را قویتر پیش ببریم.»
میرمعینی همچنین به هزینههای سرمایه انسانی اشاره داشت: «همانطور که گفتم، خیریهها و سازمانهای مردمنهاد هم، برای حفظ کیفیت و ارائه خدمات خود به نیروی حرفهای نیاز دارند. از طرفی به دلیل بالا بودن هزینههای پشتیبانی از نیروهای موظف تماموقت، جذب چنین نیروهایی در خیریه اساسا سخت است. البته یک چالش فرهنگی هم وجود دارد؛ برخی از خیرین حساسیت زیادی روی هزینههای جاری و حقوق کارکنان دارند و دغدغه هدررفت منابع اهداییشان در این بخش وجود دارد. ما تلاش میکنیم با شفافیت، گزارشدهی موثر و نشان دادن ارزش خدماتمان، این حساسیت را مدیریت کنیم و دائما اثبات کنیم که عمده حمایت دریافتی، صرف هزینههای خود بچهها میشود.»
میرمعینی معتقد است که مجموعا در بخش سرمایه انسانی، بهتر است بیشتر به کار داوطلبانه متکی بود اما باید برای نیروهای حرفهای هم چارهای اندیشید.
حامیان مالی هم باید مطالبهگر باشند
در شرایطی که منابع محدود میشود، ارتباط با حامیان اهمیت دوچندان مییابد. با توجه به اینکه خودتان هم به گزارشدهی اشاره کردید، به نظر شما حامیان و نیکوکاران چگونه میتوانند موثرتر کمک کنند؟
میرمعینی: «درست میگویید؛ گزارشدهی و خوب ارائه دادن کاری که انجام دادهاید بسیار مهم است. از طرفی، موسسهها باید برای بیان اثربخشی کارهایشان، هوشمندی کافی داشته باشند؛ هم برای اینکه دائما در حال سنجش اثر کارشان باشند و هم اینکه برای ارائه این اثربخشی، توانایی داستانسرایی را در خود ایجاد کنند. اینکه بتوانید کار خود را اثربخش جلوه بدهید، اصلا کار سادهای نیست و حتی شاید با فکر کردن، به این نتیجه برسید که کار اثربخشی انجام نمیدهید؛ اما خود این فرایند باعث بهروز شدن سازمان و بهبود کارها میشود.
از طرف دیگر، حامیان هم باید بدانند پولشان دقیقا کجا خرج میشود و چه اثری دارد. ما سعی میکنیم حتی ارزش خدمات غیرمادی (مثل تخفیفی که فروشگاهها به ما میدهند) را محاسبه و به هیئتامنا و حامیان گزارش کنیم تا نسبت هزینه به خدمات شفاف باشد. توصیه من به حامیان این است که به جای قطع ارتباط، خواستار شفافیت و گزارشدهی منظم شوند و در قبال حمایتی که انجام میدهند، جزئیات بخواهند. این کار موسسات را مجبور میکند خودشان را بهروز کنند. متاسفانه یک دید بد در جامعه وجود دارد که کمکها در خیریهها دارد هدر میرود. حامیان باید با مطالبه گزارش و جزئیات، از موسسهها بخواهند که شفاف باشند و اگر نسبت به هدررفت و پرتی هزینهها حساسیت دارند، آن را به موسسه بگویند.
مثلا یک مشکلی که در خیریهها وجود دارد، افرادی هستند که بدون نیاز واقعی، از چندین محل حمایت دریافت میکنند. این باعث میشود در این شرایط سخت جذب منابع و محدودیتهایی که وجود دارد، حمایتها به جای درستی نرود. حامیان حتی میتوانند در بهبود این وضعیت و معرفی افراد نیازمند واقعی/افراد غیرنیازمند نقش داشته باشند. مثلا ما در حال حاضر از مدیران مدارس میخواهیم دقیقا دانشآموزان نیازمند را معرفی کنند تا از موازیکاری جلوگیری شود. همه این موارد برای حفظ اعتماد حامی است که گواهی اعتماد افرا هم ابزار خوبی برای ایجاد این اعتماد است. ما هم نکات لازم را در این راستا رعایت میکنیم، اما فکر میکنم حامیان هم به جای قطع ارتباط و حمایت، میتوانند مطالبات بیشتری در خصوص شفافیت و اثربخشی کارها داشته باشند.»
نگاهی به سال ۱۴۰۵
با توجه به تجربیات سال ۱۴۰۴، برنامه و دغدغه اصلی شما برای سال ۱۴۰۵ چیست؟
میرمعینی: «دغدغه اصلی ما برای سال آینده، وضعیت آموزش است. قطع اینترنت و برگزاری کلاسهای مجازی که اثربخشی لازم را نداشتند، باعث نگرانی ما در خصوص افت شدید آموزشی است. ما نمیدانیم اگر دوباره اینترنت قطع شود، چطور باید کلاسهایمان را برگزار کنیم.
در سال آینده علاوه بر دانشآموزان تحت پوشش، میخواهیم آموزشهای عمومیتری را هم ارائه دهیم؛ مثل کتابخانهمان یا کلاسهای کتابخوانی و شاهنامهخوانی که برای همه آزاد است. همچنین در تلاشیم با کمک شهرداری و شورا، یک جای ثابت برای یک مجموعه فرهنگی-آموزشی خود پیدا کنیم و کلنگ احداث آن را بزنیم. اما مطالبه اصلی ما از مسئولان این است که تصمیمگیری برای قطع اینترنت که بهراحتی انجام میشود، بازنگری شود؛ چون خسارت آن در حوزه آموزش بسیار سنگین است.»
این گفتوگو، دومین قسمت از گفتوگوهای «مدیریت در شرایط ناپایدار» است که میتوانید نسخه صوتی آن را نیز در رادیو افرا بشنوید. افرا با جمعآوری این تجربیات، تلاش میکند تا دانش مدیریتی لازم برای عبور از بحرانهای پیچیده را در اختیار سایر فعالان و مدیران این عرصه قرار دهد؛ چرا که باور دارد گذر از روزهای سخت تنها با هماندیشی، همفکری و همافزایی ممکن است.
شما را دعوت میکنیم تا گفتوگوهای دیگر «مدیریت در شرایط ناپایدار» را نیز در این صفحه مطالعه کنید.
گزارش وضعیت سازمانهای نیکوکاری در زمستان ۱۴۰۴
برای دریافت گزارش وضعیت سازمانهای نیکوکاری (اطلاعات ۱۴۰ سازمان به همراه چالشها و راهکارها) در زمستان ۱۴۰۴، روی دکمه زیر بزنید.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالشها و راهکارهای استفادهشده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دیماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفتوگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تابآوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردمنهاد خود را بهصورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.