در بخش دوم چند شاخص کلیدی مرتبط با جمع‌آوری کمک مالی و بازاریابی را مرور کردیم. در این بخش به شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط با اجرای برنامه و منابع انسانی می‌پردازیم. شاخص کلیدی عملکرد (KPI) یک معیار قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک سازمان غیرانتفاعی (یا هر نوع دیگری از سازمان) تا چه حد به اهداف سازمانی اصلی خود دست می‌یابد. بنابراین، سازمان‌ها از شاخص‌های کلیدی عملکرد در سطوح مختلف برای ارزیابی موفقیت خود در دستیابی به اهداف استفاده می‌کنند.
KPIهای اجرای برنامه برای سازمان‌های غیرانتفاعی:
- تعداد ذینفعان دریافت‌کننده خدمت و حضور در برنامه‌ها
مفهوم تعداد ذینفعانی که به آنها خدمت می‌شود کاملا گویاست – تعداد ذینفعان هدفمندی که از طریق برنامه‌ها و فعالیت‌های خود در یک دوره زمانی خاص به آنها خدمت کرده‌اید. حضور در برنامه به تعداد ذینفعان هدفی اطلاق می‌شود که در برنامه‌ای شرکت می‌کنند که سازمان غیرانتفاعی شما با هدف پیشبرد ماموریت شما سازماندهی می‌کند.
- میزان رضایت ذینفع
این احتمالا شناخته شده‌ترین KPI مشتری در بخش انتفاعی است. اگرچه معمولا توسط سازمان‌های انتفاعی برای سنجش رضایت از محصولات و خدماتشان استفاده می‌شود، سازمان‌های غیرانتفاعی نیز می‌توانند رضایت ذینفعان خود را اندازه‌گیری کنند. این KPI به دلیل ساده بودن به عنوان یک معیار بسیار مفید است و این برای سازمان‌های غیرانتفاعی مهم است – زیرا اگر برنامه‌های غیرانتفاعی ارزشی را که قصد ارائه آن را داشتند ارائه نمی‌کنند، در این صورت کار باکیفیت بالا انجام نمی‌دهند و احتمالا به مأموریت خود نخواهند رسید. همه چیز به این باز می‌گردد که از ذینفعان خود بپرسید: «چه احساسی دارید؟ چقدر از برنامه‌های ما راضی هستید؟» می‌توانید پرسشنامه‌هایی را (شخصی یا آنلاین) در پایان هر برنامه توزیع کنید یا برای هرکسی که یکی از برنامه‌های شما را در گذشته به طور کامل به پایان رسانده است ایمیل ارسال کنید.
- نمرات قبل و بعد
اگرچه به هر سازمان غیرانتفاعی مرتبط نیست، این KPI برای بسیاری از سازمان‌های غیرانتفاعی ضروری است. نمرات قبل و بعد به تغییرات دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و/یا رفتار در بین ذینفعان شما اشاره دارد. این تغییرات اغلب به عنوان «نتیجه» در چارچوب‌های اندازه‌گیری تاثیر اجتماعی نامیده می‌شود. شما می‌توانید این موارد را با توزیع یک آزمون یا پرسشنامه بین ذینفعان خود قبل از شروع برنامه و سپس بعد از آن اندازه‌گیری کنید. این KPI بسیار مهم است، زیرا حتی اگر میزان حضور در برنامه زیاد باشد، اندازه‌گیری نمرات قبل و بعد تنها راه است که واقعا متوجه شوید که آیا به مخاطبان مورد نظر خود نفع می‌رسانید یا خیر.
معیارهای عملکرد منابع انسانی سازمان غیرانتفاعی
- نرخ نگهداشت کارکنان
نرخ نگهداشت کارکنان، میزان خروج کارکنان از سازمان را در یک دوره زمانی معین (به عنوان مثال ماهانه، سه ماهه، سالانه) اندازه‌گیری می‌کند. این معیار معمولا نشان‌دهنده میزان رضایت کارکنان است.
بحث‌هایی در زمینه منابع انسانی وجود دارد، اما اجماع نظر بر این است که استخدام‌های جدید برای هر ماه در نرخ نگهداشت آن ماه در نظر گرفته نمی‌شوند. حفظ کارکنان با عوامل زیادی مانند پاداش، آب و هوا در محل کار، فرصت‌های ارتقاء، کنار آمدن با هم تیمی‌ها و موارد دیگر مرتبط است. علاوه بر هزینه از دست دادن یک نیروی انسانی، از دست دادن استعداد شما را مجبور به صرف زمان و هزینه برای جذب یک فرد جدید می‌کند. شاخص جابجایی بالای کارکنان به معنای هزینه‌های بالایی برای کارفرما است.
فرمول اصلی برای حفظ کارکنان به شرح زیر است:
(تعداد کارکنانی که کل دوره زمانی مورد نظر در سازمان مانده‌اند)/(تعداد کارکنان در شروع دوره زمانی) *100
- میزان رضایت کارکنان
میزان رضایت کارکنان را می‌توان تا حدودی از طریق برخی از معیارهای دیگر (به عنوان مثال جابجایی کارکنان، درصد اهداف عملکرد برآورده شده، غیبت) سنجید. با این حال، کارهای دیگری وجود دارد که می توانید برای اندازه‌گیری میزان رضایت کارکنان به تنهایی انجام دهید.
الف) یکی از آنها NPS) Net Promoter Score) است. NPS هنگام اندازه‌گیری رضایت مشتریان، کارکنان، داوطلبان در سازمان‌های مختلف، انتفاعی و غیرانتفاعی استفاده می‌شود.
این معیاری است که می‌پرسد: «در مقیاس 1-10، چقدر احتمال دارد که دوست یا یکی از اعضای خانواده را برای انجام کسب‌وکار با ما معرفی کنید؟» برای تغییر این موضوع به اندازه‌گیری رضایت کارکنان، تنها کاری که باید انجام دهید این است که بپرسید: «در مقیاس 1-10، چقدر احتمال دارد کسی را برای کار برای سازمان ما معرفی کنید؟»
حتما نظرسنجی را ناشناس انجام دهید.
امتیازات 9 تا 10 به عنوان Promoter (بسیار راضی)، 7 یا 8 منفعل (تا حدودی راضی) و 1 تا 6 Detractors (ناراضی) در نظر گرفته می‌شود.
ب) راه دیگری برای بررسی رضایت کارکنان، داشتن گپ های غیررسمی است، اگرچه این ها قطعاً داده های کیفی و نه کمی را در اختیار شما قرار می دهند. داشتن داده های کمی و کیفی برای چنین موضوع پیچیده ای بسیار مفید است.
- درصد محقق‌شده از اهداف عملکرد
اولا، اگر اهدافی را تعیین نکنید، نمی توانید این KPI را اندازه گیری کنید. برای بهترین نتایج، اهداف عملکرد را با کارکنان خود تعیین کنید. فرایند تعیین اهداف از طریق مکالمه به اعضای تیم اجازه می دهد تا در مورد نقش خود نظر و مالکیت بیشتری داشته باشند.
کارکنان باید بدانند که چگونه کار آنها به کل سازمان کمک می کند و همچنین باید بدانند که چگونه بر کار آنها در جهت رسیدن به این اهداف نظارت می‌کنید.
بررسی کنید:
– چند درصد از عملکرد حیاتی توسط کارکنان محقق شده است؟
-چند درصد از وظایف به طور کامل انجام شده است؟
– چند درصد از اهداف را رها کرده اند/دست نیافتنی یافته اند؟
در بخش چهارم و پایانی، ضمن اشاره به شاخص‌های مالی، به جمع‌بندی و ارائه نکات کلیدی در حوزه سنجش KPIها خواهیم پرداخت.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.