حرکت هماهنگ کلیه اجزای یک سازمان در راستای تحقق ماموریت نیازمند داشتن یک نظام برنامهريزی، اجرا، نظارت و ارزيابی همسو و هدفمند است که در کنار تحقق اهداف، تعهد سازمان به جامعه را نیز منعکس کند. موسسات نیکوکاری هر ساله برنامه و بودجهای را تدوین میکنند و آن را به تصویب میرسانند. با این حال، در مورد بسیاری از این موسسات ممکن است برنامه تدوینشده در راستای هدف و برنامه راهبردی موسسه نباشد یا چون سازوکار لازم را برای ارزیابی و نظارت ندارند، نتوانند مطمئن شوند که آیا این برنامه در چارچوب بودجه مصوب اجرا شده و به چه میزان به اهداف خود دست یافته است و چرا توانسته یا نتوانسته در اجرا موفق شود. به علاوه، بسیاری از موسسات به شکل پروژهمحور فعالیت میکنند و توجه به چرخه برنامهریزی، اجرا، کنترل و بازنگری در هر پروژه از اهمیت ویژهای برای آنها برخوردار است.
به دلیل اهمیت زیرساختهای مرتبط با این بعد، استاندارد افرا در تلاش است تا کیفیت و اثربخشی برنامهریزی، اجرا، نظارت و ارزیابی برنامه و تطابق آن با جهتگیری کلان و برنامه راهبردی و نیز توان موسسات نیکوکاری در مدیریت پروژهها را مورد تاکید قرار دهد.
در بخش برنامهریزی، برنامه و هدفگذاری سالانه، همسويی برنامهها با جهتگيری كلان، بهاشتراکگذاری برنامهها، برنامهريزی پروژهها، شکستن برنامهها به برنامه واحدها، و شناسايی ريسک، حائز اهمیت هستند. سازمان باید دارای ماموريت (هدف وجودی)، چشمانداز (آینده مطلوب)، ارزشهای تعریف شده، اهداف كلان و استراتژی بر مبنای تحليل فعالانه محيط بيرونی و درونی باشد كه دستکم در انتهای دوره زمانی مشخص بازنگری و اصلاح میشود؛ به علاوه، در این راستا دارای برنامه عملياتی دستکم سالانه و بودجه مصوب باشد. برنامه عملیاتی سازمان باید به تفكيک واحدهای كليدی سازمان و در بهترین حالت تا سطح فرد شکسته و تعریف شود.
به علاوه، ماموريت، چشمانداز، اهداف كلان و خطوط استراتژيک باید در سازمان به اشتراک گذاشته شده باشند. برای پروژهها نیز باید روش انتخاب، برنامهريزی و تعريف پروژه با رعايت اصول پروژه شامل آغاز، پایان، زمانبندی، اهداف، و تخصیص منابع وجود داشته باشد. علاوه بر این، سازمان باید مديريت ريسک شامل شناسايی، تحليل و پاسخ به عوامل خطرساز داشته باشد.
در حوزه اجرا، وجود سازوكارهای اجرا مانند خريد، مديريت بحران و نتايج ناخواسته، سازوكارهای تسهيل تعهد به برنامه شامل زمانبندی و منابع تخصيصيافته باید مورد توجه قرار بگیرند. باید سازوكارهای اجرای برنامه و پروژه به صورت هماهنگ در بخشهای مختلف سازمان وجود داشته باشد و به كار گرفته شود. این سازوکار شامل تعریف کارکردها و تخصیص نفرات برای آنهاست. برای پروژهها نیز باید زمانبندی و تخصیص منابع هر پروژه در نظر گرفته شود.
در حوزه نظارت، کنترل و ارزیابی، شاخصهای كليدی عملكرد، تعريف سيستماتيک پروژه، ارزيابی ميان دوره و پايان دوره، سازوكارهای گزارشدهی، تحليل عملكرد، و انعطافپذیری برای اعمال نتایج حاصل از ارزیابی اهمیت دارند.
براي پروژهها باید مکانیزم پايش و ارزیابی در حین اجرا و پایان هر پروژه وجود داشته باشد. باید برای برنامهها و پروژهها شاخصهای كليدی عملكرد وجود داشته باشد و در دورههای زمانی مشخص سنجيده شود. سازوكار گزارشدهی به ذینفعان در رابطه با فعاليتهای اصلي وجود داشته باشد و به كار گرفته شود. عملكرد سازمان در پروژه و عمليات گزارشدهی شده و دلايل انحراف از اهداف تحليل شود. از ذینفعان نيز بازخورد گرفته شود و نتايج اين تحليل و بازخورد در برنامهريزیهای آتی به كار گرفته شود.
به علاوه، سازمان باید توان اصلاح امور جاری را داشته باشد، در سازمان برنامههای تحول تدوین شود و مقدمات پیشبرد پروژههای بهبود فراهم شود. سازمان باید توانايی مديريت چابک تغيير زيرساختهای خود برای همسويی با استراتژیهای جدید را داشته باشد. به علاوه، مهم است که كليه اسناد مرتبط با استراتژی و برنامه، پروژه، اجرا و ارزيابی در دورههای زمانی مشخص بازنگری شوند.
علاوه بر موارد فوق، اگر در یک موسسه نیکوکاری مدیر پروژه هستید، برای موثرتر بودن، موارد زیر را مدنظر داشته باشید:
- طرحی برای پروژه ایجاد کنید با جزئیات مربوط به سناریوهای مختلفی که ممکن است به وجود آیند.
- برای اطمینان از محقق شدن چشمانداز، روی تصویر کلان تمرکز کنید.
- یک جدول زمانی بسازید که نقشها و مسئولیتهای گروه را که باید حول هر وظیفه اتفاق بیفتد، تصویر کند.
- به گروه گوش دهید و رویکردهای مختلفی را که پیشنهاد میدهند در نظر بگیرید.
- همیشه تمام جنبههای وضعیت پروژه را با جزئیات در میان بگذارید؛ این شامل مستندسازی کلیه اقدامات، تعاملات، تصمیمات و بحثها است.
- از نرمافزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید. نرمافزار مدیریت پروژه غیرانتفاعی میتواند به شما در سازماندهی منابع، تقسیم پروژههای بزرگ به وظایف قابل اجرا، و اجرای آسان و کاراتر پروژهها کمک کند. با این حال، در گام اول باید نرمافزار مدیریت پروژه مناسب را با توجه به نیازها و بودجه خود شناسایی کنید.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالشها و راهکارهای استفادهشده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دیماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفتوگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تابآوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردمنهاد خود را بهصورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.