حرکت هماهنگ کلیه اجزای یک سازمان در راستای تحقق ماموریت نیازمند داشتن یک نظام برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و ارزیابی همسو و هدفمند است که در کنار تحقق اهداف، تعهد سازمان به جامعه را نیز منعکس کند. موسسات نیکوکاری هر ساله برنامه و بودجه‌ای را تدوین می‌کنند و آن را به تصویب می‌رسانند. با این حال، در مورد بسیاری از این موسسات ممکن است برنامه تدوین‌شده در راستای هدف و برنامه راهبردی موسسه نباشد یا چون سازوکار لازم را برای ارزیابی و نظارت ندارند، نتوانند مطمئن شوند که آیا این برنامه در چارچوب بودجه مصوب اجرا شده و به چه میزان به اهداف خود دست یافته است و چرا توانسته یا نتوانسته در اجرا موفق شود. به علاوه، بسیاری از موسسات به شکل پروژه‌محور فعالیت می‌کنند و توجه به چرخه برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و بازنگری در هر پروژه از اهمیت ویژه‌ای برای آن‌ها برخوردار است.
به دلیل اهمیت زیرساخت‌های مرتبط با این بعد، استاندارد افرا در تلاش است تا کیفیت و اثربخشی برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و ارزیابی برنامه و تطابق آن با جهت‌گیری کلان و برنامه راهبردی و نیز توان موسسات نیکوکاری در مدیریت پروژه‌ها را مورد تاکید قرار دهد.
در بخش برنامه‌ریزی، برنامه و هدف‌گذاری سالانه، هم‌سویی برنامه‌ها با جهت‌گیری کلان، به‌اشتراک‌گذاری برنامه‌ها، برنامه‌ریزی پروژه‌ها، شکستن برنامه‌ها به برنامه واحدها، و شناسایی ریسک، حائز اهمیت هستند. سازمان باید دارای ماموریت (هدف وجودی)، چشم‌انداز (آینده مطلوب)، ارزش‌های تعریف شده، اهداف کلان و استراتژی بر مبنای تحلیل فعالانه محیط بیرونی و درونی باشد که دستکم در انتهای دوره زمانی مشخص بازنگری و اصلاح می‌شود؛ به علاوه، در این راستا دارای برنامه عملیاتی دستکم سالانه و بودجه مصوب باشد. برنامه عملیاتی سازمان باید به تفکیک واحدهای کلیدی سازمان و در بهترین حالت تا سطح فرد شکسته و تعریف شود.
به علاوه، ماموریت، چشم‌انداز، اهداف کلان و خطوط استراتژیک باید در سازمان به اشتراک گذاشته شده باشند. برای پروژه‌ها نیز باید روش انتخاب، برنامه‌ریزی و تعریف پروژه با رعایت اصول پروژه شامل آغاز، پایان، زمان‌بندی، اهداف، و تخصیص منابع وجود داشته باشد. علاوه بر این، سازمان باید مدیریت ریسک شامل شناسایی، تحلیل و پاسخ به عوامل خطرساز داشته باشد.
در حوزه اجرا، وجود سازوکارهای اجرا مانند خرید، مدیریت بحران و نتایج ناخواسته، سازوکارهای تسهیل تعهد به برنامه شامل زمان‌بندی و منابع تخصیص‌یافته باید مورد توجه قرار بگیرند. باید سازوکارهای اجرای برنامه و پروژه به صورت هماهنگ در بخش‌های مختلف سازمان وجود داشته باشد و به کار گرفته شود. این سازوکار شامل تعریف کارکردها و تخصیص نفرات برای آن‌هاست. برای پروژه‌ها نیز باید زمان‌بندی و تخصیص منابع هر پروژه در نظر گرفته شود.
در حوزه نظارت، کنترل و ارزیابی، شاخص‌های کلیدی عملکرد، تعریف سیستماتیک پروژه، ارزیابی میان دوره و پایان دوره، سازوکارهای گزارش‌دهی، تحلیل عملکرد، و انعطاف‌پذیری برای اعمال نتایج حاصل از ارزیابی اهمیت دارند.
برای پروژه‌ها باید مکانیزم پایش و ارزیابی در حین اجرا و پایان هر پروژه وجود داشته باشد. باید برای برنامه‌ها و پروژه‌ها شاخص‌های کلیدی عملکرد وجود داشته باشد و در دوره‌های زمانی مشخص سنجیده شود. سازوکار گزارش‌دهی به ذینفعان در رابطه با فعالیت‌های اصلی وجود داشته باشد و به کار گرفته شود. عملکرد سازمان در پروژه و عملیات گزارش‌دهی شده و دلایل انحراف از اهداف تحلیل شود. از ذینفعان نیز بازخورد گرفته شود و نتایج این تحلیل و بازخورد در برنامه‌ریزی‌های آتی به کار گرفته شود.
به علاوه، سازمان باید توان اصلاح امور جاری را داشته باشد، در سازمان برنامه‌های تحول تدوین شود و مقدمات پیشبرد پروژه‌های بهبود فراهم شود. سازمان باید توانایی مدیریت چابک تغییر زیرساخت‌های خود برای هم‌سویی با استراتژی‌های جدید را داشته باشد. به علاوه، مهم است که کلیه اسناد مرتبط با استراتژی و برنامه، پروژه، اجرا و ارزیابی در دوره‌های زمانی مشخص بازنگری شوند.
علاوه بر موارد فوق، اگر در یک موسسه نیکوکاری مدیر پروژه هستید، برای موثرتر بودن، موارد زیر را مدنظر داشته باشید:
- طرحی برای پروژه ایجاد کنید با جزئیات مربوط به سناریوهای مختلفی که ممکن است به وجود آیند.
- برای اطمینان از محقق شدن چشم‌انداز، روی تصویر کلان تمرکز کنید.
- یک جدول زمانی بسازید که نقش‌ها و مسئولیت‌های گروه را که باید حول هر وظیفه اتفاق بیفتد، تصویر کند.
- به گروه گوش دهید و رویکردهای مختلفی را که پیشنهاد می‌دهند در نظر بگیرید.
- همیشه تمام جنبه‌های وضعیت پروژه را با جزئیات در میان بگذارید؛ این شامل مستندسازی کلیه اقدامات، تعاملات، تصمیمات و بحث‌ها است.
- از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید. نرم‌افزار مدیریت پروژه غیرانتفاعی می‌تواند به شما در سازماندهی منابع، تقسیم پروژه‌های بزرگ به وظایف قابل اجرا، و اجرای آسان و کاراتر پروژه‌ها کمک کند. با این حال، در گام اول باید نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب را با توجه به نیازها و بودجه خود شناسایی کنید.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن