اگر برنامه‌ریزی وجود نداشته باشد، هدف تبدیل به رویا می‌شود. –آنتوان دوسنت اگزوپری (نویسنده فرانسوی، 1944-1900) اکثر موسسات بر این باورند که برنامه‌ریزی، رکن اساسی مدیریت خوب و مفید است. همه موسسات از قبیل دولتی، مردم‌نهاد یا خصوصی، برای کسب موفقیت به برنامه‌ریزی نیاز دارند. اکثر تشکیلات، برنامه استراتژیک مخصوص به خود را دارند که در واقع، سندی است شامل اهداف سازمان، اقدامات و مراحل لازم جهت دستیابی به این اهداف و سایر عناصری که حین برنامه‌ریزی شکل می‌گیرد.
1- برنامه‌ریزی استراتژیک چیست؟
برنامه‌ریزی استراتژیک جزو فعالیت‌های مدیریتی است که از آن برای اولویت‌بندی، تمرکز انرژی و منابع، تقویت عملکرد، اطمینان از تلاش کارکنان و ذینفعان برای رسیدن به هدف مشترک، توافق بر سر نتایج مورد نظر و ارزیابی و تنظیم سمت و سوی موسسه، در واکنش به محیط ناپایدار استفاده می‌شود.
برنامه استراتژیک، روی آینده تمرکز دارد و معیارهای مورد نیاز را برای رسیدن سازمان به هدف ارائه می‌دهد. این نوع برنامه‌ریزی به توافق بر سر نتایج مطلوب از اهداف مورد نظر هم کمک می‌کند و در عین بررسی و ارزیابی جهت کلی سازمان در واکنش به شرایط ناپایدار، سازمان را به سمت اهداف خود سوق می‌دهد. به کمک این برنامه‌ریزی، می‌توان موانع بر سر راه رشد و پیشرفت سازمان را تشخیص داد و اقدامات مورد نیاز را برای اصلاح این مشکلات در پیش گرفت.
2- مراحل برنامه‌ریزی استراتژیک
هدف از اجرای این نوع برنامه‌ریزی، دستیابی به یک برنامه منسجم است که سازمان را به سمت اهداف بلندمدت سوق می‌دهد. در این روش، اعضای اصلی سازمان شرایط مختلف را که موقعیت و منافع مجموعه را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد، می‌سنجند و با توجه به وضعیت فعلی و محیط داخلی و بیرونی سازمان، روش‌ها و اهداف مناسب برای اجرای برنامه استراتژیک را ارائه می‌دهند. در بهترین حالت، برنامه‌ریزی استراتژیک برای سه تا پنج سال آینده ارائه می‌شود؛ اما اگر سازمان یا محیط آن پویا باشد، طول عمر برنامه کوتاه‌تر خواهد بود. برنامه‌ریزی استراتژیک معمولا پنج مرحله دارد: ارزیابی وضع موجود، تعریف موقعیت آتی، هدف‌گذاری، اجرا و ارزیابی.
– ارزیابی وضع موجود: نخستین گام این است که با شناخت کامل شرایط و محیط داخلی و خارجی سازمان، وضعیت فعلی آن را مشخص کنیم. مدیران وضعیت محیط فعالیت، موسسات مشابه و قابلیت‌های کلیدی سازمان را می‌سنجند و به طور خلاصه با بهره‌گیری از روش SWOT، تمام عواملی را که روی سازمان تأثیر می‌گذارد، بررسی می‌کنند.
– تبیین موقعیت آتی: بعد از بررسی تصویر و موقعیت کلی سازمان، نوبت به تبیین دستاوردهای احتمالی یا وضعیت آتی می‌رسد. مدیران در این مرحله با تمرکز روی اولویت‌های اصلی، تصویر سازمان در آینده و اهداف آن را (که ممکن است مربوط به خدمات، گروه‌های هدف یا محدوده فعالیت باشد) مشخص می‌کنند. در این مرحله، اهداف و سمت و سوی سازمان در آینده با معرفی ارزش‌ها، موقعیت آتی و کارکردهای احتمالی مشخص می‌شود.
– هدف‌گذاری: مرحله بعد، شناخت اهداف مشترکی است که معمولا از بیانیه ماموریت و چشم‌انداز استنباط می‌شود. بدین ترتیب، دستاوردهای مورد نیاز برای رسیدگی به اولویت‌ها مشخص خواهد شد.
– اجرا: مرحله بعد شامل اجرای برنامه کلی و مسئولیت‌گذاری، یعنی تعیین افراد مناسب برای انجام وظایف مشخص است. مدیران در این مرحله پیرامون تقسیم زمان، منابع مالی و سرمایه انسانی برای رسیدن به هدف مطلوب و توجه به اولویت‌ها بحث می‌کنند.
– ارزیابی: تیم مدیریت در اقدام نهایی عملکرد برنامه را ارزیابی می‌کند و از دستیابی به نتایج مطلوب اطمینان حاصل می‌کند. ارزیابی باید از قبل، برنامه‌ریزی و در فواصل زمانی منظم اجرا شود که معمولا هر سه ماه یکبار است. مدیران با انجام این فرایند یکپارچه، عملکرد و اعتبار برنامه را می‌سنجند تا مطمئن شوند که فعالیت‌ها در جهت درست پیش می‌روند.
3- چه کسانی در برنامه‌ریزی استراتژیک دخیل هستند؟
کارکنان و داوطلبان کلیدی و اعضای هیات مدیره در برنامه‌ریزی استراتژیک نقش دارند. اعضای هیات مدیره، مسئولیت کل فرایند برنامه‌ریزی را بر عهده دارند و تصمیم برای سهیم ساختن چند ذیربط کاملا به آنها بستگی دارد. البته سهیم ساختن افراد مختلف در امر برنامه‌ریزی تمرین خوبی است تا برنامه از نگرش‌ها و دیدگاه‌های مختلف برخوردار شود و مشروع باشد. دخیل ساختن تمام ذی‌ربطان، شامل ذی‌ربطان داخلی و خارجی، باعث می‌شود برنامه‌ریزی حالت مشارکتی پیدا کند و در نتیجه، برنامه کاربردی و واقعی باشد. در اغلب موارد، ذی‌ربطان سازمان مردم‌نهاد مانند خیرین، گروه‌های هدف، کارکنان، داوطلبان و مشاوران در برنامه‌ریزی استراتژیک مشارکت دارند.
بهتر است شرکای سازمان مردم‌نهاد به صورت مستقیم یا غیرمستقیم، در مرحله برنامه‌ریزی نقش داشته باشند. شما می‌توانید در قالب ایمیل، از شرکای مذکور بخواهید تا در بازه زمانی مشخص، نظر خود را اعلام کنند. سپس نظر آنها را در سند برنامه‌ریزی لحاظ کنید.
کارمندان دفاتر از جمله دیگر کسانی هستند که حتما باید در برنامه‌ریزی دخیل باشند. احتمال اینکه اعضای هیات مدیره، اطلاع دقیق و جامعی از واقعیت موجود نداشته باشند، وجود دارد؛ بنابراین لازم است از دانش کارکنان و داوطلبان در زمینه چالش‌های موجود بهره ببرید.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن