موسسه مدیریت حامیان نواندیش افرا، سومین رویداد سالانه خود را به مناسبت روز جهانی استاندارد، روز پنج‌شنبه ۲۳ مهرماه ۱۴۰۵ با عنوان «ضرب‌آهنگ پایداری» برگزار کرد. این رویداد با مشارکت ۲۱ موسسه نیکوکاری و مردم‌نهاد دارای گواهی اعتماد افرا در طراحی محتوا و اجرا شکل گرفت و بیش از ۲۰۰ مهمان از ۱۰۰ سازمان و مجموعه در آن حضور داشتند.
در این رویداد، پایداری سازمان‌های نیکوکاری از سه منظر به‌هم‌پیوسته استاندارد و ساختار سازمانی، منابع و تامین مالی و سرمایه انسانی مورد توجه قرار گرفت. پس از پنج ارائه اصلی با عنوان «قطعه‌های ضرب‌آهنگ پایداری»، شرکت‌کنندگان در چهار میزگرد هم‌اندیشی موضوعی به گفت‌وگو و تبادل تجربه درباره مسائل و چالش‌های سازمان‌های نیکوکاری پرداختند.
میزگرد استانداردسازی نیز یکی از این نشست‌ها بود که گفت‌وگوهای آن در سه محور پیش رفت: تصویر ذهنی سازمان‌ها از استانداردسازی، چالش‌های اجرای آن و تجربه‌های موفق سازمان‌ها در این مسیر. پرسش‌های مطرح‌شده در این میزگرد، از معنای استانداردسازی و ضرورت مستندسازی تا چگونگی اجرای رویه‌ها، حفظ دانش سازمانی و نسبت استانداردها با ماموریت اجتماعی سازمان‌های مردم‌نهاد را در بر می‌گرفت. تسهیل‌گر این میزگرد، طاهره محمدی، راهبر ارزیابی افرا بود.
استانداردسازی از نگاه سازمان‌ها؛ فراتر از ثبت و مکتوب کردن فرایندها
جواد میلانی، مدیرعامل موسسه تسکین، گفت‌وگو را با این پرسش آغاز کرد: «اساسا تصویر ذهنی شما از استاندارد و استانداردسازی چیست؟»
حبیب‌الله میری، مدیرعامل موسسه خیریه خانه انتخاب فرزندان پویا، استانداردسازی را فرایندی برای ثبت و مکتوب کردن موضوعات سازمانی و به‌اشتراک‌گذاری آنها در جلسات جمعی توصیف کرد. از این منظر، مستندسازی به سازمان کمک می‌کند تا فعالیت‌ها و اطلاعات خود را ثبت کند و در اختیار اعضای مجموعه قرار دهد؛ موضوعی که می‌تواند زمینه شکل‌گیری درکی مشترک از فعالیت‌ها و رویه‌های سازمان را فراهم کند.
در ادامه، علی کرمی از بنیاد خیریه معلولین ایرانیان به نقش استانداردسازی و گواهی اعتماد افرا در ارتباط با حامیان اشاره کرد. او توضیح داد که دریافت گواهی اعتماد افرا به این بنیاد کمک کرده است تا با حامیان شرکتی‌ای همچون دیجی‌کالا ارتباط برقرار کند. این تجربه، نمونه‌ای از نقش استانداردسازی در تقویت اعتبار سازمان و ایجاد زمینه برای شکل‌گیری ارتباط با حامیان بود.
چالش اجرای استانداردها؛ چرا مستندات به عملکرد روزمره تبدیل نمی‌شوند؟
یکی از محورهای اصلی میزگرد، فاصله میان مستندسازی فرایندها و اجرای آنها در عمل بود. سارا کولانی، مدیر طرح و برنامه انجمن حامی، این پرسش را مطرح کرد که چرا سازمان‌ها با وجود مستندکردن فعالیت‌ها و رویه‌های خود، همیشه آنها را اجرا نمی‌کنند؟
طاهره پژوهش، رئیس هیئت‌مدیره انجمن حمایت از حقوق کودکان، نیز مسئله دیگری را مطرح کرد: سازمان‌ها چگونه می‌توانند اطمینان پیدا کنند که با تغییر اعضای هیئت‌مدیره، ساختار و فعالیت‌هایشان دچار اختلال نمی‌شود و مستندات موجود همچنان مبنای عمل قرار می‌گیرند؟
در پاسخ به این پرسش‌ها، جواد میلانی بر ضرورت تبدیل استانداردسازی به فرهنگ سازمانی تاکید کرد. به گفته او، اجرای استانداردها به همراهی همه اعضای سازمان نیاز دارد و اگر این همراهی شکل نگیرد، استانداردسازی ممکن است به فرایندی صرفا اداری و بوروکراتیک تبدیل شود. از این منظر، هدف آن است که استانداردها نه فقط در اسناد و دستورالعمل‌ها، بلکه در تصمیم‌گیری‌ها و عملکرد روزمره سازمان نیز حضور داشته باشند.
مسئله تداوم دانش سازمانی در زمان تغییر مدیران و اعضا نیز از زاویه تجربه‌های اجرایی بررسی شد. مصباحی، عضو هیئت‌مدیره موسسه امام علی رباط کریم، توضیح داد که داشتن هدف مشخص و برنامه‌ریزی پنج‌ساله در این موسسه به حفظ دانش سازمانی کمک کرده است. بر اساس این تجربه، زمانی که سازمان از هدف و مسیر روشنی برخوردار باشد، تغییر افراد لزوما به معنای از دست رفتن تجربه‌ها و مختل شدن فعالیت‌ها نخواهد بود.
گفت‌وگوهای حول این موضوع نشان داد که مستندسازی، هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی باید در کنار یکدیگر قرار گیرند. ثبت اطلاعات و فرایندها زمانی به حفظ دانش سازمانی کمک می‌کند که اعضای مجموعه از آنها استفاده کنند و فعالیت‌ها بر مبنای اهداف و برنامه‌های مشخص ادامه پیدا کنند.
استانداردسازی و ماموریت اجتماعی؛ یک نسخه برای همه سازمان‌ها؟
در کنار چالش‌های مربوط به اجرای استانداردها، نسبت استانداردسازی با ماهیت فعالیت سازمان‌های مردم‌نهاد نیز مورد بحث قرار گرفت. احمد قویدل از کانون هموفیلی ایران، این پرسش را مطرح کرد که آیا استانداردسازی می‌تواند به چالش‌های خاص سازمان‌های مردم‌نهاد، از جمله مطالبه‌گری، پاسخ دهد؟
این پرسش به تفاوت میان فرایندهای مدیریتی درون سازمان و ماموریت‌های اجتماعی آن اشاره داشت. سازمان‌های مردم‌نهاد، علاوه بر اداره منابع، مدیریت نیروی انسانی و سامان‌دهی فعالیت‌ها، در حوزه‌هایی مانند مطالبه‌گری و پیگیری مسائل اجتماعی نیز فعالیت می‌کنند. از این رو، لازم است در فرایند استانداردسازی، ویژگی‌ها و اهداف هر سازمان مورد توجه قرار گیرد.
مباحث مطرح‌شده بر این نکته تاکید داشت که استانداردسازی قرار نیست جایگزین ماموریت اجتماعی سازمان‌ها شود یا از حضور آن بکاهد؛ بلکه می‌تواند به سامان‌دهی ساختارها و فرایندهای داخلی کمک کند تا سازمان‌ها با انسجام و آمادگی بیشتری اهداف خود را دنبال کنند. اثربخشی این رویکرد نیز به تناسب استانداردها با نیازها، شرایط و ماموریت هر مجموعه وابسته است.
استانداردسازی؛ فرایندی تدریجی برای ایجاد تغییر پایدار
جمع‌بندی مباحث مطرح‌شده در این میزگرد بر این نکته استوار بود که استانداردسازی فرایندی یک‌شبه نیست و به زمان، فرهنگ‌سازی و مشارکت اعضای سازمان نیاز دارد. مستندسازی به‌تنهایی تضمین نمی‌کند که رویه‌ها اجرا شوند یا دانش سازمانی در زمان تغییر افراد باقی بماند؛ آنچه اهمیت دارد، تبدیل مستندات به بخشی از عملکرد روزمره و ایجاد درکی مشترک از اهداف و شیوه فعالیت سازمان است.
در این نگاه، استانداردسازی ابزاری برای ایجاد تغییر درون‌سازمانی است؛ ابزاری که می‌تواند به حفظ دانش و تجربه، تداوم فعالیت‌ها و تقویت ساختار مدیریتی سازمان‌های نیکوکاری کمک کند. با این حال، دستیابی به این نتایج مستلزم آن است که اعضای سازمان در فرایند تغییر مشارکت داشته باشند و استانداردها را نه به عنوان الزامات اداری، بلکه به عنوان بخشی از مسیر بهبود عملکرد خود به کار بگیرند.
میزگرد استانداردسازی، یکی از چهار گفت‌وگوی تخصصی رویداد «ضرب‌آهنگ پایداری» بود که در کنار میزگردهای منابع و تامین مالی، سرمایه انسانی و حامیان و گزارش‌دهی، به بررسی ابعاد مختلف پایداری سازمان‌های نیکوکاری پرداخت. پس از این میزگردها، پنل «هم‌آوایی» با حضور جمعی از فعالان و متخصصان حوزه نیکوکاری برگزار شد. در ادامه این گفت‌وگوهای مشارکتی، پنل تخصصی «هم‌آوایی» برگزار شد تا موضوعات مطرح‌شده در ارائه‌ها و میزگردها از منظر تجربه‌های مدیریتی، فعالیت اجتماعی و دیدگاه‌های تخصصی مورد بررسی و جمع‌بندی قرار گیرد. گزارش این پنل را از این لینک بخوانید.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالش‌ها و راهکارهای استفاده‌شده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دی‌ماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفت‌وگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تاب‌آوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.