موسسه مدیریت حامیان نواندیش افرا، سومین رویداد سالانه خود را به مناسبت روز جهانی استاندارد، روز پنج‌شنبه ۲۳ مهرماه ۱۴۰۵ با عنوان «ضرب‌آهنگ پایداری» برگزار کرد. این رویداد با مشارکت ۲۱ موسسه نیکوکاری و مردم‌نهاد دارای گواهی اعتماد افرا در طراحی محتوا و اجرا شکل گرفت و بیش از ۲۰۰ مهمان از ۱۰۰ سازمان و مجموعه در آن حضور داشتند.
در این رویداد، پایداری سازمان‌های نیکوکاری از سه منظر به‌هم‌پیوسته استاندارد و ساختار سازمانی، منابع و تامین مالی و سرمایه انسانی مورد توجه قرار گرفت. پس از پنج ارائه اصلی با عنوان «قطعه‌های ضرب‌آهنگ پایداری»، شرکت‌کنندگان در چهار میزگرد هم‌اندیشی موضوعی به گفت‌وگو و تبادل تجربه درباره مسائل و چالش‌های سازمان‌های نیکوکاری پرداختند.
میزگرد حامیان و گزارش‌دهی یکی از این بخش‌ها بود که با تسهیل‌گری محمدکاظم متولی، مدیر واحد آموزش بنیاد توسعه کارآفرینی زنان و جوانان برگزار شد. نسیم طهرانی، متخصص و مشاور سیستم‌سازی نیز حاضران را در این میزگرد همراهی می‌کرد. در این نشست، تجربه‌های سازمان‌های مختلف درباره طراحی نظام گزارش‌دهی، متناسب‌سازی گزارش‌ها با نیازهای حامیان، مستندسازی فعالیت‌ها و استفاده از روایت و داده برای نشان‌دادن نتایج فعالیت‌های اجتماعی به اشتراک گذاشته شد.
شناخت حامیان؛ مبنای طراحی گزارش‌های متناسب
از محور و مباحث اصلی میزگرد، تفاوت نیازهای اطلاعاتی حامیان و ضرورت طراحی گزارش‌های متناسب با نوع حمایت و رابطه هر حامی با سازمان بود. تجربه‌های مطرح‌شده نشان داد که حامیان از نظر انگیزه حمایت، میزان مشارکت، افق همکاری و انتظارات‌شان از گزارش‌دهی یکسان نیستند. برخی از حامیان خواهان اطلاع از وضعیت یک فرد یا پرونده مشخص‌اند؛ برخی نتایج و پیشرفت یک پروژه را دنبال می‌کنند و برخی دیگر، به‌ویژه در همکاری‌های شرکتی، به گزارش‌های تحلیلی درباره عملکرد و تغییرات ایجادشده نیاز دارند.
افخم صباغ از موسسه مهر و ماه با تشریح تجربه این مجموعه، توضیح داد که افزایش حجم گزارش‌ها و دشوار شدن مطالعه آنها، به یکی از چالش‌های گزارش‌دهی تبدیل شده بود. در پاسخ به این مسئله، موسسه به سمت تنوع‌بخشی به قالب گزارش‌ها و دسته‌بندی حامیان حرکت کرد. بر این اساس، حامیان شرکتی که معمولا به تحلیل پیشرفت و تغییرات حاصل از اجرای پروژه علاقه‌مندند، از طریق گزارش‌های تحلیلی در جریان فعالیت‌ها قرار می‌گیرند؛ در حالی که برای حامیان فردی، گزارش‌های خلاصه، آماری و تصویری، از جمله از طریق شبکه‌های اجتماعی، مناسب‌تر است. برای حامیان اختصاصی یک پروژه نیز گزارش‌هایی متناسب با همان فعالیت تهیه می‌شود.
در این تجربه، علاوه بر دسته‌بندی حامیان، قالب‌های گزارش‌دهی نیز مشخص شده‌اند و مسئولیت تهیه و بازبینی گزارش‌ها میان افراد مرتبط با فعالیت‌ها تقسیم شده است. همچنین، یک داوطلب مسئولیت مدیریت و یکپارچه‌سازی مستندات را بر عهده دارد و انتشار عمومی گزارش‌ها با تایید هیئت‌مدیره و هیئت‌امنا انجام می‌شود.
بخش دیگری از گفت‌وگوها به این پرسش اختصاص داشت که گزارش‌ها چگونه می‌توانند فراتر از ثبت فعالیت‌ها و ارائه صورت‌حساب‌های مالی، به شناخت نتایج و بهبود عملکرد سازمان کمک کنند.
در تجربه موسسه مهر و ماه، گزارش‌دهی بر سه مرحله اصلی استوار است: تعریف هدف فعالیت، تشریح مسیر و فرایند اجرا، و نهایتا بیان نتیجه حاصل‌شده. ثبت درس‌آموخته‌ها نیز به این مراحل افزوده شده است تا تجربه اجرای فعالیت‌ها به فرصتی برای یادگیری و اصلاح عملکرد تبدیل شود. در این رویکرد، تعریف هدف با استفاده از شاخص‌های کمی و کیفی اهمیت ویژه‌ای دارد. شاخص‌های کمی امکان سنجش ابعاد قابل‌اندازه‌گیری فعالیت را فراهم می‌کنند و شاخص‌های کیفی برای شناخت تغییرات و نتایجی که به‌سادگی با اعداد بیان نمی‌شوند، ضروری‌اند.
علی‌اکبر اسماعیل‌پور از موسسه ندای ماندگار نیز با اشاره به تجربه این مجموعه تاکید کرد که گزارش‌دهی، پیش از آنکه ابزاری برای پاسخ‌گویی به حامی باشد، باید به بهبود عملکرد خود سازمان کمک کند. از این منظر، گزارش‌ها زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کنند که اطلاعات حاصل از آنها در تصمیم‌گیری، شناسایی کاستی‌ها و اصلاح شیوه اجرای فعالیت‌ها به کار گرفته شود.
در همین راستا، یکی از محورهای جمع‌بندی میزگرد، حرکت از گزارش فرایند به گزارش عملکرد و سپس گزارش اثربخشی اجتماعی بود. این مسیر به معنای کنار گذاشتن اطلاعات مربوط به فعالیت‌ها یا هزینه‌ها نیست؛ بلکه مستلزم پیوند دادن این اطلاعات با اهداف تعیین‌شده، نتایج حاصل‌شده و تغییراتی است که در جامعه هدف رخ داده‌اند.
روایت‌گری؛ پیوند داده‌های سخت با تجربه انسانی
در کنار شاخص‌ها و اطلاعات مالی، روایت‌گری یکی از موضوعات مورد تاکید در میزگرد بود. تجربه‌های مطرح‌شده نشان داد که اعداد به‌تنهایی نمی‌توانند تمام ابعاد یک فعالیت اجتماعی را توضیح دهند. روایت تجربه افراد، شرح چالش‌های مسیر و بیان تغییرات حاصل‌شده می‌تواند به حامی کمک کند تا تصویر روشن‌تری از ماهیت فعالیت و اثربخشی حمایت خود به دست آورد.
نماینده موسسه حمایت از بیماران چشمی آرپی با اشاره به تجربه این انجمن در تولید مستند «یک روز معمولی»، توضیح داد که روایت زندگی و شرایط افراد دارای این بیماری، به شناخت بهتر جامعه از مسائل آنها و درک نیازهای گروه هدف کمک کرده است. این انجمن با توجه به شرایط برخی از بیماران و تمایل‌نداشتن آنها به عکاسی یا دیده شدن عمومی، ناچار است در انتخاب شیوه‌های گزارش‌دهی تصویری ملاحظات ویژه‌ای را در نظر بگیرد. در این تجربه، روایت‌گری در کنار گزارش‌دهی منظم ماهانه از فعالیت‌های موسسه قرار گرفته است. همچنین، برگزاری سه‌شنبه‌بازار در حیاط موسسه، فرصتی برای معرفی فعالیت‌ها و نشان دادن اثر خدمات در ارتباط با مردم محله فراهم کرده است. مشارکت افراد گروه هدف در ارائه خدمات نیز از جمله ظرفیت‌هایی است که می‌تواند ارتباط سازمان با جامعه را تقویت کند.
این تجربه بر اهمیت رعایت کرامت انسانی و حق انتخاب افراد در گزارش‌دهی تاکید داشت. روایت کردن تجربه زندگی افراد، به‌ویژه در حوزه سلامت و بیماری، باید با توجه به رضایت آگاهانه، حریم خصوصی و ترجیحات خود آنها انجام شود؛ به‌گونه‌ای که دیده شدن عمومی به شرط دریافت حمایت تبدیل نشود.
نماینده موسسه ندای ماندگار نیز با اشاره به تجربه فعالیت در سازمان‌های مردم‌نهاد بین‌المللی، بر ضرورت حفظ عنصر روایت در گزارش‌دهی تاکید کرد. به گفته او، روایت می‌تواند زمینه و ابعاد یک مسئله اجتماعی را برای مخاطب روشن کند، او را با چالش‌ها و راهکارهای سازمان آشنا سازد و زمینه همراهی بیشتر را فراهم آورد. آموزش روایت‌نویسی و گزارش‌نویسی به افراد مختلف در سازمان، از جمله معلمان و نیروهای اجرایی نیز، می‌تواند ظرفیت تولید گزارش‌های دقیق‌تر و معنادارتر را افزایش دهد.
در کنار این تجربه‌ها، نمونه انجمن مردم‌نهاد همیاری با کودکان نشان داد که روایت و داده‌های عینی می‌توانند مکمل یکدیگر باشند. این انجمن با استفاده از گزارش‌های تصویری و مکتوب، عمدتا بر ارائه عملکرد و نتایج فعالیت‌ها تمرکز دارد. همچنین، در پروژه درمان و سلامت کودکان، در حال توسعه بستری نرم‌افزاری است که امکان تولید گزارش‌های به‌روز و مشاهده اثربخشی حمایت‌ها را برای حامیان فراهم کند.
مجموع این تجارب، نشانگر اهمیت ترکیب روایت انسانی با شاخص‌های قابل سنجش است؛ رویکردی که هم به درک بهتر تجربه افراد و زمینه اجتماعی فعالیت‌ها کمک می‌کند و هم امکان ارزیابی و پیگیری نتایج را افزایش می‌دهد.
گزارش‌دهی در بحران؛ سادگی، شفافیت و حفظ ارتباط
تجربه سازمان‌های مردم‌نهاد در بحران‌های اخیر، یکی دیگر از محورهای گفت‌وگو بود. در شرایطی که منابع محدود می‌شوند، اولویت‌های اجرایی تغییر می‌کنند و امکان اجرای همه فعالیت‌های معمول وجود ندارد، گزارش‌دهی نیز باید با شرایط جدید سازگار شود.
نماینده موسسه ندای ماندگار با اشاره به تجربه این مجموعه در شرایط بحران، توضیح داد که ساده‌سازی گزارش‌ها و انتشار گزارش‌های کوتاه و کم‌حجم، به حفظ ارتباط با حامیان کمک کرده است. در چنین شرایطی، گزارش‌دهی لزوما به معنای تولید اسناد مفصل نیست؛ بلکه انتقال به‌موقع اطلاعات ضروری درباره وضعیت فعالیت‌ها، نیازها و اقدامات انجام‌شده اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. این تجربه همچنین نشان داد که ارتباط مستمر با حامیان و داوطلبان در بحران، به گزارش‌دهی محدود نمی‌شود. به گفته نماینده این موسسه، در دوره بحران حدود ۱۰۰ نفر برای داوطلبی اعلام آمادگی کردند و ۲۶ داوطلب، با وجود دشواری رفت‌وآمد، فعالیت خود را ادامه دادند. در کنار اطلاع‌رسانی درباره فعالیت‌ها، نحوه رفتار با داوطلبان، احترام به آنها، صداقت در ارتباط و ایجاد احساس تعلق به سازمان از عوامل موثر بر تداوم همکاری عنوان شد.
تجربیات بازگوشده همچنین بر ضرورت بازنگری در الگوهای پیشین گزارش‌دهی پس از بحران تاکید داشت. تغییر شرایط اجتماعی، نیازهای گروه هدف و انتظارات حامیان ممکن است ایجاب کند که سازمان‌ها در قالب گزارش‌ها، تناوب انتشار و شیوه ارتباط با مخاطبان بازنگری کنند. از این منظر، گزارش‌دهی در بحران بخشی از آمادگی سازمان برای تداوم فعالیت است. سازمان‌هایی که از پیش مسئولیت‌ها، فرایندهای ثبت اطلاعات و مسیرهای ارتباطی خود را مشخص کرده‌اند، امکان بیشتری برای ارائه اطلاعات روشن و حفظ اعتماد در شرایط دشوار خواهند داشت.
سیستم‌سازی و فناوری؛ زیرساخت گزارش‌دهی دقیق‌تر
در بخش دیگری از میزگرد، شرکت‌کنندگان به نقش سیستم‌سازی و ابزارهای فناورانه در بهبود گزارش‌دهی پرداختند. یکی از مسائل مطرح‌شده این بود که تهیه گزارش‌های دقیق و به‌روز، بدون ثبت منظم اطلاعات و دسترسی به داده‌های قابل اتکا، دشوار و زمان‌بر خواهد بود.
تجربه موسسه مهر و ماه در زمینه حمایت تحصیلی، نمونه‌ای از تلاش برای حل این مسئله بود. این موسسه برای سامان‌دهی اطلاعات و امکان تهیه گزارش‌های فردی درباره کودکان تحت حمایت، از پایگاه اطلاعاتی مبتنی بر نرم‌افزار اکسس (Microsoft Access) استفاده کرده است. این تجربه نشان می‌دهد که حتی ابزارهای ساده نیز، در صورت طراحی متناسب با نیاز سازمان، می‌توانند به یکپارچگی اطلاعات و تسهیل گزارش‌دهی کمک کنند.
از سوی دیگر، نماینده انجمن همیاری با کودکان به تلاش این مجموعه برای توسعه یک پلتفرم در حوزه درمان و سلامت اشاره کرد که با همکاری یک شرکت نرم‌افزاری در حال شکل‌گیری است. هدف این پروژه، فراهم‌کردن امکان تولید گزارش‌های به‌روز و دسترسی حامیان به اطلاعات مرتبط با اثربخشی حمایت‌هایشان است؛ بستری که در صورت تکمیل، امکان استفاده سایر سازمان‌های مردم‌نهاد از آن نیز پیش‌بینی شده است.
در همین زمینه، نماینده موسسه ندای ماندگار نیز بر وجود نیاز به نرم‌افزارهایی تاکید کرد که ضمن پشتیبانی از عملیات روزمره سازمان‌ها، امکان گزارش‌دهی دقیق و به‌روز را فراهم کنند و مالکیت و کنترل داده‌ها را در اختیار خود سازمان‌ها نگه دارند. همچنین، ظرفیت پلتفرم COBO برای گزارش‌دهی عملکرد در سازمان‌های مردم‌نهاد مطرح شد و آمادگی برای برگزاری دوره آموزشی در این زمینه اعلام شد.
مشارکت حامی در پروژه؛ از اطلاع‌رسانی تا همکاری متقابل
یکی از تجربه‌های مطرح‌شده در میزگرد، مشارکت دادن حامی مالی در تعریف و پیشبرد پروژه بود. در این تجربه، حامی خواستار اطلاع از چالش‌ها و مسیر اجرای فعالیت شده بود و سازمان نیز با ایجاد ارتباطی مستمر، او را در جریان پیشرفت‌ها و دشواری‌های پروژه قرار می‌داد. این روند، رابطه با حامی را از دریافت منابع و ارائه گزارش در پایان فعالیت فراتر می‌برد و امکان استفاده از تجربه‌ها و ظرفیت‌های او را نیز فراهم می‌کند. آشنایی نزدیک‌تر حامی با واقعیت‌های اجرایی پروژه می‌تواند به درک بهتر محدودیت‌ها و شکل‌گیری همکاری موثرتر کمک کند.
با این حال، مشارکت حامی در پروژه همواره بدون چالش نیست. در میزگرد، نگرانی‌هایی درباره احتمال مداخله حامیان در تصمیم‌گیری‌های داخلی یا تغییر جهت فعالیت سازمان متناسب با خواسته‌های آنها مطرح شد. تجربه‌های بیان‌شده بر اهمیت شناخت متقابل و پیشروی تدریجی در همکاری تاکید داشتند.
در همین راستا، نماینده انجمن همیاری کودکان به اهمیت توجه به تناسب میان حمایت پیشنهادی و ماموریت سازمان اشاره کرد. در این رویکرد، تصمیم‌گیری درباره پذیرش حمایت‌های توسعه‌ای با مشارکت ارکان سازمان، از جمله هیئت‌مدیره و هیئت‌امنا، انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که همکاری جدید با سیاست‌ها و اولویت‌های سازمان سازگار است.
نکته این محور از گفت‌وگو این بود که ارتباط موثر با حامیان، مستلزم ایجاد تعادل میان شفافیت و مشارکت از یک سو و حفظ استقلال و ماموریت سازمان از سوی دیگر است. گزارش‌دهی می‌تواند زمینه این تعامل را فراهم کند، اما حدود نقش و مسئولیت هر طرف نیز باید روشن باشد.
یادگیری مشترک؛ فرصتی برای تقویت ظرفیت گزارش‌دهی اثربخش در سازمان‌ها
در جمع‌بندی میزگرد، بر اهمیت انتقال تجربه میان سازمان‌های نیکوکاری و مردم‌نهاد و خیریه‌ها تاکید شد. بسیاری از سازمان‌ها با چالش‌های مشابهی در زمینه مستندسازی، تهیه گزارش‌های مالی و عملکردی، روایت‌گری و استفاده از ابزارهای فناورانه مواجه‌اند؛ با این حال، راهکارهای تجربه‌شده در یک مجموعه لزوما در اختیار سایر سازمان‌ها قرار نمی‌گیرد.
تجربه موسسه مهر و ماه در تدوین قالب‌های متنوع گزارش‌دهی و پاسخ‌گویی به پرسش‌های سایر سازمان‌ها، نمونه‌ای از ظرفیت یادگیری مشترک بود. همچنین، تجربه‌های مطرح‌شده درباره نرم‌افزارها و پلتفرم‌های گزارش‌دهی نشان داد که همکاری میان سازمان‌های مردم‌نهاد، شرکت‌های فناور و متخصصان این حوزه می‌تواند به توسعه راهکارهایی متناسب با نیازهای واقعی این مجموعه‌ها کمک کند.
آموزش گزارش‌نویسی، مستندسازی تجربه‌ها، تبادل قالب‌ها و شاخص‌ها و ایجاد فرصت‌های منظم برای گفت‌وگو میان سازمان‌ها از جمله مسیرهایی بود که در این نشست مورد توجه قرار گرفت. شرکت‌کنندگان همچنین خواستار برگزاری نشست‌های مشابه برای ادامه تبادل تجربه و پاسخ‌گویی به پرسش‌های عملی سازمان‌ها شدند.
میزگرد حامیان و گزارش‌دهی، در امتداد پنج ارائه اصلی رویداد «ضرب‌آهنگ پایداری»، یکی از ابعاد پایداری سازمان‌های نیکوکاری را از منظر تجربه‌های اجرایی و چالش‌های مشترک بررسی کرد. در ادامه این گفت‌وگوهای مشارکتی، پنل تخصصی «هم‌آوایی» برگزار شد تا موضوعات مطرح‌شده در ارائه‌ها و میزگردها از منظر تجربه‌های مدیریتی، فعالیت اجتماعی و دیدگاه‌های تخصصی مورد بررسی و جمع‌بندی قرار گیرد. گزارش این پنل را از این لینک بخوانید.
با تشکر از محمدکاظم متولی و نسیم طهرانی برای همراهی در این میزگرد و مشارکت در تدوین این گزارش.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالش‌ها و راهکارهای استفاده‌شده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دی‌ماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفت‌وگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تاب‌آوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.