چرخه PDCA یا چرخه دمینگ چیست؟

«بهبود فرایندها» یک سفر مداوم است، نه یک مقصد.

سازمان‌ها در مسیر دستیابی به یک استراتژی کسب و کار کارآمدتر و موثرتر، باید بر موانعی مانند مقاومت در برابر تغییر، تاخیر در پروژه‌ها، خستگی ناشی از تغییر، چالش‌های سواد داده‌ای، شکاف‌های مهارتی، و نیازهای در حال تحول مخاطبان غلبه کنند. این موانع می‌توانند مدیریت موفق تغییر را شبیه به یک نبرد دشوار (نبردی رو به بالا) جلوه دهند.

با این حال، تکنیک‌های اثبات شده‌ای وجود دارند که سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا از این موانع تغییر عبور کنند. یکی از این روش‌ها، چرخه PDCA است، یک چارچوب قوی که بهبود مستمر فرایند را امکان‌پذیر می‌سازد.

در این مقاله، چرخه PDCA، مراحل و کاربردهای آن، و نمونه‌هایی از شرکت‌هایی که آن را پیاده‌سازی می‌کنند، بررسی خواهیم کرد.

چرخه PDCA چیست؟

چرخه‌ PDCA (چرخه بهبود مستمر یا چرخه دمینگ) یک روش چهار مرحله‌ای برای بهبود و حل مسئله است که برای ارتقای مستمر فرایندهای سازمان طراحی شده است. این چرخه مبنای اصلی بهبود مستمر (یا کایزن) بوده و از روش علمی پیروی می‌کند که شامل پیشنهاد یک تغییر، اجرای آن، اندازه‌گیری تاثیر، و سپس انجام اقدام مناسب است.

• برنامه‌ریزی (Plan): رهبران سازمانی هدفی را برای بهبود عملکرد فعلی تعیین می‌کنند.
• اجرا (Do): تیم‌ها تغییرات را برای بهبود عملکرد اعمال می‌کنند.
• بررسی (Check): تیم‌ها تاثیر این تغییر بر عملکرد را اندازه‌گیری می‌کنند.
• اقدام (Act): تغییر موفقیت‌آمیز را استاندارد کرده و آن را وارد فرایند دائمی خود می‌کنند.

تاریخچه‌ چرخه PDCA

چرخه PDCA که با نام‌های چرخه شوهارت (Shewhart Cycle)، چرخه دمینگ (Deming Cycle) و چرخه دمینگ (Deming Wheel) نیز شناخته می‌شود، توسط فیزیکدان و مشاور مدیریت تاثیرگذار آمریکایی، دکتر ویلیام ادواردز دمینگ، در دهه‌ی ۱۹۵۰ ابداع شد.

رویکرد دمینگ با معرفی یک روش سیستماتیک برای برنامه‌ریزی، اجرا، بررسی و اقدام در مورد تغییرات، تحولی در بهبود فرایندها ایجاد کرد. این تکنیک در طول جنگ جهانی دوم در ایالات متحده حیاتی بود، زیرا فرایندهای تولید را تحت فشار بهبود بخشید و تضمین کرد که نوآوری‌ها به طور مداوم با برنامه‌های اولیه همسو هستند.

چهار مرحله چرخه PDCA

چرخه PDCA شامل چهار مرحله کلیدی است که مدیران سازمان‌های مردم‌نهاد، نیکوکاری و خیریه می‌توانند برای ارتقای مستمر خدمات خود از آن‌ها استفاده کنند:

1. برنامه‌ریزی (Plan): در این مرحله، اهداف (مثلاً افزایش ۱۰۰ درصدی جذب خیرین خرد یا کاهش زمان ارائه کمک به خانواده‌های نیازمند به نصف) تعیین می‌شوند. همچنین، تغییرات لازم برای رسیدن به این اهداف مشخص شده و عملکرد کنونی سازمان (وضع موجود) مورد سنجش و ارزیابی قرار می‌گیرد.
2. اجرا (Do): تغییرات برنامه‌ریزی شده در مقیاس کوچک و کنتر‌ل‌شده (مثلاً اجرای آزمایشی شیوه‌ی جدید جمع‌آوری کمک‌های مردمی در یک محله یا گروه کوچک از مددجویان) به اجرا در می‌آیند.
3. بررسی (Check): تاثیر تغییر اجرا شده بر روی اهداف تعیین شده تجزیه و تحلیل می‌شود. در این مرحله، داده‌های جمع‌آوری شده (مانند میزان افزایش کمک‌های مالی یا رضایت مددجویان) مورد ارزیابی قرار می‌گیرند تا مشخص شود آیا تغییر، نتیجه‌ی مطلوب را به همراه داشته است یا خیر.
4. اقدام (Act): اگر تغییر موفقیت‌آمیز بوده و نتایج مثبتی را نشان دهد، آن را به عنوان یک روش استاندارد و دائمی در فرایندهای سازمان نهادینه می‌کنیم. در غیر این صورت، چرخه دوباره از مرحله برنامه‌ریزی آغاز می‌شود تا با درس‌هایی که گرفته‌ایم، تغییرات بهتری را پیشنهاد کنیم.

مراحل چهارگانه چرخه PDCA یک حلقه بسته را تشکیل می‌دهند که به سازمان‌های نیکوکاری و مردم‌نهاد اجازه می‌دهد تمام فرایندهای کنترل کیفیت خود را از ابتدا ارزیابی کنند. در ادامه، این چهار مرحله را با جزئیات بیشتر بررسی می‌کنیم:

۱. برنامه‌ریزی (Plan)

در مرحله‌ی برنامه‌ریزی، رهبران تغییر در سازمان‌های خیریه بر روی شناسایی نقاط ضعف کنونی (نقاط درد) و فرصت‌های بهبود تمرکز کرده و راه‌حل‌هایی برای غلبه بر این مسائل پیشنهاد می‌دهند. این کار شامل ایجاد فرضیاتی در مورد مشکلات اصلی، سنجش عملکرد فعلی (مقایسه با معیارها) و تعیین یک هدف مشخص برای ارتقای این عملکرد است.

یک چالش رایج در این مرحله، اطمینان از همسویی تغییرات پیشنهادی با ماموریت و اهداف کلی سازمان (مثلاً اثربخشی بیشتر در ارائه‌ی خدمات حمایتی یا شفافیت در جذب منابع) است. با این همسویی، راه‌حل‌ها می‌توانند مسائل اصلی را هدف قرار دهند.

برای رسیدگی به این چالش، تدوین یک برنامه‌ی اجرایی دقیق حیاتی است. این برنامه باید تغییرات پیشنهادی و نحوه حمایت آن‌ها از اهداف سازمان را مشخص کند. بررسی‌های منظم با ذی‌نفعان کلیدی (مانند اعضای هیئت مدیره، داوطلبان اصلی، و یا حتی نمایندگان جامعه هدف) کمک می‌کند تا همه یک دیدگاه مشترک داشته باشند و تنظیمات لازم برای اطمینان از مرتبط و سودمند بودن تغییرات انجام شود.

برای درک بهتر، یک تیم پشتیبانی مددجویان را در نظر بگیرید که با زمان طولانی برای رسیدگی به پرونده‌ها و درخواست‌ها مواجه است. بیایید چرخه PDCA را برای بهبود فرایندها، با شروع از «برنامه‌ریزی»، اعمال کنیم:

نمونه برنامه‌ریزی در سازمان نیکوکاری و خیریه

مدیر تیم پشتیبانی مددجویان متوجه افزایش گلایه‌ها از سوی خانواده‌های نیازمند در مورد کُندی زمان پاسخگویی و رفع نیازها می‌شود. در پاسخ، هدف تعیین می‌شود که میانگین زمان رسیدگی به درخواست‌ها به میزان ۲۰% در طول سه ماه آینده کاهش یابد.

برای شروع، مدیر آمار فعلی رسیدگی به پرونده‌ها را جمع‌آوری و تحلیل می‌کند، نقاط تاخیر را مشخص می‌نماید و نظرات تیم اجرایی در مورد چالش‌های میدانی را جویا می‌شود.

گام‌های کلیدی در مرحله‌ی برنامه‌ریزی عبارتند از:

• تعریف مسئله: زمان طولانی رسیدگی به درخواست‌ها، رضایت و اعتماد مددجویان را کاهش می‌دهد.
• تعیین اهداف: هدف‌گذاری برای کاهش میانگین زمان رسیدگی به پرونده‌ها به میزان ۲۰% در سه ماه.
• تحلیل داده‌ها: بررسی زمان‌های کنونی رسیدگی، شناسایی الگوهای تأخیر (مثلاً تأخیر در تأیید مدارک خاص)، و مشخص کردن ریشه‌های اصلی مشکل.
• تدوین برنامه: معرفی استراتژی‌های جدید، مانند اولویت‌بندی درخواست‌های اورژانسی، آموزش هدفمند برای مددکاران در خصوص رویه‌های جدید، و استفاده بهینه از نرم‌افزارهای ثبت پرونده.

۲. اجرا (Do)

مرحله‌ «اجرا» کاملا در مورد پیاده‌سازی و اجرای تغییرات است. این مرحله شامل سه گام کلیدی است: آموزش اعضای تیم (مددکاران، داوطلبان و کارمندان) برای پذیرش تغییرات و پر کردن هر گونه شکاف مهارتی موجود، پیاده‌سازی تغییرات پیشنهادی و مستندسازی فرایند برای مراجعات آتی.

یک چالش اصلی در این مرحله، اطمینان از آمادگی کافی تیم و اجرای بی‌نقص فرایند است. با آموزش و مستندسازی مناسب، می‌توان از شکست‌های بزرگ در طول فرایند جلوگیری کرد.

برای غلبه بر این چالش، باید بر برگزاری جلسات آموزشی جامع که شکاف‌های مهارتی احتمالی را پوشش می‌دهد، تمرکز کرد و مطمئن شد که فرایند اجرا به طور کامل مستند شده است. اجرای یک آزمایش پایلوت (آزمایشی) در طول این مرحله می‌تواند به سازمان کمک کند تا مشخص شود آیا تغییرات پیشنهادی، پیامدهای مورد نظر را به همراه خواهند داشت یا خیر.

بیایید به مثال مدیر تیم پشتیبانی مددجویان بازگردیم که قصد داشت استراتژی‌های جدیدی را برای کاهش زمان طولانی رسیدگی به درخواست‌ها معرفی کند. در ادامه، گام‌های مربوط به فاز «اجرا» آمده است:

نمونه اجرا در سازمان نیکوکاری

با تدوین برنامه، تیم پشتیبانی مددجویان برنامه‌ی پایلوت (آزمایشی) را برای رسیدگی به مسائل شناسایی شده آغاز می‌کند. این شامل راه‌اندازی یک سیستم جدید ثبت درخواست‌ها است که به درخواست‌های اورژانسی اولویت می‌دهد و همچنین برگزاری جلسات آموزشی هدفمند که بر روی روش‌های کارآمد حل مسئله متمرکز هستند.

گام‌های کلیدی در مرحله اجرا عبارتند از:

• پیاده‌سازی راه‌حل‌ها: راه‌اندازی سیستم جدید ثبت درخواست‌ها و برگزاری جلسات آموزشی.
• نظارت دقیق: نظارت دقیق بر فرایندهای جدید برای اطمینان از پیروی صحیح از آن‌ها.
• مستندسازی همه چیز: ثبت تغییرات ایجاد شده، چالش‌های مواجه شده (مثلاً مقاومت اولیه مددکاران در برابر سیستم جدید) و هرگونه مشاهدات غیرمنتظره.

۳. بررسی (Check)

مرحله‌ی بررسی برای ارزیابی موفقیت تلاش‌های شما ضروری است و معمولا حداقل دو بار در طول اجرای یک پروژه بهبود فرایند در سازمان نیکوکاری اتفاق می‌افتد. ابتدا، نتایج حاصل از آزمایش پایلوت (آزمایشی) تحلیل می‌شوند و آن‌ها را با معیارهایی که در مرحله‌ی برنامه‌ریزی تعریف شده‌اند، مقایسه می‌کنید تا مشخص شود آیا تغییرات موفقیت‌آمیز بوده‌اند یا خیر. این کار شامل یک بازبینی جامع برای شناسایی هم موفقیت‌ها و هم فرصت‌های بهبود است.

یک چالش در این مرحله می‌تواند اندازه‌گیری دقیق نتایج و تعیین این باشد که چه چیزی موثر بوده و چه چیزی خیر. اگر معیارهای موفقیت در ابتدا به وضوح تعریف نشده باشند، این کار می‌تواند دشوار باشد.

برای رفع این مشکل، اطمینان حاصل کنید که معیارهای موفقیت، مشخص و قابل اندازه‌گیری هستند (مثلاً کاهش زمان انتظار برای دریافت کمک از ۴۵ روز به ۳۰ روز). در طول مرحله بررسی، تیم اجرایی را برای بازبینی نتایج مشارکت دهید تا دیدگاه‌های متنوعی به دست آید. این رویکرد مشارکتی به شناسایی دقیق نقاط ضعف و قوت کمک می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا تنظیمات لازم را انجام دهید.

با بازگشت به مثال تیم پشتیبانی مددجویان، در اینجا گام‌های مرحله‌ی «بررسی» آمده است:

نمونه‌ی بررسی در سازمان خیریه

پس از اجرای تغییرات، مدیر، میانگین زمان‌های جدید رسیدگی به پرونده‌ها را بررسی کرده و بازخوردها را از مددجویان و کارکنان پشتیبانی جمع‌آوری می‌کند. این مرحله بر سنجش تاثیر تغییرات در مقایسه با اهداف تعیین شده و شناسایی هرگونه زمینه‌ی نیازمند بهبود بیشتر تمرکز دارد.

گام‌های کلیدی در مرحله بررسی عبارتند از:

• ارزیابی نتایج: مقایسه داده‌های جدید (زمان رسیدگی) با داده‌های قدیمی برای دیدن اینکه آیا زمان‌های رسیدگی بهبود یافته است یا خیر (مثلا آیا به هدف کاهش ۲۰ درصدی رسیده‌ایم؟).
• دریافت بازخورد: گرفتن نظرات از کارکنان و مددجویان در مورد تجربه آن‌ها با فرایندهای جدید (مثلاً آیا سیستم جدید ثبت درخواست‌ها کاربری آسان‌تری دارد؟).
• شناسایی مغایرت‌ها: جستجو برای هرگونه شکاف بین نتایج مورد انتظار و نتایج واقعی (مثلاً زمان رسیدگی برای پرونده‌های غیر اورژانسی بهبود یافته، اما پرونده‌های اورژانسی هنوز کُند هستند).

۴. اقدام (Act)

گام نهایی در چرخه PDCA، انجام اقدام اصلاحی و تنظیم فرایند برای پیاده‌سازی پروژه‌ی بهبود در مقیاس وسیع‌تر است. این مرحله، تغییرات ایجاد شده را تثبیت می‌کند و زمینه‌ساز فرایندهای آینده می‌شود.

پس از مرحله‌ی نهایی، فرایند را مجددا شروع کنید. فرقی نمی‌کند که تغییر شما به بهبود منجر شده باشد یا خیر، زیرا فرایندها همیشه می‌توانند ارتقا یابند. چرخه PDCA باید به طور مستمر مورد استفاده قرار گیرد تا فرایندها به منظور به حداکثر رساندن اثربخشی و بهره‌وری، بهینه‌سازی و ساده‌سازی شوند.

یک چالش در این مرحله، اطمینان از ادغام موثر تغییرات در کل سازمان بدون ایجاد اختلال است، زیرا گسترش مقیاس (Scale-up) می‌تواند موانع جدیدی را به همراه آورد که در مرحله‌ی پایلوت مشهود نبودند (مثلاً افزایش بار کاری تیم به دلیل حجم بالای درخواست‌ها در سطح کلان).

برای رسیدگی به این موضوع، بر روی ارتباطات شفاف و آموزش کافی تمرکز کنید تا همه، فرایندهای جدید را درک کنند. پیاده‌سازی جدید را به عنوان یک مبنا برای بهبودهای آینده در نظر بگیرید و فرایند را به طور مستمر نظارت و اصلاح کنید.

برای پایان دادن به مثال تیم پشتیبانی مددجویان، در اینجا گام‌های مرحله‌ی «اقدام» آمده است:

نمونه اقدام در سازمان خیریه

بر اساس بینش‌های کسب شده از مرحله‌ی «بررسی»، مدیر تنظیمات لازم را برای بهینه‌سازی بیشتر فرایند انجام می‌دهد. این امر می‌تواند شامل آموزش‌های تکمیلی، اصلاح جزئی در سیستم ثبت درخواست‌ها، یا حتی بازنگری در اهداف باشد اگر به نظر برسند که بیش از حد بلندپروازانه یا بسیار متواضع بوده‌اند.

گام‌های کلیدی در مرحله اقدام عبارتند از:

• انجام تنظیمات: اصلاح فرایندها بر اساس بازخوردها و نتایج (مثلا ساده‌سازی فرایند تایید مدارک خاص که عامل اصلی تاخیر بودند).
• استانداردسازی شیوه‌های موفق: پیاده‌سازی روش‌های اثبات شده و موثر در سراسر سازمان (مثلاً اعمال سیستم اولویت‌بندی درخواست‌ها در تمام دفاتر و شعب).
• فراهم‌سازی زمینه برای بهبود مستمر: برنامه‌ریزی برای بازبینی‌ها و به‌روزرسانی‌های مستمر برای حفظ و ارتقای فرایند رسیدگی به پرونده‌ها.

چه زمانی باید از چرخه PDCA استفاده کرد؟

با توجه به اینکه بیش از ۷۰% از پروژه‌های تغییر در مقیاس بزرگ شکست می‌خورند، دانستن اینکه چه زمانی و چگونه از چرخه PDCA برای بهبود فرایندها استفاده کنیم، برای رشد مداوم و موفقیت سازمان حیاتی است. در اینجا شش مورد استفاده‌ی مهم برای به‌کارگیری چرخه PDCA جهت پیشبرد پذیرش تغییر و بهبود موفقیت‌آمیز فرایندها در سازمان‌های مردم‌نهاد و نیکوکاری آورده شده است:

• بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی (ارائه‌ی خدمات): چرخه PDCA یک ابزار اصلی برای معرفی یک فرایند جدید (مانند شیوه‌ی نوین جذب داوطلب) یا اصلاح یک فرایند موجود (مانند فرایند توزیع بسته‌های حمایتی) است. این چرخه به شما اجازه می‌دهد تا فرایندها را به روشی برنامه‌ریزی‌شده، اجرا شده و پالایش‌شده، پیش ببرید. همان‌طور که تغییرات را پیاده‌سازی می‌کنید و بازخورد جمع‌آوری می‌نمایید، می‌توانید تنظیمات آگاهانه‌ای انجام دهید که کارایی و اثربخشی خدمات شما را افزایش دهد.
• تعریف و مستندسازی گردش کار (Workflows): هنگام رسیدگی به وظایف دستی یا تکراری (مانند فرایند تایید صلاحیت مددجویان یا ثبت کمک‌های مالی)، چرخه PDCA بسیار ارزشمند است. این چرخه کمک می‌کند تا فرایندها به وضوح تشریح و مستند شوند، که این کار وظایف را ساده‌سازی کرده و کارایی را افزایش می‌دهد. با بازبینی و اصلاح منظم این فرایندها، مطمئن می‌شوید که آن‌ها موثر و به‌روز باقی می‌مانند.
• اتخاذ تصمیم‌های مبتنی بر داده: از چرخه PDCA استفاده کنید تا تصمیمات خود را بر اساس داده‌های قابل اتکا بگیرید (مثلا در مورد اثربخشی یک کمپین خاص). با یک فرضیه یا برنامه اولیه شروع کنید، آن را عملی کنید، نتایج را ارزیابی کنید و سپس استراتژی خود را بر اساس بینش‌هایی که به دست می‌آورید، تنظیم نمایید. این رویکرد تضمین می‌کند که تصمیمات شما همیشه توسط آخرین داده‌ها حمایت می‌شوند.
• پیاده‌سازی تغییرات گسترده: هنگامی که زمان تغییر فرا می‌رسد (مانند انتقال از روش سنتی به دیجیتال در ارتباط با جامعه هدف)، چرخه PDCA به شما اجازه می‌دهد تا ایده‌های خود را ابتدا در مقیاس کوچک آزمایش کنید (پایلوت). به این ترتیب، می‌توانید مشکلات احتمالی را قبل از تبدیل شدن به موانع بزرگ شناسایی کنید، که مدیریت تغییرات و ادغام روان آن‌ها در سراسر سازمان را آسان‌تر می‌سازد.
• انتقال به سیستم‌های جدید (زیرساخت فناوری): سوئیچ کردن به یک سیستم یا گردش کار جدید (مانند نرم‌افزار جدید مدیریت ارتباط با خیرین) می‌تواند دلهره‌آور باشد. چرخه PDCA با فراهم کردن یک نقشه راه واضح برای این انتقال کمک می‌کند. گام‌های خود را برنامه‌ریزی کنید، آن‌ها را اجرا کنید، نتایج را بررسی نمایید و تنظیمات لازم را انجام دهید. این رویکرد ساختاریافته، زمان توقف کار را کاهش داده و سیستم‌های جدید را روان‌تر ادغام می‌کند.
• اجرای یک پروژه‌ی جدید یا برنامه‌ی نوآورانه: از چرخه PDCA برای تنظیم دقیق اجرای یک برنامه‌ی جدید نیکوکاری یا آموزشی استفاده کنید. این چرخه به ویژه برای برنامه‌های آزمایشی و نوآورانه مفید است و به شما اجازه می‌دهد تا قبل از اجرای کامل، آن را آزمایش کرده، بازخورد جمع‌آوری نمایید و بهبود بخشید. این فرایند تکراری، شانس موفقیت برنامه‌ی جدید شما در رفع نیازهای جامعه هدف را افزایش می‌دهد.

نمونه‌هایی از سازمان‌هایی که از چرخه PDCA استفاده می‌کنند

چرخه PDCA ثابت کرده است که ابزاری موثر برای بهبود مستمر در صنایع و حوزه‌های مختلف است. سازمان‌های مردم‌نهاد و موسسات نیکوکاری در سراسر جهان با موفقیت این متدولوژی را پیاده‌سازی کرده‌اند تا فرایندهای خود را ارتقا دهند، اتلاف منابع (مانند زمان و انرژی داوطلبان) را کاهش دهند و کارایی کلی خود را بهبود بخشند.

در اینجا به چند نمونه از سازمان‌هایی اشاره می‌کنیم که چرخه PDCA را با موفقیت پیاده‌سازی کرده‌اند:

۱. نایکی (Nike)

شرکت نایکی از دیرباز به خاطر رویکرد نوآورانه‌اش در تولید شناخته شده است، اما همچنین با چالش‌های مهمی در زمینه‌ی شرایط نامناسب کار مواجه بود.

نایکی چرخه‌ی PDCA را برای رسیدگی به این مسائل اتخاذ کرد و کارکنان، شرکا و مشتریان خود را توانمند ساخت. این شرکت مشوق‌هایی را به کارخانه‌هایی ارائه داد که شرایط کاری خود را بهبود می‌بخشیدند و یک سیستم امتیازدهی را برای ارزیابی عملکرد تاسیسات تولیدی خود معرفی کرد.

نایکی با تعهد به بهبود مستمر و متدولوژی‌های ناب (Lean Methodologies)، شرایط کاری را ارتقا داد، اتلاف منابع را حذف کرد و مدیران ارزش‌محور را به کار گرفت. این تعهد به بهبود، نقش مهمی در رشد چشمگیر نایکی ایفا کرد و اندازه‌ی آن را از ۱۰۰ میلیارد دلار در سال ۲۰۱۵ به بیش از ۲۰۰ میلیارد دلار در سال ۲۰۲۱ رساند.

مرحله (PHASE)	شرح (DESCRIPTION)
برنامه‌ریزی (Plan)	نایکی شرایط نامناسب کار را به عنوان یک مسئله‌ی کلیدی شناسایی کرد و راه‌حل‌هایی برای رسیدگی به آن‌ها پیشنهاد داد. شرکت برای کارخانه‌هایی که این شرایط را بهبود می‌بخشیدند، مشوق‌هایی در نظر گرفت و یک سیستم امتیازدهی برای ارزیابی عملکرد ایجاد کرد.
اجرا (Do)	اجرای کار شامل به‌کارگیری مشوق‌ها و سیستم امتیازدهی در سراسر تاسیسات تولیدی نایکی بود. نایکی همچنین مدیران و کارکنان را برای اتخاذ متدولوژی‌های ناب (Lean Methodologies) آموزش داد.
بررسی (Check)	نایکی به طور مستمر عملکرد کارخانه‌های خود را با استفاده از سیستم امتیازدهی پایش کرد، اثربخشی مشوق‌ها را سنجید و زمینه‌های نیازمند بهبود بیشتر را شناسایی نمود.
اقدام (Act)	بر اساس ارزیابی‌ها، نایکی تنظیمات لازم را در فرایندهای خود انجام داد، استراتژی‌های موفقیت‌آمیز را تقویت کرد و هرگونه کاستی را برطرف نمود. این امر، بهبود مستمر شرایط کار و کارایی عملیاتی را تضمین کرد.

۲. کلینیک مایو (The Mayo Clinic)

کلینیک مایو، یک بیمارستان غیرانتفاعی (نیکوکاری) و مشهور، با هدف ارتقاء مراقبت از بیمار از طریق کاهش زمان انتظار و بهبود کیفیت درمان، اقدام به استفاده از چرخه PDCA کرد.

این کلینیک با ترکیب کایزن (بهبود مستمر) و چرخه PDCA، بر روی اصلاح درمان‌های خاص، مدیریت پرونده‌های بیماران و افزایش کارایی اتاق انتظار تمرکز کرد. در نتیجه، میانگین زمان چرخه آزمایش‌های مربوط به صلاحیت بیمار از ۷.۳ ساعت به ۳ ساعت کاهش یافت و کل موجودی انبار نیز ۳۱% تقلیل یافت.

مرحله (PHASE)	شرح (DESCRIPTION)
برنامه‌ریزی (Plan)	کلینیک مایو زمان طولانی انتظار بیمار و ناکارآمدی‌ها در فرایندهای درمان را به عنوان مسائل حیاتی شناسایی کرد. این بیمارستان با پیاده‌سازی کایزن (Kaizen) و چرخه PDCA برای ساده‌سازی عملیات، یک برنامه برای رسیدگی به این مشکلات تدوین کرد.
اجرا (Do)	کلینیک فرایند بهبود را با اصلاح درمان‌های خاص، مدیریت کارآمدتر پرونده‌های بیماران و بهینه‌سازی زمان‌های اتاق انتظار آغاز کرد. کارکنان در رویه‌های جدید و متدولوژی‌های ناب آموزش دیدند.
بررسی (Check)	کلینیک مایو تاثیر تغییرات را با اندازه‌گیری زمان انتظار بیمار و ردیابی سطح موجودی انبار، نظارت کرد. این کار به تعیین اثربخشی راه‌حل‌های پیاده‌سازی شده کمک کرد.
اقدام (Act)	بر اساس داده‌ها، کلینیک تنظیمات لازم را برای کاهش بیشتر زمان انتظار و بهبود مراقبت از بیمار انجام داد. استراتژی‌های موفق تقویت شدند و کاستی‌ها برطرف گردیدند که بهبود مستمر را تضمین کرد.

۳. نستله (Nestlé)

نستله، یک رهبر جهانی در صنعت غذا و نوشیدنی، با هدف کاهش ضایعات و هدررفت، متدولوژی‌های ناب (Lean) را اتخاذ کرد. این شرکت روش کایزن را برای ترویج فرهنگ بهبود مستمر در تمامی سطوح پیاده‌سازی کرد و از چرخه PDCA برای ارائه‌ی یک چارچوب جزئی و تقویت پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری استفاده نمود.

بخش آب‌معدنی نستله (Nestlé Waters) از تکنیک‌هایی مانند نقشه‌برداری جریان ارزش (Value Stream Mapping – VSM) استفاده کرد تا جریان مواد و اطلاعات لازم برای تحویل محصولات نهایی به مصرف‌کنندگان را بصری‌سازی کند. این رویکرد، کارایی کارخانه‌های جدید بطری‌سازی را به شدت افزایش داد.

تعهد نستله به بهبود مستمر از طریق چرخه‌ی PDCA و متدولوژی‌های ناب، به کاهش ضایعات منجر شد. آن‌ها کارایی عملیات بطری‌سازی خود را به طور چشمگیری افزایش دادند، که نشان‌دهنده قدرت یک رویکرد ساختاریافته برای بهینه‌سازی فرایند است.

مرحله (PHASE)	شرح (DESCRIPTION)
برنامه‌ریزی (Plan)	نستله کاهش ضایعات را به عنوان یک هدف کلیدی شناسایی کرد و طرحی برای پیاده‌سازی متدولوژی‌های ناب تدوین نمود. این شرکت کایزن را برای ارتقای بهبود مستمر و نقشه‌برداری جریان ارزش (Value Stream Mapping) را برای درک جریان مواد و اطلاعات به کار گرفت.
اجرا (Do)	فرایند بهبود با آموزش کارکنان در خصوص کایزن و شیوه‌های ناب آغاز شد. نستله واتر از VSM برای بهینه‌سازی عملیات در کارخانه‌های جدید بطری‌سازی، با تمرکز بر جریان کارآمد مواد و اطلاعات، استفاده کرد.
بررسی (Check)	نستله اثربخشی تغییرات پیاده‌سازی شده را با ارزیابی کارایی کارخانه‌های بطری‌سازی و ردیابی کاهش ضایعات نظارت کرد. ارزیابی‌های منظم به شناسایی زمینه‌ها برای بهبود بیشتر کمک کرد.
اقدام (Act)	بر اساس بینش‌های جمع‌آوری شده، نستله تنظیمات ضروری را در فرایندهای خود انجام داد، استراتژی‌های موفق را تقویت کرد و هرگونه مسئله‌ای را برطرف نمود. این کار بهبودهای مداوم در کارایی و کاهش ضایعات را تضمین کرد.

پرسش‌های متداول