مدیریت دانش در سازمان های مردم نهاد

سازمان‌های مردم‌نهاد در ماهیت به عنوان سازمان‌های متمرکز بر دانش شناخته می‌شوند. این به دلیل حرفه‌ای بودن و تجربیات دانش کارمندان و داوطلبان و زمینه‌ای است که سازمان های مردم‌نهاد در آن فعالیت می‌کنند. با این حال، عموما سازمان‌های مردم‌نهاد منابع مالی و انسانی کمتری نسبت به تقاضا برای خدمات خود دارند. در نتیجه، برای استفاده حداکثری از زمان و منابع خود، باید سیستم‌ها و مکانیسم‌هایی را برای تبدیل و حفظ دانش ضمنی خود به دانش آشکار در طول زمان ایجاد کنند. در این مقاله از مجموعه مقالات افرا، ضمن تعریف و اهمیت مدیریت دانش در سازمان‌های مردم‌نهاد به ارائه راهکار‌هایی جهت بهبود مدیریت دانش در این نوع سازمان‌ها خواهیم پرداخت.

منظور از مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی (Knowledge management – KM) به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات و اندوخته‌های علمی است، به گونه‌ای که در صورت لزوم، در اختیار افرادی که به آن نیاز دارند، قرار گیرند تا آن‌ها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیشتر و مؤثر‌تر انجام دهند. مدیریت دانش، شامل یک سری استراتژی و راهکار برای شناسایی، ایجاد، نمایندگی، پخش و تطبیق بینش‌ها و تجارب در سازمان است.

چرا مدیریت دانش در سازمان‌های مردم‌نهاد مهم است؟

در دنیای امروز که به سرعت در حال تغییر است، سازمان‌های مردم‌نهاد برای بقا و پیشرفت به دانش و اطلاعات تکیه دارند. مدیریت دانش به این سازمان‌ها کمک می‌کند تا دانش سازمانی خود را جمع‌آوری، سازماندهی و به اشتراک بگذارند و از آن استفاده کنند تا بتوانند به طور موثرتری به ماموریت خود عمل کنند. در ادامه به برخی از دلایل اهمیت مدیریت دانش در سازمان‌های مردم‌نهاد می‌پردازیم.

۱. حفظ حافظه سازمانی

سازمان‌های مردم‌نهاد، اغلب دارای تیم‌های داوطلب هستند که روی پروژه‌های مختلف کار می‌کنند. مدیریت دانش، حفظ حافظه نهادی را با ثبت و مستندسازی بینش‌ها و تجربیات مختلف تضمین می‌کند. در واقع مدیریت دانش به سازمان‌های مردم‌نهاد کمک می‌کند تا اطلاعات در مورد روند انجام امور در سازمان،  به راحتی در زمان‌های مختلف به داوطلبان و نیرو‌های مختلف سازمان انتقال یابد.

۲. تقویت همکاری

مدیریت دانش، همکاری بین اعضای تیم، داوطلبان و سایر اعضای سازمان را تقویت می‌کند. با فراهم کردن بستری برای به اشتراک‌گذاری دانش، سازمان‌های مردم‌نهاد می‌توانند فرهنگ همکاری ایجاد کنند و بدین وسیله تأثیر جمعی فعالیت خود را تقویت کنند.

۳. بهینه‌سازی تخصیص منابع 

همه سازمان‌های مردم‌نهاد با منابع محدود فعالیت می‌کنند. مدیریت دانش با شناسایی بهترین شیوه‌ها، اجتناب از تکرار برنامه‌ها و تصمیم‌گیری آگاهانه بر اساس تجربیات گذشته، به بهینه‌سازی تخصیص منابع کمک می‌کند. مدیریت دانش کمک می‌کند که از منابع به طور موثر برای به حداکثر رساندن نتایج مثبت استفاده شود.

۴. ارتقای ظرفیت رشد و یادگیری

سازمان‌های مردم‌نهاد اغلب با نرخ جابجایی بالایی در میان داوطلبان و کارکنان مواجه هستند. مدیریت دانش، یادگیری مستمر و ظرفیت‌سازی را با ارائه مخزنی از دانش که برای اعضای جدید قابل دسترسی باشد، تسهیل می‌کند. این امر فرآیند ورود کارکنان را تسریع کرده  و انتقال روان‌تر دانش را تضمین می‌کند و همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سریع‌تر به وضعیت آمادگی برای ذی‌نفعان خود بازگردند.

۵. سازگاری با تغییرات

سیاست‌های سازمان‌های مردم‌نهاد، به دلیل وجود عوامل خارجی، مانند تغییر در بودجه و نیازهای اجتماعی پیوسته در معرض تغییر‌اند. وجود یک استراتژی قوی برای مدیریت دانش، سازمان‌های مردم‌نهاد را قادر می‌سازد تا به سرعت با تغییرات سازگار شوند، در مواجهه با تغییرات چابک بمانند و از تداوم در  محور ماموریت خود اطمینان حاصل کنند.

۴ راهکار برای بهبود مدیریت دانش در سازمان‌های مردم‌نهاد

با توجه به اهمیت مدیریت دانش در سازمان‌های مردم‌نهاد، در ادامه به بررسی راهکار‌هایی که می‌تواند به بهبود این موضوع کمک کند می‌پردازیم:

۱. فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی مانند باد است: نامرئی است، اما شما می‌توانید اثرات آن را ببینید و احساس کنید. این قوانین نانوشته سازمانی، باورهای کارکنان را شکل می‌دهد و حس تعلق و تعهد مشترک را تقویت می‌کند. به اشتراک‌گذاری دانش یک فرآیند مشارکتی است که زمانی به بهترین شکل عمل می‌کند که کارمندان ذهنیت فعالی داشته باشند. فرهنگی که مدیریت دانش را ترویج می‌کند، مزایای روشنی برای کارکنان دارد: یادگیری را بهبود می‌بخشد، انعطاف‌پذیری و رضایت شغلی را ارتقا داده و جابجایی کارکنان را کاهش می‌دهد.

۱۰ گام برای ایجاد فرهنگ سازمانی که مدیریت دانش را ارتقا می‌دهد:

• فواید مدیریت دانش را به کارکنان منتقل کنید.
• با قدم‌های کوچک‌تر که نتایج فوری به همراه دارد شروع کنید.
•  در ابتدا سیستم‌های مدیریت دانش که قابلیت پیاده‌سازی آسان‌تری دارند اجرا کنید.
• روابط چهره‌به‌چهره که باعث ایجاد اعتماد در بین کارکنان می شود را تسهیل کنید.
• مشوق‌هایی را جهت به اشتراک‌گذاری دانش در بین همکاران ایجاد کنید.
• مدیریت دانش را در فرآیندهای منابع انسانی، مانند شرح وظایف و ارزیابی کارکنان، ادغام کنید.
• از تعهد مدیران ارشد سازمان، به استفاده از سیستم‌های دانش برای دستیابی به اهداف سازمانی اطمینان حاصل کنید.
• فراگیر باشید و انتقال دانش را فراتر از محدودیت‌های سازمان گسترش دهید.
• به مدیران و کارکنان کلیدی کمک کنید تا مهارت‌های یادگیری و مدیریت دانش خود را ارتقا دهند.
• ساختارهای سازمانی را انعطاف پذیرتر کنید و سبک‌های رهبری منعطف و باز را ترویج دهید.

۲. سبک رهبری

ایجاد و انتقال دانش یک فرآیند اجتماعی است و رهبری یک عامل کلیدی موفقیت است. کدام نوع رهبری در ترویج فرهنگی که مدیریت دانش را در سازمان‌ها تسهیل می‌کند مؤثرتر است؟

“رهبری باید از نوآوری حمایت کند و محیطی را ترویج کند که به کارکنان اجازه می‌دهد ابتکارات خود را توسعه دهند. رهبرانی که در دسترس هستند، فعالانه بازخورد می‌خواهند و محدودیت‌های خود را می‌شناسند، به ایجاد یک محیط کاری کمک می‌کنند که انتقال دانش و نوآوری را ارتقا دهد.”

چه رهبری می‌تواند مدیریت دانش را ارتقا می‌دهد؟

• رهبری که فضاهایی را برای تنوع ایجاد و تسهیل می‌کند.
• رهبری که نوآوری را در درون و بین تیم‌ها ترویج می‌دهد.
• رهبری که الهام‌بخش و مبتنی بر ارتباطات باز و تأثیر بالقوه مدیریت دانش است.
• رهبری که مبتنی بر واقعیت است و در تلاش است تا سازمان را متحول کند.
• رهبری که به کارکنان آزادی می‌دهد و اعتماد ایجاد می‌کند.

۳. ابزارهای فناوری

مدیریت دانش در دهه گذشته به لطف پیشرفت‌های تکنولوژی به‌شدت تغییر کرده‌است. سازمان‌های مردم‌نهاد باید از فناوری‌های جدید برای ادغام بهتر دانش در روال‌های سازمانی خود بهره ببرند. ابزارهای فناورانه‌ای که می‌تواند به بهبود مدیریت دانش در سازمان‌های غیردولتی کمک کند شامل پلتفرم‌های مشارکتی، ابزارهای شبیه‌سازی، موتورهای جستجو، پلتفرم‌های آموزش الکترونیکی، نرم افزارهای CRM و ابزارهای پشتیبانی برای توسعه نقشه‌های ذهنی، تولید ایده و پرورش خلاقیت است. هدف استفاده از این پلتفرم‌ها  که شامل Slack، Asana، Trello و Microsoft Teams می‌شوند، متمرکز کردن ارتباطات سازمان‌های مردم نهاد در یک پلتفرم واحد و بهبود کلی مدیریت دانش است.

۴. ساختار و فرآیند‌های سازمانی

برای اینکه مدیریت دانش موثر باشد، سازمان‌های مردم‌نهاد باید سیستم‌ها و نقش‌های خاصی برای حمایت از آن داشته باشند. در برخی موارد، ممکن است شامل سرمایه‌گذاری در منابع یا ایجاد ساختارهای مورد نیاز باشد، اما اغلب به سادگی با سازماندهی مجدد و استفاده کارآمدتر از ساختارها و منابع موجود انجام می‌شود. ساختارهای سازمانی باید فرآیندهای مدیریت دانش را بدون ایجاد موانع هدایت کنند. ساختارهای سلسله‌‌مراتبی، ظرفیت مدیریت دانش را محدود می‌کنند. سازمان‌های مردم‌نهاد که ساختارهای افقی، مشارکتی و انعطاف‌پذیرتری را اتخاذ می‌کنند، احتمالاً ایجاد دانش را تسهیل می‌کنند.

مدیریت دانش، کلید موفقیت سازمان‌های مردم‌نهاد

در دنیای پیچیده و پویای امروز، سازمان‌های مردم‌نهاد (سمن‌ها) برای ایفای نقش موثر خود در ایجاد تحولات اجتماعی، به منابع و ابزارهای مختلفی نیاز دارند. در میان این ابزارها، مدیریت دانش از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است.

مدیریت دانش به سمن‌ها کمک می‌کند تا دانش و تجربیات ارزشمند خود را جمع‌آوری، سازماندهی و به اشتراک بگذارند و از آن به طور موثری در جهت تحقق اهدافشان استفاده کنند. با پیاده‌سازی رویکردهای مناسب مدیریت دانش، سمن‌ها می‌توانند کارایی خود را افزایش دهند، تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ کنند، نوآوری را ارتقا دهند، همکاری را تقویت کنند و در نهایت، به طور موثرتر به جامعه خدمت کنند.