برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد فرایندی حیاتی برای موفقیت بلندمدت است. با ترسیم مسیر پیش روی خود، می‌توانید وضوح بیشتری در مورد کارتان به دست آورید و انگیزه تیم خود را نسبت به آینده دوباره تقویت کنید.
برای ایجاد یک برنامه استراتژیک موثر برای سازمان های نیکوکاری و سازمان های مردم نهاد، درک مراحل اساسی و زمان جستجوی راهنمایی متخصص در طول این فرایند مهم است. در این راهنما، ما تمام اصول برنامه‌ریزی استراتژیک را پوشش می‌دهیم:
- برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های غیرانتفاعی: اصول اولیه
- برنامه‌ریزی استراتژیک برای موفقیت: فرآیند تخصصی Laridae
- ۵ مدل برنامه‌ریزی استراتژیک غیرانتفاعی که باید بدانید
- چگونه برای برنامه‌ریزی استراتژیک غیرانتفاعی آماده شویم
- فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های غیرانتفاعی: ۴ مرحله
بر اساس یک مطالعه اخیر در بخش غیرانتفاعی، ۶۲ درصد از متخصصان این حوزه گزارش داده‌اند که مدیریت تغییر در چند سال گذشته حداقل تا حدودی برای سازمان آن‌ها دشوار بوده است. خواه سازمان غیرانتفاعی به دنبال یافتن وضوح در میان تغییرات اساسی، همسو شدن مجدد با هدف اصلی خود، یا آغاز یک ابتکار بزرگ باشد، تدوین یک برنامه استراتژیک روشن، شما را برای موفقیت آماده خواهد کرد.
برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های نیکوکاری و خیریه: اصول اولیه
در حالی که فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک برای هر سازمان نیکوکاری بسته به اهداف، نیازها و شرایط خاص آن متفاوت خواهد بود، ما به برخی از سؤالات متداول پاسخ می‌دهیم تا سازمان شما را با مبانی لازم برای بهره‌مندی از ایجاد یک برنامه استراتژیک آشنا کنیم.
برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد چیست؟
برای سازمان‌های نیکوکاری برنامه‌ریزی استراتژیک به فرایند ایجاد یک نقشه راه عملی اشاره دارد که مشخص می‌کند سازمان چگونه در یک دوره زمانی معین به اهداف بلندمدت خود دست خواهد یافت.
به طور معمول، این فرایند شامل ارزیابی وضعیت فعلی سازمان نیکوکاری، شناسایی فرصت‌ها و چالش‌ها، مشارکت دادن ذینفعان و تأمل در ماموریت آن است. برنامه استراتژیک معمولاً گام‌های پیش رو را برای سه تا پنج سال آینده ترسیم می‌کند.
سازمان‌های نیکوکاری چه زمانی باید برنامه‌ریزی استراتژیک انجام دهند؟
موقعیت‌های بسیاری ممکن است یک سازمان نیکوکاری را به انجام برنامه ریزی استراتژیک سوق دهد. برخی از رایج‌ترین دلایلی که سازمان شما ممکن است نیاز به شروع این فرایند داشته باشد عبارتند از:
- تخصیص مجدد منابع سازمان نیکوکاری: سازمان نیکوکاری اغلب باید از منابع محدود خود، از بودجه گرفته تا زمان کارکنان، به بهترین نحو استفاده کند. با وجود اولویت‌های مختلف بسیار، تعیین اینکه آیا از منابع خود به طور مولد استفاده می‌کنید یا خیر، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند به شما کمک کند تا زمان، بودجه و انرژی را به جایی که بیشترین اهمیت را دارد، تخصیص مجدد دهید.
- نیاز به همسو کردن مجدد تیم‌های سازمان: در کار روزمره، به راحتی می‌توان تمرکز بر اولویت‌ها و مأموریت اصلی را از دست داد. با انجام برنامه‌ریزی استراتژیک، می‌توانید از انحراف از ماموریت جلوگیری کرده و کارکنان، ذینفعان و اعضای جامعه را در مورد هدف اصلی خود همسو نگه دارید؛ ضمن اینکه تمام کارهایی را که سازمان نیکوکاری و خیریه شما برای ایجاد تغییر در جامعه خود انجام می‌دهد، مدیریت می‌کنید.
- ادامه دادن از جایی که برنامه استراتژیک قبلی شما به پایان رسیده است: یک برنامه استراتژیک قالبی را فراهم می‌کند که آینده سازمان نیکوکاری را شکل می‌دهد، اما فقط برای چند سال آینده. در پایان این دوره زمانی، رهبری و اعضای هیئت مدیره باید دوباره گرد هم آیند و در مورد اهداف سازمان نیکوکاری همسو شوند. این اطمینان می‌دهد که همه همچنان بر چگونگی مؤثرترین خدمت سازمان به هدف خود در آینده متمرکز هستند.
- افزودن یک برنامه یا استراتژی جدید: اگر قصد دارید یک برنامه جدید راه‌اندازی کنید یا وارد یک استراتژی جدید جمع‌آوری کمک‌های مالی شوید، تدوین یک برنامه استراتژیک به کارکنان این امکان را می‌دهد تا با اطمینان و به طور مشترک در موفقیت سازمان نیکوکاری شما سهیم شوند.
- سازگاری با تغییرات فعلی که سازمان غیرانتفاعی تجربه می‌کند: خواه با جابجایی کارکنان مواجه باشید یا تغییرات بزرگتری در کل بخش نیکوکاری، تدوین یک برنامه استراتژیک به سازمان کمک می‌کند تا سازگار شود و همچنان نتایج مؤثری از کار خود به دست آورد.
با این حال، زمان‌های نامناسبی نیز برای شروع فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک وجود دارد. به عنوان مثال، اگر سازمان نیکوکاری شما در حال تغییر در رهبری اجرایی است، ممکن است تهیه یک برنامه استراتژیک دشوارتر باشد.
چرا برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد مهم است؟
موفقیت بلندمدت سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد به توانایی آن در مواجهه با نوسانات در کارکنان، نتایج جمع‌آوری کمک‌های مالی، منابع و موارد دیگر بستگی دارد. طبق تحقیقاتی که انجام شده است محققان دریافته‌اند که رهبران سازمان‌های نیکوکاری، حمایت در برنامه‌ریزی و توسعه استراتژیک را یکی از مهم‌ترین زمینه‌ها برای مقابله با چالش‌های پیش روی خود می‌دانند.
یک برنامه استراتژیک مؤثر، سازمان را در هنگام مواجهه با مشکلات حفظ می‌کند و در زمان هموار بودن مسیر، تأثیرگذاری شما را به جلو می‌راند. با این حال، برای بهره‌مندی حداکثری از تلاش‌های خود، اتخاذ یک رویکرد هوشمندانه و پیروی از بهترین شیوه‌های برنامه‌ریزی استراتژیک بسیار مهم است.
فرایند کلی برنامه ریزی استراتژیک
به‌‌طور کلی نمی‌توان مدلی جامع برای برنامه ریزی استراتژیک تمام سازمان‌های نیکوکاری و خیریه در نظر گرفت. با این حال در این بخش فرایندی که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند را با هم بررسی می‌کنیم:
- برنامه‌ریزی و تحقیق: در ابتدا، ما اسناد کلیدی را بررسی کنید تا درک عمیقی از سازمان نیکوکاری و خیریه به دست آورید و جلسات انتقال ایده با رهبری و اعضای هیئت مدیره برگزار کنید. از همان ابتدا، جلب موافقت هیئت مدیره را در اولویت قرار دهید تا همه بتوانند این فرایند را به طور هماهنگ آغاز کنند.
- مشارکت ذینفعان: برای یک برنامه استراتژیک حرفه‌ای، مشارکت دادن ذینفعان از طریق نظرسنجی‌ها، گروه‌های متمرکز، مصاحبه‌های انفرادی و جلسات عمومی اهمیت دارد. توجه به نظرات و بازخوردهای کارکنان، اهداکنندگان، داوطلبان و سایر اعضای جامعه برای اطمینان از اینکه سازمان نیکوکاری شما همچنان به منافع آن‌ها احترام می‌گذارد و آن‌ها را در نقشه راه آینده خود مشارکت می‌دهد، ضروری است.
- نشست برنامه‌ریزی استراتژیک: پس از جمع‌آوری داده‌های کیفی از ذینفعان، یک نشست برنامه‌ریزی استراتژیک سازماندهی کنید که به همه اعضای هیئت مدیره و مدیریت ارشد امکان دهد تا در مورد اولویت‌های سازمان نیکوکاری برای آینده بحث و توافق کنند. با هم به اطلاعات مهمی مانند بازخورد ذینفعان نگاهی بیندازید و یک تحلیل SWOT (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) انجام دهید تا تصمیم‌گیری شما را آگاهانه سازد.
- تهیه پیش نویس برنامه استراتژیک: پس از نشست، یک برنامه استراتژیک متناسب و عملی برای سازمان نیکوکاری تهیه کنید و سعی کنید با همکاری سایر اعضای مدیریت، سند جامع نهایی را تدوین کنید.
در طول این فرایند می‌توانید از چارچوب‌هایی مانند تفکر طراحی (Design Thinking) و نظریه تغییر (تئوری تغییر یا Theory of Change) استفاده کنید. فراموش نکنید که رویکرد انسان‌محور در تدوین برنامه استراتژیک اهمیت بالایی دارد؛ چرا که خروجی‌های فعالیت‌های شما را سرمایه انسانی شما ایجاد خواهند کرد.
۵ مدل برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های نیکوکاری که باید بدانید
هر سازمان نیکوکاری یا خیریه با دلایل و اهداف متفاوتی به برنامه ریزی استراتژیک می‌پردازد. در نتیجه، مدل‌های متعددی برای راهنمایی سازمان‌ها بسته به شرایط خاص آن‌ها ظهور کرده‌اند. این‌ها رویکردهای کلی هستند که بهتر است به عنوان یک مرجع مورد استفاده قرار گیرند تا یک طرح تفصیلی برای سفر برنامه‌ریزی استراتژیک.
پنج مورد از رایج‌ترین مدل‌های برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد عبارتند از:
- برنامه استراتژیک استاندارد: این مدل اساسی‌ترین و جامع‌ترین رویکرد به برنامه‌ریزی استراتژیک را تشریح می‌کند، که شامل تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی سازمان، تعیین اهداف بلندمدت آن و ایجاد یک برنامه برای دستیابی به آن اهداف است.
- برنامه استراتژیک ارگانیک: یک رویکرد برنامه‌ریزی استراتژیک ارگانیک برای سازمان‌هایی مناسب است که فرایند انعطاف‌پذیرتری را ترجیح می‌دهند. این روش زمانی مفید است که با تغییرات نامشخص در داخل و خارج از سازمان نیکوکاری خود مواجه هستید، زیرا شامل بازبینی مکررتر اهداف شما می‌شود.
- برنامه استراتژیک مبتنی بر مسئله: این مدل بر پرداختن به یک چالش، پروژه یا حوزه تمرکز واحد تمرکز دارد. بنابراین، این رویکرد یک برنامه استراتژیک کمتر جامع از یک برنامه استاندارد تولید خواهد کرد. تدوین یک برنامه استراتژیک مبتنی بر مسئله به سازمان نیکوکاری امکان می‌دهد تا به شیوه‌ای کارآمدتر و متحدتر بر رسیدگی به یک مسئله یا فرصت خاص تمرکز کند.
- برنامه استراتژیک بلادرنگ: برنامه‌ریزی استراتژیک بلادرنگ شامل برنامه‌ریزی مداوم و اهداف کوتاه‌مدت برای پاسخگویی موثر به شرایط متغیر است. سازمان‌های نیکوکاری در یک محیط غیرقابل پیش‌بینی یا به سرعت در حال تغییر ممکن است در نظر بگیرند که این رویکرد را انتخاب کنند.
- برنامه استراتژیک همسویی: مدل برنامه‌ریزی استراتژیک همسویی بر ایجاد حس انسجام در بین رهبری، تیم‌ها و ذینفعان شما تمرکز دارد. این رویکرد بر همکاری و شناسایی چگونگی همکاری سازنده‌تر همه نقش‌ها در سازمان نیکوکاری تأکید دارد.
| مدل برنامه‌ریزی | توضیح کوتاه |
|---|---|
| استاندارد | جامع‌ترین مدل؛ تحلیل وضعیت، هدف‌گذاری و طراحی مسیر دستیابی |
| ارگانیک | منعطف و پویاتر؛ مناسب برای محیط‌های ناپایدار |
| مبتنی بر مسئله | تمرکز بر حل یک چالش یا پروژه خاص |
| بلادرنگ | تصمیم‌گیری سریع با اهداف کوتاه‌مدت؛ برای محیط‌های پر تغییر |
| هم‌راستایی | تقویت انسجام و همکاری بین اعضا و ذینفعان |
با این حال، به خاطر داشته باشید که هیچ مدل واحدی کاملاً برای سازمان شما مناسب نخواهد بود. کلید موفقیت در برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های نیکوکاری انعطاف‌پذیری و سازگاری است.
چگونه برای برنامه‌ریزی استراتژیک غیرانتفاعی آماده شویم
پس از بررسی مبانی برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد، ممکن است تصمیم گرفته باشید که سازمان شما به یک برنامه استراتژیک جدید نیاز دارد، اما چگونه باید این کار را انجام دهید؟ قبل از شروع، وقت بگذارید تا تعیین کنید آیا سازمان نیکوکاری شما برای فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک آماده است یا خیر.
تیم رهبری و اعضای هیئت مدیره خود را جمع کنید و سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا هدف روشن و مختصری برای این برنامه استراتژیک داریم؟
- چرا اکنون در حال ایجاد یک برنامه استراتژیک هستیم؟
- آیا سازمان ما برای بازتاب صادقانه و آشکار آماده است؟
- چه مقدار از زمان و منابع خود را می‌توانیم به این فرایند اختصاص دهیم؟
- چه کسی فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک ما را رهبری خواهد کرد؟
- چگونه ذینفعان را مشارکت خواهیم داد؟
- چگونه پیشرفت در راستای اهداف برنامه‌ریزی استراتژیک خود را اندازه‌گیری خواهیم کرد؟
- برای بهره‌مندی حداکثری از این فرایند به چه ابزار، مهارت یا راهنمایی نیاز داریم؟
مطالعه‌ای توسط BoardSource نشان داد که در حالی که ۷۸ درصد از مدیران عامل سازمان‌های غیرانتفاعی گزارش داده‌اند که یک برنامه استراتژیک رسمی برای سازمان خود دارند، تنها یک سوم مدیران اجرایی و نیمی از روسای هیئت مدیره اظهار داشتند که هیئت مدیره تاثیر مثبتی در تعیین اولویت‌های استراتژیک داشته است.
برگزاری جلسه هیئت مدیره برای بحث در مورد تمام این جنبه‌های برنامه‌ریزی استراتژیک تضمین می‌کند که همه متعهد و آماده برای شروع این سفر هستند. این ارتباطات پیشگیرانه احتمال هرگونه ناهماهنگی در آینده را کاهش می‌دهد.
فرایند ۴ مرحله‌ای برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد
خواه با یک مشاور متخصص کار می‌کنید یا به تنهایی فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک را پیش می‌برید، در ادامه چهار مرحله اساسی را بررسی خواهیم کرد که راه را برای یک برنامه استراتژیک مؤثر هموار می‌کنند.
1. سازمان و محیط خود را بررسی کنید.
ابتدا، برای ایجاد پایه‌ای برای برنامه‌ریزی خود، نگاهی به وضعیت و عملکرد فعلی سازمان نیکوکاری و خیریه خود بیندازید. سپس، هرگونه روند یا چالش در کل بخش خود را در نظر بگیرید.
برخی از عوامل اساسی که باید بررسی شوند عبارتند از:
- جزئیات مالی اخیر، از جمله درآمد و هزینه‌ها.
- شاخص‌های کلیدی عملکرد گذشته.
- آخرین روندها، تغییرات و چالش‌ها در این بخش.
- برنامه‌ها و استراتژی‌های راه‌اندازی شده توسط سازمان‌های مشابه.
این نمای کلی از سازمان نیکوکاری باید زمینه لازم را برای تعیین اولویت‌ها و اهداف برای آینده را فراهم کند.
2. ذینفعان خود را مشارکت دهید.
مشارکت ذینفعان یک فرصت ایده‌آل برای شما فراهم می‌کند تا اطلاعات کیفی در مورد تجربیات، نگرانی‌ها و ارتباطات ذینفعان با سازمان نیکوکاری خود را جمع‌آوری کنید. با تمرکز بر گوش دادن فعال، به حامیان، داوطلبان، کارکنان، ذینفعان و سایر اعضای جامعه خود اطمینان می‌دهید که برای نظرات آن‌ها ارزش قائل هستید.
روش‌های مختلفی برای مشارکت دادن ذینفعان وجود دارد، از جمله:
- نظرسنجی‌های آنلاین
- گروه‌های متمرکز
- جلسات عمومی
- مصاحبه‌های انفرادی
ذینفعان مختلف احتمالاً ترجیحات متفاوتی در مورد نحوه مشارکت خواهند داشت، بنابراین از داده‌های موجود در مورد هر گروه برای شناسایی فعالیت‌هایی که بیشترین تاثیر را بر آن‌ها خواهد گذاشت، استفاده کنید. به طور کلی، استخدام یک شخص ثالث برای انجام فرایند مشارکت می‌تواند فرصت‌هایی را برای ارتباطات بازتر و صادقانه‌تر ایجاد کند.
پس از جمع‌آوری بازخوردها، تمام اطلاعات را در قالب چندین نکته مهم برای در نظر گرفتن در هنگام تدوین برنامه استراتژیک غیرانتفاعی خود، تلفیق کنید.
3. برگزاری نشست برنامه‌ریزی استراتژیک.
برگزاری یک نشست اختصاصی برنامه‌ریزی استراتژیک به تمام اعضای هیئت مدیره و مدیریت ارشد شما این امکان را می‌دهد تا گرد هم آیند و بحث‌های عمیقی در مورد نمای کلی سازمان نیکوکاری، نتایج مشارکت ذینفعان و اولویت‌های آینده داشته باشند. در طول این نشست، شرکت‌کنندگان این فرصت را خواهند داشت تا نظرات خود را به اشتراک بگذارند و هرگونه سوال مهمی را که ممکن است هنوز داشته باشند، بپرسند.
علاوه بر این، می‌تواند برای همه مفید باشد که یک تحلیل SWOT انجام دهند که تمام اطلاعات جمع‌آوری‌شده را در قالب نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای سازمان نیکوکاری دسته‌بندی کند. این به شما امکان می‌دهد تا شروع به کنار هم قرار دادن اولویت‌های خود در قالب اقدامات عملی کنید که می‌توانید در چند سال آینده انجام دهید.
4. مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های خود را بازبینی کنید.
با وجود اینکه در فرایند برنامه ریزی استراتژیک توصیه می‌شود که حتما چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌های سازمان را در ابتدای کار بررسی کنید، اما گاهی این کار ممکن است تفکر و رویکرد شما را در ادامه فعالیت محدود کند.
با بازبینی مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های خود در پایان سفر برنامه‌ریزی استراتژیک، اطمینان حاصل خواهید کرد که تیم شما درک واضح‌تری از برند، هدف و اولویت‌های سازمان پیدا کرده است. این امر به آن‌ها اجازه می‌دهد تا در صورت لزوم، تعدیلات آگاهانه‌تری انجام دهند. در مجله افرا می‌توانید ۲ مقاله «بیانیه ماموریت در خیریه‌ها و سازمان‌های مردم‌نهاد» و «بیانیه چشم انداز در خیریه‌ها و سازمان‌های مردم‌نهاد» را مطالعه کنید.
آغاز سفر برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد شما
در نهایت، برنامه‌ریزی استراتژیک فرصتی را برای سازمان نیکوکاری فراهم می‌کند تا بر تأثیر گذشته خود تامل کند، به همه افراد درگیر در ماموریت آن انگیزه دوباره ببخشد و زمینه را برای رشد معنادار و موفقیت بلندمدت فراهم کند.
سفر برنامه‌ریزی استراتژیک یک تعهد مهم و ارزشمند برای هر سازمان نیکوکاری است که به دنبال ایجاد تأثیر پایدار و دستیابی به اهداف خود به شیوه‌ای مؤثر و کارآمد است. این فرآیند نه تنها به تعیین مسیر آینده سازمان کمک می‌کند، بلکه باعث تقویت همکاری، هماهنگی و تعهد در بین تمامی ذینفعان می‌شود.
به یاد داشته باشید که یک برنامه استراتژیک، یک سند ایستا نیست، بلکه یک نقشه راه پویا است که باید به طور دوره‌ای مورد بازبینی و به‌روزرسانی قرار گیرد تا با تغییرات محیطی و نیازهای جامعه همگام باشد. نظارت مستمر بر پیشرفت و ارزیابی عملکرد بر اساس شاخص‌های کلیدی تعیین‌شده، برای اطمینان از حرکت در مسیر درست و دستیابی به اهداف ضروری است.
همچنین، در نظر داشته باشید که انعطاف‌پذیری و آمادگی برای انطباق با شرایط پیش‌بینی‌نشده، از ویژگی‌های یک سازمان نیکوکاری موفق است. برنامه استراتژیک باید به گونه‌ای تدوین شود که امکان اعمال تغییرات و اصلاحات لازم در صورت نیاز وجود داشته باشد.
با صرف زمان و تلاش کافی برای برنامه‌ریزی استراتژیک، سازمان نیکوکاری شما می‌تواند با اطمینان بیشتری به سوی آینده حرکت کند، منابع خود را به طور موثرتری مدیریت نماید و تأثیر مثبت خود را در جامعه افزایش دهد. این سرمایه‌گذاری بلندمدت، ضامن پایداری و شکوفایی سازمان شما خواهد بود.
گفت‌وگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تاب‌آوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.