دنیای وب‌سایت‌ها دنیای ثابتی نیست. شما در یک لحظه به‌روزترین و مدرن‌ترین وبسایت را دارید و تنها لحظه‌ای بعد، وب‌سایت‌تان قدیمی شده است. پیگیری این موضوع، به‌ویژه در بخش سازمان‌های نیکوکاری، می‌تواند دشوار باشد. اما به‌روز کردن یک وبسایت ضروری است، چراکه عدم بررسی منظم عملکرد وبسایت و تعیین نکردن اهداف جدید می‌تواند برای سازمان شما ایجاد مشکل کند.
مراقبت از وب‌سایت‌تان نباید به وقت‌های دیگر موکول شود. مردم نسبت به وب‌سایت‌هایی که به آنها مراجعه می‌کنند سختگیرند. تنها پنج صدم ثانیه طول می‌کشد تا نظر ما نسبت به یک وبسایت شکل بگیرد. تقریبا 9 نفر از هر 10 مصرف‌کننده اینترنت می‌گویند که اگر تجربه کاربری بدی از وب‌سایتی داشته باشند، دوباره به آن مراجعه نخواهند کرد؛ بنابراین بسیار مهم است که سازمان‌های نیکوکاری وب‌سایت‌هایشان را هم برای حال و هم برای آینده آماده کنند.
موسسه اکسس (Access) به عنوان بخشی از کتاب راهنمای «وبسایت خیریه موفق» (The Successful Charity Website Playbook) چک‌لیست رایگانی را تهیه کرده است تا سازمان‌های نیکوکاری برای آزمایش و بهبود عملکرد وب‌سایت‌هایشان از آن راهنمایی بگیرند. این چک لیست به اهمیت تعیین اهداف و استفاده از آنها برای ارزیابی عملکرد اشاره می‌کند.
اهداف مانند هر چیز دیگری در طول زمان می‌توانند تغییر کنند. شاید در گذشته هدف شما این بود که مشترک‌های بیشتری را جذب کنید. هدف شما در آینده می‌تواند این باشد که مشترکان فعلی را به اهداکننده تبدیل کنید. اگر استراتژی سازمان نیکوکاری شما تغییر کند، کاملا منطقی است که وب‌سایت‌تان نیز متناسب با آن تغییر کند.
وبسایت شما باید با نیازهای متغیر سازمان‌تان سازگار باشد و در صورت به وجود آمدن اهداف جدید از آنها حمایت کند. این کتابچه راهنما پنج نکته کلیدی را ارائه کرده که به کمک آنها می‌توانید وب‌سایت‌تان و عملکردش را به دقت ارزیابی کنید. این نکات در ادامه آمده‌اند.
1- اهداف‌تان تغییر کرده‌اند:
اینجا معیارهای شما وارد عمل می‌شوند. ممکن است هدف وبسایت شما افزایش آگاهی از نام تجاری سازمان‌تان باشد. در این صورت استفاده از این وبسایت برای جذب داوطلب چندان موثر نخواهد بود. هدف وب‌سایت‌تان را به درستی بشناسید و تنها در صورت لزوم در وبسایت تجدید ساختار کنید.
2- تغییراتی که ناشی از نیاز به بهبود دادن است:
شاید وبسایت شما بازدیدکنندگان زیادی دارد، اما کمک‌های مالی زیادی از طریق آن انجام نمی‌شود. این می‌تواند نشان دهد که تجربه کاربری وبسایت شما آن طور که باید مورد پسند نیست. هرچه زودتر باید آن را تغییر دهید!
3- وبسایت شما مانند گذشته پاسخگوی نیازهای مخاطبان‌تان نیست:
اگر اطمینان حاصل کنید که وبسایت شما به بهترین شکل در دسترس است، می‌توانید مطئمن شوید که هر کس در هر زمانی که بخواهد می‌تواند با سازمان شما تعامل داشته باشد. به روزرسانی‌های «دستورالعمل‌های دسترسی» کنسرسیوم شبکه جهانی وب را پیگیری کنید و به بازخوردهای کاربران خود گوش دهید تا مطمئن شوید که نیازهای آنان را برآورده می‌کنید.
4- وبسایت شما در حال عقب افتادن از رقبا است:
وبسایت سازمان‌های نیکوکاری دیگر را زیر نظر داشته باشید تا بتوانید اطمینان حاصل کنید که محتوا و طراحی وبسایت شما آن طور که باید رقابتی و به‌روز است. الهام گرفتن در هر جایی می‌تواند انجام شود و ایده‌های جدید می‌توانند به شما در رسیدن به مخاطبان جدید نیز کمک کنند.
5- اهداف شما محقق نمی‌شوند:
مثل همیشه بهترین راه برای تشخیص اشتباه‌تان این است که به داده‌ها نگاه کنید. اهداف شما در کجا با شکست مواجه می‌شوند؟ به خاطر داشته باشید که آزمون و خطا کردن بدون انجام خطا و اشتباه، معنایی ندارد. دریابید که چه چیزی نیاز به بهبود دارد و در صورت لزوم تغییرات را اعمال کنید.
البته این پنج مرحله انتهای ماجرا نیستند. مراقبت از وبسایت فقط برای یک بار نیست و در واقع هرگز تمام نمی‌شود. می‌توان گفت وبسایت شما نسخه دیجیتالی از چمن حیاط جلویی سازمان شماست که نیاز به مراقبت و رسیدگی دارد. وقتی که افراد نام سازمان یا هدف‌تان را جستجو می‌کنند، اولین چیزی که با آن برخورد می‌کنند، وبسایت شماست. این وبسایت شماست که آنها را به سمت در ورودی هدایت می‌کند یا از آن پس می‌زند.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.