دوره «اجرایی‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌های نیکوکاری» ویژه موسسه‌های دارای گواهی اعتماد برگزار شد

جلسه ۱: از ارزیابی تا عمل

جلسه ۱ از دوره «اجرایی‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌های نیکوکاری» روز دوشنبه ۹ شهریور، با حضور ۳۳ نفر از مدیران و کارشناسان ۲۰ موسسه نیکوکاری و سازمان مردم‌نهاد برگزار شد.

در این جلسه، مدیریت دانش از منظر تبدیل نتایج ارزیابی به اقدام عملیاتی بررسی شد. شرکت‌کنندگان با مرور مفاهیم مطرح‌شده در جلسه پیشین آنلاین، از جمله دانش ضمنی و صریح، فرایندهای مدیریت دانش، اصول مستندسازی و روش‌های ساده استخراج دانش ضمنی، به مرحله تدوین نقشه راه اجرایی مدیریت دانش رسیدند. در این مسیر یکی از مهم‌ترین ابزارهای مورد استفاده، ابزار خودارزیابی و نتایج آن بود.

در همین راستا، یکی از محورهای اصلی کارگاه، اتصال استاندارد افرا به مدیریت دانش بود. در این بخش، هفت بُعد استاندارد افرا از منظر مدیریت دانش بررسی شد تا سازمان‌ها بتوانند با استفاده از نتایج خودارزیابی، نقاط آسیب‌پذیر در زمینه حفظ و انتقال دانش و همچنین ظرفیت‌های خود برای توسعه مدیریت دانش را شناسایی کنند.

در ادامه، وضعیت مدیریت دانش سازمان‌ها بر اساس سطح آمادگی آنها بررسی و روش اولویت‌بندی اقدامات بر مبنای دو شاخص تکرارپذیری فرایند و ریسک وابستگی به افراد تشریح شد. بر این اساس، انتخاب یک فرایند با ریسک بالا و تکرارپذیری متوسط تا بالا به‌عنوان فرایند پایلوت، نقطه شروع نقشه راه ۹۰ روزه مدیریت دانش قرار گرفت.

همچنین شرکت‌کنندگان با نمونه‌هایی از اقدامات سریع و قابل اجرا، مانند ایجاد مخزن مشترک برای فایل‌ها، استانداردسازی صورت‌جلسات، کدگذاری فایل‌ها، برگزاری جلسات درس‌آموخته، تدوین دستورالعمل‌های اجرایی و طراحی چک‌لیست‌ها آشنا شدند.

خروجی مورد انتظار از این فرایند، تدوین نقشه راه مدیریت دانش هر سازمان شامل وضعیت موجود، فرایند پایلوت، هدف سه‌ماهه، ابزار دیجیتال، مسئول یا «قهرمان دانش» و اقدامات سریع ۳۰ روز نخست است. در پایان نیز از شرکت‌کنندگان خواسته شد تا جلسه آینده، نقشه راه مدیریت دانش سازمان خود را تدوین کنند.

جلسه ۲: نقشه راه مدیریت دانش

جلسه دوم دوره نیز روز دوشنبه ۱۶ شهریور با حضور ۲۷ نفر از مدیران و کارشناسان ۱۸ موسسه نیکوکاری برگزار شد. این جلسه به ادامه مسیر اجرایی‌سازی مدیریت دانش و تمرین برخی ابزارها و روش‌های عملی اختصاص داشت.

در بخش نخست جلسه، شرکت‌کنندگان نقشه راه مدیریت دانش خود را مرور کردند و با نمونه‌هایی از «دستاوردهای سریع» برای کاهش نشت دانش و ایجاد نظم در اطلاعات و مستندات سازمان آشنا شدند؛ اقداماتی مانند تهیه فهرست ارتباطات، ایجاد تقویم سازمانی، طراحی چک‌لیست خروج افراد، ایجاد ساختار استاندارد پوشه‌بندی و یکدست‌سازی نام‌گذاری فایل‌ها.

در ادامه، تمرین‌هایی درباره سامان‌دهی فایل‌ها و مستندات سازمانی برگزار شد. در این بخش، موضوعاتی مانند طراحی ساختار پوشه‌بندی، تعیین سطح دسترسی افراد و ایجاد قواعد مشخص برای نام‌گذاری فایل‌ها مورد بررسی قرار گرفت.

بخش دیگری از جلسه به مستندسازی تجربیات و برگزاری جلسات درس‌آموخته‌ها اختصاص داشت. شرکت‌کنندگان در قالب یک تمرین گروهی، تجربه یک پروژه را بررسی کردند و با اصول برگزاری جلسه‌ای آشنا شدند که هدف آن یادگیری و بهبود فرایندهاست، نه یافتن مقصر؛ و در نهایت، هر درس‌آموخته به یک اقدام مشخص برای آینده تبدیل می‌شود.

همچنین در جلسه دوم، کاربرد هوش مصنوعی در فعالیت‌های سازمان‌های نیکوکاری مورد توجه قرار گرفت. شرکت‌کنندگان با اجزای یک پرامپت مناسب شامل تعیین نقش، وظیفه، الزامات و دستورالعمل آشنا شدند و نمونه‌هایی از کاربرد این روش در تهیه گزارش برای خیرین، تولید محتوای کمپین‌ها و تدوین گزارش‌های ارزیابی داخلی را تمرین کردند. در همین راستا، انجمن حامی، از موسسه‌های دارنده گواهی ۱ ساله افرا نیز ارائه‌ای از نحوه استفاده خود از هوش مصنوعی به حاضران ارائه داد.

این دوره با هدف کمک به سازمان‌های نیکوکاری برای حرکت از شناخت وضعیت موجود به اجرای گام‌های عملی در حوزه مدیریت دانش برگزار شد؛ مسیری که می‌تواند به حفظ تجربه‌ها و دانش سازمانی، کاهش وابستگی فرایندها به افراد و استفاده مؤثرتر از دانش در تصمیم‌گیری و بهبود مستمر کمک کند.

ایان ذکر است که افراد در پایان دوره، گواهی حضور در دوره دریافت خواهند کرد.