مسئله‌ای که همه می‌شناسند
سازمان‌های نیکوکاری برای انجام ماموریت‌شان به کارکنان و داوطلبانی تکیه دارند که دانش، تجربه و انگیزه‌شان را در اختیار سازمان می‌گذارند. وقتی یک نیروی باتجربه می‌رود، بخشی از دانش سازمانی، ارتباطات و تجربه انباشته هم با او می‌رود و پیدا کردن جایگزین همیشه آسان نیست. در یک سال گذشته و در پی چند بحران، این مسئله جدی‌تر شد. در جنگ ۴۰ روزه، ۵۶ درصد سازمان‌ها مشارکت داوطلبانشان به شکل قابل توجهی کم شد و در برخی سازمان‌ها این کاهش به ۹۰ درصد رسید.
آمدن، ماندن، رفتن
دکتر ابوالعلایی بحث را با مدل «آمدن، ماندن، رفتن» شروع کرد. پیشنهاد ایشان در جلسه این بود که به کارکنان مثل مشتریان نگاه کنیم: همان دقتی که برای جذب، حفظ و از دست دادن مشتری به خرج می‌دهیم، در بهبود تجربه همکاری هم لازم است. چند نکته‌ای که در ارائه پررنگ بود:
- در ورودی را جدی بگیرید. به گفته او، اگر می‌خواهید در خروج سازمان بسته شود، باید در ورودی را جدی‌تر کنترل کنید. روشن کردن انتظارات دو طرف در زمان استخدام، مهم‌ترین اقدام پیشگیرانه است.
- نقش مافوق مستقیم. به استناد گالوپ، سهم مافوق مستقیم در تصمیم کارکنان برای ماندن یا رفتن ۷۵ درصد است. برای همین نگهداشت کارکنان فقط کار واحد منابع انسانی نیست و همه مدیران در آن مسئول‌اند.
- سه دلیل متفاوت برای ماندن: «می‌مانم چون مایلم»، «می‌مانم چون مجبورم» و «می‌مانم تا ادای دین کنم». هر کدام از این‌ها نوع متفاوتی از تعهد است.
- هزینه رفتن فقط استخدام جایگزین نیست. افت تدریجی بهره‌وری فردی که تصمیم به رفتن گرفته، فشاری که روی همکاران باقی‌مانده می‌آید، دانش و ارتباطاتی که از دست می‌رود و آسیب به برند سازمان هم بخشی از این هزینه است.
- داوطلبان و حامیان هم می‌روند. آنچه آنها را نگه می‌دارد مفید بودن، دیده شدن و احساس اهمیت است.
- کارکنان بومرنگ. بازگشت همکاران شایسته سابق ریسک کمتری دارد و به همکارانی که مانده‌اند هم پیام مهمی میدهد.
یکی از توصیه‌های کلیدی ارائه این بود: اگر می‌خواهید همکاران شایسته بمانند، چیزهایی به آنها بدهید که اگر امروز می‌خواستید فردی با توانایی آنها را استخدام کنید، باید می‌دادید. ارائه با یک چک‌لیست خودارزیابی برای مدیران تمام شد، با پرسش‌هایی مثل اینکه «آیا از شنیدن تصمیم همکارتان برای رفتن تعجب کردید؟» و «آخرین بار کی برای شنیدن حرف‌های او وقت گذاشتید؟»
طرح پژوهش پایداری سرمایه انسانی چیست؟
این پژوهش در پاسخ به دغدغه‌هایی شکل گرفته که سازمان‌های نیکوکاری بارها درباره جذب، نگهداشت و خروج نیروهای موظف و داوطلب مطرح کردهاند. هیچ گزارشی به اندازه تجربه زیسته خود سازمان‌ها دلایل ماندن و رفتن نیروها را روشن نمی‌کند. برای همین، این پژوهش پاسخ را در تجربه خود سازمان‌ها جست‌وجو میکند. راهبری علمی طرح با دکتر ابوالعالیی است، تسهیلگری آن با آموزش افراست و سازمان‌های نیکوکاری شریک پژوهش‌اند.
مسیر همراهی سازمان‌ها در این طرح دو ماه طول می‌کشد:
۱. اعلام همکاری: پس از تایید تصمیمگیرنده سازمان (مدیرعامل، مدیر ارشد یا هیئتمدیره) و به‌صورت داوطلبانه
۲. معرفی همکاران پیشین: کارکنان و داوطلبانی که در دو سال گذشته خودشان همکاری را ترک کردهاند، در چارچوب قرارداد همکاری و با حفظ محرمانگی اطلاعات
۳. گردآوری تجربه‌ها: پرسشنامه و مصاحبه‌های فردی و گروهی توسط تیم افرا، پس از توجیه افراد و کسب رضایت آنها
۴. تحلیل و تدوین راهنما: تحلیل یافته‌ها در کنار تجربه سازمان‌های موفق و الگوهای معتبر، و تدوین توصیه‌ها و دستورالعمل‌ها
سازمان‌های همراه چه به دست می‌آورند؟
- شناخت دلایل واقعی ماندن و رفتن نیروها، از زبان همکاران پیشین خودشان
- یادگیری در طول پژوهش، که خودش بخشی از مسیر یادگیری مدیریت سرمایه انسانی برای تیم سازمان است
- دسترسی به راهنمای عملیاتی و دستورالعمل‌های طرح
- معرفی به‌عنوان «موسسه همراه» در پایان طرح
حاصل این پژوهش فقط به سازمان‌های شرکت‌کننده نمی‌رسد. دانشی بومی درباره ماندن، رفتن و بازگشت نیروها ساخته میشود که در اختیار همه سازمان‌های نیکوکاری قرار می‌گیرد.
دغدغه‌های مدیران
در بخش پرسش و پاسخ، همه ابهامات و سوالات موجود در خصوص طرح پژوهش مطرح شد.
دغدغه‌های مدیران درباره مشارکت در طرح
این پرسش‌ها در بخش پایانی نشست معرفی طرح، در گفت‌وگوی مدیران حاضر با آقای دکتر ابوالعلایی، سرپرست پژوهش و متخصص و مشاور منابع انسانی، مطرح شد.
۱پیش از اعلام مشارکت، میتوانیم با هیئتمدیره مشورت کنیم؟
بله، و توصیه میشود این کار را بکنید. مشارکت در طرح داوطلبانه است و پس از تایید تصمیمگیرنده سازمان (مدیرعامل، مدیر ارشد یا هیئتمدیره) اعلام میشود. اگر در این مشورت پرسشی پیش آمد، با آموزش افرا در تماس باشید.
۲سراغ کدام همکاران سابق میرویم؟
کارکنان و داوطلبانی که در دو سال گذشته، خودشان همکاری را ترک کردهاند؛ بهویژه نیروهایی که سازمان میخواست نگهشان دارد اما نتوانست. قرار نیست با همه افرادی که زمانی در سازمان بوده‌اند تماس گرفته شود.
۳رجوع به برخی همکاران سابق و باز کردن مسائل قدیمی برای ما سخت است. چه کنیم؟
دامنه طرح محدود است: فقط کسانی که در دو سال گذشته و به تصمیم خودشان جدا شدهاند. از سوی دیگر، اگر تماس مستقیم سازمان با فردی ملاحظهای دارد، افرا میتواند واسط این ارتباط باشد.
۴مصاحبهها را چه کسی انجام میدهد؟
مصاحبهها را تیم افرا، پس از توجیه افراد و کسب رضایت آنها، انجام میدهد. اصل کار، فراهم کردن فضای امن برای گفتوگوست؛ برای همین قرار نیست همکاران یک سازمان با یکدیگر مصاحبه کنند.
۵سازمان چطور افراد را برای مصاحبه معرفی میکند؟
در نشست دو روش مطرح شد:
- سازمان برای هر فرد پروفایلی کوتاه آماده کند تا مصاحبه با آگاهی از دیدگاه سازمان و مدیرعامل درباره او انجام شود.
- سازمان فهرستی از کارکنانی که رفتهاند را همراه با دلایل ترک کارشان در اختیار سرپرست پژوهش بگذارد تا انتخاب افراد برای مصاحبه از میان این فهرست انجام شود.
۶اگر همکار سابق فقط از تجربههای مثبتش بگوید، باز هم برای پژوهش مفید است؟
بله. این پژوهش فقط درباره نقاط ضعف نیست. فهمیدن اینکه چه چیزهایی در یک سازمان درست کار کرده و داستانهای موفقیت به همان اندازه برای یادگیری مهماند.
۷نتایج مصاحبهها به مدیران سازمان بازخورد داده میشود؟
بله، با حفظ هویت فرد پاسخدهنده. تحلیل کلی و موارد مطرحشده به مدیران سازمان منتقل میشود. محرمانگی اطلاعات و رضایت افراد در همه مراحل رعایت میشود.
۸تحلیل مربوط به کارکنان موظف و داوطلبان جداست؟
بله. تجربه نیروهای موظف و داوطلب جداگانه تحلیل میشود.
۹برای تعداد افرادی که سازمان معرفی میکند محدودیتی هست؟
خیر، محدودیتی وجود ندارد. پیشنهاد ما این است که تا جای ممکن افراد بیشتری معرفی شوند؛ هرچه تجربههای بیشتری شنیده شود، تصویر دقیقتری از دلایل ماندن و رفتن نیروها به دست می‌آید.
این طرح در آبان ۱۴۰۵ آغاز میشود و خروجی آن با خوانندگان افرا به اشتراک گذاشته خواهد شد.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالش‌ها و راهکارهای استفاده‌شده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دی‌ماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفت‌وگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تاب‌آوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.