اولین کارگاه آبان با حضور ۴۱ نفر از ۳۳ سازمان نیکوکاری برگزار شد: چطور با خودارزیابی سازمان خود را بهبود و رشد دهیم؟ 

پیش از راه‌حل، مسئله را دقیق کنیم

سجاد ابوالحسنی کارگاه را با موقعیتی آشنا برای بیشتر مدیران شروع کرد: جلسه‌ای که در آن، درباره کم شدن حمایت‌ها، هر کس از زاویه خودش راه‌حلی پیشنهاد می‌دهد. یکی حضور بیشتر در شبکه‌های اجتماعی را پیشنهاد می‌کند و دیگری استخدام کارشناس جذب منابع را. اما هنوز کسی نپرسیده است که حامیان چرا حمایت‌شان را تمدید نکرده‌اند. به گفته او، وقتی منابع سازمان محدود است، هر تصمیمی که بر پایه حدس گرفته شود جای چند کار دیگر را می‌گیرد.

بعد از آن، مسیر بهبود در شش قدم معرفی شد:

1. دغدغه
2. تشخیص مسئله
3. شاهد و ریشه
4. هدف و اثر
5. آزمون تغییر
6. سنجش و یادگیری

مدرس برای جدا کردن «دغدغه»، «نشانه» و «مسئله» این مثال را زد: «داوطلبان زود می‌روند» یک دغدغه است. «از ۲۰ داوطلبی که بهار آمدند، ۸ نفر تا تابستان ماندند» نشانه‌ای است که می‌شود آن را شمرد. اما مسئله این است که داوطلب تازه‌وارد نه دوره آشناسازی دارد و نه شرح وظیفه مکتوب. به گفته ابوالحسنی، «برای دغدغه نمی‌شود برنامه نوشت؛ برای مسئله می‌شود.»

خودارزیابی افرا کجای این مسیر است؟

در بخش دوم، جایگاه خودارزیابی در این مسیر توضیح داده شد. نقشه هفت‌بعدی خودارزیابی کمک می‌کند مسئله پیدا شود، پرسش‌های آن نشان می‌دهند چه شاهدی باید جمع شود و تکرار خودارزیابی بعد از اصلاح نشان می‌دهد تغییر واقعا اتفاق افتاده یا نه. مدرس تاکید کرد که این ابزار جای گفت‌وگو و تصمیم مدیران را نمی‌گیرد. هدف گرفتن نمره بالا نیست، هدف دیدن تصویر درست است.

ابوالحسنی به دو لایه پرسش‌های خودارزیابی هم اشاره کرد. لایه اول می‌پرسد سازمان یک رویه را دارد یا نه و لایه دوم می‌پرسد آن رویه چقدر درست اجرا و به‌روز می‌شود. به گفته او، «فاصله میان «مورد x را در سازمان داریم اجرا می‌شود»، همان جایی است که کار مدیریتی شروع می‌شود.» او سه خطای رایج در پاسخ دادن را هم برشمرد: پاسخ دادن بر اساس برنامه‌های آینده، «بله» گفتن به رویه‌ای که فقط روی کاغذ مانده، و هدف گرفتن نمره. پیشنهاد او این بود که پرسش‌های هر بعد از خودارزیابی با حضور مسئول همان حوزه پاسخ داده شود.

یک مثال، از دغدغه تا برنامه ۹۰ روزه

در بخش سوم و چهارم، شش قدم روی مثال یک سازمان آموزشی نمونه اجرا شد که ۴ نفر از ۱۰ حامی مالی‌اش حمایت خود را تمدید نکرده بودند. خودارزیابی نشان داد که گزارش‌دهی به حامیان رویه مدونی ندارد. بررسی سه گزارش آخر هم نشان داد دو گزارش با تاخیر ارسال شده‌اند، چون رقم هزینه‌کرد ۱۸ روز بعد از پایان ماه آماده می‌شد. یکی از نکته‌های این بخش این بود که پایین‌ترین نمره لزوما اولویت اول نیست. اولویت را دغدغه سازمان، اثر بر ماموریت و توان اجرای فعلی تعیین می‌کند.

شرکت‌کنندگان در ادامه دیدند که چطور می‌شود برای این مسئله هدفی بر اساس اثر نوشت، پنج سنجه تعریف کرد و تغییر را پیش از اجرای کامل، در مقیاس کوچک آزمود. راهکاری که در این مثال نتیجه داد هزینه زیادی نداشت: یک تقویم مشترک و یک مسئول مشخص برای هر گزارش، بدون خرید نرم‌افزار یا استخدام نیروی جدید.

پرسش‌های شرکت‌کنندگان: سرمایه انسانی و کاهش عواید مالی

بخش مهمی از کارگاه به پرسش و پاسخ و تبادل نظرات گذشت. پرسش‌ها و نظرات شرکت‌کنندگان بیشتر درباره چالش‌هایی بود که این روزها سازمان‌های نیکوکاری با آنها درگیرند، به‌خصوص حفظ و توسعه سرمایه انسانی و کم شدن عواید مالی. ابوالحسنی در پاسخ‌ها نشان داد که چطور می‌شود همین چالش‌ها را با ابعاد مرتبط در خودارزیابی دنبال کرد و از دل آنها به مسئله‌ای مشخص رسید.

هوش مصنوعی برای تحلیل گزارش خودارزیابی

بخش پایانی کارگاه به استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی مثل ChatGPT و Claude اختصاص داشت. مدرس با یک پرامپت ساده که وضعیت فعلی یک سازمان فرضی را توصیف می‌کرد، نشان داد که چطور می‌شود یافته‌ها و توصیه‌های گزارش خودارزیابی را به این ابزارها داد و از آنها برای تحلیل دقیق‌تر گزارش و ساخت یک برنامه ۹۰ روزه کمک گرفت. او همچنین چند معیار برای نقد پاسخ هوش مصنوعی مطرح کرد: آیا پاسخ به داده‌های سازمان وفادار مانده است؟ آیا با توان واقعی سازمان جور است؟ آیا برای هر کار یک مسئول انسانی مشخص کرده است؟ او یادآوری کرد که اطلاعات شناسایی‌کننده مددجویان و حامیان نباید وارد ابزارهای عمومی شود.

در نهایت، سجاد ابوالحسنی مدیرعامل افرا، نوید عرضه یک ابزار جدید مبتنی بر هوش مصنوعی در کنار خودارزیابی را در آینده‌ای نزدیک داد.

کارگاه با یک پیشنهاد عملی به پایان رسید: هر سازمان تا یک هفته آینده دغدغه اصلی خود را بنویسد و خودارزیابی هفت بعد سازمان خود را انجام دهد. ابوالحسنی گفت قدم‌های بعدی، یعنی جمع کردن شاهد، انتخاب مسئله و ساختن برنامه، بدون این قدم اول شروع نمی‌شوند.

مدرسه مدیریتی افرا این کارگاه را در راستای توانمندسازی مدیران سازمان‌های نیکوکاری و به صورت رایگان برگزار کرده است.

خودارزیابی افرا چیست؟

ابزار خودارزیابی افرا یک ابزار آنلاین و رایگان است که سازمان‌های نیکوکاری و مردم‌نهاد با آن، شیوه اداره خود را در هفت بعد استاندارد افرا می‌سنجند: حاکمیت سازمانی، برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی، سرمایه انسانی، ارتباطات، مالی، فناوری و بهبود مستمر. مدیرعامل سازمان از طریق پورتال موسسه‌های نیکوکاری افرا وارد ابزار می‌شود و به پرسش‌های هر بعد پاسخ می‌دهد. خروجی کار یک گزارش مدیریتی است که نمره هر بعد، نقاط قوت، موارد قابل بهبود و موارد قابل بهبود جدی را همراه با توصیه‌های عملی نشان می‌دهد. پیشنهاد افرا این است که خودارزیابی به صورت تیمی و با حضور مسئول هر حوزه انجام شود و هر ۳ ماه تکرار شود تا اثر اقدامات اصلاحی قابل سنجش باشد.