به‌کارگیری فناوری‌های مرتبط، بازوی توانمند موسسات نیکوکاری در مستندسازی، مدیریت دانش، سرعت‌بخشی به تصمیم‌گیری و عملیات، ارتقای کیفیت تصمیمات، و بهبود و توسعه خدمات است. هر چقدر این بعد توسعه‌یافته‌تر باشد، وابستگی سازمان به تصمیمات فردی کمتر می‌شود و فعالیت‌ها سیستماتیک‌تر پیش می‌روند و در نتیجه، فارغ از توانمندی‌های فردی اعضای خود، به پایداری مناسب می‌رسند.
فناوری می‌تواند شفافیت مالی و عملکردی سازمان چه در داخل و چه در مقابل ذی‌ربطان را نیز تسهیل کند. بدون داشتن توانمندی مناسب سخت‌افزاری، نرم‌افزاری و امنیتی، و زیرساخت کارآمد فناوری اطلاعات هیچ موسسه‌ای نمی‌تواند در زمینه مدیریت به سطح مناسبی از توسعه دست یابد. با توجه به شتاب تحولات این حوزه، لازم است هر موسسه‌ای بداند چه موقع و به چه دلیل ضرورت دارد تا زیرساخت فناوری خود را نوسازی کند و توسعه دهد.
استاندارد افرا با ارزیابی موسسات از لحاظ به‌کارگیری فناوری در فعالیت‌ها، فرایندها و سیستم‌ها، تصمیم‌گیری و ارائه خدمات، به آن‌ها کمک می‌کند کاراتر، اثربخش‌تر، چابک‌تر و با خطای کمتر فعالیت کنند.
اجزای یک نظام فناوری
اجزای یک نظام فناوری موثر از منظر تکنولوژیک در پنج دسته قابل بررسی هستند:
- نرم‌افزارها شامل مواردی مانند مدیریت فرایندها، ارتباط با ذی‌ربطان، حسابداری، وب‌سایت، مدیریت اسناد
- سخت‌افزارها شامل تجهیزات و به‌روز بودن آن‌ها
- امنیت شامل مواردی مانند تجهیزات، قابلیت نفوذ سیستم‌ها، مقاومت وب‌سایت
- ارتباطات
- توسعه و نگهداشت
از منظر کارکرد، این نظام در قالب:
- ارائه خدمات با کیفیت بهتر، هزینه و زمان کمتر، و یا توسعه خدمات
- انجام فعالیت‌ها و فرایندها در زمان کوتاه‌تر و با خطای کمتر در چرخه PDCA (Plan – Do – Check – Act)، و بهبود سرعت و چابکی در فعالیت‌ها و
- تصمیم‌گیری مدیریت بر مبنای اطلاعات از محیط و عملیات، و مدیریت لحظه‌ای بر فعالیت‌ها
قابل بررسی است.
نکات استفاده از فناوری
زمانی که سازمان خود را در وجه فناوری مورد ارزیابی قرار می‌دهید باید دستکم به این موارد توجه داشته باشید:
- وب‌سایت سازمان فعال باشد و به‌روزرسانی شود. به علاوه، از شبکه‌های اجتماعی نیز به خوبی و به شکل برنامه‌ریزی شده بهره گرفته شود.
- فعالیت‌های اصلی سازمان در زمینه‌های مالی، منابع انسانی و کمک‌های مردمی مبتنی بر سیستم‌های نرم‌افزاری راه‌اندازی شده باشد.
- حسابداری و عملیات مالی سازمان بر بستر فناوری باشد.
- به استفاده مناسب از نرم‌افزار در حوزه ارتباط با ذی‌نفعان توجه شود و برای آن در آینده قابل قبولی عزم استفاده و توسعه وجود داشته باشد. تلاش شود تعامل با ذی‌نفعان بر بستر فناوری انجام شود.
- اطلاعات تماس نیکوکاران و جامعه هدف خدمت در یک پایگاه داده که به‌روزرسانی می‌شود نگهداری شود.
- مستندسازی و کنترل مستندات، مدارک و مکتوبات بر بستر فناوری، به شکل سیستمی و یکپارچه و با تعریف سطوح دسترسی انجام شود.
- سازمان برای ارائه خدمات خود به شکل مطلوب‌تر، مجهز به فناوری باشد. به علاوه، برای مدیریت پروژه‌های خود به شکل مناسب‌تر نیز از فناوری استفاده کند.
- روند تکنولوژی‌های روز در ارائه خدمات بهتر یا متفاوت به جامعه هدف دائما پایش شود و بررسی شود که کدام یک از آن‌ها برای سازمان مناسب است و قابلیت استفاده دارد و برای تامین و ایجاد زیرساخت‌های مورد نیاز و به‌کارگیری آن‌ها برنامه‌ریزی و اقدام شود.
- مدیریت سازمان در زمینه استقرار سیستم‌های نرم‌افزاری با توجه کافی به این‌که چه سیستمی و چرا برای سازمان مناسب است، تصمیم‌گیری کند و خودش هم کاربر سیستم باشد. به علاوه، با اتکای اطلاعات سیستم‌های نرم‌افزاری و استفاده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت تصمیم‌گیری کند.
- سازمان برای حفاظت از داده‌ها هم مجهز به فناوری باشد.
- در سازمان برای توسعه فناوری، مسئول مشخص و برنامه مدون وجود داشته باشد. مدیریت هزینه این سیستم‌ها نیز انجام شود. به علاوه، نحوه عملکرد، مشابه بخش‌های دیگر سازمان به شکل منظم پایش شود.
- آشنایی و آموزش کاربری سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری‌های جدید در سازمان پیگیری و انجام شود.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.