هیات مدیره سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد

سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد نقش مهمی در رسیدگی به مسائل اجتماعی و ارائه خدمات به جوامع ایفا می‌کنند. صرف‌نظر از نوع مأموریت یا وضعیت این سازمان‌ها، همه‌ی آن‌ها به جهت‌گیری و نظارت شفاف نیاز دارند. این نظارت عمدتاً توسط هیات مدیره که نهادی حاکم و متشکل از افرادی با مهارت‌های مختلف و تمایل به موفقیت سازمان است، صورت می‌گیرد. هیات مدیره بخشی حیاتی از این سازمان‌هاست، زیرا مسئولیت نظارت بر استراتژی، امور مالی و عملیات سازمان را بر عهده دارد.

در گذشته، بسیاری از سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد، افراد خوش‌نام و ثروتمند را برای عضویت در هیات مدیره انتخاب می‌کردند، به این امید که ارتباطات و منابع مالی این افراد به افزایش ارتباطات و منابع سازمان کمک کند. اما با گذشت زمان، بسیاری از این سازمان‌ها به اهمیت انتخاب افرادی پی بردند که علاوه بر داشتن ارتباطات، دل‌سپرده و مشتاق به موفقیت سازمان باشند.

سازمان‌ها باید به دنبال افرادی باشند که علاقه واقعی به موفقیت سازمان داشته باشند. انتخاب افرادی صرفاً به دلیل داشتن ارتباطات، ممکن است به سوالات کلیدی پاسخ ندهد، از جمله: آیا این عضو هیات مدیره واقعاً می‌خواهد سازمان ما موفق شود؟ آیا او برای هدایت و مدیریت سازمان تلاش خواهد کرد؟ آیا به تصمیمات او در راستای اهداف سازمان اعتماد دارم؟

در واقع، باید اعضای هیات مدیره‌ای را انتخاب کنید که با انگیزه و اشتیاق به شما در پیشبرد ماموریت سازمان کمک کنند. برای انتخاب بهترین اعضای هیات مدیره و استفاده بهینه از منابع سازمانی خود، ابتدا به پرسش ابتدایی می‌پردازیم: هیات مدیره چیست؟

هیات مدیره سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد چیست؟

هیات مدیره یک سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد شامل گروهی از افراد است که برای هدایت و نظارت بر عملیات سازمان انتخاب می‌شوند. این هیات مسئولیت تعیین ماموریت، استراتژی و اهداف سازمان را بر عهده دارد و از اجرای فعالیت‌ها مطابق با استانداردهای قانونی و اخلاقی اطمینان حاصل می‌کند. همچنین، هیات مدیره مسئولیت تضمین ثبات مالی و پایداری سازمان را نیز بر عهده دارد.

تقریباً تمام سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد دارای یک هیات مدیره هستند که نقش نهاد حاکم را ایفا می‌کند. برخی از این سازمان‌ها علاوه بر هیات مدیره، ممکن است اعضای حاکمیتی نیز داشته باشند. اما حتی در سازمان‌هایی که توسط اعضا اداره می‌شوند، هیات مدیره همچنان نهاد اصلی حاکمیت به شمار می‌آید.

تعداد اعضای هیات مدیره سازمان‌های نیکوکاری معمولاً بین سه تا ۶ نفر است، اما معمولاً نقش‌ها و مسئولیت‌هایی به برخی از اعضا واگذار می‌شود که از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. سه عنوان مهم و رایج در هیات مدیره عبارتند از:

• رئیس هیات مدیره: رئیس هیات مدیره، رهبری هیات را بر عهده دارد و بر تمام امور و فعالیت‌های هیات نظارت می‌کند. او جلسات هیات مدیره را برگزار و دستور جلسه‌ها را تنظیم می‌کند. این فرد بر تمام امور هیات نظارت دارد و به عنوان اصلی‌ترین عضو گروه عمل می‌کند. هرچند ممکن است این فرد همزمان به عنوان مدیر اجرایی یا مدیرعامل نیز فعالیت کند، اما نقش‌های رئیس هیات و مدیر اجرایی و مدیرعامل از هم مجزا هستند. نقش رئیس هیات در حوزه حکمرانی است، در حالی که نقش مدیر عامل یا مدیر اجرایی به مدیریت روزانه سازمان مربوط می‌شود.
• دبیر: دبیر مسئول ثبت و بایگانی صورت‌جلسات هر نشست هیات مدیره است؛ این صورت‌جلسات شامل مباحث و رای‌گیری‌های انجام‌شده می‌باشد. همچنین، دبیر مسئول پیگیری فعالیت‌های سازمان است تا اطمینان حاصل کند که تمامی اقدامات مطابق با آیین‌نامه‌های سازمان صورت می‌گیرد. به‌علاوه، دبیر معمولاً اطلاعات تماس اعضای هیات را نگهداری می‌کند تا به اطلاع‌رسانی درباره جلسات آتی بپردازد.
• خزانه‌دار: خزانه‌دار، مسئول ثبت دقیق سوابق مالی سازمان از جمله دریافت‌ها و پرداخت‌ها است. این فرد معمولاً یکی از امضاکنندگان حساب‌های بانکی سازمان است، اگرچه نباید تنها امضاکننده باشد. این فرد ممکن است عضوی از تیم مالی سازمان باشد یا حداقل در ارتباط مداوم با آن‌ها قرار گیرد. اگر سازمان نیاز به انجام حسابرسی مالی داشته باشد، خزانه‌دار نتایج حسابرسی را ارائه می‌دهد. علاوه بر این، خزانه‌دار مسئول نظارت بر وضعیت مالی سازمان است. این نقش اهمیت زیادی دارد زیرا به سایر اعضای هیات و مدیران در جریان وضعیت مالی سازمان قرار می‌دهد.

به‌طور کلی، اعضای هیات مدیره (و کل تیم) چند بار در سال برای تصمیم‌گیری و اطمینان از پیشرفت سازمان در راستای اهداف تعیین شده ملاقات می‌کنند. توصیه مهم این است که فاصله زمانی جلسات کوتاه باشد تا تمامی اعضا از وضعیت سازمان آگاه شوند و بتوانند نقش خود را در هدایت و جهت‌دهی سازمان ایفا کنند.

چرا هیات مدیره برای سازمان‌های نیکوکاری اهمیت دارد؟

همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، هیات مدیره سازمان نیکوکاری مسئولیت حکمرانی سازمان را بر عهده دارد، در حالی که مدیر اجرایی و اعضای تیم، امور روزانه سازمان را مدیریت می‌کنند. اما تفاوت این دو چیست؟

• حکمرانی: حکمرانی سازمان‌های نیکوکاری شامل نظارت بر سازمان، برنامه‌ریزی کلان و تعیین جهت کلی سازمان است. هیات مدیره در این بخش نقش کلیدی دارد.
• مدیریت: مدیریت سازمان نیکوکاری به فعالیت‌های روزمره سازمان اختصاص دارد. در اصل، مدیر عامل یا مدیر اجرایی و اعضای تیم وظایف روزانه را انجام می‌دهند و برنامه‌هایی که توسط هیات مدیره تعیین شده‌اند را به اجرا درمی‌آورند.

سازمان‌های نیکوکاری به هیات مدیره نیاز دارند، نه تنها به دلیل دانش و تجربه اعضا که برای سازمان ارزشمند است، بلکه برای انجام وظایف ضروری مانند افتتاح حساب‌های بانکی، تهیه گزارش‌های سالانه و انجام خریدهای مهم نیز لازم هستند. افزون بر این، هیات مدیره به عنوان صدای راهنما برای تصمیمات بزرگ مانند تصویب بودجه‌های سالانه، قرض گرفتن پول و برنامه‌ریزی برای رشد یا سازمان‌دهی مجدد عمل می‌کند.

هنگام جذب اعضای جدید برای هیات مدیره، بهتر است افرادی با چشم‌انداز و دیدگاه کلان برای سازمان انتخاب شوند، افرادی که ایده‌های بزرگ و توانایی شناسایی مسیر رسیدن به اهداف را داشته باشند. این افراد باید در مسیر هدایت تصمیمات مهم و تعیین جهت‌گیری سازمان پیشرو باشند. در عین حال، اعضای تیم اجرایی سازمان باید افرادی باشند که بتوانند فعالیت‌های روزانه را به انجام برسانند و اقدامات لازم را برای تحقق آن چشم‌انداز انجام دهند.

البته این توضیح فرآیند جذب اعضا را ساده‌سازی می‌کند. در بخش بعدی، به جزئیات بیشتری درباره فرآیند جذب اعضای هیات مدیره سازمان پرداخته خواهد شد.

چگونه سازمان‌های نیکوکاری اعضای هیات مدیره را انتخاب و جذب می‌کنند؟

پیش از هر چیز، هیچ دستورالعمل قانونی مشخصی وجود ندارد که تعیین کند چه کسی می‌تواند عضو هیات مدیره یک سازمان نیکوکاری، خیریه یا مردم‌نهاد باشد. این بدان معنی است که انتخاب افراد مناسب برای این سمت کاملاً به خود سازمان بستگی دارد. با این حال، هنگام جذب اعضای هیات مدیره، چند نکته را باید در نظر داشت.

مهم‌ترین ویژگی که باید در یک عضو هیات مدیره خوب جستجو کرد، علاقه و تعهد به رسالت سازمان است. هنگامی که اعضای هیات مدیره با انگیزه و تعهد نسبت به رسالت شما کار می‌کنند، تصمیم‌گیری‌های بهتر و انگیزه بیشتری برای پیشبرد آن خواهند داشت.

با در نظر داشتن بنیاد رسالت، سازمان می‌تواند به «۴ ویژگی کلیدی» در فرآیند جذب اعضای هیات مدیره توجه کند:

• فرهنگ: فرهنگ سازمان بر اساس ارزش‌های اساسی استوار است که سازمان نمایندگی می‌کند. این ارزش‌ها اصولی هستند که برای سازمان درست و مناسب محسوب می‌شوند. با اطمینان از جذب اعضایی که این ارزش‌های اساسی را پذیرفته و به آن‌ها احترام می‌گذارند، می‌توان فرهنگ سازمان را به اتاق هیات مدیره منتقل کرد.
• شخصیت: شخصیت افرادی که انتخاب می‌کنید بازتابی از کل سازمان شما خواهد بود. انتخاب افرادی با شخصیت دلسوز، محترم و مهربان برای هیات مدیره، نشان‌دهنده این است که سازمان شما نیز این ویژگی‌ها را داراست.
• شایستگی: هنگام انتخاب اعضای هیات مدیره، باید مطمئن شوید که در زمینه‌های لازم شایستگی دارند. آن‌ها باید توانایی یادگیری و درک اطلاعات از جلسات و فعالیت‌های سازمان را داشته باشند. همچنین، هیات مدیره باید دارای توانایی‌های عاطفی بالا برای درک، کنترل و بیان احساسات باشد، تا بتواند در شرایط مختلف سازمان انعطاف‌پذیر باشد. علاوه بر این، اعضا باید متفکرانی عمیق و با دیدگاهی خاص باشند تا راه‌حل‌های ساده برای مشکلات پیچیده ارائه دهند.
• ارتباطات: در گذشته، سازمان‌های نیکوکاری اعضای هیات مدیره را صرفاً به دلیل داشتن دوستان ثروتمند جذب می‌کردند. با این حال، امروزه این تنها نوع ارتباطی نیست که باید در نظر گرفت. هرچند ارتباطات با افراد متمول همواره مفید است، همچنین باید اعضایی را در نظر بگیرید که به رسالت شما علاقه‌مند باشند، با جامعه هدف شما ارتباط داشته باشند و به شما در خدمت‌رسانی بهتر به جامعه کمک کنند.

هنگام جستجو برای این افراد، توصیه می‌شود از جذب کارمندان رسمی خودداری کنید. هرچند ممکن است آن‌ها تمام ویژگی‌های بالا را داشته باشند، ممکن است در نقش دوگانه تعارض منافع تجربه کنند و بیش از حد خود را درگیر کنند. اگر هنوز نمی‌دانید چه کسی را انتخاب کنید، به دنبال افرادی با تجربه در امور حکمرانی باشید.

برای پیدا کردن اعضای فعال در جامعه، می‌توانید در برنامه‌ها، سمینارها و نشست‌های مختلف در حوزه نیکوکاری شرکت کنید. شبکه‌سازی و آشنایی با افراد فعال در فضای نیکوکاری ایران فرصت‌های مناسبی را برایتان فراهم می‌کند. همچنین استفاده از فضای حرفه‌ای Linkedin‌ برای شناخت اعضای مختلف سازمان‌های نیکوکاری می‌تواند یکی از درگاه‌های آشنایی و انتخاب اعضای هیئت مدیره باشد. از آنجا که LinkedIn به کاربران اجازه می‌دهد علاقه‌مندی خود به عضویت در هیات مدیره سازمان نیکوکاری را نشان دهند، سازمان‌ها به راحتی می‌توانند افراد مناسبی که با معیارهایشان همخوانی دارند را بیابند. پس از آن، می‌توانید تحقیقات، تحلیل‌ها و مصاحبه‌های بیشتری انجام دهید تا بهترین گزینه را انتخاب کنید.

ساختار هیات مدیره سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد چگونه است؟

در حالی که سازمان‌های نیکوکاری جدید باید هیات مدیره خود را از ابتدا ساختاربندی کنند، سازمان‌های موجود ممکن است با رشد و گسترش تیم خود نیاز به بازسازی هیات مدیره داشته باشند.

در بیشتر موارد، هیات مدیره سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد با تعداد معینی از کمیته‌ها ساختاربندی می‌شود. این کمیته‌ها به هیات مدیره کمک می‌کنند تا مسئولیت‌هایی مانند انتخاب و حاکمیت، مالی و ریسک، و تصمیم‌گیری‌های اجرایی را به‌خوبی مدیریت کنند.

یک روند رایج در این بخش داشتن سه کمیته در هیات مدیره است. این ساختار کمیته‌ای ساده و قابل‌مدیریت بوده و به تسهیل فرآیندها کمک می‌کند.

ساختار سه‌قسمتی هیات مدیره معمولاً شامل کمیته‌های زیر است:

• کمیته حاکمیت: این کمیته مسئول جذب اعضای جدید هیات مدیره و ارزیابی عملکرد کلی هیات است. به‌طورکلی، این کمیته بر فعالیت‌های مختلف هیات مدیره نظارت دارد.
• کمیته امور داخلی: کمیته امور داخلی مسئول امور مالی سازمان است که شامل بررسی بودجه، خرید سرمایه، مسائل نیروی انسانی و فعالیت‌های مشابه می‌شود.
• کمیته امور خارجی: این کمیته مسئولیت ارتباطات، بازاریابی، و روابط عمومی با جامعه را بر عهده دارد. این کمیته همچنین مدیریت فعالیت‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی، که بخشی ضروری از تعامل هیات مدیره است، را بر عهده دارد.

زمانی که فعالیت‌های جدیدی مطرح می‌شوند و هیات مدیره نیاز به انجام وظایف دیگری دارد، ممکن است کارگروه‌های اضافی برای پوشش پروژه‌های خاص ایجاد شود. این کارگروه‌ها می‌توانند شامل پروژه‌هایی مرتبط با ارتباطات، برنامه‌ها، جمع‌آوری کمک‌های مالی، بازاریابی، جبران خدمات و موضوعات دیگر باشند.

وظایف هیات مدیره سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد چیست؟

هنگامی که افراد به عضویت هیات مدیره سازمان‌های نیکوکاری درمی‌آیند، از آن‌ها انتظار می‌رود که مجموعه‌ای از مسئولیت‌ها را بر عهده بگیرند. به‌طور کلی، چهار مسئولیت اصلی هیات مدیره سازمان‌های نیکوکاری عبارتند از: مسئولیت‌های قانونی و مالی، حضور در جلسات هیات مدیره، تصمیم‌گیری در مورد جبران خدمات اجرایی، و خدمت در کمیته‌ها.

۱. مسئولیت‌های قانونی و مالی

هیات مدیره سازمان‌های نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد به‌عنوان نهاد قانونی حاکم بر سازمان عمل می‌کند و ممکن است نیاز باشد که تصمیمات قانونی درباره سازمان اتخاذ کنند. هیات مدیره باید از تمامی الزامات قانونی که به سازمان اعمال می‌شود آگاه باشد و اطمینان حاصل کند که این الزامات رعایت می‌شوند.

برای مثال، اعضای هیات باید از پیامدهای احتمالی مانند پرداخت بیش از حد به کارکنان یا اتفاقاتی که ممکن است سازمان را دچار مشکل کند آگاه باشند. اگرچه اعضای هیات معمولاً شخصاً فرم‌های مالیاتی را ارسال نمی‌کنند، مسئولیت نظارت بر ارسال سالانه آن‌ها را بر عهده دارند.

۲. حضور در جلسات هیات مدیره

در جلسات هیات مدیره، اعضا باید با آمادگی کامل شرکت کرده و به تصمیم‌گیری‌ها کمک کنند. همه باید دستور جلسه را پیش از زمان مطالعه کنند و در تصمیم‌گیری‌های جلسات مشارکت کنند.

اگر فردی با عضویت در هیات مدیره موافقت کند، باید بتوانید به او به‌عنوان یک عضو قابل‌اعتماد تکیه کنید. عدم حضور در جلسات ممکن است مانع از ایفای این نقش شود.

۳. تصمیم‌گیری درباره جبران خدمات اجرایی

سازمان‌های نیکوکاری به‌عنوان سازمان‌های غیرانتفاعی تعریف می‌شوند زیرا بودجه آن‌ها به‌جای سودآوری، دوباره در سازمان و ماموریت آن سرمایه‌گذاری می‌شود. به همین دلیل، جبران خدمات مدیر اجرایی باید توسط هیات مدیره تعیین شود تا از عدالت و نظارت در این زمینه اطمینان حاصل شود.

۴. خدمت در کمیته‌ها

اعضای هیات مدیره باید در فعالیت‌ها و پروژه‌های مختلف سازمان مشارکت داشته باشند و در تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های گوناگون از طریق خدمت در کمیته‌ها همکاری کنند.

توصیه می‌شود هر عضو هیات را با کمیته‌ای که به علایق وی نزدیک است هماهنگ کنید. این کار انگیزه بیشتری برای مشارکت فعال ایجاد می‌کند و باعث می‌شود که اعضا وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهند.

جلسات هیات مدیره و مدت عضویت

جلسات هیات مدیره

اعضای هیات مدیره باید به‌طور دوره‌ای برای بررسی و تصمیم‌گیری درباره امور سازمان با هم ملاقات کنند. یکی از سوالات رایج این است که «چند وقت یک‌بار باید جلسات هیات مدیره برگزار کنیم؟» پاسخ معمول این است که «بستگی دارد!» اما به‌عنوان حداقل، یک جلسه سالانه با حضور تمامی اعضای هیات مدیره باید برگزار شود.

با این حال، این تعداد جلسات به‌تنهایی کافی نیست تا هیات مدیره بتواند به‌درستی برنامه‌ریزی و نظارت بر تمامی مسئولیت‌های خود داشته باشد. پیشنهاد می‌شود جلسات اضافی در طول سال برگزار شود تا اعضا بتوانند در مورد مسائل و تصمیمات لازم دیگر گفتگو و تصمیم‌گیری کنند.

مدت عضویت

عضویت در هیات مدیره به‌طور دائمی تعریف نشده و اکثر سازمان‌ها مدت معینی برای عضویت تعیین می‌کنند که معمولاً بین دو تا پنج سال است.

حتی اگر سازمان تمایل دارد اعضای هیات برای مدت طولانی خدمت کنند، بهتر است مدت‌های معقولی، مثلاً ۲ یا ۳ سال، تعیین شود و اعضای معتبری که دوره آن‌ها به پایان رسیده است، در صورت تمایل دو طرف، مجدداً انتخاب شوند.

همچنین نگران آوردن اعضای جدید نباشید. گاهی اوقات ایده‌های تازه دقیقاً همان چیزی است که یک سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد برای رشد و شکوفایی نیاز دارد.

چگونه عضوی مؤثر در هیئت مدیره یک سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد باشیم؟

برای اینکه عضوی مؤثر در هیئت مدیره یک سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد باشید، لازم است که به مأموریت این سازمان پایبند بوده و زمان و انرژی خود را برای موفقیت آن اختصاص دهید. در اینجا چند نکته برای مؤثر بودن در هیئت مدیره سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد آمده است:

1. نقش خود را درک کنید: بسیار مهم است که مسئولیت‌های خود را به عنوان یک عضو هیئت مدیره درک کنید و برای انجام این مسئولیت‌ها آماده باشید. اعضای هیئت مدیره باید با مأموریت، اهداف و استراتژی سازمان آشنا باشند و کاملاً از وضعیت مالی و عملیات سازمان آگاه باشند.
2. در جلسات شرکت کنید: هیئت‌های مدیره معمولاً باید حداقل سالی یک‌بار جلسه برگزار کنند، اما هیئت‌های مدیره مؤثر به طور منظم‌تر از آن نیز جلسات برگزار می‌کنند. اعضای هیئت مدیره باید در تمامی جلسات حضور داشته باشند و آماده باشند که به طور فعال در بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها مشارکت کنند.
3. از تلاش‌های جمع‌آوری کمک مالی حمایت کنید: اعضای هیئت مدیره باید آماده باشند تا از تلاش‌های جمع‌آوری کمک مالی حمایت کنند، چه از طریق اهداهای شخصی یا کمک به شناسایی و پرورش حامیان مالی.
4. شفافیت و پاسخگویی را فراهم کنید: اعضای هیئت مدیره باید با اطمینان از اینکه سازمان مطابق با استانداردهای قانونی و اخلاقی فعالیت می‌کند، شفافیت و پاسخگویی را ترویج کنند. همچنین باید در مورد عملیات و وضعیت مالی سازمان به طور شفاف و باز اطلاعات بدهند.
5. با ذینفعان در ارتباط باشید: اعضای هیئت مدیره باید با ذینفعان سازمان از جمله کارکنان، داوطلبان، حامیان مالی و اعضای جامعه در ارتباط باشند. این ارتباط شامل گوش دادن به نگرانی‌ها و بازخوردهای آنان و تلاش برای ایجاد روابط و شراکت‌هایی است که از ماموریت سازمان حمایت کنند.

این نکات به شما کمک می‌کند تا عضوی مؤثر و تأثیرگذار در هیئت مدیره سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم نهاد خود باشید.

نتیجه‌گیری

نقش هیات مدیره در سازمان های نیکوکاری، خیریه یا مردم نهاد آنچنان پر رنگ است که بخشی جدانشدنی در بعد حاکمیت سازمانی استاندارد افرا است. هیات مدیره قدرتمند و متخصص با نظارت و تصمیم‌گیری مناسب می‌تواند مسیر یک سازمان نیکوکاری را به سمت تحقق ماموریت و چشم انداز هدایت کند. بنابراین با انتخاب اعضایی که به ماموریت سازمان اعتقاد دارند و از نقش خود آگاه هستند به توسعه حکمرانی موسسه خود کمک کنید. جلسات هیات مدیره را به طور مداوم برگزار کنید و سعی کنید بهترین تصمیمات از این جلسات حاصل شود.