نتایج یک پژوهش بین‌المللی نشان می‌دهد که با وجود گسترش استفاده از هوش مصنوعی در سازمان‌های مردم‌نهاد، تنها بخش کوچکی از این سازمان‌ها توانسته‌اند آن را به‌صورت موثر در فرایندهای کاری خود به کار بگیرند. این شکاف، ضرورت برنامه‌ریزی، آموزش کارکنان و شناسایی کاربردهای عملی هوش مصنوعی را برای مدیران سازمان‌های نیکوکاری مطرح می‌کند.
هوش مصنوعی به‌تدریج در حال ورود به فعالیت‌های روزمره سازمان‌های مردم‌نهاد است. از تولید محتوا و تهیه گزارش گرفته تا تحلیل اطلاعات، برنامه‌ریزی و مدیریت منابع، ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند بخشی از فعالیت‌های سازمانی را تسهیل کنند. بااین‌حال، استفاده از این ابزارها لزوما به معنای بهره‌گیری موثر از ظرفیت آن‌ها در مدیریت و تحقق ماموریت سازمان نیست.
پژوهش مشترک مؤسسه مشاوره Bridgespan Group و شبکه فناوری سازمان‌های غیرانتفاعی (NTEN) نشان می‌دهد که ۷۰ درصد مدیران و کارکنان شرکت‌کننده در پژوهش معتقدند سازمان‌هایشان فرصت‌های قابل‌توجهی را برای استفاده از هوش مصنوعی از دست می‌دهند.
این پژوهش که نتایج آن در سپتامبر ۲۰۲۶ منتشر شده، با مشارکت ۹۱۷ نفر از مدیران و کارکنان سازمان‌های غیرانتفاعی در کشورهای مختلف انجام شده است. یافته‌های آن تصویری از وضعیت استفاده از هوش مصنوعی، آمادگی سازمانی، آموزش و سازوکارهای نظارت بر این فناوری ارائه می‌دهد.
شکاف میان استفاده از هوش مصنوعی و بهره‌گیری موثر از آن
یکی از یافته‌های پژوهش، فاصله میان استفاده فردی کارکنان از ابزارهای هوش مصنوعی و به‌کارگیری برنامه‌ریزی‌شده آن در سطح سازمان است.
بیش از نیمی از پاسخ‌دهندگان اعلام کرده‌اند که از هوش مصنوعی برای فعالیت‌هایی مانند خلاصه‌سازی اسناد، پژوهش و انجام امور اداری استفاده می‌کنند. بااین‌حال، تنها ۴ درصد گفته‌اند که هوش مصنوعی به شکل معناداری در شیوه انجام فعالیت‌های سازمانشان ادغام شده است.
همچنین فقط ۸ درصد از پاسخ‌دهندگان اعلام کرده‌اند که سازمان آن‌ها دارای نقشه راه مشخص یک تا دوساله برای پیاده‌سازی هوش مصنوعی است.
این آمارها نشان می‌دهد که در بسیاری از سازمان‌ها، استفاده از هوش مصنوعی همچنان به فعالیت‌های محدود و موردی وابسته است. ممکن است کارکنان برای نوشتن یک نامه یا خلاصه‌کردن یک گزارش از ابزارهای هوش مصنوعی کمک بگیرند، اما سازمان هنوز مشخص نکرده باشد که این ابزارها چگونه می‌توانند فرایندهای کاری را بهبود دهند.
برای مثال، در یک سازمان نیکوکاری، استفاده از هوش مصنوعی برای نگارش گزارش فعالیت‌ها می‌تواند زمان آماده‌سازی متن را کاهش دهد. بااین‌حال، اگر اطلاعات پروژه‌ها به‌صورت منظم ثبت نشوند، مسئولیت گزارش‌دهی مشخص نباشد و فرایندی برای بررسی صحت اطلاعات وجود نداشته باشد، استفاده از هوش مصنوعی به‌تنهایی مشکل گزارش‌دهی سازمان را برطرف نخواهد کرد.
هوش مصنوعی چه کاربردهایی در سازمان‌های نیکوکاری دارد؟
در گزارش Bridgespan، سه مسیر اصلی برای استفاده راهبردی از هوش مصنوعی در سازمان‌های غیرانتفاعی معرفی شده است.
۱. بهبود فعالیت‌ها و فرایندهای داخلی سازمان
نخستین مسیر، استفاده از هوش مصنوعی برای افزایش کارایی فعالیت‌های داخلی، کاهش امور تکراری و پشتیبانی از تصمیم‌گیری است.
این مسیر می‌تواند برای سازمان‌های نیکوکاری، به‌ویژه مجموعه‌هایی که با محدودیت منابع انسانی و مالی مواجه هستند، نقطه شروع مناسبی باشد.
برخی کاربردهای احتمالی عبارت‌اند از:
- مدیریت اطلاعات و مستندات: دسته‌بندی اسناد، استخراج اطلاعات موردنیاز و تهیه خلاصه از گزارش‌ها و صورت‌جلسات.
- برنامه‌ریزی و ارزیابی عملکرد: کمک به تدوین برنامه‌های عملیاتی، تنظیم شاخص‌های عملکرد و تحلیل گزارش‌های دوره‌ای.
- ارتباطات و جذب منابع: تهیه پیش‌نویس مکاتبات، گزارش‌های حامیان مالی و پیشنهادهای همکاری.
- مدیریت مالی: کمک به تنظیم بودجه، تحلیل روند درآمدها و هزینه‌ها و شناسایی مغایرت‌های احتمالی در داده‌های مالی.
- مدیریت دانش سازمانی: مستندسازی تجربه‌های کارکنان، سامان‌دهی رویه‌ها و تسهیل دسترسی به دانش و سوابق سازمان.
در این کاربردها، کیفیت اطلاعات ورودی و بررسی خروجی‌ها توسط افراد مسئول اهمیت زیادی دارد.
۲. بهبود خدمات و فعالیت‌های مرتبط با ماموریت سازمان
دومین مسیر، استفاده از هوش مصنوعی برای توسعه یا بهبود خدماتی است که سازمان به جامعه هدف خود ارائه می‌کند.
برای مثال، یک سازمان نیکوکاری فعال در حوزه آموزش می‌تواند امکان استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی برای تحلیل داده‌های آموزشی و شناسایی دانش‌آموزانی را بررسی کند که به حمایت بیشتری نیاز دارند.
سازمان‌های فعال در حوزه سلامت یا خدمات اجتماعی نیز ممکن است از این فناوری برای تحلیل الگوهای مراجعه، شناسایی نیازهای خدماتی یا بهبود فرایند پاسخ‌گویی استفاده کنند.
اجرای چنین کاربردهایی به داده‌های معتبر، زیرساخت مناسب، نظارت تخصصی و رعایت الزامات محرمانگی اطلاعات نیاز دارد. به‌خصوص در فعالیت‌هایی که با کودکان یا گروه‌های آسیب‌پذیر ارتباط دارند، تصمیم‌گیری درباره افراد نباید بدون بررسی انسانی و سازوکارهای حفاظتی مناسب به سامانه‌های هوش مصنوعی سپرده شود.
۳. مشارکت در شکل‌گیری استفاده مسئولانه از هوش مصنوعی
سومین مسیر به نقش سازمان‌های مردم‌نهاد در شکل‌دهی به شیوه توسعه و استفاده مسئولانه از هوش مصنوعی مربوط می‌شود.
سازمان‌هایی که با گروه‌های مختلف اجتماعی کار می‌کنند، می‌توانند تجربه‌ها و نگرانی‌های جامعه هدف خود را در گفت‌وگوهای مربوط به کاربرد این فناوری مطرح کنند.
موضوعاتی مانند حفاظت از اطلاعات شخصی، دسترسی برابر به فناوری، سوگیری در تصمیم‌گیری الگوریتمی و تاثیر هوش مصنوعی بر گروه‌های آسیب‌پذیر، از جمله حوزه‌هایی هستند که مشارکت سازمان‌های مردم‌نهاد در آن‌ها می‌تواند موثر باشد.
چرا بسیاری از سازمان‌ها هنوز برنامه مشخصی ندارند؟
یکی از موانع استفاده موثر از هوش مصنوعی، محدودیت زمان و ظرفیت کارکنان برای یادگیری و تغییر فرایندهای کاری است.
در گزارش بریج‌اسپن، ۳۴ درصد از پاسخ‌دهندگان کمبود زمان یا ظرفیت کارکنان برای یادگیری را یکی از موانع اصلی استفاده از هوش مصنوعی معرفی کرده‌اند. همچنین ۲۹ درصد به نبود سیاست‌ها، سازوکارهای راهبری یا راهبرد مشخص اشاره کرده‌اند و ۲۷ درصد هزینه را از موانع اصلی دانسته‌اند.
این یافته‌ها نشان می‌دهد که دسترسی به ابزارها فقط یکی از بخش‌های مسئله است. سازمان‌ها برای استفاده مناسب از هوش مصنوعی باید به آموزش کارکنان، تعریف مسئولیت‌ها، آماده‌سازی داده‌ها و اصلاح فرایندهای کاری نیز توجه کنند.
در بسیاری از سازمان‌های نیکوکاری، کارکنان هم‌زمان چند مسئولیت را بر عهده دارند و فرصت محدودی برای آزمودن ابزارهای جدید دارند. در چنین شرایطی، انتخاب یک یا دو کاربرد مشخص و قابل‌اندازه‌گیری می‌تواند از اجرای پروژه‌های گسترده و پرهزینه مناسب‌تر باشد.
ضرورت تدوین دستورالعمل استفاده از هوش مصنوعی
پژوهش Bridgespan و NTEN نشان می‌دهد که ۶۲ درصد پاسخ‌دهندگان معتقدند وجود دستورالعمل‌ها و سیاست‌های سازمانی روشن می‌تواند به استفاده مطمئن‌تر و مسئولانه‌تر آن‌ها از هوش مصنوعی کمک کند.
همچنین ۵۷ درصد اعلام کرده‌اند که سازمانشان هنوز فرد یا گروه مشخصی را برای نظارت بر استفاده از هوش مصنوعی تعیین نکرده است.
نبود دستورالعمل می‌تواند کارکنان را درباره موضوعاتی مانند محرمانگی داده‌ها، انتخاب ابزارها و مسئولیت بررسی خروجی‌ها با ابهام مواجه کند.
برای نمونه، یک سازمان نیکوکاری ممکن است اطلاعات شخصی مددجویان، سوابق پزشکی، اطلاعات مالی حامیان یا پرونده‌های مربوط به کودکان را در اختیار داشته باشد. ورود چنین اطلاعاتی به ابزارهای عمومی هوش مصنوعی، بدون بررسی شرایط حفاظت از داده‌ها و مجوزهای لازم، می‌تواند خطر افشای اطلاعات را افزایش دهد.
به همین دلیل، لازم است سازمان‌ها حداقل مشخص کنند چه اطلاعاتی را می‌توان در ابزارهای هوش مصنوعی وارد کرد، استفاده از کدام ابزارها مجاز است، چه کسی مسئول بررسی خروجی‌هاست و در چه فعالیت‌هایی نظارت انسانی الزامی است.
سازمان‌های نیکوکاری از کجا شروع کنند؟
با توجه به یافته‌های پژوهش، سازمان‌های نیکوکاری می‌توانند برای آغاز استفاده برنامه‌ریزی‌شده از هوش مصنوعی، مسیری مرحله‌ای را دنبال کنند.
گام اول: شناسایی مسائل واقعی سازمان
پیش از انتخاب ابزار، بهتر است مدیران فرایندهایی را شناسایی کنند که زمان زیادی از کارکنان می‌گیرند، با خطا یا تاخیر همراه‌اند یا کیفیت اجرای آن‌ها نیازمند بهبود است.
برای مثال، اگر تهیه گزارش عملکرد پروژه‌ها با تاخیر انجام می‌شود، سازمان ابتدا باید مشخص کند مشکل از جمع‌آوری اطلاعات است، از تحلیل داده‌ها ناشی می‌شود یا به فرایند نگارش و تأیید گزارش مربوط است.
گام دوم: انتخاب یک کاربرد محدود و قابل‌اندازه‌گیری
سازمان می‌تواند یکی از فرایندهای شناسایی‌شده را برای اجرای آزمایشی انتخاب کند؛ ترجیحا فرایندی که ریسک کمتری داشته باشد و نتیجه آن در مدت کوتاهی قابل بررسی باشد.
برای نمونه، استفاده از هوش مصنوعی برای تهیه پیش‌نویس گزارش‌های ماهانه، با استفاده از اطلاعات تاییدشده و بدون داده‌های حساس، می‌تواند یک پروژه آزمایشی باشد.
گام سوم: آموزش کارکنان و تعیین مسئولیت‌ها
کارکنانی که قرار است از ابزار استفاده کنند باید با قابلیت‌ها، محدودیت‌ها و شیوه ارزیابی خروجی‌های آن آشنا شوند.
تعیین یک فرد مسئول برای هماهنگی فعالیت‌ها و ثبت تجربه‌های حاصل از اجرای آزمایشی نیز می‌تواند به یادگیری سازمان کمک کند.
گام چهارم: سنجش نتایج
لازم است سازمان پیش و پس از استفاده از ابزار، شاخص‌هایی مانند زمان انجام فعالیت، میزان خطا، کیفیت خروجی و رضایت کارکنان را بررسی کند.
برای مثال، اگر تهیه یک گزارش پیش از اجرای آزمایشی شش ساعت زمان می‌برده است، سازمان می‌تواند بررسی کند که پس از استفاده از هوش مصنوعی چه میزان از این زمان کاهش یافته و آیا کیفیت گزارش حفظ شده است یا خیر.
گام پنجم: تصمیم‌گیری درباره توسعه استفاده
پس از بررسی نتایج، مدیران می‌توانند درباره ادامه، اصلاح یا توقف کاربرد آزمایشی تصمیم بگیرند. در صورت دستیابی به نتایج مناسب، امکان گسترش تدریجی استفاده از هوش مصنوعی به سایر فرایندها وجود خواهد داشت.
از استفاده فردی تا بهبود مدیریت سازمان
یافته‌های این پژوهش نشان می‌دهد که بسیاری از سازمان‌های مردم‌نهاد با وجود آشنایی و استفاده اولیه از هوش مصنوعی، هنوز برای به‌کارگیری آن در مقیاس سازمانی برنامه مشخصی ندارند.
برای مدیران سازمان‌های نیکوکاری، یکی از پرسش‌های اصلی این است که کدام فرایندها بیشترین ظرفیت را برای بهبود با کمک این فناوری دارند.
پاسخ به این پرسش نیازمند شناخت وضعیت فعلی سازمان، شناسایی نقاط قابل‌بهبود، تعیین اهداف و سنجش نتایج است؛ موضوعاتی که در برنامه‌ریزی و بهبود مدیریت سازمانی نیز نقش دارند.
یک سازمان نیکوکاری می‌تواند از یک مسئله محدود آغاز کند، برای حل آن از هوش مصنوعی کمک بگیرد و پس از بررسی نتایج، درباره توسعه استفاده از این فناوری تصمیم بگیرد. معیار اصلی موفقیت نیز باید بهبود قابل‌اندازه‌گیری در کیفیت فعالیت‌ها، استفاده از منابع و خدمات سازمان باشد.
منابع
این مطلب با استفاده از مقاله منتشرشده در وب‌سایت NGOs.AI و گزارش‌های پژوهشی Bridgespan Group و NTEN تهیه و برای مخاطبان سازمان‌های نیکوکاری نوشته شده است. مثال‌ها و پیشنهادهای اجرایی متن، برای روشن‌کردن کاربرد یافته‌ها در مدیریت سازمان‌های نیکوکاری تدوین شده‌اند.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالش‌ها و راهکارهای استفاده‌شده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دی‌ماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفت‌وگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تاب‌آوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.