با طولانی شدن اثرات «کووید-19»، سلامت مالی در حوزه خیریه با یک مشکل جدی روبه‌رو می‌شود و آن عبارت است از ایجاد تعادل میان افزایش تقاضا برای خدمات و کاهش درآمد. به گزارش وبسایت «چریتی دیجیتال» (charity digital)، با شیوع همه‌گیری، موسسات خیریه بیش از هر زمان دیگری با افزایش تقاضا برای خدمات خود روبه‌رو هستند؛ زیرا که به دلیل محدودیت‌های ایجاد شده بخاطر قرنطینه و فاصله‌گذاری اجتماعی، بیکاری، کمبود منابع مالی، تهدید به تخلیه، فقر غذایی، خشونت خانگی و دیگر مسائل اجتماعی در حال افزایش است. همه این مسائل عواملی هستند که باعث شده‌اند آنچه به عنوان «بحران سلامت روانی» نامیده می‌شود، به‌وجود آید. این به معنای آن است که نیاز افراد به خدمات موسسات خیریه به دلیل بحران سلامت روانی افزایش می‌یابد.
در عین حال، همان منابعی که به موسسات خیریه اجازه می‌دهند تا این خدمات را ارائه کنند، خود در معرض تهدید قرار گرفته‌اند، زیرا تعداد بیشتری از موسسات خیریه با معضل کاهش منابع مالی مواجه هستند. بسیاری از موسسات خیریه که زمانی از نظر اقتصادی دارای ثبات بودند، به دلیل اختلال شدید در روش‌های سنتی جمع‌آوری کمک‌های مالی، مجبور شده‌اند کارکنان خود را تعدیل کنند. حتی موسسات خیریه‌ای که منابع متنابهی برای چنین بحران‌هایی کنار گذاشته بودند در حال به مصرف رساندن آن با سرعتی نگران‌کننده هستند.
محدودیت‌های قرنطینه و دستورالعمل‌های رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی، چالش‌های لجستیکی و عملیاتی را برای مدیران موسسات خیریه تشدید کرده است. این موضوع تنها باعث می‌شود که تعهدات مالی موسسات خیریه افزایش یابد و به معنای آن است کسانی که متولیان مالی هستند، مجبورند بودجه‌ها را برای مدت بیشتری حفظ کنند. هیچ درمان جادویی برای این وضعیت وجود ندارد. اما تاثیر جمعی اتخاذ چندین راهکار دیجیتال به روش کل‌گرایانه می‌تواند شرایط مالی را تسهیل کند.
یکی از این راهکارها اتوماسیون مدیریت مالی است که می‌تواند در وقت و هزینه موسسات خیریه‌ها صرفه‌جویی ایجاد کند و به آنها کمک کند تا برای آینده‌ای پایدارتر برنامه‌ریزی کنند.
برنامه‌ریزی مالی، یکی از جنبه‌های احیا در دوران پساکووید
شاید نگاهی به حرکت به سوی فرآیندهای مالی خودکار به عنوان بخشی از کمپین گسترده‌تر تحول دیجیتال بسیار مفید باشد. پاندمی، تقریبا در همه زمینه‌های فعالیت‌های خیریه، اتخاذ روش‌های دیجیتال را تسریع کرده است. به عنوان نمونه‌های بارز آن می‌توان به جمع‌آوری کمک‌های مالی، ارائه خدمات و عملیات دفتری اشاره کرد. اینها اقداماتی بودند که با شیوع همه‌گیری «کووید-19» نمی‌شد آنها را به صورت روتین انجام داد. در این زمینه‌ها بود که ضرورت استفاده از شیوه‌های دیجیتال بیش از هر چیز برای اولین بار نیازش احساس شد.
اما بزرگترین مانع تحول دیجیتال در اکثر سازمان‌های غیرانتفاعی مقاومت در برابر تغییر، یا احتیاطی است که ریسک را نمی‌پذیرد. یکی از مهمترین فواید تغییر ناگهانی به سمت دیجیتال شدن این است که این راه‌حل‌ها دیگر خیلی افراطی به نظر نمی‌رسند. زمانیکه سازمان‌ها با امور دیجیتال ارتباط برقرار می‌کنند و کارآیی‌ها و پیشرفت‌هایی را که می‌توانند در زمینه‌های خاص با خود به ارمغان بیاورند را مشاهده می‌کنند، نسبت به گسترش آن در سراسر سازمان و دیگر حوزه‌های عملیاتی از جمله امور مالی بیشتر ترغیب می‌شوند.
مدیریت مالی مسئول، کلید پایداری
تحقیقات نشان می‌دهد که در بخش خیریه، گزارش اثرگذاری یکی از بزرگترین حوزه‌هایی است که با مشکل مواجه است. بسیاری از سازمان‌های غیرانتفاعی در بیان صریح اهداف و شاخص‌های عملکرد مالی سازمان‌های خود در گزارش‌های سالانه موفق نیستند. این موضوع می‌تواند منجر به بحران نگهداری سوابق مالی شود که تاثیرات مخربی بر توانایی یک موسسه خیریه برای ساختن آینده‌ای پایدار خواهد داشت.
بارزترین مشکل این خواهد بود که نمی‌دانید چه مقدار پول نیاز دارید. بدون گزارش اثرگذاری دقیق و شفاف، تخمین هزینه‌های عملیاتی شما برای سال آینده حتی با وجود بودجه ابتدایی دشوار خواهد بود. کمی دقیق‌تر شوید و متوجه خواهید شد که مبالغ هنگفتی را ممکن است در کمپین‌های بی‌اثر هدر دهید، درصورتی که می‌توانست در جاهای دیگری سرمایه‌گذاری بهتری انجام شود. گزارش اثرگذاری بهتر به شما کمک می‌کند تا برای آینده برنامه‌ریزی کنید و یک منبع احتیاطی برای مواجهه با بحران‌های آینده ایجاد کنید.
هنگام تقاضای بودجه بیشتر نداشتن سوابق مالی دقیق برای موسسات خیریه یک پاشنه آشیل خواهد بود. زیرا نسبت به سازمانی که سوابق مالی و پیش‌بینی‌های بهتری دارد قادر به ارائه شفافیت در مقابل ذینفعان، نخواهند بود و از جذابیت کمتری برخوردار خواهد بود. در چشم‌انداز بودجه‌ای، این موضوع یک مشکل اساسی است.
این یک تفاوت میان رویکردهای پایدار و انفعالی در مدیریت مالی است: هرچه نگهداری جزییات سوابق تراکنش‌های مالی شما بیشتر باشد، داده‌های مالی بیشتری خواهید داشت. هرچه داده‌های مالی بیشتری داشته باشید، فرآیند برنامه‌ریزی و تصمیم‌سازی شما حاوی اطلاعات بیشتری خواهد بود.
این به معنای آن نیست که سازمان‌هایی با الگوهای مالی پایدار با چالش روبه‌رو نخواهند شد؛ اما در گذر از چالش‌ها وضعیت بهتری خواهند داشت و به احتمال زیاد می‌توانند بدون تغییرات اساسی در استراتژی خود این کار را انجام دهند. در پایان، یک مدل مالی پایدار فقط روش دیگری برای حفظ تعهد شما در برابر ذینفعان و توانایی ارائه خدمات به آنها در این شرایط سخت است.
برنامه‌ریزی بهتر، صرفه‌جویی در وقت و هزینه
بزرگترین مانع بهبود سطح سواد مالی سازمانی، به ظرفیت آن مربوط است. بسیاری از موسسات خیریه، به‌ویژه سازمان‌های کوچکتر، دریافته‌اند که وقت و منابع لازم برای بهبود مدیریت مالی خود را ندارند. حتی اگر رهبران این سازمان‌ها از اهمیت بهبود مدیریت مالی متقاعد شوند، بدون تغییر روند کار، این یک هدف دست نیافتنی خواهد بود. نرم افزارهای مدیریت مالی با خودکارسازی فرآیندهای اساسی، می‌تواند به غلبه بر اینگونه مشکلات کمک کند.
مدیریت مالی بهتر، کمک به موسسات خیریه
از اساسی‌ترین محورهای رهبری موسسات خیریه و یکی از مهمترین آنها خدمت‌رسانی به بهترین نحو به ذینفعان است. این به معنای کاهش اتلاف منابع، بهبود مکانیزم‌های تحویل و کم کردن هزینه‌ها در هر جای ممکن است. فرآیندهای مدیریت مالی بهتر می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری سازمانی شود. به این صورت که باعث کاهش اتلاف و افزایش پس‌انداز هم از نظر زمان و هم از نظر پولی شود، این دو با هم به عنوان ظرفیت تلقی می‌شوند. این موضوع می‌تواند به رهبران حوزه خیریه و غیرانتفاعی کمک کند تا این منابع را به جاهای دیگری اختصاص دهند و کیفیت یا میزان ارائه خدمات را بهبود بخشند.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.