مدیریت بودجه یک سازمان غیرانتفاعی شباهت زیادی به برنامه‌ریزی بودجه خانوار دارد با این تفاوت که منابع مالی و مخارج یک سازمان غیرانتفاعی بیشتر است. در هر دو مورد، داشتن بودجه معقول، راهنمای تحقق ثبات و امنیت مالی خواهد بود.
بودجه موسسات غیرانتفاعی سندی است مالی که برنامه مخارج سازمان را نشان می‌دهد و شامل هزینه‌ها، سرمایه‌گذاری‌ها و درآمدها، یا به صورت کلی ورودی‌ها و خروجی‌های سازمان است. بودجه باید مطابق با اهداف اصلی سازمان تنظیم شود.
شما باید به بودجه غیرانتفاعی به چشم یک سند متغیر نگاه کنید. در طول راه، اتفاقات غیر‌منتظره زیادی رخ می‌دهد که به شدت روی بودجه تاثیر می‌گذارد. گاهی میزان درآمد طبق انتظار بالا و همیشگی نیست و در مقابل، هزینه‌های غیر‌منتظره پیش می‌آید. سازمان‌های غیرانتفاعی با برنامه مناسب بودجه می‌توانند به سادگی از مزایای بودجه‌بندی خوب بهره‌مند شوند. در این میان، تکنولوژی ابزار مهمی برای بودجه‌بندی مناسب و مسئولانه است.
مزایای بودجه‌بندی
داشتن برنامه بودجه نشان‌دهنده شفافیت و مسئولیت‌پذیری است. افراد خیر و حامیان مالی قبل از اعتماد به شرکت، دنبال این دو ویژگی می‌گردند. آنها می‌خواهند بدانند سرنوشت پولشان چه می‌شود. بودجه خوب این اطمینان را به خیرین می‌دهد که موسسه غیرانتفاعی با دقت فرایند بودجه را از نظر گذرانده است. داشتن بودجه خوب به هیئت مدیره نیز کمک می‌کند تا از برنامه‌های سازمان و اجرای آنها اطمینان بیشتری کسب کنند.
حفظ بودجه باعث می‌شود هیئت مدیره کنترل لازم را در اختیار داشته باشد. بودجه میزان دخل و خرج را به دقت نشان می‌دهد و در تصمیم‌گیری و جلوگیری از بروز اشتباه اساس کار هیئت مدیره قرار می‌گیرد. بودجه‌بندی این امکان را به هیئت مدیره می‌دهد تا در صورت نیاز بعضی از هزینه‌ها را محدود کند و هنگام مواجهه با کمبود منابع در جهت افزایش منابع درآمدی تلاش کند. نظارت بر بودجه این فرصت را به هیئت مدیره می‌دهد تا با تغییر جریان مالی، پول را به حوزه‌های مختلف و مناسب اختصاص دهد. مهمتر از همه، بودجه باید حول محور برنامه‌ها و فعالیت‌های شرکت تنظیم شود تا شرکت روی اهداف خود متمرکز باقی بماند.
ملاحظات لازم در ارزیابی بودجه
موسسات غیرانتفاعی برای پیشرفت باید از چند منبع مختلف درآمد داشته باشند. بودجه تمام این منابع را فهرست‌بندی می‌کند و میزان درآمد مورد انتظار برای هر یک از منابع مالی را نشان می‌دهد. جمع‌آوری کمک‌های مالی یک فعالیت کلیدی برای موسسات غیرانتفاعی است. این کمک‌ها از فروش بلیط، حق عضویت، مزایده، مراسم خیریه، فروش محصولات یا خدمات یا سایر فعالیت‌های خیریه به دست می‌آید.
ذیل عنوان مخارج، هیئت مدیره باید به تخصیص هزینه‌ها به برنامه‌ها و فعالیت‌های خود بپردازند. مخارج شامل هزینه‌های مستقیم، مثل هزینه استخدام نیروی جدید، سفارش محصول، تهیه بروشور یا سایر مطبوعات و سفر می‌شود. هزینه مورد نیاز برای خرید یا نگهداری از دارایی‌های ثابت، مثل تعمیر یا نگهداری ساختمان، زمین و ماشین، جزو هزینه‌های سرمایه‌ای است. هزینه غیرمستقیم، که سربار هم نام دارد، شامل مواردی از قبیل قبض، هزینه اینترنت و پست است.
در بررسی منابع مالی و مخارج واقعبین باشید. هیئت مدیره باید به دقت بر وضعیت اقتصادی یا هرگونه شرایط مالی غیرعادی و غیر‌قابل پیش‌بینی نظارت کند. خیرین امکان اهدای مبالغ هنگفت به موسسات غیرانتفاعی را دارند و هیئت مدیره باید به آنها اطمینان خاطر دهد که شرایط مورد انتظار را برآورده می‌کند. آنها می‌خواهند بدانند مبالغ اهدایی چه کمکی به سازمان می‌کند بنابراین هیئت مدیره باید روش‌های انتقال این اطلاعات به خیرین را در نظر بگیرد.
تدوین بودجه سازمان غیرانتفاعی
تمام اعضای هیئت مدیره باید درک درستی از هدف بودجه و مسئولیت تدوین بودجه مناسب داشته باشند، به طوریکه بودجه تدوین‌شده شرکت را در جهت ثبات سوق دهد. هیئت مدیره دستکم سه ماه قبل از پایان سال مالی باید کار مرور بودجه را شروع کند. بدین ترتیب آنها قبل از شروع سال جدید، فرصت کافی برای تایید بودجه سالیانه را خواهند داشت. این کمک می‌کند تا یک جدول زمانی با تاریخ هدف برای تصویب هیئت مدیره تعیین شود.
در جلسه اول، هیئت مدیره یا کمیته بودجه باید بر سر اهداف مالی توافق کند. اعضای هیئت مدیره باید اهداف نهایی برنامه را اولویت‌بندی کنند و اهداف مالی شرکت را براساس آن بچینند. جلسه اول فرصت مناسبی برای مرور درآمد و مخارج سال فعلی و مقایسه آن با بودجه است. هیئت مدیره باید متغیرها را در نظر بگیرد و تاثیر آن روی بودجه آینده را بررسی کند. به علاوه، این جلسه فرصت مناسبی برای شفاف‌سازی اهداف سالانه است.
جلسه دوم کمیته بودجه به تهیه پیش‌نویس بودجه مخارج و بودجه درآمد اختصاص می‌یابد. کمیته باید هزینه برنامه‌های آینده، اهداف شرکت و اهداف استراتژیک را مشخص کند و در تعیین بودجه درآمد، براساس فعالیت‌های فعلی تصمیم بگیرد.
در این زمان، کمیته بودجه باید پیش‌نویس بودجه را آماده و به دقت آن را بررسی کند. مثلا باید تایید شود که بودجه اهداف برنامه و شرکت را برآورده می‌کند. فرضیه و پیش‌بینی تا حدی در برنامه‌ریزی بودجه دخیل است و هیئت مدیره باید قبل از نهایی کردن بودجه به دقت فرضیات را بسنجد. هرگونه ارزیابی نهایی باید براساس اهداف و ظرفیت شرکت در تطبیق هزینه و درآمد تنظیم شود. به علاوه، آنها باید پیش‌نویس نهایی را با اهداف شرکت تطبیق دهند. در نهایت، هیئت مدیره یا کمیته بودجه برنامه بودجه سالانه را برای تایید نهایی به کمیته‌ها و هیئت‌های مورد نیاز ارائه می‌دهد.
بودجه عملیاتی
بودجه عملیاتی با بودجه سرمایه‌ای فرق دارد و نقش مهمی در بودجه‌بندی مراکز غیرانتفاعی ایفا می‌کند. بودجه سرمایه‌ای شامل پروژه‌هایی است که روی عملکرد شما تاثیر دائمی دارد. از بودجه سرمایه‌ای برای برنامه‌ریزی هزینه‌های اصلی، مثل هزینه ساخت‌و‌ساز و سایر هزینه‌های بزرگ که اجرای آن بیش از یک سال مالی طول می‌کشد، هم استفاده می‌شود. فرق بودجه عملیاتی با بودجه سرمایه‌ای در این است که این بودجه شکست هزینه‌های مورد انتظار سالانه و درآمد مطابق با منابع مختلف مالی، هزینه‌های عملیاتی هر برنامه (program) و هزینه‌های سربار را نشان می‌دهد.
بودجه عملیاتی تصویر مالی فعالیت‌های شرکت برای سال آینده را به شما نشان می‌دهد. هیئت مدیره از این بودجه برای نشان دادن مقادیر مختلف درآمد و منابع مالی هم استفاده می‌کند. همان‌طور که پیداست، بودجه عملیاتی میزان هزینه مورد انتظار برای اجرای فعالیت‌های شرکت در سال آینده را نشان می‌دهد. بودجه‌بندی همیشه باید با برنامه استراتژیک هم‌خوانی داشته باشد و در جلو بردن اهداف شرکت موثر باشد.
نحوه ایجاد بودجه برای موسسات غیرانتفاعی
روش‌های مختلفی برای مدیریت بودجه سازمان‌های غیرانتفاعی وجود دارد. قالب‌ها و الگوهای بودجه‌بندی در اینترنت موجود است یا در صورت نیاز می‌توانید برنامه مختص به خود را تنظیم کنید. آوردن برنامه‌ها روی کاغذ هم به تنظیم بودجه کمک می‌کند. بودجه هر شرکت منحصر به فرد است اما در ادامه نمای کلی از بخش‌های مختلف بودجه نمایش داده می‌شود.
درآمد
- درآمد برنامه (program) بر اساس منبع
- کمک‌های عمومی
- درآمد رویدادها
- درآمد مراسم خیریه
- کمک‌های ماهیانه
- سایر منابع مهم درآمد
- درآمد فرعی (مانند سود)
هزینه
- هزینه کارکنان (حقوق، مزایا، مالیات و غیره)
- تسهیلات (اجاره، رهن، آب، برق، گاز، نگهداری و غیره)
- برنامه‌ها (programs) (تجهیزات، محصولات، مصالح، هزینه‌های که صرف پیمودن مسافت برای اجرای فعالیت‌ها شده)
- هزینه اداری (تامین، تکنولوژی/ نرم‌افزار، چاپ، پست، تلفن/ اینترنت، هزینه جمع‌آوری کمک/ بازاریابی، آموزش، سفر، بیمه، قدردانی از داوطلبان و غیره)
بودجه‌ریزی مسئولانه یعنی هیئت مدیره در مدیریت و نظارت درست بر بودجه امانتدار است تا ثبات آن تداوم داشته باشد. پس عجله نکنید و بیشترین تلاش را از خود نشان دهید!
نکات بودجه‌بندی
جدا از این حقیقت که تعیین بودجه و نظارت بر آن جزو وظایف اصلی هیئت مدیره است، بودجه‌بندی به ارزیابی میزان پیشرفت برنامه‌ها و میزان موفقیت تلاش برای جمع‌آوری کمک‌های مالی کمک می‌کند. به همین خاطر، در ادامه چند نکته برای بودجه‌بندی سازمان‌های غیرانتفاعی آمده است:
- بودجه را یک سند زنده در نظر بگیرید و در پرتو تمام فعالیت‌های مالی آن را مرور کنید.
- کمک‌های مالی، قراردادها و توافقنامه‌ها را در بودجه بگنجانید تا بتوانید برنامه درستی برای این موارد بچینید.
- برای اینکه تصویر بودجه دقیق باشد، از تمام جزئیات مورد نیاز بهره ببرید.
- در تعیین اهداف واقعبین باشید. اگر احتمال گرفتن کمک مالی بزرگ نزدیک به صفر است، آن را در بودجه ذکر نکنید.
- قبل از اضافه کردن موارد دلخواه، هزینه‌های ضروری و ثابت را بنویسید.
- تا قبل از پایان سال بودجه را تنظیم کنید و برای گرفتن تاییدیه از سوی کمیته بودجه جلسه بگذارید.
- تورم و شرایط غیرعادی (مثل پاندمی) را در نظر بگیرید.
- ناسازگاری‌های مرتبط با زمان‌بندی را در نظر بگیرید (خیرین اصلی ممکن است در زمان‌های مشخصی از سال کمک مالی انجام دهند).
- در رابطه با گرفتن ورودی از مدیر اجرایی یا سایر اعضای کلیدی سازمان اطمینان حاصل کنید.
بودجه‌بندی سازمان‌های غیرانتفاعی کمی زمان می‌برد، اما برنامه‌ریزی بودجه آنقدر مهم است که نباید با عجله کردن خطر اشتباه را به جان خرید. با نکات کلیدی بودجه آشنا شوید و می‌بینید که خیلی زود بر این پروسه تسلط کامل پیدا خواهید کرد.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.