چرا ایجاد یک «ذخیره محتاطانه» برای مدیران موسسات نیکوکاری مهم است؟ ذخیره محتاطانه چیست و چرا مدیران موسسات نیکوکاری باید به آن توجه کنند؟ ذخیره محتاطانه یک اصطلاح مالی است که برای اشاره به هر پولی که توسط یک سازمان برای محافظت از عملیات خود در مواجهه با کاهش درآمد، کاهش اختلال در جمع‌آوری سرمایه، یا اجازه دادن به سازمان برای سرمایه‌گذاری در موارد پیش‌بینی نشده، استفاده می‌شود. ذخایر به عنوان وجوه نامحدود عمل می‌کنند – این بدان معناست که تصمیم‌گیرندگان مالی مجاز هستند آن را به هر طریقی که صلاح می‌دانند، خرج کنند. آنها «محدود» نیستند که برای یک هدف خاص خرج شوند. با این حال، حکمرانی مسئولانه حکم می‌کند که موسسات نیکوکاری مقررات داخلی را در مورد نحوه مصرف این بودجه اعمال کنند. اگر مطمئن نیستید که بودجه را برای چه چیزی کنار بگذارید، تعیین ذخیره محتاطانه به عنوان موجودی برای اطمینان از تداوم خدمات، نقطه شروع محکمی است.
چرا موسسات خیریه باید یک ذخیره محتاطانه کنار بگذارند؟
مزیت اصلی ایجاد یک ذخیره محتاطانه این است که می‌تواند به موسسات نیکوکاری اجازه دهد تا در فعالیت‌های روزمره اختلال را مدیریت کنند – به شکل اختلال در فعالیت‌های جمع‌آوری کمک مالی، یا در ارائه خدمات عمومی. همه‌گیری کرونا باعث وضعیت مالی نامطمئن برای بسیاری از موسسات نیکوکاری شد. نمی‌توان انتظار داشت که رهبران موسسات نیکوکاری هر رویداد مخرب احتمالی را پیش‌بینی کنند؛ اما انتظار می‌رود که آنها برای درجاتی از اختلال، برنامه‌ریزی کنند.
ذخایر محتاطانه نیز به عنوان یک الزام ضروری در اعلامیه موسوم به رویه‌های مورد توصیه برای خیریه‌ها (SORP) تصریح شده است. هر موسسه‌ای که بدون ذخیره محتاطانه فعالیت می‌کند، موظف است این واقعیت را در گزارش سالانه خود افشا کند. چنین افشایی ممکن است برای اهداکنندگان بالقوه، که احتمالا آن را از نظر مالی غیرمسئولانه می‌دانند، آزاردهنده باشد.
نحوه تنظیم یک ذخیره محتاطانه
ابتدا باید تعیین کنید که سازمان شما چقدر ذخیره دارد. سپس باید دلایلی را که چرا این تصمیم را گرفته‌اید بیان کنید و شرایطی را که می‌خواهید از این پول استفاده کنید را مشخص کنید. شما همچنین باید تعیین کنید که چه کسی مسئول مدیریت ذخایر محتاطانه خواهد بود، تحت چه محدودیت‌های مالی عمل خواهید کرد و این سیاست چند بار بازنگری خواهد شد. گنجاندن ذخایر محتاطانه در برنامه‌ریزی استراتژیک مهم است: ذخایر به عنوان درآمد خرج نشده، عمل می‌کنند و باید با آنها به عنوان درآمد رفتار شود. با برنامه‌ریزی مناسب، یک ذخیره محتاطانه می‌تواند یک عامل قدرتمند استراتژیک برای یک موسسه نیکوکاری باشد.
چه کسی باید مسئول تنظیم ذخیره محتاطانه باشد؟
اندوخته محتاطانه شما باید در معرض همان سطح بررسی قرار گیرد که سایر سیاست‌های مالی شما. گزارش سالانه متولیان شما باید به اهداکنندگان، سرمایه‌گذاران و سایر ذینفعان بگوید که چرا این پول را کنار گذاشته‌اید، چقدر ذخیره دارید، این مقدار مشخص چگونه به دست آمده است، و در چه شرایطی می‌خواهید این ذخیره را خرج کنید.
چقدر باید برای ذخیره محتاطانه کنار بگذارید؟
هیچ رویکرد یکسانی وجود ندارد که موسسات نیکوکاری در هنگام تعیین یک ذخیره محتاطانه از آن پیروی کنند. مقداری که باید کنار بگذارید به نوع کاری که انجام می‌دهید، بستگی دارد. معمولا پیشنهاد می‌شود که موسسات نیکوکاری بین سه تا 9 ماه هزینه‌های عملیاتی را به عنوان ذخیره محتاطانه کنار بگذارند.
هنگام تعیین مقداری که برای ذخیره محتاطانه کنار بگذارید باید چندین عامل را در نظر بگیرید:
- هزینه‌های عملیاتی یک ماهه برای سازمان شما چقدر است؟
- آیا پروژه خاصی در نظر گرفته‌اید؟ آیا اینها بودجه خود را دارند یا در بودجه ماهانه لحاظ می‌شوند؟
- چقدر به طور منظم خدمات ارائه می‌کنید، و در چه سطحی؟
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.