اگر فقط به این اکتفا شود که بگوییم «ما به کمک نیاز داریم!» مطمئنا روش موثری برای جذب داوطلبان نخواهد بود. قبل از اینکه موسسه شما افراد داوطلب را بکار گیرد، باید این موضوع را بررسی کنید که چه کارهایی از افراد می‌خواهید انجام دهند و در ضمن افراد داوطلب دوست دارند چه کارهایی را انجام دهند. پس بسیار مهم است که قبل از هر اقدامی شرح وظایف شغلی را تهیه کنید که منعکس‌کننده آن وظایف باشد و سپس به افراد اطلاع دهید که چه مشاغلی مورد نیاز موسسه شما است و به دنبال چه مهارت‌هایی هستید. در این گزارش، ششمین مورد از ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی جذب داوطلبان ورای افراد حاضر.
هدف اصلی یافتن تعداد محدودی از داوطلبان دارای مهارت‌های مناسب جهت انجام ماموریت‌های موسسه است. در بسیاری از جوامع کوچک و روستایی، یافتن داوطلبان مناسب به تعداد کافی برای انجام کارها یک چالش واقعی است. بنابراین آنها به سمت فعالیت‌های داوطلبانه‌ا‌ی گرایش پیدا می‌کنند که پاداش‌هایی در پی داشته باشد. چنانچه ماموریت موسسه شما یک موضوع جنجالی در جامعه باشد، ممکن است افراد علاقمند باشند که به صورت غیرعلنی کمک‌های خود را انجام دهند.
به جای اینکه برای انجام کارها به دنبال یافتن داوطلبان باشید، نخست کارهای مختلفی که باید انجام شوند را تعریف کنید، سپس افراد مناسب را برای آن کارها استخدام کنید. این مشاغل باید در راستای کمک به محقق کردن اهداف گروه باشند، در ضمن باید به دلایل داوطلب شدن افراد نیز اهمیت داده شود.
پیام‌های استخدامی را تهیه کنید که در آنها به طور شفاف در مورد کارهایی که از داوطلبان خواسته می‌شود انجام دهند و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام آن وظایف شرح داده شده باشد. گروه شما می‌تواند پیام‌های استخدامی خود را از طرق مختلف مانند نصب پوستر، پخش بروشور، تبلیغات، اعلام در مکان‌های عمومی، به نمایش گذاشتن در مراکز خرید، جلسات اطلاع‌رسانی عمومی و تبلیغات شفاهی به سمع ونظر مخاطبان برساند. به خاطر داشته باشید این تبلیغات زمانی موثر واقع می‌شوند که در مکان‌های مناسبی که داوطلبان ایده‌آل ممکن است در آنجا حضور داشته باشند، انجام شود.
اگر افراد درصدد بدست آوردن موقعیت باشند، پروسه ارزیابی و انتخاب را برای بدست آوردن آن جایگاه شغلی را طی می‌کنند تا هم مطمئن شوند که برای آن شغل مناسب هستند و هم اینکه آن شغل برای آنها مناسب است. با در نظر گرفتن علائق و نگرانی‌های آنها، اطمینان حاصل کنید افرادی را که جذب می‌کنید، می‌توانند شما را برای نیل به مقصود گروه کمک کنند. در مباحثه‌های خود با داوطلبان بالقوه، این نکته را متذکر شوید که شما از آنها نمی‌خواهید به شما لطف کنند، بلکه فرصتی است که در اختیار آنها می‌گذارید و امیدوار هستید با کمال میل بپذیرند.
طرح اقدام
هدف شماره 1: تدوین استراتژی استخدام
هنگامی که یک یا چند شغلی که می‌خواهید توسط داوطلبان انجام شود را مشخص کردید، بکارگیری یک استراتژی استخدام به شما کمک می‌کند تا فرد مناسب برای آن شغل را پیدا کنید. حال باید مدتی را صرف ایجاد فرم‌ها و الگوهایی کنید که به شما در انجام این امر کمک کند زیرا که می‌توانید برای هر یک از داوطلبان از آنها استفاده کنید. نخست، برای هر شغل و مهارت‌های مورد نیاز و اینکه چه افرادی مناسب برای انجام آن هستند مجموعه‌ای از پرسش‌ها تهیه کنید:
- چه مهارت‌هایی باید داشته باشند؟
- آیا نیاز به آموزش و تجربه دارند؟
- آیا باید دارای خصوصیات فردی خاصی باشند (به عنوان مثال، دارای روابط عمومی خوبی باشند و راحت با دیگران ارتباط برقرار کنند یا مثلا شنونده خوبی باشند)؟
وقتی که فهمیدید داوطلبان مناسب هر شغل، چگونه افرادی باشند، حال زمان آن است که از خودتان بپرسید درباره این افراد چه چیزهایی می‌دانید:
- احتمالا چه علایقی دارند؟
- در چه زمینه‌های دیگری ممکن است فعالیت داشته باشند؟
- چه نوع شغلی ممکن است داشته باشند؟
- انگیزه‌های آنها برای داوطلب شدن چیست؟
- چه نیازهایی ممکن است داشته باشند (مثلا حمل و نقل، مراقبت از کودک، کمک در زمینه زبان)؟
وقتی تصویر بهتری از اینکه داوطلبان بالقوه شما چه کسانی هستند، پیدا کردید، راحت‌تر می‌توانید آنها را جذب کنید! بهترین منابع برای مشارکت‌های جدید و جذب داوطلبان، افرادی هستند که قبلا نیز با سازمان کار کرده‌اند، اما می‌توانید از داوطلبان جدید نیز استفاده کنید. بهتر است بانک اطلاعاتی خوبی در مورد داوطلبانی که با آنها کار می‌کنید تهیه و آن را به‌روزرسانی کنید تا در صورت لزوم بتوانید به آن بازگردید.
هدف شماره 2: ایجاد یک فرآیند ثابت ارزیابی و انتخاب:
قبل از شروع جذب افراد جدید، اطمینان حاصل کنید که با توجه به علائق داوطلبان، فرآیندی مناسبی برای ارزیابی و انتخاب آنها بهره می‌برید. به عبارت دیگر، اگر می‌خواهید از کمک داوطلبان استفاده کنید، سریع به درخواست همکاری آنها رسیدگی کنید و آنها را بکار گیرید، زیرا در غیر اینصورت علاقه داوطلبان به کمک کاهش می‌یابد.
همانطور که در سلسله گزارش‌های شیوه‌های مدیریت داوطلبان در مورد کاهش ریسک توضیح داده شد، انجام یک فرآیند غربالگری برای همه داوطلبان جدید بسیار مهم است. این کار برای محافظت از گروه شما و ارباب‌رجوع‌ها و دریافت‌کنندگان خدمات در برابر آسیب‌ها طراحی شده است. هر فردی که برای داوطلب شدن اظهار علاقه‌مندی کرد را بدون اطمینان از مناسب بودن، به کار نگمارید.
هنگامی که داوطلبان فرم درخواست را پر کردند، بهتر است با آنها مصاحبه کنید. اگر آنها در خصوص کاری که به تازگی تبلیغ کرده‌اید ابراز علاقه کرده‌اند، پس از مصاحبه شما تصمیم بگیرید که آیا آنها قادر به انجام آن کار هستند.
مصاحبه، بازجویی و تفتیش عقاید نیست، بلکه فرصتی است تا دلایل افراد داوطلب برای همکاری با گروه خود را تشخیص دهید و در واقع به طور موثر داوطلبان را در جای مناسب به کار گیرید. بهتر است در مورد تجربه آنها در وظایف داوطلبانه قبلی سوال کنید. آنچه در مصاحبه میفهمید به شما کمک می‌کند ببینید چگونه آنها را برای طولانی مدت علاقمند و همراه گروه خود کنید.
با توجه به ریسک مشاغلی که می‌خواهید داوطلبان را به آنها بگمارید، قبل انتخاب افراد مراحل غربالگری بیشتری انجام دهید. مهم است که شما با همه داوطلبان خود به طور عادلانه رفتار کنید. درصورتیکه دو داوطلب بخواهند در گروه شما یک موقعیت را بدست آورند، باید هر دو فرد مراحل مشابهی را طی کنند.
تکنیک‌های مصاحبه
در جلسه مصاحبه بهتر است موارد زیر را مد نظر قرار دهید:
- پرسش‌هایی را مطرح کنید که پاسخ آنها بله یا خیر نباشد.
- برداشت خود از صحبت‌های داوطلب را با وی در میان بگذارید تا مطمئن شوید که درست فهمیده‌اید.
- از تماس چشمی و تکان دادن‌های سر استفاده کنید تا نشان دهید که به وی گوش می‌کنید.
- پرسش‌هایی را مطرح کنید که از قبل آماده کرده‌اید. به این ترتیب شما فرصت یکسانی در اختیار هر داوطلب قرار می‌دهید و قادر خواهید بود تا مقایسه منصفانه‌ای انجام دهید.
- در سوالات خود فرد را در موقعیت فرضی قرار دهید، مثلا بپرسید «اگر … چه کار می‌کردی؟»
- در مورد: سن، جنسیت، نژاد، مذهب، وضعیت تأهل، گرایش‌های جنسی، ناتوانی‌های جسمی سوال نکنید.
- هیچ قولی ندهید که نتوانید به آن عمل کنید.
- در مورد صحبت‌هایی که تردید دارید، آنچه که او گفته است را تایید بگیرید، مثلا با این جمله شروع کنید «آیا می‌گویید …؟»
- عجله نکنید و وقت کافی برای پاسخ به سوالات در اختیار مصاحبه‌شونده بگذارید.
- برداشت‌های خود را نادیده نگیرید، اما با سوالات دقیق آن را بررسی کنید.
- با صحبت در مورد نظرات و تجربیات خود از موضوع مصاحبه منحرف نشوید.
- شما زیاد صحبت نکنید. زیرا که شما فردی نیستید که مصاحبه می‌شوید.
متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.