بررسی بهترین شیوه‌های مدیریت داوطلبان محور سلسله گزارش‌های هفتگی است که قرار است با هدف کمک به افراد در سازمان‌های کوچک غیرانتفاعی در جهت تقویت مدیریت داوطلبان منتشر شود. ایده‌هایی برای بهبود شیوه‌های مدیریت داوطلبان و نکاتی مهم در این خصوص وجود دارد که در اینجا به آنها می‌پردازیم (متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید). این موارد براساس برداشت‌هایی است که از 6 گروه تحت بررسی و تجربیات کار با سازمان‌های غیرانتفاعی به دست آمده است.
- به عنوان یک مدیر اطمینان حاصل کنید که مورد حمایت گروه خود هستید
برای برخی از افراد، درک ارزش وقت و انرژی که برای پیشبرد یک برنامه داوطلبانه گذاشته می‌شود، دشوار است. آنها ممکن است درک نکنند که کار کردن با داوطلبان، نیازمند توجه به احتیاجات و انگیزه‌های آنها برای کمک به انجام ماموریت است. ممکن است بعضی از گروه‌ها خوش‌شانس باشند و داوطلبان زیادی به درب سازمان آنها مراجعه کنند و تا انتهای ماموریت و برای ماه‌ها همراهی‌شان کنند. بیشتر اوقات اما در گروه‌های کوچکتر، داوطلبان با فرسودگی مفرط مواجه می‌شوند و بسیاری از آنها گروه را ترک می‌کنند. این گروه‌ها همیشه برای یافتن افراد مناسب برای ماموریت‌هایشان در تلاش هستند. به احتمال زیاد چنین گروه‌هایی روش‌های استانداردی برای کاهش خطرات و تعهداتشان ندارند.
ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که هیات مدیره، کارکنان و داوطلبان یک سازمان از تلاش‌ها و وقتی که برای کار روی یک برنامه می‌گذارید، حمایت می‌کنند. این موضوع به رفع نگرانی‌های شما کمک شایانی می‌کند. در زمان‌های مختلف، باید از حمایت هیات مدیره، کارکنان و داوطلبان یا ایده‌های آنها برای اقدامات مهم برخوردار شوید. در پایان، اطمینان داشته باشید که نتایح کارهایتان مورد استفاده قرار می‌گیرد، خواه در آن سازمان حضور داشته باشید یا نه. به عنوان یک مدیر باید در ابتدا برای خود حمایت جلب کنید. جلسه‌ای برای بحث درباره اهدافتان برگزار کنید. مثال‌های واضح مطرح کنید که لزوم یک برنامه دارای ساختار را به تصویر می‌کشد.
- یک چشم‌انداز خلق کنید!
با ایجاد یک چشم‌انداز برای مشارکت داوطلبان در سازمان‌تان می‌توانید برای کارتان در گروه خود انرژی ایجاد کنید. اگر مجموعه نیروهایی تماما داوطلب را که با هم همکاری می‌کنند برای ماموریت‌تان داشته باشید، چشم‌انداز چگونه خواهد بود؟ می‌خواهید چند نفر مشارکت داشته باشند؟ چه کارهایی را داوطلبان انجام دهند؟ انتظار دارید داوطلبان چه روحیه‌ای داشته باشند؟ و پرسش‌هایی از این قبیل به بسط و گسترش چشم‌انداز شما در خصوص تعیین جهت کارتان کمک بسیار خواهد کرد.
- گام‌های کوچک، زمان‌بندی طولانی
سازمان‌های داوطلبانه کمی وجود دارند که برای انجام کارها وقت زیادی در اختیار داشته باشند. طرح‌ریزی یک برنامه داوطلبانه زمان می‌برد و شما باید به این موضوع واقف باشید. اغلب افرادی که این مسئله را در نظر می‌گیرند، می‌توانند پیگیر نیازهای دیگر هم باشند. این یک واقعیت است. بنابراین برای این کار به خودتان روحیه بدهید.
در این کتابچه راهنما به برخی از نکات اشاره شده است که می‌توان آنها را تک نفره و تنها در چند ساعت یا کمتر انجام داد. برخی دیگر از کارها اما برای آنکه کاملا تکمیل شوند به هفته‌ها یا ماه‌ها زمان نیاز دارند. این بستگی به شرایط جاری برنامه شما دارد و اینکه چند نفر برای بهبود آن شرایط همکاری می‌کنند. باید واقع‌گرا باشید. وظایفی را تعریف کنید که توان تحقق آنها را خواهید داشت. با وظایف آسان شروع کنید که به همه حس پیشبرد کارها را می‌دهد. به خاطر داشته باشید که معمولا کارها بیشتر از انتظار زمان می‌برند! گروه خود را برای موفقیت بچینید نه برای مایوس شدن یا احساس گناه کردن!
- این کار را به تنهایی انجام ندهید!
تدوین یک برنامه داوطلبانه موقعیت خوبی است برای آموزش‌های شما؛ در این کار کمک بگیرید و از دیگر داوطلبان در این فرآیند مشارکت بخواهید. برای اعضای کمیته که می‌توانند به گروه شما در ایجاد یک برنامه داوطلبانه موثر و نتیجه‌بخش کمک کنند، وظایف کوتاه تعریف کنید. این فرصتی مناسب است که افرادی با مهارت‌هایی که شاید در حوزه‌های دیگر هرگز از آنها استفاده نکنید را در این کار مشارکت دهید. اگر روی سیاستگذاری‌های مربوط به فعالیت‌های داوطلبانه کار می‌کنید آیا کسی در محفل شما حضور دارد که پیشینه‌ای در این زمینه داشته باشد. مطمئن شوید که از چنین افرادی برای بازخورد و مشارکت در فرآیند هرگاه که لازم باشد استفاده می‌کنید.
- شما اولین کسی نیستید که این کار را انجام می‌دهید!
سازمان‌های زیادی هستند که برنامه‌های کاملا داوطلبانه یا نیمه داوطلبانه دارند. بعضی از آنها در جامعه اطراف خودتان حضور دارند. برخی دیگر ممکن است گروه‌هایی باشند که شما به واسطه شبکه کاریتان در مناطق دیگری با آنها کار می‌کنید. با این گروه‌ها در تماس باشید تا بفهمید که چه نکاتی در رابطه با برنامه‌های داوطلبانه را می‌توانند با شما به اشتراک بگذارند. بسیاری از منابع به نگارش درآمده و اینترنتی هم هستند که نمونه‌ها و الگوهایی در این رابطه در اختیار شما قرار می‌دهند. لازم نیست چرخ را دوباره اختراع کنید، از منابع موجود استفاده کنید.
- دستاوردهایتان را جشن بگیرید
وقتی که یک فعالیت قابل توجه را به مرحله تکمیل می‌رسانید، آن‌را جشن بگیرید. مشارکت تک تک افرادی را که در آن دخیل بوده‌اند، شناسایی کنید. یک ایمیل برای توضیح آنچه که بدان دست یافته‌اید ارسال کنید شاید حتی ارزش آن را داشته باشد که در نشریه داخلی آینده سازمان‌تان آن را مورد تاکید قرار دهید. بگذارید همه بدانند که شما بخشی از اهم برنامه خود را محقق کرده‌اید و حواستان به داوطلبان همکارتان هست.
- برنامه داوطلبانه خود را قابل انتقال کنید
وقتی روی بهترین عملکردهای مختلف کار می‌کنید، به این فکر کنید که آن عملکردها چگونه می‌توانند دوباره و دوباره تکرار شوند. هدفتان باید دستیابی به رویکردهایی باشد که توسط خودتان و دیگر اعضای گروه برای مدت طولانی مورد استفاده قرار گیرد. یک برنامه داوطلبانه قابل انتقال این اطمینان را می‌دهد که اطلاعات کلیدی در یکجا جمع شده‌اند و برای افراد جدیدی که به گروه شما ملحق می‌شوند به آسانی قابل پیگیری هستند. در بسیاری از مواقع گروه‌ها زمان زیادی را صرف ایجاد چیزی می‌کنند، اما ناگهان یک یا دو فرد کلیدی با تمام اطلاعات در ذهن شان گروه را ترک می‌کنند. تدوین یک برنامه قابل انتقال درست در بدو شروع، به شما در ایجاد یک برنامه داوطلبانه پایدار کمک می‌کند.
- ایجاد پوشه‌هایی از منابع یا اطلاعات قابل انتقال
از زمانیکه شما کار کردن روی بهترین فعالیت خود را آغاز می‌کنید به احتمال زیاد منابع بسیاری را جمع‌آوری می‌کنید. احتمالا نسخه‌هایی از مقالات، مثال‌های دقیق و الگوهایی از دیگر گروه‌ها، فهرستی از کتاب‌ها و وبسایت‌ها و خیلی چیزهای دیگر را به دست خواهید آورد. بنابراین، علاوه بر نحوه چگونگی تنظیم یک برنامه داوطلبانه قابل انتقال، باید پوشه‌هایی از منابع یا یک برنامه قابل انتقال جداگانه را تنظیم کنید، به نحوی که بتوانید به آسانی مطالب منابعی را که در طول کار جمع‌آوری کرده‌اید، دسته‌بندی و سازماندهی کنید.
- برای خود حمایت ایجاد کنید
همه ما می‌دانیم که توجه به مسائل درازمدتی که طی زندگی انجام می‌دهیم معمولا به خاطر نیازهای کوتاه مدت‌تر به عقب رانده می‌شوند. برخی از ما نیازمند تشویق یا تعیین ضرب‌الاجل برای پیشرفت و باقی ماندن در مسیر خود هستیم. اگر بدانیم که کسی در حال کنترل پیشبرد امور است، آنوقت ما بر پیشرفت‌مان بیشتر تمرکز می‌کنیم. حالا در نظر بگیرید کسی باشد که مسئولیت هدایت یا نظارت بر کار شما را عهده‌دار باشد این شخص می‌تواند به شما کمک کند که گام‌های کلیدی که می‌خواهید بردارید را خلاصه کند و سپس به طور منظم با همراهی شما چگونگی پیشبرد کارها را چک کند، شما را تشویق کند و ایده‌هایی برای مواجهه با هر چالشی را ارائه کند. این مربی لزوما نباید تخصصی در زمینه مدیریت امور داوطلبانه داشته باشد، اما بهتر است در صورت امکان مهارت‌هایی در زمینه مدیریت برنامه و پروژه داشته باشد تا آنها را با شما در میان بگذارد.
- لزومی ندارد که بی عیب و نقص باشید!
تنظیم یک برنامه جدید یا اصلاح برنامه‌ای که در دست دارید، یک تجربه آموزنده خواهد بود. گاهی دشوار خواهد بود که بفهمید چه زمانی اطلاعات شما برای اتخاذ یک تصمیم کافی است. اما نگران این موضوع نباشید که از همان ابتدا بی‌عیب و نقص عمل کنید. همه برنامه‌ها با گذشت زمان تغییر می‌کنند و شما همیشه می‌توانید در حین اینکه به جلو پیش می‌روید آنها را اصلاح کنید. چارچوبی از بهترین فعالیت‌ها را به دست بگیرید و در حین پیش رفتن به سمت جلو، افزودن جزئیات بیشتر برایتان آسانتر خواهد شد.
هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن