اگر سازمانی بخواهد از مشارکت موثر داوطلبان در فعالیت‌های خود استفاده کند، به آسانی از پس آن برنمی‌آید. مگر اینکه شخصی را مسئول جذب و حفظ داوطلبان کند. می‌توان یکی از کارکنان یا یکی از داوطلبان یا حتی یک کمیته برای این منظور در نظر گرفت. لازم است که فرد یا کمیته مسئول مجموعه اصلی مهارت‌ها را بکار گیرد. این مهارت‌ها شامل نوشتن آگهی‌های استخدامی، طراحی مشاغل داوطلبان، ارائه بازخورد به داوطلبان، شناخت خلاقانه مشارکت-های داوطلبان، حل و فصل تعارضات، اجتناب از خطرات، ایجاد مواد آموزشی و تشویق دیگران به کمک کردن، است. این فرد یا کمیته همچنین باید صدایی برای منافع داوطلبان در سازمان باشد.
برای ایجاد این مهارت‌ها بهتر است وب‌سایت‌های مراکز داوطلبان یا کتابخانه‌ها برای دسترسی به منابع مدیریت داوطلبان مورد بررسی قرار گیرند. کارگاه‌های آموزشی نیز مفید هستند. همچنین استفاده از اطلاعات افرادی که با داوطلبان همکاری‌های خوبی دارند نیز می‌تواند در این زمینه کمک به سزایی کند. از همه مهمتر، از داوطلبانی که در حال همکاری با یک سازمان هستند در مورد نحوه کار و مدیریت از آنها نظرخواهی شود.
در این گزارش، سومین مورد از ۱۰ مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان تشریح شده است؛ یعنی توسعه مهارت‌های مدیریت داوطلبان.
توسعه مهارت‌های مدیریت داوطلبان
گروه‌های غیرانتفاعی بیش از پیش در حال راه‌اندازی برنامه‌هایی هستند تا به طیف وسیعی از داوطلبان کمک کنند که به طور موثرتری انتخاب و مشغول به کار شوند و بر کار آنها نظارت داشته باشند و به آنها پاداش دهند. چنین گروه‌هایی این موضوع را درک کرده‌اند که داوطلبان سرمایه‌های گرانقدری برای آنها هستند و باید برای جذب و حفظ این منابع تمرکز کنند.
تعداد کمی از گروه‌های کوچک این شانس را دارند که یکی از کارکنان را برای پیشبرد برنامه داوطلبان تعیین کرده باشند. با این وجود، انتخاب فردی از میان داوطلبان، کارکنان، اعضای هیات مدیره یا حتی کمیته‌ای به عنوان مسئولی که به امور داوطلبان توجه کند و از سیستم‌های آنها پشتیبانی کند از اهمیت بسیاری برخوردار است. این فرد یا کمیته مورد نظر باید نسبت به داوطلبان بسیار متعهد باشد، ارزش وجود داوطلبان را تشخیص دهد و سعی کند راهکارهایی را اتخاذ کند که به داوطلبان کمک می کند تا درب سازمان آمده و برای همیشه وقت و مهارت خود را برای کمک به سازمان اختصاص دهند.
اگر می‌خواهید به طور موثری با داوطلبان کار کنید، باید در گروه تنوع مهارت ایجاد شود. برخی از افراد دارای نقاط قوت ارتباط بین فردی فوق العاده‌ای هستند که به آنها کمک می‌کند داوطلبان را چه در تیم و چه به صورت انفرادی مورد حمایت و راهنمایی قرار دهند. آنها همچنین باید چیزهای مختلفی یاد بگیرند که به افراد برای داوطلب شدن انگیزه دهد و بدانند که چطور موقعیت‌های داوطلبانه متناسب با این انگیزه‌ها ایجاد کنند و چگونگی پیدا کردن و نگه داشتن افراد در این موقعیت‌ها را بیاموزند!
در زیر فهرستی از مهارت‌هایی آورده شده است که ممکن است هنگام مدیریت داوطلبان مفید واقع شوند: چشم‌انداز و برنامه‌ریزی استراتژیک، سیستم‌های ایجاد و نگهداری داوطلبان، بازاریابی، مدیریت منابع انسانی، آموزش، نظارت، ایجاد انگیزه و شناخت، برقراری ارتباطات بین افراد، مدیریت برنامه‌ها، مدیریت امور مالی، روابط عمومی، توانایی ایجاد شبکه.
برخی از ویژگی‌هایی که افراد همکار داوطلبان باید از آنها برخوردار باشند به شرح زیر است: دیپلماسی، خلاقیت، صبوری، شوخ طبعی، انعطاف‌پذیری، گشاده‌رویی
طرح اقدام
هدف شماره 1: تعیین کنید که چه کسی مسئول برنامه داوطلبان شما است و این شغل چه چیزهایی را دربرمی‌گیرد: اگر گروه شما در حال حاضر کسی را به عنوان مسئول برنامه داوطلبان در اختیار ندارد نخستین گام یافتن کسی است برای این سمت. آنچه باید در گام نخست انجام داد این است که یک شرح واضح از مسئولیت‌های این شغل ارائه کرد. وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌های لازم، زمان مورد نیاز، مزایا و هدف از این سمت باید چنان مورد اشاره قرار گیرد که اطمینان حاصل شود که انتظارات همه به طور شفاف مطرح شده است. در بسیاری از گروه‌های کوچک اعضای گروه کارکنان مسئولیت هماهنگی و مدیریت داوطلبان را به عنوان بخشی از شغل خود برعهده دارند و به نوعی آن را در کنار سایر مسولیت‌های خود انجام می‌دهند. اگر وضعیت گروه این است برداشتن گام‌هایی برای بازنویسی شرح وظایف و تعیین دقیق مسئولیت هر یک از اعضای گروه ضرور است.
هدف شماره 2: مهارت‌ها و دانش مدیریت داوطلبان خود را پایه‌ریزی کنید: رشته مدیریت داوطلبان همیشه در حال تغییر است. طی سال‌ها، عملکرد داوطلبان در رابطه با اینکه چگونه زمان خود را سپری کنند گزینشی‌تر شده است. به نظر می‌رسد که افراد داوطلب تعداد ساعات کمتری را نسبت به گذشته صرف مشارکت می‌کنند. روندها نشان می‌دهد که چالش‌هایی در این زمینه وجود دارد (داوطلبان کمتری با زمان کمتری) در عین حال فرصت‌هایی نیز ایجاد شده است (نوع جدید داوطلبان). مهم است که مدیر برنامه داوطلبان با این روندها همگام شود به نحوی که برنامه شما با این تغییرات بتواند انطباق یابد. البته این امکان وجود ندارد که یک نفر از همه طیف مهارت‌ها، توانایی‌ها و دانش برخوردار باشد اما باید این نکته را مد نظر داشت که همیشه جا برای رشد و توسعه حتی برای باکفایت‌ترین افراد هم وجود دارد.
هدف شماره 3: مروری بر عملکرد مدیر خود داشته باشید: خواه یک نفر مسئول مدیریت داوطلبان در سازمان شما باشد، خواه یک کمیته، کل گروه باید مروری سالانه بر عملکرد مدیر داشته باشد. مرور موثر عملکرد، فرصتی شگرف را برای بازخوردهای دوسویه بین مدیر داوطلبان و گروهی که با آن کار می‌کند، فراهم می‌آورد.
مواردی که باید مدنظر قرار گیرند: گاهی اوقات کارکنان یا سایر داوطلبان انتظار دارند که شخص مسئول مدیریت داوطلبان، حسب نیاز افراد داوطلب را ایجاد کند. اما واقعیت این است که یک مدیر داوطلبان مانند یک دستگاه خودپرداز نیست که بتواند منابع باز ارزش را بنا به درخواست در اختیار بگذارد. همه افراد گروه باید مسئولیت جذب و حفظ داوطلبان گروه را برعهده داشته باشند.
جمع‌بندی
بخش ابتدایی کتابچه راهنمای «شیوه‌های مدیریت داوطلبان» که در چند گزارش با هم مرور کردیم، بر پایه‌ریزی برنامه شما تمرکز داشت و اگر به نقش حیاتی داوطلبان در گروه‌تان پی بردید و به آن اذعان داشتید، قوانین و انتظارات‌تان را در سیاست‌ها و راهکارهایتان گنجاندید و یک شخص یا کمیته با کفایت را به عنوان مسئول برنامه داوطلبان خود برگزیدید، آنوقت می‌توان گفت که پایه و اساس بسیار مستحکمی برای برنامه خود بنیان نهادید. سه مورد دیگر از بهترین شیوه‌های مدیریت داوطلبان که در گزارش‌های آینده منتشر می‌شود، در رابطه با چگونگی پاداش‌دهی و تخصیص مشاغل ایمن برای داوطلبان خواهد بود و اینکه چطور افراد مناسب را در آن مشاغل به کار گماشت.
متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن