آیا سازمان شما داوطلبان را مورد ارزیابی قرار می‌دهد؟ بسیار ناراحت کننده است اما متاسفانه این موضوع درست است؛ بعضی از داوطلبان ممکن است برای اربابرجوعها یا سازمان شما خطراتی ایجاد کنند. این احتمال وجود دارد که آنها به اربابرجوعها آسیب بزنند یا از سازمان سرقت کنند. در این گزارش، چهارمین مورد از ۱۰ مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان تشریح شده است؛ یعنی کاهش خطر یا ریسک برای دریافت‌کنندگان کمک و کل گروه.
شما باید داوطلبان را تا حدی غربال کنید. برای این منظور ممکن است از آنها بخواهید که فرم درخواست پر کنند و معرف داشته باشند، همچنین با هر یک از آنها مصاحبه کوتاهی انجام دهید. برای واگذاری وظایف حساس به آنها بهتر است سوءپیشینه و سوابق رانندگی آنها را بررسی کنید. با نظارت منظم و ارزیابی دقیق داوطلبان خود، می‌توانید خطرات را به حداقل برسانید.
وظایف کم‌خطری مانند پر کردن پاکت‌ها به همان اندازه وظایف حساس مانند آموزش به بچه‌ها در یک محیط بدون سرپرست یا جذب کمک‌های مالی نیاز به نظارت و غربالگری ندارد. شما باید برای تعیین میزان خطرات وظایف محوله، هر داوطلب را مورد نظارت‌های لازم و غربالگری قرار دهید.
خیلی بعید است که کسب و کاری یک نیروی خدماتی را بدون انجام مصاحبه و بررسی معرف وی، استخدام کند و به او اجازه دهد شب‌ها وارد ساختمان شود. یا مدرسه‌ای معلمانی را به کار گمارد قبل از اینکه سوءپیشینه آنها را مبنی بر نداشتن سابقه کودک‌آزاری بررسی نکرده باشد.
اگر سازمان شما به افراد جامعه خدمات ارائه می‌کند، این وظیفه شماست که اقداماتی منطقی برای محافظت از آن افراد و منافع‌شان در برابر آسیب‌ها انجام دهید. نه تنها این اقدامات از نظر اخلاقی باید رعایت شوند، بلکه از نظر قانونی نیز سازمان‌ها ملزم به رعایت آنها هستند. اگر افرادی که از خدمات شما بهره‌مند می‌شوند از لحاظ سنی یا توانایی در معرض آسیب هستند اطمینان حاصل کنید که برای کاهش خطراتی که آنها را تهدید می‌کنند اقدامات لازم و روش‌های مناسب را به کار بسته‌اید، در غیر این صورت ممکن است با عواقب قانونی و مالی جدی مواجه شوید.
این یک واقعیت تلخ است که برخی از داوطلبان بالقوه ممکن است تهدیدی علیه دریافت‌کنندگان خدمات، سایر داوطلبان و کارکنان یا سازمان شما باشند. اگر می‌خواهید عملکرد خوبی در محافظت از همه افراد داشته باشید، باید داوطلبان خود را چنان غربال کنید که اطمینان حاصل کنید برای هر یک از وظایف، فرد درستی انتخاب شده است.
یک فرآیند غربالگری خوب هم احترام به حقوق داوطلب است و هم سازمان و دریافت‌کنندگان خدمات آن را در معرض خطر قرار نمی‌دهد.
سازمان خیریه «والنتیر کانادا» یک کتابچه راهنما منتشر کرده است که در آن گام‌هایی برای غربال داوطلبان توضیح داده شده است. این گام‌ها به طور خلاصه به این شرح هستند:
پیش از انتخاب:
- تعیین میزان ریسک
- طراحی و توضیح جایگاه
- فرآیند همکاری
فرآیند انتخاب:
- فرم تقاضای همکاری
- مصاحبه
- بررسی معرف‌ها
- عدم سوءپیشینه
مدیریت داوطلبان:
- هدایت و آموزش
- نظارت و بررسی
- پیگیری مشارکت
طرح اقدام
هدف شماره 1: فرآیند کنترل گروه خود را تعریف کنید:
فرآیند کنترل 10 مرحله‌ای می‌تواند در همه گروه‌ها به کار گرفته شود، اما هر گروهی باید آن را متناسب با نیازهای خود منطبق سازد. تصمیم بگیرید که چه کسی مسئول تعیین میزان ریسک در یک برنامه جدید است. مشاغل جدید چگونه طراحی خواهند شد. آیا همه داوطلبان باید عدم سوءپیشینه بیاورند. در صورتیکه مشخص شود یکی از داوطلبان به یکی از جرم‌های غیرمرتبط متهم بوده است، چه خواهد شد؟
پیش از انتخاب یک داوطلب: برای شروع، فرآیندی را راه‌اندازی کنید که به گروه‌تان کمک کند ریسک‌های بالقوه‌ای که سازمان شما با آنها مواجه است شناسایی و ارزیابی کند. این شامل توانایی در دستیابی به یک استراتژی به منظور کاهش، حداقل‌سازی یا انتقال ریسک است.
فرآیند انتخاب: گام بعدی در فرآیند کنترل به انتخاب داوطلبان‌تان مربوط می‌شود. همه داوطلبان باید دستکم یک فرم درخواست را پر کنند. در این فرم درخواست اطلاعات اولیه در رابطه با راه‌های تماس، مهارت‌ها، ویژگی‌ها، علاقمندی‌هایشان و انگیزه‌شان برای اینکه داوطلب گروه شما باشند و معرف‌هایشان قید می‌شود. اگر قرار است آنها با دریافت‌کنندگان کمک در تماس باشند، باید در یک مصاحبه شرکت کنند (حتی به صورت تلفنی). برای رویدادهای ویژه یا داوطلبان دیگری که به صورت کوتاه مدت در سمت‌هایی با حساسیت کمتری مشغول می‌شوند، ممکن است سازمان شما تصمیم بگیرید که این سطح از تماس ضروری نیست. بخش مهم این است که با همه داوطلبان به صورت منصفانه و با مساوات برخورد شود. اگر سه نفر علاقمند به همکاری در یک سمت هستند باید مطمئن شوید که همه آنها از یک فرآیند ارزیابی عبور کرده‌اند.
مدیریت داوطلبان: ارزیابی به محض انتخاب داوطلبان متوقف نمی‌شود؛ مدیریت داوطلبان شامل گام‌های مهمی است که به شما کمک می‌کند ریسک خود را مدیریت کنید. هدایت و آموزش به شما کمک خواهد کرد که اطمینان حاصل کنید داوطلبان از مرزهای وظایف‌شان و تبعات عبور از آن مرزها آگاهی دارند. آموزش می‌تواند ابزارها و راهکارهای بیشتری را برای مقابله با هر ریسکی که طی انجام وظیفه بوجود می‌آید در اختیار آنها قرار دهد. گام نهایی در ارزیابی، پیگیری از افرادی است که داوطلبان با آنها کار می‌کنند. برقراری تماس منظم با دریافت‌کنندگان آسیب‌پذیر کمک‌ها یا خانواده‌های آنها می‌تواند در رفع هر گونه نگرانی موثر باشد. اجازه دهید داوطلبان بدانند که این پیگیری‌ها یک بخش استاندارد از فرآیند است و به این ترتیب احساس نمی‌کنند که استثنائا زیر نظر قرار گرفته‌اند.
هدف شماره 2: ارزیابی همه شرح وظایف داوطلبان فعلی و اعمال فرآیند غربالگری در صورت لزوم:
اگر شما بدون فرآیند ارزیابی چندانی در حال فعالیت بوده‌اید و حالا یک فرآیند ارزیابی کاملا جدید دارید، باید تصمیم بگیرید که چگونه با داوطلبانی که از قبل با شما همکاری کرده‌اند، مواجه شوید. یک رویکرد این است که فرآیند جدید خود را مرحله به مرحله پیش ببرید. همه داوطلبان جدید باید هم‌اکنون مشمول آن فرآیند شوند، اما داوطلبانی که در حال حاضر مشغول به کار هستند، طی یک سال آینده یا بیشتر در آن فرآیند قرار بگیرند. اما اگر واقعا احساس می‌کنید آن دسته از داوطلبانی که در سازمان شما هم‌اکنون مشغول فعالیت هستند نباید مشمول ارزیابی قرار بگیرند، به دقت توجه داشته باشید که چه کسانی از این فرآیند مستثنی می‌شوند.
جمع‌بندی
طبیعی است که مدیریت ریسک بخش جذاب مدیریت داوطلبان نیست! اما بسیار حساس است. تخصیص زمان برای تعریف شفاف و یکدست از مراحل ارزیابی به شما کمک خواهد کرد از افرادی که با آنها کار می‌کنید، حفاظت کنید و از بحران‌های آینده که به هیچ وجه جذاب نخواهند بود، پیشگیری کنید. زمانی که شما صرف بهبود این وضعیت می‌کنید، بی‌تردید بهترین زمانی است که صرف کرده‌اید.
متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن