داوطلبان با دستی گشاده وقت و انرژی خود را در اختیار جامعه میگذارند، به مردم نیازمند و جمعآوری کمکهای بسیار ضروری مالی کمک میکنند و به طور کلی جامعه را بهبود میدهند. آنان پشتوانه نهادهای غیرانتفاعی هستند و سازمانها همواره باید فرآیند داوطلب شدن را به بهترین شکل ممکن آسان و بیعیب و نقص سازند.
گفتنش بسیار آسان است. اما زمان و منابع بسیاری از سازمانها محدود بوده و خواستههای آنان همواره در حال گسترش است. جذب، استخدام و مدیریت داوطلبها به خصوص با بودجهای محدود، ممکن است امری چالشانگیز باشد. سازمانها باید با داشتههایشان بسوزند و بسازند و معمولاً روند استخدام و معرفی و آشنایی داوطلبان با سازمان با پروسههای منسوخ و منابع موقت همراه است.
به گزارش چریتی دیجیتال (Charity Digital)، بسیاری از سازمانها برای مدیریت داوطلبان از ورد و اکسل و گاهی حتی از روش قدیمی خودکار و کاغذ بهره میبرند. گاهی اوقات اسم و شماره داوطلبان احتمالی را روی برگهای یادداشت میکنند و اطلاعات مهم مربوط به زمانبندی را روی خرده کاغذ مینویسند.
سازمانها به خوبی میدانند که باید تغییر کنند و پذیرای عصر دیجیتال باشند. اما اغلب اوقات تصور میکنند مدیریت دیجیتالی کارآمد داوطلبان امری پیچیده بوده و راهاندازی و استفاده از آن بسیار دشوار یا هزینهبر است.
شاید این ذهنیت در گذشته درست بوده باشد اما سیستمهای مدرن مدیریت داوطلب تغییر کردهاند. در بازارهای کنونی برای تمامی سازمانها با ابعاد مختلف، صرف از نظر شرایط زمانی و منابعشان، گزینههای مناسب متعددی وجود دارد.
گزینههای بسیاری اعم از سیستمهای رایگان، کم هزینه، پرداخت در ازای داوطلب، سفارشی، استاندارد و ترکیبی موجود هستند. به شرطی که سازمانها حاضر باشند اندکی تحقیقات پایهای انجام دهند همیشه حداقل یک سیستم مناسب برای بهبود هر سازمان وجود دارد.
مدیریت داوطلب چیست؟
مدیریت داوطلب یک عبارت کلی به معنی استخدام، پیگیری، ارتباط و تعامل با داوطلبان و بسیاری موارد دیگر است. به انواع روشهای ارتباط میان سازمان و داوطلبان مدیریت داوطلب گفته میشود. مدیریت کارآمد داوطلب مزایای بیشماری دارد. مدیریت داوطلب به خیریهها امکان میدهد رابطه خود با داوطلبان را بهبود بخشند، پروسههای داخلی و خارجی خود را بهینه کنند، سوددهی کلی سرمایهگذاریهایشان را افزایش دهند و از تمام توان و مهارتهای داوطلبان نهایت بهره را ببرند.
علاوه بر این، مدیریت داوطلب به خیریهها امکان میدهد به بلندمدت بیاندیشند و رابطهای راهبردیتر و مثبتتر با داوطلبان برقرار سازند. رابطه مثبت باعث بهبود نرخ حفظ داوطلبان میشود زیرا داوطلبان تمایل بیشتری دارند به خیریههایی بازگردند که از کار کردن با آنان لذت میبرند. مدیریت کارآمد داوطلب در بهبود پروسهها و فعالیتها نقشی حیاتی دارد. و سیستمهای مدیریت داوطلب راهی آسان برای تسهیل این پروسه را در اختیار شما میگذارند.
سیستم مدیریت داوطلب چیست؟
سیستم مدیریت داوطلب ابزاری است که به مدیریت کارآمد داوطلب کمک میکند. این سیستمها به پروسه استخدام داوطلبان کمک میکنند، با داوطلبان ارتباط داشته و هماهنگیها را میسر میسازند، برنامه زمانبندی داوطلبان را تنظیم میکنند و بسیاری کارهای دیگر انجام میدهند.
سیستمهای مدیریت داوطلب یک مکان متمرکز برای تسهیل پروسهها ایجاد میکنند. سازمانهای متعددی از جمله مدارس، بیمارستانها، موزهها و … از این سیستمها استفاده میکنند. اما در خیریهها که مدیریت داوطلب امری حیاتی است، بیش از سایر سازمانها از این سیستمها استفاده میشود. هر یک از سیستمهای مدیریت داوطلب کاربردهای متفاوتی دارند که برای سازمانهایی با ابعاد مختلف و هزینههای گوناگون طراحی شدهاند. اما ویژگیهای مشترک این سیستمها عبارتند از:
- برقراری ارتباطات از یک مکان متمرکز
- توابعی که شغل و مهارت را با یکدیگر مرتبط میسازند
- مدیریت برنامه کاری و زمانبندی
- ساخت پروفایل داوطلبان با دسترسی آسان
- پورتالهای سلف سرویس برای داوطلبان
- ویژگیهایی برای پشتیبانی از رعایت قوانین (Compliance)
مزایای سیستمهای مدیریت داوطلب
هر یک از سیستمهای مدیریت داوطلب مزایای گوناگونی برای سازمانهای مختلف داشته که اغلب به اهداف سازمان بستگی دارد. اما این سیستمها برای سازمانها، به خصوص اگر در حال حاضر از خودکار و کاغذ استفاده میکنند، مزایای گستردهای به همراه دارند. برخی از این مزایا عبارتند از:
- بهبود پروسهها و فعالیتها
- نگهداری اطلاعات داوطلبان در یک مکان متمرکز
- برقراری تمامی ارتباطات از یک مکان متمرکز
- کمک به رعایت (compliance) قانون حفاظت دادهها و سایر قوانین
- بهبود نرخ حفظ داوطلبان
- بکارگیری بهترین مهارتهای داوطلبان
- ترویج مدیریت کارآمد برنامه کاری و زمانبندی
البته، سازمانها برای بهرهمندی از مزایای یادشده باید از سیستمهای مناسب استفاده کنند. سازمانها پیش از بررسی هزاران هزار گزینه موجود باید ابتدا اهداف خود را مشخص کنند.
اهمیت استراتژی مدیریت داوطلب
برای انتخاب بهترین سیستم مدیریت داوطلب برای خیریه خود ابتدا باید مسئله استراتژی را در نظر بگیرید. سیستمهای مدیریت داوطلب میتوانند وظایف بیشماری از بهبود ارتباطات گرفته تا بهبود گزارشدهی، افزایش تعامل و کمک به پروسه استخدام را انجام دهند.
از این رو بسیار مهم است که خیریهها ابتدا تصمیم بگیرند که چه اهدافی را میخواهند با سیستم مدیریت داوطلب خود محقق سازند؛ یعنی به استراتژی خود فکر کنند.
در سازمانهایی با منابع گسترده میتوانید با انجام تحقیقات در کنار اطلاعات و تجزیه و تحلیل، استراتژی کاملی تهیه کنند. اما نیازی نیست که بسیار موشکافانه عمل کنید. سازمانها میتوانند به آسانی هرچه تمامتر، با پرسیدن سوالهایی از این دست کار خود را آغاز کنند:
- در مدیریت داوطلبان با چه مشکلاتی مواجه هستید؟
- آیا در بکارگیری پتانسیل کامل داوطلبان با مشکل مواجهید؟
- آیا با داوطلبان خود تعامل موثر دارید؟
- در ارتباط با داوطلبان با چه مشکلاتی روبهرو شدهاید؟
- هماکنون چگونه داوطلبان خود را پیگیری میکنید؟
- میزان تاثیر داوطلبان خود را چگونه گزارش میدهید؟
به آسانی با پاسخ به پرسشهای فوق میتوانید یک استراتژی برای خود تهیه کنید. شاید از برخی نقاط ضعف آگاه شدهاید یا چند نقطه کور یافتهاید. یا شاید هم در زمینه خاصی وضعیت خوبی دارید و میخواهید موفقیت خود را دو چندان کنید.
در هر حال، از پاسخهای فوق برای تعیین هدفتان استفاده کنید.
سیستمهای مدیریت داوطلب چگونه به شما کمک میکنند
یک سیستم مدیریت داوطلب، صرف نظر از پیچیده یا ساده بودنش، میتواند به تحقق اهدافتان کمک کند. در ادامه نگاهی به زمینههایی خواهیم انداخت که در آنها سیستمهای مدیریت داوطلب میتوانند پروسههای سازمانها را بهبود دهند.
استخدام (Recruitment)
استخدام اولین گام در مدیریت داوطلب است. سازمانها باید دقیقاً تعدادی از داوطلبان را به خدمت گیرند که بتوانند آنها را به نحوی کارآمد مدیریت کرده و تناسب میان مهارت و کار داوطلبان را رعایت کنند. این کار دشوارتر از آنیست که به نظر میرسد.
سیستمهای مدیریت داوطلب میتوانند به ساخت پروفایلهایی برای جذب مهارتها و استعدادهای مناسب کمک کنند، صفحاتی بسازند که داوطلبان بیشتری را جذب میکنند و تمامی اطلاعات پیشین را در یک مکان متمرکز نگهداری کنند تا بتوانید همواره داوطلبان متناسب خود را جذب کنید.
علاوه بر این، قابلیتهای زمانبندی یک سیستم مدیریت داوطلب به بهبود و تسهیل پروسه انتخاب داوطلبان کمک شایانی خواهد کرد. یعنی خیریهها با استفاده از این سیستمها افراد مناسب را فقط آنبوردینگ (معرفی و آشنایی با سازمان) نمیکنند، بلکه پروسه آنبوردینگ افراد مناسب را به مدت زمانی مناسب انجام میدهند.
ارتباط (Communication)
خیریهها بعد از استخدام داوطلبان باید با آنان به گونهای تعامل داشته باشند که حس خوشرویی، آموزندگی و هدفمند بودن را القا کند. ارتباط یک کلید است. یکی از مشکلاتی رایج در سازمانها خیل راههای ارتباطی آنان با داوطلبان است.
بعضی داوطلبان از ایمیل و بعضی دیگر از تلفن، واتساپ یا چت شبکههای اجتماعی استفاده میکنند. سیستمهای مدیریت داوطلب ارتباطات را متمرکز میکنند.
این سیستمها میتوانند بسیاری از راههای ارتباطی یادشده همچون پیامک، ایمیل و … را با یکدیگر ادغام سازند و اطلاعات را به یک پلتفرم مرکزی منتقل کنند. علاوه بر این، برخی از سیستمهای مدیریت داوطلب امکان ارتباطات خودکار را فراهم میآورند که وقت کارکنان را آزاد میکند.
تعامل (Engagement)
سازمانها باید با داوطلبان در تعامل باشند. این کار بسیار فراتر از ارتباط است. یعنی سازمان باید مهارتها و استعدادهای اصلی آنان را بیابد. یعنی کاری کنند که وظایف داوطلبان از استعدادهایشان نهایت بهره را ببرند. و این یعنی با برنامه کاریشان نیز باید در ارتباط باشند.
سیستمهای مدیریت داوطلب برای خیریهها امکان تطبیق مهارتها و وظایف را فراهم میآورند. این سیستمها به سازمانها کمک میکنند با داوطلبانی که استعدادهای لازم برای انجام وظایف خاص را دارند به نحوی موثر در تعامل باشند. تطبیق داوطلبان با وظایف متناسب آنها برای هر دو طرف سودمند است؛ از یک سو بهرهوری خیریهها افزایش مییابد و از سوی دیگر داوطلب مورد بیتوجهی قرار نمیگیرد.
علاوه بر این، سیستمهای مدیریت داوطلب امکان دریافت بازخورد از داوطلبان را نیز فراهم میآورند که به سازمان کمک میکند پروسههای داخلی خود را بهبود دهد و تعامل بهتری با داوطلبان داشته باشد.
پیگیری (Tracking)
پیگیری اعداد، ساعات، مهارتها، پروسه استخدام و نرخ ریزش داوطلبان برای سازمانهایی که سیستم داخلی گزارشدهی ندارند امری زمانبر است. سیستمهای مدیریت داوطلب معمولاً دارای قابلیت پیگیری هستند که به مدیریت همزمان فعالیتهای تمامی داوطلبان کمک میکند.
این موضوع برای سازمانها از اهمیت والایی برخوردار است زیرا وقت و منابع سازمان را آزاد کرده و دریافت بازخورد را بسیار آسودهتر از قبل میکند. اما پیگیری برای شخص داوطلب نیز مهم است. پیگیری به داوطلبان کمک میکند از دستاوردها و تغییراتی که پدید آوردهاند، باخبر شوند.
سیستمهای مدیریت داوطلب فعالیتهای داوطلبان را در یک مکان متمرکز پیگیری میکنند. این سیستمها میتوانند گزارشاتی شامل الگوها، زمان صرفشده روی پروژههای گوناگون، بهبودها، تاثیر کلی و… تولید کنند.
گزارشات به داوطلبان کمک میکنند میزان تاثیر خود را به صورت کمی ببینند و این خود میتواند یک مشوق بزرگ برای تداوم همکاری آنان باشد. پیگیری و گزارشدهی باعث ترویج روابط بلندمدت میشوند و حس مفید بودن برای جامعه و ارزشمند بودن در خیریه را به داوطلب القا میکنند.
قدردانی (Recognition)
پیگیری و گزارشدهی از منظر قدردانی جایگاه والایی دارند. سازمانها باید مراتب قدردانی را بجا بیاورند تا حس فراموششدگی یا قدرنشناسی به داوطلب دست ندهد. سازمانها میتوانند با یک یادداشت ساده از داوطلبان سپاسگزاری کنند یا مراسمی تمام و کمال برای قدردانی از زحمات آنان برگزار کنند.
در هر حال، سیستمهای مدیریت داوطلب میتوانند مثمرثمر واقع شوند. برخی سیستمها از جمله سیستمهایی که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد، دارای ویژگیهایی برای ترویج قدردانی از داوطلبان هستند؛ ویژگیهایی مانند ارسال پیام تشکر و نشانهای مجازی برای سپاسگزاری از زحمات داوطلبان که در سیستم به نمایش در میآیند.
نتیجهگیری
سیستمهای مدیریت داوطلب میتوانند به طرز شگرفی فعالیتهای خیریهتان را بهبود دهند، بازدهی را افزایش دهند، پروسهها را آسان سازند، به ساخت روابط مستحکم کمک کنند و بسیاری کارهای دیگر انجام دهند. خیریهها باید سیستمی را انتخاب کنند که بهترین تطابق را با اهدافشان داشته باشد. هدف خود را درک کنید، دستاورد مطلوب خود را تعیین کنید و با در نظر گرفتن این دو، بهترین سیستم را برگزینید.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردمنهاد خود را بهصورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.