داوطلبان عناصر مهمی در ساختار سازمانهای نیکوکاری هستند که جمعآوری کمکهای نقدی و غیرنقدی بدون حضور آنها ممکن نیست. در واقع بدون آنها بسیاری از رویدادهای جمعآوری کمک هرگز برگزار نمیشود و با حضور آنها تقریبا هر رویداد اینچنینی با موفقیت برگزار خواهد شد. در دنیای ایدهآل، همه زمان کافی برای فعالیتهای داوطلبانه در اختیار خواهند داشت و همهی ما ثروتمند خواهیم بود. در چنین دنیایی است که بهترین داوطلبان مثل شاخ و برگها روی درختان میرویند و همیشه در اولین فرصتی که بخواهید یک رویداد جمعآوری کمک برگزار کنید، از راه میرسند.
متاسفانه بقیه ما که اینجا روی زمین زندگی میکنیم، مجبوریم برای پیدا کردن داوطلبان خوب و ارزشمند کمی بیشتر تلاش کنیم. با این حال اما پیدا کردن چنین داوطلبانی غیرممکن هم نیست. در واقع، یافتن و حفظ داوطلبان کاری عملی است. اگر بخواهید انسجام و کیفیت رویدادهای سازمان خیریهتان را حفظ کنید، باید همیشه داوطلبان را مورد توجه قرار بدهید.
جذب داوطلب
اولین جایی که معمولا جستجو میکنم و بهترین داوطلبان را در آنجا پیدا میکنم، دانشگاهها هستند. در ابتدا کمی تردید داشتم که به آنجا بروم، چون آنها دانشجو هستند و همه ما این سن و سالها را از سر گذراندهایم و میدانیم چه حس و حالی دارند. با این حال واقعیت این است که دانشجویان انرژی و انگیزه کافی و خوبی را برای داوطلب شدن دارند. آنها به خاطر طبیعت سنشان، اغلب به راحتی در واکنش به اتفاقات هیجانزده میشوند. آنها تفکرات آرمانگرایانه دارند و احساس میکنند که میتوانند به فرآیند شکلگیری یک تحول، کمک کنند. با این حال اما دانشجویان همزمان تلاش میکنند تا برای زمان پایان دوره دانشگاه، رزومه خوبی برای خودشان درست کنند و انجام فعالیتهای داوطلبانه همان چیزی است که برای اغلب شرکتها اهمیت دارد.
دانشجویان همچنین منابع خوبی هستند، چون گاهی میتوانند دورههای آموزشی رایگانی را برگزار کنند که از نظر صرفه اقتصادی، اهمیت زیادی برای سازمانهای نیکوکاری دارد. من معمولا روی تابلوهای اعلانات یا در کافیشاپهای اطراف دانشگاه-ها، تراکتهای تبلیغاتی را نصب میکنم و همچنین یک آگهی هم در نشریه دانشجویی دانشگاه –که معمولا هزینه آن بسیار ارزان هم هست- منتشر میکنم تا بتوانم حداکثر دسترسی به دانشجویان را داشته باشم. البته بسته به نوع رویدادی که میخواهیم برگزار کنیم، ممکن است غرفه کوچکی در محوطه دانشگاه یا انجمن دانشجویان برپا کنم.
دومین جایی که معمولا برای یافتن داوطلبان میروم –و هنوز هم برای خودم تازگی دارد- شبکههای اجتماعی هستند. اگر رویداد یا سازمانتان یک صفحه در فیسبوک یا حساب توییتر داشته باشد، شما تعداد قابل توجهی دنبالکننده اختصاصی و وفادار در اختیار دارید. در این صورت، وقتی اعلان یا درخواست جذب داوطلب را در شبکههای اجتماعیتان منتشر کنید، واکنشها و حمایتهای خوبی از این دنبالکنندگان وفادار دریافت خواهید کرد.
سومین جایی که باید در آن به دنبال داوطلبان بگردید، جوامع محلیتان هستند. اگر مردم منطقه یا محلهتان با سازمان شما آشنا هستند، دسترسی به داوطلبان بالقوه در این جامعه کوچک راحتتر میشود. میتوانید آگهیهای تبلیغاتی را در روزنامه محلی چاپ کنید، بنرها وتراکتهای تبلیغاتی را در کافیشاپها و مراکز عمومی نصب کنید. این در حالی است که بسیاری از جوامع محلی، نوعی از شبکه جذب داوطلبان را دارند که شما میتوانید از آن هم کمک بگیرید.
حفظ داوطلب
پیدا کردن داوطلبان میتواند کار سختی باشد، اما اطمینان یافتن از اینکه آنها داوطلبان خوب و ارزشمندی هستند، حتی میتواند سختتر هم باشد. در فرآیند تمدید قرارداد سالانه با داوطلبان قبلی یک سازمان، ریزش اعضا به دلایلی مانند تغییر برنامههای کاری، تغییر شرایط خانوادگی و البته وضعیت مالی، یک اتفاق کاملا طبیعی است. در واقع عوامل بسیار زیادی هستند که می-توانند به شکلی یک فرد داوطلب را از ادامه کمک به سازمان خیریه شما، بازدارند. با این حال ایجاد این موقعیت که داوطلبان بخواهند به همکاری با سازمان خیریه ادامه بدهند، یک اقدام ضروری است که میتواند از کاهش کمکهای داوطلبانه به آن سازمان جلوگیری کند.
اولین و مهمترین اقدام، همیشه شناسایی کار سخت و کار خوب است. اینکه کسی بخواهد بشنود که کاری را عالی انجام داده، یک میل انسانی کاملا طبیعی است. بنابراین وقتی چنین چیزی را متوجه میشوید، این کار را بکنید و بگذارید داوطلبان خوبتان بدانند که چه کاری را به خوبی انجام دادهاند. این کار نه تنها فضای همکاری مثبتی را ایجاد میکند، بلکه باعث میشود که داوطلبان احساس مهم و باارزش بودن بکنند.
دومین اقدام این است که مطمئن شوید که فضای اجتماعی را در میان کارمندانتان ایجاد کردهاید. فرستادن داوطلبان بهشکل فردی برای انجام کاری، باعث میشود که حس طردشدن را تجربه کنند. علاوه بر این، بسیاری از افراد به خاطر جنبه اجتماعی کارهای خیریه، داوطلب انجام این کارها میشوند. شما میتوانید با برنامهریزی درست برای انجام کارها بهشکل گروهی، به برآوردهشدن این حس آنها کمک کنید. برگزاری برنامههای «شب داوطلبان» هم میتواند ایده خوبی در این راه باشد؛ برنامههایی که در آنها داوطلبان بعد از انجام کارهایشان دور هم جمع میشوند و با یک غذای ساده و نه چندان گران قیمت از آنها پذیرایی میشود. این کار فقط برای آن است که آنها بتوانند دور هم جمع بشوند و زمانی را با هم بگذرانند.
به عنوان سومین اقدام سعی کنید زیاد از داوطلبان کار نکشید. به خاطر داشته باشید که آنها با حسن نیت آمدهاند تا به شکل رایگان به سازمان خیریه شما کمک کنند. البته از آن طرف نباید چندان هم آنها را بیکار بگذارید تا انگیزههایشان را از دست بدهند. آنها برای کمک آمدهاند و دوست دارند که احساس مفید بودن داشته باشند.
در آخر اگر میتوانید آن را مدیریت کنید، بگذارید داوطلبان در فعالیتهایی شرکت کنند که آنها را کنار یکدیگر قرار میدهد. در طول برگزاری یک رویداد به آنها زمان استراحت بدهید و بگذارید بخشی از آن رویداد را در کنار دوستان و اعضای خانوادهشان بگذرانند. اگر تعداد داوطلب کافی در اختیار دارید تا بتوانند غیبت داوطلبان دیگر را پوشش بدهند، میتوانید اجازه بدهید که این شرایط یک بار دیگر هم ایجاد شود.
منبع: thefundraisingauthority
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردمنهاد خود را بهصورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.