تشریح واضح تکالیف داوطلبان (بخش هفتم)

داوطلبان، لایق داشتن یک عنوان شغلی و شرح وظایف شفاف هستند. مقصود از انجام آن فعالیت را برای داواطلبان توضیح دهید و به آنها بگویید که انجام آن چگونه به دستیابی به اهداف موسسه نیکوکاری شما کمک می­‌کند. به این فکر کنید که چه انگیزه‌­هایی باعث می‌­شود داوطلبان با شما همکاری کنند و چه کارهایی نیاز است که انجام شود. برای ایجاد وظایف جدید چنین نیازهایی را در نظر بگیرید و با هم ادغام کنید. اگر شرح وظایف شفافی را تنظیم کرده باشید، استفاده از داوطلبان به مراتب آسان­‌تر خواهد بود.

تشریح واضح تکالیف داوطلبان (بخش هفتم)

آیا شرح وظایف برای داوطلبان خود تهیه کرده­‌اید؟ چگونه به داوطلبان بالقوه می‌­گویید که از آنها می‌­خواهید که چه کاری انجام دهند، چه ویژگی­‌هایی ­باید داشته باشند، چند ساعت کار کنند یا در ازای آن چه چیزی دریافت خواهند داشت؟ تهیه یک شرح وظایف خوب، پاسخ همه این پرسش‌­ها را در بر خواهد داشت. در این گزارش، پنجمین مورد از ۱۰ مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی تشریح واضح تکالیف داوطلبان.

داوطلبان، لایق داشتن یک عنوان شغلی و شرح وظایف شفاف هستند. مقصود از انجام آن فعالیت را برای داواطلبان توضیح دهید و به آنها بگویید که انجام آن چگونه به دستیابی به اهداف موسسه نیکوکاری شما کمک می­‌کند. به این فکر کنید که چه انگیزه‌­هایی باعث می‌­شود داوطلبان با شما همکاری کنند و چه کارهایی نیاز است که انجام شود. برای ایجاد وظایف جدید چنین نیازهایی را در نظر بگیرید و با هم ادغام کنید.

اگر شرح وظایف شفافی را تنظیم کرده باشید، استفاده از داوطلبان به مراتب آسان­‌تر خواهد بود. این شرح وظایف به شما کمک می­‌کند تا میزان ریسک مربوط به هر وظیفه و هر آنچه را که باید در این زمینه انجام شود، شناسایی کنید.

هر سازمان یا کسب و کاری، هنگام استخدام کارکنانی که حقوق دریافت می­‌دارند، شرح وظایفی را ترسیم کرده است که معمولا دارای مسئولیت­‌ها، مهارت‌­ها و دانش مورد نیاز، ساعات کار و دستمزد و مزایا در آن مشخص شده است. این شرح وظایف مشخص می­‌کند که برای آن شغل از افراد انتظار می‌­رود چه کارهایی انجام دهند و در ازای آن چه پاداشی دریافت می‌­کنند.

وقتی می‌خواهید داوطلبانی پیدا کنید که به شما کمک کنند، ­باید از شرح وظایف شغلی استفاده کنید. در وهله نخست بسیار مهم است مشخص کنید که چه کاری می­‌خواهید انجام دهید و برای کمک به انجام آن کار به چه افرادی، با چه مهارت­‌ها و انگیزه‌­هایی نیاز دارید. سپس ­باید اطمینان حاصل کنید کاری که از یک داوطلب می‌­خواهید انجام دهد تا چه حد به دستیابی به اهداف موسسه شما کمک می­‌کند. بسیاری از داوطلبان به این دلیل که اعتقاد دارند قادر خواهند بود در احقاق اهداف کلی یک گروه سهیم باشند با آن همکاری می‌­کنند. لذا برای اطمینان از اینکه تلاش‌­های داوطلبان برای دستیابی به اهداف گروه کمک تاثیرگذاری می­‌کند باید موسسه شما روند طراحی وظایف طی کند.

طراحی وظایف شامل طبقه­‌بندی تمام کارهایی است که موسسه شما انجام می‌­دهد یا باید انجام دهد. سپس این وظایف را می‌­توان جداگانه طبقه­‌بندی کرد. برخی از این وظایف ممکن است توسط کارکنانی که حقوق دریافت می‌­دارند و برخی دیگر توسط داوطلبان انجام شود.

وظایف محوله شغلی که طراحی می‌­کنید همیشه باید در راستای کمک به دستیابی به اهداف شما باشد و در عین حال نیازهای داوطلبان نیز در آن لحاظ شده باشد. زیرا که داوطلبان برای همکاری با یک موسسه یا سازمان دارای انگیزه‌های متفاوتی هستند، لذا بسیار مهم است که برای انجام آن مشاغل، پاداش‌هایی را فراهم کنید که علایق و نیازهای داوطلبان را برآورده کند. در غیر این صورت برای یافتن و نگهداری افراد با مشکل روبه‌رو خواهید شد. طراحی وظایف شغلی فرآیندی است که برای شناسایی کارهایی که ­باید انجام شود تا موسسه شما ماموریت خود را کامل کند، شکل می‌­گیرد.

فرآیند پنج مرحله‌­ای طراحی وظایف شغلی

1- ماموریت‌های خود را بررسی کنید (دلیل وجود موسسه شما).

2- به عملکرد و وظایف محوله‌­ای که به تحقق ماموریت‌ها کمک می‌­کند، نگاه کنید.

3- داوطلبان فعلی و بالقوه را در نظر بگیرید، مهارت‌­ها و ویژگی‌­هایی که برای انجام وظایف مختلف نیاز است را شناسایی کنید.

4- شرح وظایف شغلی را به طور شفاف مشخص کنید.

5- با توجه به آن وظایف داوطلبان را به آن مشاغل بگمارید.

طرح اقدام

هدف شماره 1: وظایف شغلی خود را طراحی کنید: طراحی وظایف شغلی، بررسی وظایف گروه و تعیین اینکه چه کارهایی برای انجام ماموریت خود انجام می‌­دهید را شامل می­‌شود. به این فعالیت­‌های کلیدی به عنوان مثال جمع‌­آوری کمک‌­های مالی، تحقیق، آموزش عمومی، خدمات مشاوره­‌ای و غیره، عملکردها و وظایف گفته می­‌شود. اطمینان حاصل کنید که عملکردهایی که شناسایی می­‌کنید همه مرتبط هستند. بررسی کنید چه وظایف و عملکردهای دیگری برای دستیابی به اهداف و انجام ماموریت­‌های خود نیاز دارید. پس از شناسایی عملکردهای اصلی مورد نیاز، برای انجام آن­ها هر یک را به قسمت‌های مختلف تقسیم کنید. به عنوان مثال، اگر عملکرد اصلی موسسه شما آموزش عمومی است، برخی از مولفه‌­های این عملکرد عبارتند از:

  • ارائه سخنرانی‌­های منظم در مدارس
  • تهیه یک خبرنامه
  • تهیه کتابخانه‌­ای از منابع
  • برگزاری کنفرانس سالانه

سپس جهت انجام آن­ها هر یک از این مولفه­‌ها را به وظایف کوچک­تر تقسیم کنید.

همکاری کارکنان و داوطلبان با یکدیگر

برخی از کارکنان ممکن است برای کار با داوطلبان مقاومت نشان دهند. آنها ممکن است احساس کنند داوطلبان وقت زیادی برای کار از آنها می‌گیرند، قابل اطمینان نیستند، فقط نیروی کار رایگان هستند یا اینکه یکی از جایگاه­‌های شغلی کارکنان را از دسترس خارج می‌­کنند.

برای کمک به رفع این مقاومت:

  • مطمئن شوید که داوطلبان را تحت هدایت و آموزش مناسب قرار داده­‌اید و کارکنان را در این آموزش مشارکت می­‌دهید.
  • برای فعالیت‌­های داوطلبان برنامه‌­ریزی کنید و برنامه پشتیبان برای زمان‌­های عدم حضور آنها تهیه کنید.
  • برای طراحی وظایف داوطلبانه از نظر کارکنان بهره‌­مند شوید.
  • از داوطلبان ارزیابی انجام دهید و از کارکنان بخواهید که نظرات و بازخورد را در این زمینه اعلام کنند.
  • از مشارکت کارکنان در رمینه شناسایی داوطلبان و فعالیت­‌های اجتماعی آنان استفاده کنید.

هدف شماره 2: شرح وظایف شغلی تهیه کنید: شرح وظایف شغلی داوطلبان یکی از ابزارهای ارتباطی ارزشمند است. بدینوسیله داوطلبان که علاقمند به همکاری هستند متوجه می‌­شوند که چه کاری ­باید انجام دهند، چه مدت زمانی نیاز است برای این منظور اختصاص دهند و برای انجام آن چه مهارت­‌هایی لازم است. شما می­‌توانید اطمینان حاصل کنید که انتظارات گروه شما واضح و روشن است و داوطلبان به راحتی درک می­‌کنند که چگونه می­‌توانند به انجام ماموریت گروه شما کمک کنند. شرح وظایف شغلی داوطلبان حاوی بسیاری از همان اطلاعات اصلی است که در شرح وظایف شغلی کارکنان با حقوق و مزایا قید می‌­شود.

هدف شماره 3: وظایف و مشاغل خود را کنترل و از نو طراحی کنید: پس از انجام مراحل طراحی وظایف شغلی و مشخص کردن وظایف داوطلبان، باید روند کار را کنترل کنید و بفهمید چه تغییراتی باید ایجاد شود.

نتیجه­‌گیری

پس از آنکه شما وظایف داوطلبان را به طور شفاف تعریف کردید، نخستین گام در استفاده موفق از داوطلبان را برداشته­‌اید. سپس گام بعدی جذب داوطلبان است.

متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌­توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت­‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.

 

بر اساس استاندارد افرا، موسسه‌ نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.