آیا شرح وظایف برای داوطلبان خود تهیه کرده‌اید؟ چگونه به داوطلبان بالقوه می‌گویید که از آنها می‌خواهید که چه کاری انجام دهند، چه ویژگی‌هایی باید داشته باشند، چند ساعت کار کنند یا در ازای آن چه چیزی دریافت خواهند داشت؟ تهیه یک شرح وظایف خوب، پاسخ همه این پرسش‌ها را در بر خواهد داشت. در این گزارش، پنجمین مورد از ۱۰ مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی تشریح واضح تکالیف داوطلبان.
داوطلبان، لایق داشتن یک عنوان شغلی و شرح وظایف شفاف هستند. مقصود از انجام آن فعالیت را برای داواطلبان توضیح دهید و به آنها بگویید که انجام آن چگونه به دستیابی به اهداف موسسه نیکوکاری شما کمک می‌کند. به این فکر کنید که چه انگیزه‌هایی باعث می‌شود داوطلبان با شما همکاری کنند و چه کارهایی نیاز است که انجام شود. برای ایجاد وظایف جدید چنین نیازهایی را در نظر بگیرید و با هم ادغام کنید.
اگر شرح وظایف شفافی را تنظیم کرده باشید، استفاده از داوطلبان به مراتب آسان‌تر خواهد بود. این شرح وظایف به شما کمک می‌کند تا میزان ریسک مربوط به هر وظیفه و هر آنچه را که باید در این زمینه انجام شود، شناسایی کنید.
هر سازمان یا کسب و کاری، هنگام استخدام کارکنانی که حقوق دریافت می‌دارند، شرح وظایفی را ترسیم کرده است که معمولا دارای مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و دانش مورد نیاز، ساعات کار و دستمزد و مزایا در آن مشخص شده است. این شرح وظایف مشخص می‌کند که برای آن شغل از افراد انتظار می‌رود چه کارهایی انجام دهند و در ازای آن چه پاداشی دریافت می‌کنند.
وقتی می‌خواهید داوطلبانی پیدا کنید که به شما کمک کنند، باید از شرح وظایف شغلی استفاده کنید. در وهله نخست بسیار مهم است مشخص کنید که چه کاری می‌خواهید انجام دهید و برای کمک به انجام آن کار به چه افرادی، با چه مهارت‌ها و انگیزه‌هایی نیاز دارید. سپس باید اطمینان حاصل کنید کاری که از یک داوطلب می‌خواهید انجام دهد تا چه حد به دستیابی به اهداف موسسه شما کمک می‌کند. بسیاری از داوطلبان به این دلیل که اعتقاد دارند قادر خواهند بود در احقاق اهداف کلی یک گروه سهیم باشند با آن همکاری می‌کنند. لذا برای اطمینان از اینکه تلاش‌های داوطلبان برای دستیابی به اهداف گروه کمک تاثیرگذاری می‌کند باید موسسه شما روند طراحی وظایف طی کند.
طراحی وظایف شامل طبقه‌بندی تمام کارهایی است که موسسه شما انجام می‌دهد یا باید انجام دهد. سپس این وظایف را می‌توان جداگانه طبقه‌بندی کرد. برخی از این وظایف ممکن است توسط کارکنانی که حقوق دریافت می‌دارند و برخی دیگر توسط داوطلبان انجام شود.
وظایف محوله شغلی که طراحی می‌کنید همیشه باید در راستای کمک به دستیابی به اهداف شما باشد و در عین حال نیازهای داوطلبان نیز در آن لحاظ شده باشد. زیرا که داوطلبان برای همکاری با یک موسسه یا سازمان دارای انگیزه‌های متفاوتی هستند، لذا بسیار مهم است که برای انجام آن مشاغل، پاداش‌هایی را فراهم کنید که علایق و نیازهای داوطلبان را برآورده کند. در غیر این صورت برای یافتن و نگهداری افراد با مشکل روبه‌رو خواهید شد. طراحی وظایف شغلی فرآیندی است که برای شناسایی کارهایی که باید انجام شود تا موسسه شما ماموریت خود را کامل کند، شکل می‌گیرد.
فرآیند پنج مرحله‌ای طراحی وظایف شغلی
1- ماموریت‌های خود را بررسی کنید (دلیل وجود موسسه شما).
2- به عملکرد و وظایف محوله‌ای که به تحقق ماموریت‌ها کمک می‌کند، نگاه کنید.
3- داوطلبان فعلی و بالقوه را در نظر بگیرید، مهارت‌ها و ویژگی‌هایی که برای انجام وظایف مختلف نیاز است را شناسایی کنید.
4- شرح وظایف شغلی را به طور شفاف مشخص کنید.
5- با توجه به آن وظایف داوطلبان را به آن مشاغل بگمارید.
طرح اقدام
هدف شماره 1: وظایف شغلی خود را طراحی کنید: طراحی وظایف شغلی، بررسی وظایف گروه و تعیین اینکه چه کارهایی برای انجام ماموریت خود انجام می‌دهید را شامل می‌شود. به این فعالیت‌های کلیدی به عنوان مثال جمع‌آوری کمک‌های مالی، تحقیق، آموزش عمومی، خدمات مشاوره‌ای و غیره، عملکردها و وظایف گفته می‌شود. اطمینان حاصل کنید که عملکردهایی که شناسایی می‌کنید همه مرتبط هستند. بررسی کنید چه وظایف و عملکردهای دیگری برای دستیابی به اهداف و انجام ماموریت‌های خود نیاز دارید. پس از شناسایی عملکردهای اصلی مورد نیاز، برای انجام آنها هر یک را به قسمت‌های مختلف تقسیم کنید. به عنوان مثال، اگر عملکرد اصلی موسسه شما آموزش عمومی است، برخی از مولفه‌های این عملکرد عبارتند از:
- ارائه سخنرانی‌های منظم در مدارس
- تهیه یک خبرنامه
- تهیه کتابخانه‌ای از منابع
- برگزاری کنفرانس سالانه
سپس جهت انجام آنها هر یک از این مولفه‌ها را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید.
همکاری کارکنان و داوطلبان با یکدیگر
برخی از کارکنان ممکن است برای کار با داوطلبان مقاومت نشان دهند. آنها ممکن است احساس کنند داوطلبان وقت زیادی برای کار از آنها می‌گیرند، قابل اطمینان نیستند، فقط نیروی کار رایگان هستند یا اینکه یکی از جایگاه‌های شغلی کارکنان را از دسترس خارج می‌کنند.
برای کمک به رفع این مقاومت:
- مطمئن شوید که داوطلبان را تحت هدایت و آموزش مناسب قرار داده‌اید و کارکنان را در این آموزش مشارکت می‌دهید.
- برای فعالیت‌های داوطلبان برنامه‌ریزی کنید و برنامه پشتیبان برای زمان‌های عدم حضور آنها تهیه کنید.
- برای طراحی وظایف داوطلبانه از نظر کارکنان بهره‌مند شوید.
- از داوطلبان ارزیابی انجام دهید و از کارکنان بخواهید که نظرات و بازخورد را در این زمینه اعلام کنند.
- از مشارکت کارکنان در رمینه شناسایی داوطلبان و فعالیت‌های اجتماعی آنان استفاده کنید.
هدف شماره 2: شرح وظایف شغلی تهیه کنید: شرح وظایف شغلی داوطلبان یکی از ابزارهای ارتباطی ارزشمند است. بدینوسیله داوطلبان که علاقمند به همکاری هستند متوجه می‌شوند که چه کاری باید انجام دهند، چه مدت زمانی نیاز است برای این منظور اختصاص دهند و برای انجام آن چه مهارت‌هایی لازم است. شما می‌توانید اطمینان حاصل کنید که انتظارات گروه شما واضح و روشن است و داوطلبان به راحتی درک می‌کنند که چگونه می‌توانند به انجام ماموریت گروه شما کمک کنند. شرح وظایف شغلی داوطلبان حاوی بسیاری از همان اطلاعات اصلی است که در شرح وظایف شغلی کارکنان با حقوق و مزایا قید می‌شود.
هدف شماره 3: وظایف و مشاغل خود را کنترل و از نو طراحی کنید: پس از انجام مراحل طراحی وظایف شغلی و مشخص کردن وظایف داوطلبان، باید روند کار را کنترل کنید و بفهمید چه تغییراتی باید ایجاد شود.
نتیجه‌گیری
پس از آنکه شما وظایف داوطلبان را به طور شفاف تعریف کردید، نخستین گام در استفاده موفق از داوطلبان را برداشته‌اید. سپس گام بعدی جذب داوطلبان است.
متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.