استاندارد بودن در ذهن شما چه معنا و مفهومی دارد؟ به نظر شما استانداردسازی یک فعالیت، فرآیند یا سیستم چه ارزش افزوده‌ای دارد؟ استانداردسازی چگونه می‌تواند منجر به توسعه سازمان شود؟ داشتن نظم و معیار و تعیین اندازه، و مهم‌تر از آن رعایت حدود و اندازه‌ها، برای حفظ کیفیت زندگی اجتماعی و حتی زندگی شخصی مفید و در مواردی ضروری است. همه این موارد در زمان صحبت از استاندارد و استانداردسازی به ذهن ما متبادر می‌شوند.
از دید اجتماعی به آن‌چه بر پایه قرارداد، سنت، یا قانون قرار گرفته و نمونه‌ای برای سرمشق باشد و اجرای آن مورد پذیرش همه قرار گیرد، استاندارد گفته می‌شود. یک مجموعه خیریه محلی باشید یا یک موسسه نیکوکاری در سطح ملی، و در هر حوزه‌ای که فعالیت کنید، عملیات اصلی موسسه شما شامل وظایفی است که باید به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه انجام شوند. این می‌تواند شامل فرآیندهای کلیدی مرتبط با حمایت از مددجویان باشد یا وظایفی که با فواصل زمانی طولانی‌تر تکرار می‌شوند، مانند تمدید یک گواهینامه. استاندارد نبودن فرآیندها می‌تواند شرایط را برای به‌هم‌ریختگی سازمانی آماده کند. هر وظیفه مستقل از توالی و تکرار آن، نیازمند قوانینی است که حوزه عمل، کیفیت و روشی که می‌بایست دنبال شود را مشخص کند. استاندارد نکردن این قوانین اطمینان یافتن از کیفیت و کاهش خطاها را دشوار می‌کند. از سوی دیگر، جهانی‌سازی نیاز روزافزونی به تعاریف دقیق، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، و فرآیندها خلق کرده است. سازمان‌های منعطف بر توانمندی‌های کلیدی خود تکیه می‌کنند و در صورت نیاز از شرکای استراتژیک خود کمک می‌گیرند. برون‌سپاری فعالیت‌های مکمل بسیار ساده‌تر و کم‌ریسک‌تر همراه خواهد بود اگر اطلاعات در سازمان استانداردسازی شده باشد.
اما منظور از استانداردسازی فرآیندها چیست؟ اصولا استانداردسازی فرآیند به معنی استقرار مجموعه‌ای از قوانین است که مشخص می‌کند افراد سازمان برای انجام یک وظیفه یا مجموعه‌ای از وظایف چگونه باید عمل کنند. استانداردسازی می‌تواند به هر فرآیند، وظیفه یا رویه مرتبط با سازمان اعمال شود: پاسخگویی به تماس‌ها، دریافت و پرداخت، ثبت اطلاعات مددجویان، و مانیتور کردن فعالیت‌ها. استانداردسازی به این معنی است که کارکنان شما یک فرآیند مستقر تست‌شده برای اجرا دارند. بنابراین زمانی که به درستی انجام شود، ابهام را کاهش می‌دهد، کیفیت را تضمین می‌کند، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و انگیزه کاری کارکنان را تقویت می‌کند. استانداردها دارای چهار محور مجزا هستند: «ماهیت خدمات»، «امور مدیریتی»، «ارزیابی و انطباق‌ها» و «مسئولیت‌های اجتماعی».
اما استانداردسازی چگونه به توسعه سازمان‌های نیکوکاری کمک می‌کند؟ توسعه سازمانی یک تلاش برنامه‌ریزی شده در سطح سازمان، و با هدایت و رهبری مدیریت ارشد سازمان است که منجر به بهبود فرآیندها با هدف افزایش اثربخشی، کارآیی و سلامت سازمان می‌شود. از نگاه فعالان حوزه نیکوکاری و توسعه اجتماعی و مدیران موسسات نیکوکاری و سازمان‌های غیردولتی موفق، به‌کارگیری استاندارد در موسسات نیکوکاری، ابزاری استراتژیک بوده و دستورالعملی برای مقابله با برخی از چالش‌های روزمره است. پژوهش‌های انجام شده روی مزایای استانداردسازی در حوزه‌های مختلف نشان می‌دهد که استاندارد کردن از طرق زیر به توسعه زیرساخت‌های سازمانی کمک می‌کند:
- قابلیت تداوم و تکرار فعالیت‌ها: یکی از نخستین الزامات توسعه سازمانی، توانایی سازمان برای مقیاس‌پذیر کردن فعالیت‌ها و اطمینان از تداوم اجرای فعالیت‌ها و ارائه خدمات است. استانداردسازی مهم‌ترین ابزار هر موسسه نیکوکاری برای دستیابی به این هدف است.
- بهبود شفافیت و ارتقای بهره‌وری: یک فرآیند استاندارد نیاز به کار بر مبنای حدس و گمان و جستجوی اضافی را حذف می‌کند. به علاوه، کارکنان نیازی نیست برای یافتن پاسخ درگیر پرسش از دیگران یا زیر و رو کردن اسناد شوند.
- اطلاعات در دسترس بیشتر: استانداردسازی اطلاعات را برای همه مجموعه‌های درگیر در دسترس‌تر می‌کند. به‌خصوص، اگر استاندارد مشابهی در کل حوزه خدمات نیکوکارانه مورد استفاده قرار بگیرد، بنچ‌مارکینگ را امکان‌پذیر می‌کند. به علاوه منجر به ترویج شفافیت می‌شود.
- کاهش وابستگی به فرد: با استانداردسازی فرآیندها و اطلاعات، وابستگی به افراد و واحدها کاهش می‌یابد و بنابراین آسیب‌پذیری سازمان در مقابل اشتباهات کمتر می‌شود.
- اطمینان از کیفیت: استانداردسازی کمک می‌کند کار به شکلی از پیش تعریف شده و بهینه انجام شود. به‌کارگیری استانداردهای شناخته‌شده توسط بخش‌های مختلف سازمان اطمینان از کیفیت را افزایش می‌دهد و موجب می‌شود فرآیندها و نتایج شفاف‌تر شده و به شکل ساده‌تری قابل مقایسه با موسسات دیگر باشد.
- خدمات‌رسانی بهتر به مخاطبان: از طریق استاندارد کردن هر بخش از فرآیند ارائه خدمت به بهترین شکل ممکن انجام می‌شود. استاندارد موسسات نیکوکاری چندین وجه قابل لمس دارد که تقریبا تمام جنبه‌های اداره چنین سازمانی را در نظر گرفته است و هنگامی که خدمات مطابق با استاندارد باشند، به ذی‌نفعان این اطمینان را می‌دهد که از خدمات امن، قابل اعتماد و با کیفیت بهتری بهره‌مند می‌شوند. سطح رضایت ذی‌نفعان و ذی‌ربطان نیز بدین شکل افزایش می‌یابد.
- مدیریت تغییر و بهبود سازمانی: حرکت در مسیر توسعه نیازمند پیاده‌سازی تغییرات در سطوح مختلف سازمان است. اولین گام از این تغییرات می‌تواند با پیاده‌سازی استاندارد در ابعاد مختلف سازمان انجام شود. برای هر تغییر سازمانی می‌توان سه فاز را در نظر گرفت: خروج از انجماد، ایجاد تغییر و در نهایت تثبیت وضعیت جدید یا انجماد مجدد که می‌توان آن را در چرخه‌ها تکرار کرد. تغییراتی که در اثر اعمال استاندارد در یک موسسه نیکوکاری پدیدار می‌شود، به‌تدریج موجب توسعه سازمانی فراگیر خواهد شد.
- تقویت انگیزه کاری کارکنان: استانداردسازی کمک می‌کند کارکنان بتوانند در وظایف مرتبط با خود مهارت پیدا کنند و خبره شوند.
- مدیریت بهتر هزینه‌ها: استانداردسازی به بهینه‌سازی فرآیندها و عملیات در موسسه نیکوکاری کمک کرده و از این طریق می‌تواند ضمن حفظ کیفیت، هزینه‌های جاری را کاهش دهد. صرفه‌جویی حاصل از استانداردسازی می‌تواند صرف ظرفیت‌سازی، دسترسی به ذی‌نفعان جدید و توسعه سازمانی شود.
- کاهش هزینه‌های تراکنش و ترویج شراکت‌های استراتژیک و هماهنگ: زمانی که تعاریف و مدل‌های داده بین موسسه و سازمان‌های همکار آن مشابه باشد، هزینه‌های مرتبط با ارتباطات بین سازمان‌ها کاهش پیدا می‌کند. به‌علاوه، دانش قابل اتکای نهفته در استاندارد پذیرفته‌شده توسط سازمان‌های نیکوکاری، منجر به بلوغ بیشتر سازمان‌ها می‌شود.
به این ترتیب، استانداردسازی در ابعاد و وجوه مختلف سازمان، برای موسسه شما این اطمینان خاطر را ایجاد می‌کند که توسعه سازمانی به شکلی متوازن و هماهنگ در کلیه بخش‌ها انجام خواهد شد.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.