از شنیدن اصطلاح اتوماسیون یا خودکارسازی چه فکرهایی به ذهن‌تان می‌رسد؟ احتمالا ربات‌هایی را در حال کار کردن در خط مونتاژ، منوهای خودکار گوشی تلفن یا پردازش در مقیاس کلان را تصور می‌کنید.
اما اتوماسیون در حال متحول کردن تمام سازمان‌ها است. سازمان‌ها از هر گونه‌ای که باشند، از سازمان‌های عظیم موجود در فهرست فورچون 500 (Fortune 500) گرفته تا موسسه‌های خیریه کوچک می‌توانند به کمک اتوماسیون خود را متحول کنند.
صرف نظر از اینکه رسیدگی به حساب‌ها به عهده‌تان است یا آنکه خود مدیر هستید، در هر حال اتوماسیون حساب‌ها کار را به روش‌هایی ملموس و واقعی کارآمدتر می‌کند. به گزارش وب‌سایت Charity Digital، در ادامه با چهار مزیت آنی و متحول کننده اتوماسیون برای سازمان‌های غیرانتفاعی یا موسسات خیریه آشنا می‌شوید.
1- اتوماسیون بسیار بسیار سریع‌تر است
این مزیت بسیار مهم است. با استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری می‌توانید مدیریت و حساب‌ها را راحت‌تر جلو ببرید و تمام فرآیندها را روان‌تر، سریع‌تر و کارآتر کنید. برای مثال ورود داده‌ها را در نظر بگیرید. به جای گشتن بین رسیدها می‌توانید از آنها عکس بگیرید و عکس‌ها را مستقیما به نرم‌افزار حسابداری خود یا حسابدارتان بفرستید. این مزیت برای دیگر جنبه‌های ورود داده‌ها نیز صادق است. می‌توانید برای همیشه با ورود دستی صورت‌حساب‌های بانکی، رسیدها یا فاکتورها خداحافظی کنید. تنها کاری که باید انجام بدهید، این است که از صورت‌حساب، فاکتور یا رسید عکس بگیرید، عکس را ایمیل یا بارگذاری کنید و سپس داده‌ها را برای حسابدار یا نرم‌افزار انتخابی‌تان بفرستید. حتی در بعضی موارد می‌توانید از نرم‌افزار بخواهید که فایل‌های PDF الکترونیک را اسکن کند تا پردازش از این هم سریع‌تر شود. وقت طلاست و با صرفه‌جویی کردن در وقت در واقع در پول صرفه‌جویی می‌کنید. صرفه‌جویی در وقت در حال حاضر اهمیت ویژه‌ای دارد، چراکه موسسه‌های خیریه باید روی ارائه خدمات تمرکز کنند.
2- یافتن زمان بیشتر برای انجام دادن وظایف دیگر
اتوماسیون شغل‌ها را حذف نمی‌کند، بلکه وظایف تکراری و پیش پاافتاده را حذف می‌کند. زمان منبع ارزشمندی برای تمام سازمان‌ها، به‌ویژه سازمان‌های خیریه است. اگر زمان کمتری را برای ورود داده‌ها صرف کنید، وقت بیشتری برای متمرکز شدن روی وظایف مهم و مفیدی همچون جمع‌آوری کمک، سازمان‌دهی رویدادها یا برقراری ارتباط پیدا می‌کنید. اتوماسیون، به‌ویژه برای وظایف بسیار جزئی و پیش پاافتاده می‌تواند مفید باشد. سازمان‌های خیریه‌ای که می‌خواهند به اتوماسیون روی بیاورند، باید وظایفی را برای این کار انتخاب کنند که بیش از همه وقت‌شان را می‌گیرد. زمان برترین وظایف را شناسایی کنید و بررسی کنید که چگونه می‌توانید آنها را خودکار کنید.
3- افزایش صحت
به جرأت می‌توان گفت که صحت در حساب‌های خیریه از اهمیتی دوچندان برخوردار است. ورود خودکار داده‌ها نیز مانند بسیاری از وظایف دیجیتال معمولا صحیح‌تر از زمانی انجام می‌گیرد که این وظایف به کارکنان سپرده می‌شود. رایانه‌ها و نرم‌افزارها خسته و کسل نمی‌شوند و بسیار کمتر از کارکنان اشتباه می‌کنند. مشکل بازده نزولی با استفاده از رایانه‌ها کاملا حل می‌شود؛ رایانه‌ها می‌توانند به صورت شبانه‌روزی، بدون نیاز به استراحت کردن کار کنند و وظایف خسته‌کننده‌ای را که کارکنان از انجام دادن‌شان گریزانند، در نهایت صحت انجام دهند. بنابراین با بهره‌گیری از اتوماسیون می‌توانید از صحت بالاتر و رویت‌پذیری بیشتر امور مالی‌تان لذت ببرید و از آرامش خاطر حاصل از این دقت و درستی برخوردار شوید.
4- خودکارسازی گامی به سوی حذف کاغذ
چهارمین مزیت این است که اتوماسیون گام بلندی در راستای تبدیل شدن به سازمانی بدون کاغذ است. دریافت رسید بارزترین مثال در این زمینه است، کیف پول، جیب و محل کارتان پس از اتوماسیون از رسیدهای بی‌استفاده پاک خواهد شد. کاربران به راحتی می‌توانند از رسیدشان عکس بگیرند، عکس را به نرم افزار بفرستند و سپس رسید را دور بیاندازند. اتوماسیون ضرورت چاپ کردن اسناد دیگر را نیز به شدت کاهش می‌دهد. در بعضی موارد، مانند صورت‌حساب‌های بانکی دیگر هرگز نیازی به رؤیت نسخه چاپی اسناد نخواهید داشت. می‌توانید سازمان خیریه‌تان را یک‌شبه به سازمانی بدون کاغذ تبدیل کنید تا سازمان خیریه‌تان کارآتر و کارآمدتر شود؛ به علاوه به این ترتیب بهتر می‌توانید از محیط زیست مراقبت کنید. از همه مهم‌تر بدون کاغذ شدن سازمان به معنای کمتر شدن به‌هم ریختگی و بی‌نظمی، بیشتر شدن فضا و کاهش هزینه‌های مربوط به لوازم و محل نگهداری است.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.