در این مقاله، به نقش استانداردها در افزایش توان سازمان‌ها برای درک، مدیریت و عبور از بحران‌ها می‌پردازیم و نشان می‌دهیم که چگونه استانداردها و ابزارهایی مانند ISO 22316 می‌توانند زیربنایی برای مدیریت تداوم کسب‌وکار، کاهش ریسک و ارتقاء نوآوری باشند.
تاب‌آوری سازمانی چیست و چرا حیاتی است؟
تاب‌آوری سازمانی، توانایی یک سازمان برای شناسایی، پاسخ‌گویی و انطباق با تهدیدها، تغییرات و بحران‌هاست. این توانایی مستقیماً به بقای بلندمدت، پایداری، و حفظ اعتماد ذی‌نفعان وابسته است. برخلاف تصور رایج، تاب‌آوری یک نقطه ثابت نیست، بلکه یک طیف پویا و وابسته به عوامل مختلف است:
- وجود رهبری اثربخش و چشم‌انداز مشترک
- شفافیت در تصمیم‌گیری و ساختارهای سازمانی
- درک درست از محیط بیرونی و ذی‌نفعان
- توانایی یادگیری از شکست‌ها و بهبود مستمر
چگونه استانداردها تاب‌آوری را تقویت می‌کنند؟
پیاده‌سازی استانداردهای مدیریتی، نقش بسزایی در افزایش تاب‌آوری دارد و زمینه‌ساز شکل‌گیری سازمانی چابک، یادگیرنده، و پاسخ‌گو می‌شود. در ادامه، تأثیر استانداردسازی بر ابعاد مختلف تاب‌آوری سازمان را بررسی می‌کنیم:
۱. مدیریت ریسک پیش‌فعال (Proactive Risk Management)
استانداردها رویکردی ساختاریافته برای شناسایی، ارزیابی و کاهش ریسک‌ها ارائه می‌دهند. آنها سازمان‌ها را ترغیب می‌کنند که:
- تهدیدات بالقوه را از پیش شناسایی کنند؛
- برای کاهش اثرات آنها برنامه‌ریزی نمایند.
به‌عنوان مثال، استانداردهای مربوط به تداوم کسب‌وکار (Business Continuity) و برنامه‌ریزی برای بازیابی در شرایط بحران (Disaster Recovery) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برای سناریوهای مختلف آماده شوند و حتی در حین یا پس از بحران نیز عملیات خود را حفظ کنند.
استاندارد افرا به‌عنوان چارچوب ارزیابی و ارتقاء عملکرد سازمان‌های مردم‌نهاد، به‌طور مستقیم و غیرمستقیم بر اهمیت مدیریت ریسک تأکید دارد. این موضوع در چند محور کلیدی دیده می‌شود:
- حکمرانی و رهبری
در استانداردافرا، رکن حکمرانی مسئول تعریف سیاست‌ها و ساختارهای سازمانی شفاف است. بخشی از این مسئولیت، پیش‌بینی و مدیریت ریسک‌ها در تصمیم‌گیری‌های راهبردی است
مثال: یک هیئت‌مدیره متعهد باید ریسک‌های مرتبط با منابع مالی، شهرت، یا مشارکت‌های مردمی را بشناسد و برای آنها سیاست‌های مشخص داشته باشد.
- برنامه‌ریزی و ارزیابی
در این محور، استاندارد افرا بر طراحی برنامه‌های دارای هدف، شاخص و سنجش‌پذیری تأکید دارد. بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی حرفه‌ای، تحلیل ریسک‌های مرتبط با اجرای برنامه‌هاست.
مثال: در طراحی یک پروژه خیریه، تحلیل ریسک‌هایی مانند عدم تأمین منابع، موانع حقوقی یا عدم مشارکت جامعه هدف، بخش ضروری طرح است.
- پایش و بهبود مستمر
استاندارد افرا سازمان را به نظارت بر عملکرد، ارزیابی نتایج و اصلاح رویه‌ها ترغیب می‌کند؛ که خود بخشی از چرخه مدیریت ریسک محسوب می‌شود.
مثال: گزارش‌گیری دوره‌ای از انحراف پروژه‌ها، ثبت رویدادهای پرخطر و تحلیل آنها، می‌تواند در پیشگیری از تکرار خطاها مؤثر باشد.
۲. افزایش انطباق‌پذیری (Enhanced Adaptability)
استانداردها با ترویج انعطاف‌پذیری و بهبود مستمر، به سازمان‌ها در سازگاری با محیط‌های در حال تغییر کمک می‌کنند. از طریق پیاده‌سازی استانداردها، سازمان‌ها قادر خواهند بود:
- راهبردها و عملیات خود را در برابر چالش‌ها و فرصت‌های جدید تطبیق دهند؛
- ظرفیت پاسخ‌گویی سریع و هدفمند داشته باشند.
فرض کنید یک سمن حوزه آموزش، بودجه‌اش از طرف یک حامی قطع می‌شود. اگر انطباق‌پذیر باشد:
- سریع مدل مالی جایگزین (مثلاً جذب کمک‌های خرد از جامعه) طراحی می‌کند؛
- بخشی از پروژه‌ها را تعدیل یا بازطراحی می‌کند؛
- تیم منابع انسانی را به اجرای راهکارهای جدید تجهیز می‌کند
۳. ترویج فرهنگ آمادگی (Fostering a Culture of Preparedness)
فرهنگ آمادگی به این معناست که همه اعضای سازمان – از مدیران ارشد تا کارکنان و داوطلبان – نسبت به ریسک‌ها، بحران‌ها و تغییرات پیش‌بینی‌نشده آگاه و آماده باشند.
این فرهنگ باعث می‌شود که سازمان به جای فقط «واکنش‌نشان‌دادن»، پیش‌دستانه فکر و عمل کند.
استانداردها با قرار دادن تاب‌آوری در قلب برنامه‌ریزی‌ها و عملیات سازمان، فرهنگ آمادگی را تقویت می‌کنند. آنها:
- زبان و چارچوب مشترکی برای درک و مدیریت ریسک‌ها ارائه می‌دهند؛
- ارتباط و همکاری بین واحدهای مختلف و ذی‌نفعان را تسهیل می‌نمایند.
برای نمونه، استانداردهای مدیریت بحران و اضطرار (Emergency Management) به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا:
- کانال‌های ارتباطی مشخصی ایجاد کنند؛
- کارکنان را برای رویه‌های اضطراری آموزش دهند؛
- تمرین‌های آمادگی انجام دهند تا در زمان بحران، پاسخ‌گویی هماهنگ و مؤثری داشته باشند.
۴. ترویج نوآوری و پایداری (Promoting Innovation and Sustainability)
استانداردها همچنین با ترغیب سازمان‌ها به استفاده از بهترین رویه‌ها و فناوری‌های نوین، محرک نوآوری و پایداری هستند. از طریق تبعیت از استانداردها، سازمان‌ها می‌توانند:
- بهره‌وری خود را افزایش دهند؛
- اثرات زیست‌محیطی را کاهش دهند؛
- پایداری بلندمدت خود را تقویت نمایند.
اجرای ISO 22301 و ISO 22316 توانایی سازمان شما را برای بقا و موفقیت در شرایط نامطمئن افزایش می‌دهد، اعتماد ذی‌نفعان را تقویت می‌کند و تضمین‌کننده پایداری بلندمدت سازمان است.
زمینه‌های اقدام برای تقویت تاب‌آوری کسب‌وکار مطابق با استاندارد ISO 22316:
در ادامه به بررسی موارد در استاندارد ISO 22316 9 عنصر کلیدی و مهم مورد بررسی قرار می‌گیرد این 9 عنصر تقویت کننده تاب‌آوری سازمانی هستند. در ادامه ضمن معرفی این ابعاد به نکات مرتبط با استاندارد افرا در این ابعاد خواهیم پرداخت.
۱. چشم‌انداز و هدف مشترک داشته باشید
در یک سازمان مردم‌نهاد، همه اعضا (از مدیران داوطلب گرفته تا نیروهای محلی) باید هدف اصلی سازمان را باور داشته باشند و در راستای آن حرکت کنند. وقتی همه بدانند که برای چه هدفی فعالیت می‌کنند (مثلاً کاهش فقر، حمایت از کودکان، حفظ محیط زیست)، هماهنگی بیشتر و انگیزه قوی‌تری شکل می‌گیرد
مثال: اگر هدف سازمان کمک به کودکان کار است، همه باید روی راه‌هایی تمرکز کنند که آن هدف را پشتیبانی کند.
در استاندارد مدیریتی افرا نیز وجود بیانیه ماموریت و چشم‌انداز شفاف، مکتوب و قابل دسترس از الزامات کلیدی است. بنابراین موسسه‌هایی که مطابق با استاندارد افرا ارزیابی می‌شوند و دارای گواهی اعتماد هستند، ضمن اینکه این بیانیه‌ها در وبسایت موسسه قرار داده می‌شود، این بیانیه‌ها توسط ارکان موسسه (اعضای هیات امنا و هیئت مدیره) مورد تایید و تصویب قرار گرفته‌اند. بدین ترتیب ارکان از هدف غایی موسسه اطلاع دارندو کلیه هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی‌ها مطابق با آن پیش برده خواهد شد.
۲. محیط اطراف را بشناسید و بر آن تأثیر بگذارید
یک سازمان مردم‌نهاد باید شرایط جامعه، نیازهای مردم، فرهنگ محلی، قوانین دولتی و حتی فعالیت‌های دیگر سازمان‌ها را به‌خوبی بشناسد. با این شناخت می‌تواند بهتر برنامه‌ریزی کند، به موقع واکنش نشان دهد و حتی تغییرات مثبتی در جامعه ایجاد کند.
مثال: اگر دولت در حال تصویب قانونی درباره حقوق کودکان است، سازمان می‌تواند در مشاوره‌ها شرکت کند یا کمپین آگاهی‌بخشی راه‌اندازی کند.
یک سازمان همواره باید درک درستی از محیط اطراف خود داشته باشد بدین معنا استاندارد افرا نیز در مسیر تعریف استراتژی سازمان، این توصیه را به موسسه‌های نیکوکاری می‌کند که با مدل‌هایی چون swot به تحلیل محیط اطراف خود بپردزاید.
۳. رهبری مؤثر، انگیزشی و انعطاف‌پذیر داشته باشید
رهبران در سازمان‌های مردم‌نهاد باید الهام‌بخش باشند، از اعضا حمایت کنند و در زمان‌های سخت مثل کمبود منابع یا بحران‌های اجتماعی، تصمیم‌های درست بگیرند. رهبری در اینجا به معنای ایجاد اعتماد، شفاف بودن و توانایی مدیریت در شرایط غیرقابل‌پیش‌بینی است.
مثال: در دوران کرونا، رهبری که به سرعت شیوه کمک‌رسانی را آنلاین کرد، توانست تاب‌آوری سازمان را حفظ کند.
۴. فرهنگی ایجاد کنید که از تاب‌آوری حمایت کند
درون سازمان باید فضای حمایت، یادگیری و همدلی وجود داشته باشد. اشتباهات نباید موجب سرزنش شود بلکه باید به عنوان فرصت یادگیری دیده شود. همه باید احساس امنیت و ارزشمند بودن کنند.
مثال: اگر داوطلبی در برنامه‌ای شکست خورد، به جای حذف او، با آموزش مجدد و همراهی، تجربه‌اش را تبدیل به یک سرمایه کنید.
۵. دانش و اطلاعات را به‌صورت باز به اشتراک بگذارید
در یک سازمان مردم‌نهاد خیلی مهم است که همه بدانند چه اتفاقی در حال وقوع است، پروژه‌ها در چه مرحله‌ای هستند و دیگران چه تجربیاتی دارند. به اشتراک‌گذاری دانش و تجربه، باعث رشد جمعی و تصمیم‌گیری بهتر می‌شود.
مثال: بعد از پایان هر پروژه، گزارشی ساده تهیه کنید و در اختیار داوطلبان و همکاران بگذارید.
افرا بر وجود سازوکارهای شفاف برای اشتراک اطلاعات تأکید دارد. این اطلاعات می‌تواند مربوط به امور مالی، پیشرفت پروژه‌ها، تصمیمات راهبردی، یا یافته‌های میدانی باشد. همچنین، مستندسازی و بایگانی مناسب اطلاعات، از معیارهای کلیدی در سنجش اثربخشی درونی سازمان است. بدین ترتیب استاندارد افرا پیشنهاد می‌کند ضمن مستندسازی فعالیت‌ها و رویدادهای پر تکرار سازمان خود، درس‌آموزی‌های رویداد‌ها را با اعضای سازمان به اشتراک بگذارید. به عنوان مثال موسسه‌های نیکوکاری که در دوران همه‌گیری کرونا تجربیات خود را با اعضا به اشتراک گذاشتند، در بحران‌های بعدی از این درس‌آموزی‌ها استفاده کردند.
۶. منابع را هوشمندانه مدیریت کنید
سازمان‌های مردم‌نهاد معمولاً با منابع محدودی کار می‌کنند (منابع مالی، نیرو، امکانات)، اما اگر این منابع درست استفاده شود، می‌توانند اثر زیادی داشته باشند. برای شرایط بحرانی یا ناگهانی، باید منابع جایگزین و پشتیبان تعریف شوند.
مثال: اگر یکی از داوطلبان اصلی در منطقه‌ای در دسترس نبود، نفر جایگزین آموزش‌دیده‌ای داشته باشید.
در استاندارد افرا، همواره پیشنهاد می‌گردد، موسسه‌های نیکوکاری ضمن ارائه برنامه بودجه سالیانه، به برآورد منابع مالی خود بپردازد. بنابراین یک سازمان مبتنی بر استاندارد، می‌داند چگونه بین اهداف و برنامه‌ها از یک طرف و منابع و بودجه خود از سمت دیگر ارتباط برقرار کند.
۷. بخش‌های مختلف را با هم هماهنگ کنید
در سازمان‌های مردم‌نهاد ممکن است بخش‌هایی مثل روابط عمومی، جذب منابع، اجرا و آموزش وجود داشته باشد. اگر این بخش‌ها هماهنگ کار نکنند، اهداف کلی سازمان پیش نمی‌رود.
مثال: اگر تیم جذب منابع با تیم اجرایی در ارتباط نباشد، ممکن است منابع مالی برای برنامه‌های بی‌اولویت جذب شود.
۸. فرهنگ بازنگری و یادگیری داشته باشید
همیشه پس از اجرای پروژه‌ها، به نتایج نگاه کنید، از اشتباهات بیاموزید و ببینید چطور می‌شود بهتر عمل کرد. این نگاه انتقادی سازنده، باعث رشد تدریجی سازمان و آمادگی بیشتر در آینده می‌شود.
مثال: در پایان هر پروژه، یک جلسه بازخورد برگزار کنید و نظرات همه را جمع‌آوری کنید.
۹. تغییرات آینده را پیش‌بینی و برایشان برنامه‌ریزی کنید
جامعه و شرایط سیاسی، اقتصادی و اجتماعی همیشه در حال تغییر است. سازمان‌های موفق کسانی هستند که بتوانند نشانه‌های این تغییر را زود ببینند و برای آن آماده شوند.
مثال: اگر متوجه افزایش مهاجرت در یک منطقه شدید، حمایت از خانواده‌های مهاجر را زودتر از بقیه آغاز کنید.
جمع‌بندی
در جهان پرتلاطم امروز، سازمان‌ها ناگزیرند خود را برای مواجهه با بحران‌ها، تغییرات سریع و عدم‌قطعیت‌های مداوم آماده کنند. تاب‌آوری سازمانی به‌عنوان توانایی سازگار شدن، پاسخ‌گویی مؤثر و بازیابی پس از بحران، دیگر یک مزیت رقابتی نیست؛ بلکه یک ضرورت حیاتی برای تداوم و اثربخشی هر سازمان – به‌ویژه سازمان‌های مردم‌نهاد – به شمار می‌رود.
در این میان، استانداردسازی به‌عنوان یک راهبرد کلیدی، امکان پیاده‌سازی ساختارهای منسجم، تصمیم‌گیری آگاهانه، مدیریت ریسک و یادگیری سازمانی را فراهم می‌آورد. استاندارد ISO 22316 با معرفی ۹ عنصر اساسی تاب‌آوری، و چارچوب ارزیابی افرا با تأکید بر بهبود مستمر، پاسخ‌گویی و شفافیت، ابزارهایی مکمل برای توانمندسازی سازمان‌های مردم‌نهاد هستند.
گفت‌وگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تاب‌آوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.