استاندارد افرا
استاندارد افرا سندی است که در هفت حوزه (هفت بُعد) تدوین شده است و شاخص‌هایی را معرفی می‌کند تا موسسات نیکوکاری و سازمان‌های مردم نهاد با کمک آنها بتوانند نقاط قوت و نقاط قابل بهبود خود را شناسایی کنند و زیرساخت‌های خود را تقویت کنند.
حاکمیت سازمانی
نظام حاکمیت سازمانی اثربخش، عامل کلیدی در تحقق ماموریت سازمان و شفافیت و پاسخگویی به ذی‌ربطان است. رویکرد و عملکرد ارکان حاکمیت هر سازمان در نهایت به کلیه لایه‌های سازمان و بدنه موسسات نیکوکاری تسری پیدا می‌کند. در این راستا، استاندارد افرا بعد حاکمیت سازمانی را از سه منظر “وجهه قانونی و وجود ارکان”، “ایفای نقش ارکان حاکمیت سازمانی” و “تعامل و پاسخگویی به جامعه” مورد توجه قرار می‌دهد. در این چارچوب جایگاه و عملکرد ارکان شامل هیئت موسس/هیئت امنا ، هیئت مدیره و مدیرعامل از دو منظر شایستگی و سازوکارهای مورد نیاز مورد بررسی قرار می‌گیرد. وجود و اجرایی شدن خطوط قرمز اخلاقی و عملکردی، وجود برنامه‌ریزی در سطح کلان و کیفیت پیاده‌سازی و اثربخشی آن، و میزان اثرگذاری هیئت امنا و هیئت مدیره – که راس هرم تصمیم‌گیری سازمان هستند – بر شاکله سازمان از دیگر مواردی است که مورد توجه استاندارد افرا قرار دارد.
استاندارد افرا در این حوزه، موارد زیر را در ارزیابی خود از موسسات نیکوکاری مد نظر دارد:
- قانونی بودن موسسه
- مسئله تضاد منافع
- نحوه انتخاب و استقلال هیئت امنا و هیئت مدیره
- شرح وظایف مدیرعامل
- منشور اخلاقی
- رویکرد استراتژیک، چشم‌انداز و ماموریت سازمانی
- حسابرسی داخلی
- ارزیابی عملکرد سالیانه هیئت مدیره و مدیرعامل
- همکاری استراتژیک با ذی‌ربطان
سرمایه انسانی
تحقق اهداف چشم‌انداز در سازمان در گرو داشتن سرمایه انسانی راضی، وفادار و کارآمد است. با این وجود می‌توان ادعا کرد که هنوز جایگاه کلیدی و نقش راهبردی مدیریت منابع انسانی در افزایش بهره‌وری و کارایی سازمانی، ایجاد تعهد و دلبستگی شغلی و تعالی عملکرد کارکنان برای بسیاری از دست اندرکاران اجرایی موسسات نیکوکاری مشخص نشده است. اینکه سازمان چه سیاست‌هایی در قبال نیروهای داوطلب و موظف خود به‌کار می‌گیرد و برای استفاده حداکثری از نیروی انسانی خود چه سازوکاری دارد و تا چه حد توانسته از دانش روز برای طراحی سیستم¬های مدیریت منابع انسانی بهره بگیرد رابطه مستقیم و موثر بر میزان تحقق اهداف سازمان دارد. بر این اساس، استاندارد افرا با در نظر داشتن اهمیت طراحی، تدوین و به‌کارگیری نظام‌های توسعه سرمایه انسانی و اجرایی کردن راهبردهای توسعه قابلیت‌های کارکنان، بخش‌های مختلف فرایند شامل جذب، به‌کارگیری، نگهداری، ارزشیابی، و توسعه را مد نظر قرار داده است. کلیه گام‌های این فرایند می‌بایست برای هر دو دسته نیروهای داوطلب و موظف به شکل صحیح پیاده‌سازی شود.
استاندارد افرا می‌کوشد با توجه به اهمیت نیروی انسانی به عنوان برجسته‌ترین عامل مزیت رقابتی و اهمیت مهارت‌های مدیران در رهبری صحیح سرمایه انسانی، مؤلفه‌های اثرگذار در محیط سازمانی که به نحوی مستقیم در کارآمدی، اثر بخشی و بهره‌وری نیروی انسانی مؤثرند را بررسی و ارزیابی کند.
استاندارد افرا در این حوزه، موارد زیر را در ارزیابی خود از موسسات نیکوکاری مد نظر دارد:
- سازوکار جذب و استخدام (اعم از داوطلبین و موظفین)
- آموزش و توسعه مهارت‌های فردی
- خط مشی سرمایه انسانی
- سیاست‌های نگهداشت داوطلبین و موظفان
- سنجش رضایت سرمایه انسانی
- یکپارچگی سازوکارهای سرمایه انسانی در سازمان
- جانشین‌پروری
- ارزیابی عملکرد کارکنان
ارتباطات
بقای یک موسسه نیکوکاری در گرو فعالیت‌هایی است که بتواند خوشنامی و اعتباری را برای موسسه در جامعه کسب کند که جریان جذب منابع مالی و غیرمالی را در موسسه به جریانی پایدار و قابل اتکا تبدیل کند. داشتن ذی‌ربطانی معتمد و مبلغ دستاورد ارزشمندی است که از طریق فعالیت‌های حوزه ارتباطات قابل حصول است. لذا، استاندارد افرا به این بعد توجه بسیار دارد و فعالیت‌ها و سازوکارهای موسسه را در ارتباط با برندینگ، ارتباط با ذینفعان و ذی‌ربطان داخلی و خارجی، بازاریابی و جلب مشارکت مالی و غیرمالی مورد ارزیابی قرار می‌دهد.
استاندارد افرا می‌کوشد تا با تاکید بر اهمیت برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی کمپین‌های تبلیغاتی، برنامه‌های بازاریابی، استراتژی برندینگ و به‌کارگیری کانال‌های ارتباطی متنوع توسط موسسات نیکوکاری به آنها کمک کند که به توسعه و حفظ رابطه مثبت با ذی‌ربطان داخلی و خارجی خود بپردازند. کمک به شکوفایی اقتصاد نیکوکاری و ایجاد ارتباط سالم بین موسسه‌های نیکوکاری نیز از نتایج تمرکز صحیح سازمان بر این حوزه است.
استاندارد افرا در این حوزه، موارد زیر را در ارزیابی خود از موسسات نیکوکاری مد نظر دارد:
- وب‌سایت موسسه
- حضور در رسانه‌های اجتماعی
- پاسخگویی و شفافیت
- برنامه‌ریزی و اجرای کمپین‌ها
- همکاری با موسسات مشابه
- دریافت بازخورد از جامعه
- جذب و توسعه منابع مالی
- گزارش‌دهی سازمانی
- بازاریابی، برندینگ و روابط عمومی
مالی
تامین پایدار منابع مالی پاشنه آشیل بسیاری از موسسات نیکوکاری است. مدیریت تأمین مالی و متاثر از آن، روش‌های گزارش‌دهی و کنترل‌های مالی در موسسات نیکوکاری، راه را برای شفافیت و پاسخگویی این موسسات هموار می‌سازد. موسسه‌ای که بتواند با اطمینان خاطر به حامی مالی خود بگوید منابعی را که این حامی در اختیارش قرار داده چگونه مصرف کرده و با استفاده از آنها چه ارزشی برای مخاطب خود خلق کرده است، می‌تواند ادعا کند که به حدی مناسب از شفافیت و پاسخگویی دست یافته است. چنین موسسه‌ای نه تنها قادر خواهد بود منابع نیکوکاری موجود را جذب کند، بلکه با جلب اطمینان جامعه می‌تواند ادعا کند که به بازیگری مهم و قابل اتکا در توسعه اقتصاد نیکوکاری کشور تبدیل شده است.
استاندارد افرا با ارزیابی موسسات در حوزه‌های تامین منابع مالی، سازوکارهای گزارش‌دهی داخلی و خارجی و سازوکارهای کنترل مالی می‌کوشد به موسسات در دستیابی به یک نظام مالی پایدار، در مسیر توسعه، شفاف و پاسخگو کمک کند.
استاندارد افرا در این حوزه، موارد زیر را در ارزیابی خود از موسسات نیکوکاری مد نظر دارد:
- برنامه جذب و توسعه منابع مالی
- بودجه سالانه
- ردیابی و پیگیری مالی
- برنامه افزایش تنوع و تعداد منابع مالی
- کنترل مالی
- حسابرسی بیرونی
- آئین‌نامه‌های مالی
- سازوکار معاملات
- پوشش هزینه‌ها در شرایط بحرانی
برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی
حرکت هماهنگ کلیه اجزای یک سازمان در راستای تحقق ماموریت نیازمند داشتن یک نظام برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و ارزیابی همسو و هدفمند است که در کنار تحقق اهداف، تعهد سازمان به جامعه را نیز منعکس کند. بسیاری از موسسات دارای برنامه و بودجه سالانه بوده و آن را به تصویب می‌رسانند؛ با این حال، در بسیاری موارد این برنامه در راستای هدف و برنامه راهبردی موسسه نیست و یا چون سازوکار لازم برای ارزیابی و نظارت وجود ندارد، سازمان نمی‌تواند اطمینان حاصل کند که آیا این برنامه در چارچوب بودجه مصوب اجرا شده و به چه میزان به اهداف خود دست یافته است و چرا توانسته یا نتوانسته در اجرا موفق شود. به دلیل اهمیت زیرساخت‌های مرتبط با این بعد، استاندارد افرا در تلاش است تا کیفیت و اثربخشی برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و ارزیابی برنامه و تطابق آن با جهت‌گیری کلان و برنامه راهبردی و نیز توان موسسات نیکوکاری در مدیریت پروژه‌ها را مورد تاکید قرار دهد.
استاندارد افرا در این حوزه، موارد زیر را در ارزیابی خود از موسسات نیکوکاری مد نظر دارد:
- برنامه عملیاتی
- تعریف پروژه
- سیستم گزارش‌دهی داخلی و خارجی
- شاخص‌های کلیدی عملکرد
- ارزیابی عملکرد سازمانی
- مدیریت ریسک
- مدیریت بحران
بهبود مستمر
بهبود مستمر، لازمه پایداری در موسسات نیکوکاری است. حتی موسساتی که خود را موفق می‌دانند، چه بسا در دام موفقیت گرفتار آیند و ناخواسته راه را بر نوآوری و خلاقیت و تحول ببندند. با توجه به تحولات فضای حاکم بر موسسات و رقابتی شدن روزافزون فضای فعالیت آنان به ویژه در حوزه جذب منابع مالی، و نیز لزوم توسعه و بهبود خدمات و نحوه ارائه آنها به گروه‌های هدف، دغدغه بهبود مستمر و تبدیل آن به فرهنگ حاکم به موسسات نیکوکاری کمک می‌کند تا بتوانند به طور مداوم قابلیت نوآوری و یادگیری را در خود ایجاد و تقویت کنند و با نوسازی مستمر زیرساخت مدیریت خود به حدی از چابکی دست یابند که پیش از بروز هر مسئله‌ای، راه حل مناسب برای آن را داشته باشند.
در این خصوص، استاندارد افرا با تکیه بر مدیریت و به‌کارگیری دانش در موسسات و کمک به آنها برای تبدیل شدن به سازمان‌های یادگیرنده، آنها را به چابکی و تعالی سازمانی سوق می‌دهد.
استاندارد افرا در این حوزه، موارد زیر را در ارزیابی خود از موسسات نیکوکاری مد نظر دارد:
- مستندسازی و به‌کارگیری آموخته‌ها
- بازنگری اسناد سازمانی
- سازوکار دریافت نظرات ذینفعان
- سازوکار انتقال دانش و تجربه
- ذخیره‌سازی دانش
- ارتقای کیفیت خدمات
فناوری
به‌کارگیری فناوری‌های مرتبط بازوی توانمند موسسات نیکوکاری در مستندسازی، مدیریت دانش، سرعت‌بخشی به عملیات، و ارتقای کیفیت تصمیم‌گیری و خدمات است. هر چقدر این بعد توسعه‌یافته‌تر باشد، وابستگی سازمان به تصمیمات فردی کمتر می‌شود و فعالیت‌ها سیستماتیک‌تر پیش می‌روند و در نتیجه، فارغ از توانمندی‌های فردی اعضای خود، به پایداری مناسب می‌رسند. بدون داشتن توانمندی مناسب سخت‌افزاری، نرم‌افزاری و امنیتی، و زیرساخت کارآمد فناوری اطلاعات هیچ موسسه‌ای نمی‌تواند در زمینه مدیریت به سطح مناسبی از توسعه دست یابد. با توجه به شتاب تحولات این حوزه، لازم است هر موسسه‌ای بداند چه موقع و به چه دلیل ضرورت دارد تا زیرساخت فناوری خود را نوسازی کند و توسعه دهد.
استاندارد افرا با ارزیابی موسسات از لحاظ به‌کارگیری فناوری در فعالیت‌ها و فرایندها، تصمیم‌گیری و ارائه خدمات، به آنها کمک می‌کند کاراتر، اثربخش‌تر، چابک‌تر و با خطای کمتر فعالیت کنند.
استاندارد افرا در این حوزه، موارد زیر را در ارزیابی خود از موسسات نیکوکاری مد نظر دارد:
- ایجاد و توسعه فناوری
- زیرساخت فناوری
- تعامل با ذینفعان بر بستر فناوری
- حفاظت از داده‌ها
- پایگاه داده اطلاعات نیکوکاران
- کنترل مدارک و مستندات
- مدیریت اطلاعات
- سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)