پس از انجام چندین ارزیابی حضوری در مؤسسه‌های نیکوکاری مختلف، افرا -به واسطۀ پاندمی کووید ۱۹- خدمت ارزیابی دیجیتال را بر پایۀ فن‌آوری IT به چرخۀ خدمات افرا بازگرداند و زیرساخت‌های لازم برای ارائۀ دیجیتال این خدمت را فراهم آورد. افرا به عنوان یک سازمان یادگیرنده، همواره به دنبال این است که بداند اثر تحولی ارزیابی دیجیتال در مؤسسه‌های نیکوکاری، چه درس‌آموزی‌هایی را در بر دارد. در واقع، افرا یک بار دیگر می‌خواهد بفهمد مسیری را که با مؤسسه‌های نیکوکاری طی کرده است، چگونه می‌شود تکامل بخشید و فعالیت‌های افرا چه اثراتی را در این سازمان‌ها باقی گذاشته و موجب چه تحولی در آن‌ها شده است. این امر، دستمایۀ اصلی برگزاری نشستی شد که با مؤسسه‌های نیکوکاری دارای گواهی‌نامۀ دیجیتال افرا برگزار گردید.
در آستانۀ یک‌سالگی ارزیابی دیجیتال و در ششمین سال فعالیت این مؤسسه، میزبان مدیران عامل ۱۱ مؤسسۀ نیکوکاری بودیم که توانسته‌اند گواهی‌نامۀ ارزیابی دیجیتال را دریافت کنند. در این نشست که در تاریخ دوشنبه ۱۹ تیر ۱۴۰۲ با حضور تمام تیم افرا شامل هیئت مدیره، مشاوران و برخی مدرسان برگزار شد، مدیران عامل مؤسسات زیر حضور داشتند:
خانم صباغ از مؤسسۀ مهر و ماه، آقای غفار هاشمی از خیریۀ توانمندسازی ام‌اس (MS)، آقای نوربخش از بنیاد سپهر، آقای شیراوند از مؤسسۀ خیریۀ امین آراسته، خانم قربانی از انجمن حامی، آقای شرافت از بنیاد دانش، خانم طواف‌زاده از مؤسسۀ سبزکاران بالان، خانم گیتی‌نژاد از مؤسسۀ مهر گیتی، خانم ذوفن از جمعیت مهرپویان سبز اندیشه، خانم نبوی از انجمن توان‌یاب و خانم حاجی‌زاده از انجمن احیا.
در این نشست، ابتدا دکتر آراسب احمدیان، با نگاهی علمی و تخصصی، خاستگاه، چشم‌انداز، مأموریت و اهداف فعالیت افرا را شرح دادند و سپس، مدیر عامل مؤسسۀ افرا، به مرور جزئی‌تر اهداف، روش گزینش استاندارد که منشأ برنامه‌ریز‌ی‌ها، هدف‌گذاری‌ها و اقدامات افراست، خدمات کنونی مؤسسه در سه حوزۀ آموزش، خودارزیابی و ارزیابی دیجیتال و چگونگی نقش مؤسسات نیکوکاری بر بهبود اقتصاد نیکوکاری کشور با توجه به توانمندسازی زیرساخت‌های مدیریتی پیشنهادی افرا پرداختند.
پس از آن، با تسهیل‌گری مشاور هیئت مدیرۀ افرا، آقای هرمز کیخان‌زاده، مؤسسات نیکوکاری دارای گواهی‌نامۀ افرا، به پرسش‌های مشخصی از سوی افرا پاسخ دادند:
- انگیزه(ها)ی مؤسسه‌های نیکوکاری از دریافت گواهی‌نامۀ افرا چیست؟
- داستان شما با افرا چه بوده است؟
- مهم‌ترین تحولی که پس‌از دریافت گواهی‌نامۀ افرا در سازمان شما رخ داده است، چیست؟
- مهم‌ترین چیزی که از افرا آموخته‌اید چیست؟
- آثار آشنایی با افرا و ارزیابی‌ای که انجام داده‌اید، بر عملکرد مؤسسۀ شما چه بوده است و چه تغییراتی در مؤسسۀ شما به وجود آورده است؟
در مجموع سخنان مدیران عامل مؤسسات میهمان، مهم‌ترین اثربخشی استاندارد افرا برای مؤسسات نیکوکاری دارای گواهی‌نامه چنین بوده است:
– مؤسسۀ مهر و ماه: پیش‌از آشنایی با استاندارد افرا، پذیرش نظم ساختاری برای اعضای همکار در مؤسسه دشوار بود؛ ولی ارزیابی دیجیتال افرا به جاری‌شدن نگاه مدیریتی، سیستماتیک و استراتژیک بر مجموعه به‌طور کلی و ضرورت تعریف دقیق بیانیه، چشم‌انداز و مأموریت به‌طور جزئی کمک کرد. با انجام ارزیابی دیجیتال، کاستی‌های زیرساخت مدیریتی آشکارتر شد و به‌واسطۀ خدمات مشاوره‌ای افرا در جهت رفع کاستی‌ها و بهبود عملکرد گام برداشتیم. هم‌چنین آیین‌نامۀ تعارض منافع که دو ماه برای تدوین آن زمان گذاشتیم، ما را با امری نو و مؤثر آشنا کرد.
– مؤسسۀ توانمندسازی ام‌اس: استاندارد افرا موجب تقویت عملکرد ما در مسیر تحول به سوی سازمان تیم‌محور شده است.
– بنیاد توسعه فرهنگی و توانمندسازی سپهر: ارزیابی دیجیتال ما را در پایبندی به انجام آن‌چه می‌دانستیم ولی انجام نمی‌دادیم، مصمم‌تر کرد، مانند حسابرسی مستقل که موجب نظم‌دهی و دقت مالی شد. هم‌چنین ما را با مفاهیم و اصولی آشنا ساخت که نمی‌دانستیم و به تبع انجام نمی‌دادیم، مانند آیین‌نامۀ تضاد منافع و تدوین سند شرح شغل. استاندارد افرا، الهام‌بخش ما برای تدوین مستنداتی شد که به صورت تجربی در کار با آن‌ها مواجه شدیم، مانند آیین‌نامۀ شرایط احراز هیئت مدیره. افرا را مؤسسه‌ای می‌دانیم که بر انتخاب‌های درون‌سازمانی برای ایجاد تغییر برون‌سازمانی تکیه می‌کند.
– مؤسسۀ امین آراسته: پیش از ارزیابی دیجیتال، دانش و آگاهی لازم برای بهره‌وری از هیئت امنا نداشتیم. حسابرسی مستقل موجب جلب اعتماد و اعتبار بیشتر برای ما شد؛ تا جایی که به اعتبار شفافیت مالی و گواهی‌نامۀ افرا موفق به دریافت اعتبارات مالی بیشتر شدیم.
– انجمن حامی: ارزیابی دیجیتال افرا به ما در بازنگری و تدوین سند استراتژی کمک شایانی کرد؛ ولی شاید بتوانم بگویم بیش‌ترین اثربخشی استاندارد افرا را بر ابعاد حاکمیت سازمانی و همین‌طور برنامه‌ریزی، ارزیابی و اجرا می‌دانم. استناددهی به استاندارد افرا در جلب اعتماد داوطلبان بسیار مؤثر بوده است.
– بنیاد دانش: بعلت مشکلات فنی، مدیر عامل محترم بنیاد دانش نتوانستند در نشست حضور متداوم داشته باشند. از اینرو، نظرات ایشان را در روزهای آتی جویا خواهیم شد.
– مؤسسۀ سبزکاران بالان: ارزیابی دیجیتال در میانۀ همه‌گیری کووید ۱۹، بارقۀ امیدی برای مؤسسۀ ما بود که می‌توانیم هم‌چنان به شناخته‌شدن مجموعه و فعالیت‌هایمان امیدوار بمانیم. گزارش‌هایمان به‌هنگام‌تر و منجر به ایجاد یک داشبورد الکترونیکی برای پیگیری امور و فعالیتها شد تا راه‌حلی برای چالش دوربودن داوطلبان فعال شود. سیستم ارزیابی داخلی مجموعه فعال‌تر از قبل شد. هم‌چنین به شناخت بیشتر ما از نقاط قوت و ضعف کمک کرد. از این رو، افرا نهادی است برای کمک به خودشناسی مؤسسه‌های نیکوکاری. هر چند در جامعه به یک مؤسسۀ محیط‌زیستی به دید مؤسسۀ نیکوکاری نگاه نمی‌شود!
– مؤسسۀ مهر گیتی: راهبردهای مدرسانی هم‌چون آقای احمدیان که در ابتدای فعالیت ثبت‌شدۀ مجموعه از آن بهره‌مند شدیم، بیش‌ترین اثربخشی پیش‌برنده را برای ما داشته است. حضور افرا، قوت قلب و اطمینانی است برای گام‌برداشتن در مسیر درست با کمک همراهان کاربلد و کارشناس.
– مؤسسۀ مهرپویان سبز اندیشه: افرا به تنظیم و تدوین اسناد سازمانی که پیش‌تر شفاهی یا نیازمند بازنگری بودند، کمک کرد؛ مانند: وظایف هیئت مدیره و کمیته‌ها، منشور اخلاقی، سند تعارض منافع، گزارش‌دهی و برنامه‌ریزی. هم‌چنین موجب دقت بیشتر در زمینۀ مستندسازی، بازخورد و ارزشیابی دوره‌ها شد. دانش زیرساختی مدیریتی افرا به نگاه مدیریتی ما که اغلب مدیریت نخوانده‌ایم و از رشته‌های دیگر بر اساس دغدغۀ نیکوکاری به این زمینه ورود کرده‌ایم کمک کرد.
– انجمن توان‌یاب: ارزیابی دیجیتال افرا، موجب شکل‌گیری بانک اطلاعاتی کامل از تمامی فرآیندهای ثبت‌شده و انسجام‌بخشی به گزارش‌های مستندات قانونی شد که پیش‌تر دچار پراکندگی در بخش‌های گوناگون بودند. این امر، سیر پیگیری کمک‌های مالی به مجموعه را تسهیل کرد و اعتماد خیّران را به ما قوت بخشید. هم‌چنین امکان بازنگری‌های مداوم، تکرار ارزیابی و مقایسۀ وضعیت کنونی با روند پیشین را فراهم کرده است.
– انجمن احیا: آموزش‌های افرا چه از طریق دوره‌های آموزشی و چه از مسیر ارزیابی دیجیتال، موجب پیشگیری از اتلاف وقت و انرژی در مؤسسات می‌شود. آیین‌نامۀ تضاد منافع برای ما تازگی داشت و تدوین آن، گام‌های ما را قوت بخشید. اینکه تیم مشاورۀ افرا به هر میزانی که نیاز داشتیم وقت می‌گذاشتند تا ابهام‌ها را رفع و آموزش‌ها را درونی کنند، امتیاز درخشانی است. ارزیابی دیجیتال، ما را به بهینه‌سازی سیستم IT سوق داد و موجب شد برای کاستی‌های بخش روابط عمومی راه‌حل طرح کنیم. شبکه‌سازی میان مؤسسات نیکوکاری برای کسب تجربه‌های یکدیگر و هم‌اندیشی دربارۀ چالش‌های فراگیر از امکان‌های بسیار خوب و مؤثر افراست.
در عین حال، از جمله مهم‌ترین چالش‌های این مؤسسات که در نشست مطرح شد و عمومی‌ترین آن، کم‌ترشناخته‌بودن مؤسسۀ افرا و استاندارد آن در جامعه است. دغدغۀ مشترک مؤسسات نیکوکاری که می‌تواند تعلق خاطر پرمهرشان را به افرا نشان دهد این بود که چگونه می‌توان افرا را چنان به جامعۀ حامیان و داوطلبان فعالیت‌های نیکوکاری شناساند که تمام فعالان این حوزه در پی ارتباط‌گیری با و بهره‌بردن از خدمات افرا برآیند؟
از جمله دیگر چالش‌های مؤسسه‌های نیکوکاری که می‌تواند عمومیت داشته باشد، نهادینه‌کردن استاندارد افرا در بدنۀ سازمانی میان نیروهای داوطلب است و در پیوند با همین مسئله، مؤسسه‌های نیکوکاری پیشنهاد امکان حضور میدانی در مجموعه‌های خود، و هم‌چنین امکان آموزش به تمام نیروهای درون‌سازمانی را طرح کردند.
در پایان و پس‌از پاسخ‌دهی آقای توسلیان به برخی پرسش‌های مطرح‌شده از سوی مؤسسات، آقای نظاری، مؤسس و رئیس هیئت مدیرۀ افرا، ضمن استقبال از پیشنهادهای مدیران عامل مؤسسات نیکوکاری، نکاتی را برای ادامۀ مسیر طرح کردند: «تا این‌جای راه را درست آمده‌ایم؛ ولی این‌جا نقطۀ ماندگاری نیست؛ بلکه آغاز عزیمت به سوی یک رشته از فعالیت‌های جدید است که طرح بعدی خدمات را به جامعۀ نیکوکاری رقم می‌زند. اگر تحول نداشته باشیم، حرف جدیدی برای دیگران نخواهیم داشت. تحقیقات جدیدی را انجام می‌دهیم و برای عملیاتی‌شدن و واقعی‌ساختن آن‌ها، مشارکت همۀ مؤسسه‌ها را نیاز داریم. افرا باید ظرفیت‌هایی را برای ارائۀ ایده‌هایی در سطح مقاله، ارتباطات و مشاوره ایجاد کند. ما می‌توانیم تحلیل‌های مناسبی از سیصد خودارزیابی که انجام داده ایم، بدون افشای اطلاعات مؤسسه‌ها، تهیه و منتشر کنیم. افرا ظرف دو هفته در هیئت مدیرۀ خود، در ارتباط با بازخوردهای این جلسه و اقدامات رو به جلو، مسیر باز خواهد کرد و خوب است که همین گروه، هر دو ماه یک بار جلسه و هم‌اندیشی داشته باشند».
آقای محمود نظاری، مواردی را برای مسیر پیش رو در افرا و در مشارکت همۀ مؤسسات مطرح کردند:
- اینکه گام‌های بعدی افرا پس از اعطای گواهی‌نامه به مؤسسه‌های نیکوکاری چه می‌تواند باشد.
- و آیا در تمدید گواهی‌نامه‌ها، باید محورها و فرآیندهای قبلی را ادامه داد یا نیاز به ایجاد تحولی در مؤلفه‌های استاندارد و سیستم ارزیابی است؟
- چگونه می‌توان میان سیصد مؤسسه‌ای که خودارزیابی افرا را انجام داده‌اند و سایر مؤسسه‌های نیکوکاری، شبکه‌سازی نو و مؤثری ایجاد کرد که منجر به مسیری شکوفاکننده شود؟
حسن ختام این نشست را شاید بتوان نکتۀ پایانی دکتر احمدیان دانست؛ اینکه دشواری مسیری که مؤسسات برای گرفتن گواهی‌نامۀ افرا طی کردند، نشان می‌دهد چه اندازه واقعی با استانداردهای افرا درگیر شده‌اند و این نویدبخش این نکته است که گام نخست را همه با هم به‌درستی و محکمی برداشته‌ایم و گام بعدی برای ارتقابخشی به‌مراتب دشوارتر خواهد بود تا تغییری بنیادین رقم بخورد.
گفت‌وگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تاب‌آوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.