موسسات خیریه میتوانند به راحتی با استفاده نکردن از کاغذ، از محیط زیست محافظت کنند؛ باعث افزايش کارآیی شوند و در وقت و هزینه صرفهجویی کنند. تغییر فناورانه، استفاده از کاغذ را به حداقل رسانده است. کامپيوتر شخصی، ماشین تحریر را تقریبا منسوخ کرد. سادگی و کارآیی ایمیلها تا حد زیادی جایگزين نامه نوشتن شد و دستگاههای فکس اکنون یادگاریای هستند که در عصر مدرن بهندرت دیده میشوند. اما بهرغم چنین تغییرات تاریخی، بسیاری از سازمانها هنوز وابسته به کاغذ هستند؛ اين باید تغییر کند و موسسات خیریه میتوانند در راس این تغییر باشند.
به گزارش چریتیدیجیتال (Charity Digital) اين سفرِ در مسير استفاده نکردن از کاغذ، به خوبی در حال انجام است. مفهوم دفتر بدون کاغذ از دهه 1980 تاکنون ثابت مانده است؛ اما در حالیکه این مفهوم همیشه تبعيت خودش را داشته، سرعت و شتاب دیجیتال باعث شده که دفتر بدون کاغذ کمتر فرضی، و بيشتر واقعی شود.
موسسات خیریه باید از انقلاب استفاده نکردن از کاغذ استقبال کنند. هدف آنها باید جايگزين کردن برگههای یادداشت چسبی با برنامههای یادداشت و استفاده از لیستهای مجازی به جای دفترچهها باشد. هدف آنها باید استفاده از نرمافزارهای همکاری و پلتفرمهای وارد کردن اتوماتيک دادهها باشد.
فواید استفاده نکردن از کاغذ بسیار زیادند. فراتر از فوايد بزرگ حمایت از سیاره، جايگزينهای بدون کاغذ همچنین میتوانند به خیریهها در کاهش در هم ريختگی، بهبود سهولت دسترسی به اطلاعات مهم، افزایش امنیت سایبری، ساده کردن عملکردها و موارد دیگر، کمک کنند.
فواید استفاه نکردن از کاغذ
حمايت از سیاره: موسسات خیریه بايد الگو باشند. فواید زیست محیطی استفاده نکردن از کاغذ به قدری واضح هستند که ارزش بازگو کردن ندارند. اما حقايق روشناند. استفاده ما از کاغذ، به ویژه از طریق جنگلزدایی، لطمه بزرگی به محیط زیست میزند.
مثلا طبق گزارش کانزرو انرژی فيوچر (Conserve Energy Future)، یک بریتانیایی به طور ميانگين هر ساله با استفاده از کاغذ معادل 4.48 درخت مصرف میکند. با توجه به اینکه برای تولید یک ورق کاغذ A4 پنج لیتر آب نياز است، هر نفر تقریبا 50،000 لیتر آب در سال برای کاغذ استفاده میکند.
هزینههای زیست محیطی توليد، حمل و نقل و ذخیره کاغذ نیز بسیار زیاد است، با عناصری که در انتشار گازهای گلخانهای نقش دارند. مثلا انرژی صرف شده برای ساخت کاغذ از درختان، استفاده از ماشینآلات و وسایل نقلیه برای بستهبندی و حمل و نقل کاغذ و انتشارهای زياد و شگفتآور ذخیره کردن را در نظر بگیرید. تغییر به وضع استفاده نکردن از کاغذ، انتخابی صحیح برای محیط زیست، محافظت از درختان، صرفهجویی در منابع و کاهش انتشار گازهای گلخانهای است. در حالیکه سیستمهای دیجیتال از نظر توليد کربن خنثی نیستند، اما دفاتر بدون کاغذ ردپای کربن کمتری دارند و برای کره زمین خيلی بهتر هستند.
صرفهجویی در هزینه شما: هزینه زیست محیطی وابستگی به کاغذ، نیاز مبرم خیریهها برای تغيير عملکردها را برجسته میسازد. اما استفاده نکردن از کاغذ مزایای مالی بیشماری نیز دارد. استفاده از کاغذ هزينهبر است. هزینه چاپ، ارسال و سایر مخارج کلی، اغلب بیش از حد است؛ و نادیده گرفته میشود. موسسات خیریه باید هزینههای کاغذ، تحویل و انبار کردن را بپردازند؛ هزینههایی که با تغيير به دیجیتال، میتوانند کم يا حذف شوند. میتوان تمام اطلاعات لازم را در سیستم عاملهای ابری ذخیره، و از نرمافزارهای ارتباطی برای به حداقل رساندن هزینه کاغذ استفاده کرد. با استفاده از سیستم عاملهای همکاری، وابستگی به کاغذ نیز به حداقل میرسد و نیاز به یادداشتهای جلسه روی کاغذ A4 و برگههای یادداشت چسبی که به زودی به سطل زباله ريخته میشوند، کاهش مییابد و استفاده از بسیاری از سیستم عاملهای همکاری ساده و رایگان است. تغییر به دیجیتال همچنین به شما اين امکان را میدهد که پولی که خرج میکنید را بهینه کنید. مثلا نرخ بازگشت سرمایه کارکنان را در نظر بگیرید. پیشرفتهای ديجيتالی به موسسات خیریه اجازه میدهد تا اتوماتيک شوند، وابسته به کاغذ نباشند و مشاغل خستهکننده را به حداقل میرساند. مثلا موسسات خیریه با دیجیتالیسازی و خودکار کردن ورود دادهها، میتوانند کار کارکنان را در امور خلاقانه و جذابتر تضمین کنند؛ در حالیکه همزمان کارهای کم اهمیت را کاهش میدهد، استفاده از کاغذ را حذف میکند و در هزينه صرفهجويی میکند.
آزاد کردن زمان: استفاده نکردن از کاغذ باعث کاهش بهم ریختگی میشود. کاغذهای اداری روی میز و قفسهها فقط نامرتب نیستند، بلکه ناکارآمد هم هستند. با استفاده از اسناد دیجیتالی میتوانید با فشار یک دکمه اطلاعات را ایجاد کنيد، به اشتراک بگذارید، سازماندهی کرده و جستجو کنید. زمانی که کارمندان شما با یک دفتر بدون کاغذ صرفهجویی میکنند به آنها اين امکان را میدهد که به جای گشتن در قفسههای بايگانی، روی کارهای مهم تمرکز کنند. کاهش درهم ريختگی به معنای بهینهسازی نيز است. بیشتر سیستم عاملهای دیجیتالی به شما اين امکان را میدهند تا چيزی که نیاز دارید را جستجو کنید، اطلاعات را با دقت بررسی کنید و از اطلاعات موجود ديد کلی دريافت کنيد. کارکنان خیریه با خودکارسازی فرآیندها، دیجیتالی کردن مستندات و استفاده از سیستم عاملهای متمرکز میتوانند روند کارها را ساده کنند، اطلاعات را با ذینفعان به اشتراک بگذارند و وقتشان آزاد میشود.
به عنوان مثال، راحتی ایمیل را در نظر بگیرید. ما معمولا ایمیل را بديهی فرض میکنيم، اما این تکنولوژی خيلی زياد زندگی کاری را بهتر کرده است. کارکنان میتوانند مکالمات را در عرض چند ثانیه جستجو کنند. ما میتوانيم در مدت زمان چشيدن يک جرعه از قهوه، اطلاعات مربوطه را پیدا کنیم. و این، تنها با تغییر کاغذ به دیجیتال، زمان زیادی را به ما بازگردانده است. موسسات خیریه میتوانند از همين منطق در کارها استفاده کنند. مثلا استفاده از ابزارهای همکاری دیجیتال، مزایای منحصر به فردی را در صرفهجويی در زمان ارائه میکند. جلسات تیمی در پلتفرمهای دیجیتال گروهی میتواند باعث نتيجهگيری نکات عملی موثرتری شود که همه آنها در یک سند دیجیتالی با دسترسی آسان موجود است. کارکنان میتوانند یادداشتهای جلسات را مرور کنند، اطلاعات بیشتری اضافه کنند و نتایج را بهتر کنند. و با استفاده از فضای ابری، اطلاعات در هر جا و زمان در دسترس هستند، که اين در عصر کار از راه دور، بيش از پيش مهم است.
گزارش تحلیلی از وضعیت، چالشها و راهکارهای استفادهشده در اکوسیستم نیکوکاری در جنگ ۴۰روزه منتشر شد!
گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دیماه ۱۴۰۴ را به شکل فایل و رایگان دریافت کنید.
گفتوگو با مدیران خبره اکوسیستم نیکوکاری درباره مدیریت بحران و تابآوری سازمانی
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردمنهاد خود را بهصورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.