موسسات خیریه می‌توانند به راحتی با استفاده نکردن از کاغذ، از محیط زیست محافظت کنند؛ باعث افزایش کارآیی شوند و در وقت و هزینه صرفه‌جویی کنند. تغییر فناورانه، استفاده از کاغذ را به حداقل رسانده است. کامپیوتر شخصی، ماشین تحریر را تقریبا منسوخ کرد. سادگی و کارآیی ایمیل‌ها تا حد زیادی جایگزین نامه نوشتن شد و دستگاه‌های فکس اکنون یادگاری‌ای هستند که در عصر مدرن به‌ندرت دیده می‌شوند. اما به‌رغم چنین تغییرات تاریخی، بسیاری از سازمان‌ها هنوز وابسته به کاغذ هستند؛ این باید تغییر کند و موسسات خیریه می‌توانند در راس این تغییر باشند.
به گزارش چریتی‌دیجیتال (Charity Digital) این سفرِ در مسیر استفاده نکردن از کاغذ، به خوبی در حال انجام است. مفهوم دفتر بدون کاغذ از دهه 1980 تاکنون ثابت مانده است؛ اما در حالیکه این مفهوم همیشه تبعیت خودش را داشته، سرعت و شتاب دیجیتال باعث شده که دفتر بدون کاغذ کمتر فرضی، و بیشتر واقعی شود.
موسسات خیریه باید از انقلاب استفاده نکردن از کاغذ استقبال کنند. هدف آنها باید جایگزین کردن برگه‌های یادداشت چسبی با برنامه‌های یادداشت و استفاده از لیست‌های مجازی به جای دفترچه‌ها باشد. هدف آنها باید استفاده از نرمافزارهای همکاری و پلتفرم‌های وارد کردن اتوماتیک داده‌ها باشد.
فواید استفاده نکردن از کاغذ بسیار زیادند. فراتر از فواید بزرگ حمایت از سیاره، جایگزین‌های بدون کاغذ همچنین می‌توانند به خیریه‌ها در کاهش در هم ریختگی، بهبود سهولت دسترسی به اطلاعات مهم، افزایش امنیت سایبری، ساده کردن عملکردها و موارد دیگر، کمک کنند.
فواید استفاه نکردن از کاغذ
حمایت از سیاره: موسسات خیریه باید الگو باشند. فواید زیست محیطی استفاده نکردن از کاغذ به قدری واضح هستند که ارزش بازگو کردن ندارند. اما حقایق روشن‌اند. استفاده ما از کاغذ، به ویژه از طریق جنگل‌زدایی، لطمه بزرگی به محیط زیست می‌زند.
مثلا طبق گزارش کانزرو انرژی فیوچر (Conserve Energy Future)، یک بریتانیایی به طور میانگین هر ساله با استفاده از کاغذ معادل 4.48 درخت مصرف می‌کند. با توجه به اینکه برای تولید یک ورق کاغذ A4 پنج لیتر آب نیاز است، هر نفر تقریبا 50،000 لیتر آب در سال برای کاغذ استفاده می‌کند.
هزینه‌های زیست محیطی تولید، حمل و نقل و ذخیره کاغذ نیز بسیار زیاد است، با عناصری که در انتشار گازهای گلخانه‌ای نقش دارند. مثلا انرژی صرف شده برای ساخت کاغذ از درختان، استفاده از ماشین‌آلات و وسایل نقلیه برای بسته‌بندی و حمل و نقل کاغذ و انتشارهای زیاد و شگفت‌آور ذخیره کردن را در نظر بگیرید. تغییر به وضع استفاده نکردن از کاغذ، انتخابی صحیح برای محیط زیست، محافظت از درختان، صرفه‌جویی در منابع و کاهش انتشار گازهای گلخانه‌ای است. در حالیکه سیستم‌های دیجیتال از نظر تولید کربن خنثی نیستند، اما دفاتر بدون کاغذ ردپای کربن کمتری دارند و برای کره زمین خیلی بهتر هستند.
صرفه‌جویی در هزینه شما: هزینه زیست محیطی وابستگی به کاغذ، نیاز مبرم خیریه‌ها برای تغییر عملکردها را برجسته می‌سازد. اما استفاده نکردن از کاغذ مزایای مالی بی‌شماری نیز دارد. استفاده از کاغذ هزینه‌بر است. هزینه چاپ، ارسال و سایر مخارج کلی، اغلب بیش از حد است؛ و نادیده گرفته می‌شود. موسسات خیریه باید هزینه‌های کاغذ، تحویل و انبار کردن را بپردازند؛ هزینه‌هایی که با تغییر به دیجیتال، می‌توانند کم یا حذف شوند. می‌توان تمام اطلاعات لازم را در سیستم عامل‌های ابری ذخیره، و از نرمافزارهای ارتباطی برای به حداقل رساندن هزینه کاغذ استفاده کرد. با استفاده از سیستم عامل‌های همکاری، وابستگی به کاغذ نیز به حداقل می‌رسد و نیاز به یادداشت‌های جلسه روی کاغذ A4 و برگه‌های یادداشت چسبی که به زودی به سطل زباله ریخته می‌شوند، کاهش می‌یابد و استفاده از بسیاری از سیستم عامل‌های همکاری ساده و رایگان است. تغییر به دیجیتال همچنین به شما این امکان را می‌دهد که پولی که خرج می‌کنید را بهینه کنید. مثلا نرخ بازگشت سرمایه کارکنان را در نظر بگیرید. پیشرفت‌های دیجیتالی به موسسات خیریه اجازه می‌دهد تا اتوماتیک شوند، وابسته به کاغذ نباشند و مشاغل خسته‌کننده را به حداقل می‌رساند. مثلا موسسات خیریه با دیجیتالی‌سازی و خودکار کردن ورود داده‌ها، می‌توانند کار کارکنان را در امور خلاقانه و جذاب‌تر تضمین کنند؛ در حالیکه همزمان کارهای کم اهمیت را کاهش می‌دهد، استفاده از کاغذ را حذف می‌کند و در هزینه صرفه‌جویی می‌کند.
آزاد کردن زمان: استفاده نکردن از کاغذ باعث کاهش بهم ریختگی می‌شود. کاغذهای اداری روی میز و قفسه‌ها فقط نامرتب نیستند، بلکه ناکارآمد هم هستند. با استفاده از اسناد دیجیتالی می‌توانید با فشار یک دکمه اطلاعات را ایجاد کنید، به اشتراک بگذارید، سازماندهی کرده و جستجو کنید. زمانی که کارمندان شما با یک دفتر بدون کاغذ صرفه‌جویی می‌کنند به آنها این امکان را می‌دهد که به جای گشتن در قفسه‌های بایگانی، روی کارهای مهم تمرکز کنند. کاهش درهم ریختگی به معنای بهینه‌سازی نیز است. بیشتر سیستم عامل‌های دیجیتالی به شما این امکان را می‌دهند تا چیزی که نیاز دارید را جستجو کنید، اطلاعات را با دقت بررسی کنید و از اطلاعات موجود دید کلی دریافت کنید. کارکنان خیریه با خودکارسازی فرآیندها، دیجیتالی کردن مستندات و استفاده از سیستم عامل‌های متمرکز می‌توانند روند کارها را ساده کنند، اطلاعات را با ذینفعان به اشتراک بگذارند و وقتشان آزاد می‌شود.
به عنوان مثال، راحتی ایمیل را در نظر بگیرید. ما معمولا ایمیل را بدیهی فرض می‌کنیم، اما این تکنولوژی خیلی زیاد زندگی کاری را بهتر کرده است. کارکنان می‌توانند مکالمات را در عرض چند ثانیه جستجو کنند. ما می‌توانیم در مدت زمان چشیدن یک جرعه از قهوه، اطلاعات مربوطه را پیدا کنیم. و این، تنها با تغییر کاغذ به دیجیتال، زمان زیادی را به ما بازگردانده است. موسسات خیریه می‌توانند از همین منطق در کارها استفاده کنند. مثلا استفاده از ابزارهای همکاری دیجیتال، مزایای منحصر به فردی را در صرفه‌جویی در زمان ارائه می‌کند. جلسات تیمی در پلتفرم‌های دیجیتال گروهی می‌تواند باعث نتیجه‌گیری نکات عملی موثرتری شود که همه آنها در یک سند دیجیتالی با دسترسی آسان موجود است. کارکنان می‌توانند یادداشت‌های جلسات را مرور کنند، اطلاعات بیشتری اضافه کنند و نتایج را بهتر کنند. و با استفاده از فضای ابری، اطلاعات در هر جا و زمان در دسترس هستند، که این در عصر کار از راه دور، بیش از پیش مهم است.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.