داشتن نظام مالی، مدیریت تأمین مالی و متاثر از آن، روش‌های گزارش‌دهی و کنترل‌های مالی در موسسات نیکوکاری، راه را برای شفافیت و پاسخگویی این موسسات هموار می‌سازد. برنامه‌ریزی برای توسعه منابع مالی به شکل پایدار و نظارت بر مدیریت بهینه منابع از اهمیت ویژه‌ای برای همه موسسات نیکوکاری و سازمان‌های مردم‌نهاد برخوردار است.
در این راستا، موسسه‌ای که بتواند با اطمینان خاطر به حامی مالی خود بگوید منابعی را که این حامی در اختیارش قرار داده چگونه مصرف کرده، و با استفاده از آنها چه ارزشی برای مخاطب خود خلق کرده است، می‌تواند ادعا کند که به حدی مناسب از شفافیت و پاسخگویی دست یافته است. چنین موسسه‌ای قادر خواهد بود منابع نیکوکاری موجود را جذب کند و به بازیگری مهم و قابل اتکا در اقتصاد نیکوکاری کشور تبدیل شود.
به این ترتیب، در ارتباط و تعامل میان موسسات نیکوکاری و حامیان در راستای تحقق ماموریت موسسه و خدمت‌رسانی به گروه هدف، دغدغه موسسات توسعه منابع و مدیریت بهینه مصارف، و دغدغه نیکوکاران وجود مکانیزم‌های شفاف در رابطه با شیوه مصرف کمک‌ها است. لذا، استاندارد افرا از یک سو شیوه‌های تامین منابع مالی، تنوع و پایداری منابع و از سوی دیگر شیوه‌های گزارش‌دهی موسسه نیکوکاری را با دقت مورد ارزیابی قرار می‌دهد.
هدف از نظام مالی در یک موسسه نیکوکاری این است که سازمان پایدار، در مسیر توسعه، شفاف و پاسخگو باشد. منظور از نظام مالی، نظامی است که برای پول، اعتبارات، بدهی‌ها، سرمایه‌گذاری‌ها و دارایی‌های سازمان شکل گرفته است و کمک می‌کند نظارت مشخصی بر این امور انجام گیرد. این نظام شامل نگهداشت حساب‌ها بر اساس دفاتر و اصول حسابداری، موضوعات قانونی و ابزار و سیستم‌هایی که تمام فرایند مالی را نگهداری و مراقبت می‌کنند، گزارش‌دهی استاندارد در دوره‌های مشخص، و برآورد درآمد و هزینه است. چنین نظامی سه جزء اصلی دارد:
- تامین منابع مالی به شکل مناسب که در آن هم تنوع منابع و هم تعدد منابع حائز اهمیت است.
- سازوکارهای گزارش‌دهی شامل ارائه گزارش‌های تعریف‌شده، حسابرسی شده، و در زمان معین. این گزارش‌ها هم برای سطوح حاکمیتی سازمان، و هم برای ذی‌ربطان خارجی شامل نیکوکاران، بنگاه‌های اقتصادی، و دولت تهیه می‌شوند.
- سازوکارهای کنترل مالی شامل ردیابی مرحله‌به‌مرحله، ثبت فعالیت‌های مالی، گزارش‌های فصلی با محوریت بودجه، و کنترل هزینه‌کرد مراکز هزینه
جذب و تامین مالی
در حوزه تامین مالی، باید یک سیستم جذب منابع مالی در سازمان مستقر شود. این سیستم به پایداری مالی سازمان توجه دارد و گزارش درآمد و هزینه‌های مربوطه به صورت سالانه ارائه می‌شود. سازمان باید دارای برنامه جذب و توسعه منابع مالی مدون باشد و این برنامه در عمل اجرا شود. مناسب است که برنامه به تفکیک انواع گروه‌های حامی مدون شود و شامل تحلیل توان جذب، به‌کارگیری منابع خارجی و برنامه‌ریزی توسعه فعالیت‌های آینده باشد به این صورت که بر اساس دسته‌بندی حامیان و بودجه معینی که هر گروه دارد برنامه توسعه ظرفیت برای هر گروه داشته باشد و انحراف از بودجه توسعه‌ای را گزارش کند و درس‌آموزی داشته باشد.
در این برنامه باید افزایش تعداد و تنوع منابع، تنوع شیوه‌های جذب، و پایداری منابع مورد توجه قرار بگیرد. در سطح کلان، برنامه جذب و توسعه منابع مالی سازمان باید در راستای برنامه راهبردی سازمان باشد، به این معنی که اهداف برنامه در راستای اهداف راهبردی، زمان‌بندی برنامه منطبق با زمان‌بندی برنامه راهبردی، و به اشتراک‌گذاشته شده با بخش‌های مرتبط در داخل سازمان باشد.
به علاوه، سازمان باید برای پوشش هزینه‌های جاری خود در شرایط بحرانی ساز‌و‌کار مشخص داشته باشد؛ به عنوان مثال برای حداقل سه ماه دارایی‌هایی داشته باشد که قابلیت نقد شدن دارند و یا حامیانی داشته باشد که در شرایط سخت بتواند از آنها استفاده کند.
از سوی دیگر، لازمه شفافیت مالی برای یک موسسه توسعه‌یافته در سطوح بلوغ بالای سازمانی این است که نه تنها گزارش‌های مالی برای ذی‌نفعان تولید شود، بلکه این گزارشات توسط کارشناسان مستقل و بیرونی هم رسیدگی و تایید شوند و گزارش مالی حسابرسی‌شده سالانه روی وب‌سایت قرار گیرد. همچنین، قوانین و مقررات قانونی مانند بیمه و مالیات از طرف سازمان رعایت می‌شود و حقوق و گزارش‌های مربوط به ذی‌نفعان قانونی در موعد پیش‌بینی شده در قانون ارائه شود. مناسب است که میزان کمک‌های مردمی و نحوه مصرف منابع سازمان به صورت طبقه‌بندی شده به جامعه گزارش شود و مدیریت به جامعه در مقابل سوالات و ابهامات – مثلا در حد اعلام طرف قرارداد – پاسخگو باشد.
در راستای استقرار چنین نظامی لازم است سیستم مالی نرم‌افزاری – ترجیحا یکپارچه – در سازمان مستقر شود؛ به نحوی که قابلیت اتصال و استخراج و انتشار گزارش‌ها را داشته باشد و شامل همه تراکنش‌ها، انبار، پرداخت حقوق، کمک‌های مالی، و بهای تمام شده بودجه باشد و برای فعالیت‌ها در سطح سال بودجه در راستای برنامه سالانه تهیه شود و به صورت دوره‌ای تطابق فعالیت‌ها با این بودجه نظارت و ارزیابی شود. بودجه جمع‌آوری کمک‌های مردمی، و فاصله عملکردی با بودجه نیز مورد توجه مدیریت سازمان قرار داشته باشد. سازوکاری برای محاسبه قیمت تمام‌شده و هزینه سربار پروژه‌ها نیز مدون شده باشد.
مورد حائز اهمیت دیگر این است که در سازمان انضباط مالی وجود داشته باشد و گزارش نارسایی‌ها اعلام شود و در جهت بهبود نارسایی‌ها اقدام سریع انجام شود. به عنوان مثال، یک سیستم خرید بر اساس یک مدل فرایندی در شرایط قابل قبول بازار (بر مبنای استعلام، تخواه و موارد مشابه) وجود داشته باشد، آیین‌نامه‌های مالی شامل دستورالعمل‌های خرید و تامین خدمات در سازمان مستقر باشد و بنا به نیاز داخلی به‌روزرسانی شود. آیین‌نامه‌های مالی به یکپارچه کردن فرایندهای مالی و قاعده‌مند کردن رویه‌ها کمک می‌کنند. به علاوه، موارد سوء استفاده مالی اعلام شود و سازمان برای عدم ورود به مراودات مالی با افراد کلیدی خود سازوکاری داشته باشد.
در شرایطی که حسابرس گزارش قابل قبول ارائه کند سازمان در این حوزه مسئله‌ای ندارد. همچنین، سازوکاری برای ردیابی و پیگیری مرحله‌به‌مرحله مبالغ تا زمان مصرف آنها در برنامه‌ها، پروژه‌ها، و خدمات وجود داشته باشد. تمام فعالیت‌های مالی واحدهای سازمان نیز باید در واحد مالی ثبت و ضبط شود و برای سطوح و فعالیت‌های مختلف، دوره زمانی کنترل، موارد تحت کنترل، و راه‌های برخورد با موارد تخلف مشخص شده باشد.
مسئله مهم دیگر این است که گزارش‌های مالی دستکم به صورت فصلی در هیئت مدیره بررسی شود و گزارش‌های تحلیلی مالی برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری‌های آتی مورد استفاده مدیریت قرار بگیرد. لازمه آن هم این است که گزارش‌های استخراج‌شده از بخش مالی قابل اتکا باشد. مهم است که سازمان صرفا به ثبت و ضبط اکتفا نکند و در قالب حسابرسی عملیاتی، سطح استفاده از منابع و فرصت‌ها و اثربخشی توزیع منابع و کارایی را به نحوی بسنجد.
با توجه به موارد ذکر شده، سازمان خود را از لحاظ تامین پایدار منابع و نیز شفافیت و پاسخگویی داخلی و خارجی در چه سطحی ارزیابی می‌کنید؟
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.