امنیت داده در دوران بحران: چرا بکاپ‌گیری از داده‌ها فقط یک موضوع فنی نیست؟

آنچه در این خصوص در گزارش موسسه افرا از وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دی‌ماه ۱۴۰۴ ثبت شده است، هشداری جدی را در خصوص وابستگی مطلق به ابزارهای ابری و پلتفرم‌های بین‌المللی و خارجی مطرح می‌کند؛ هشداری که بار دیگر، امنیت داده و مدیریت دانش را به عنوان موضوعاتی کلیدی برای فلج نشدن سازمان در روزهای بحرانی، در صدر ملاحظات و مراقبت‌های پیش از بحران قرار می‌دهد.

زمانی که دسترسی به اینترنت با محدودیت مواجه می‌شود یا سیستم‌های آنلاین یا خارجی‌ای که سازمان به آن وابسته است با اختلال کار می‌کند، آیا سازمان شما همچنان به داده‌های حیاتی خود دسترسی دارد؟ پاسخ به این سوال، مرز بین تداوم فعالیت و فلج کامل سازمان است.

پاشنه آشیل دیجیتالی؛ خطرات وابستگی به زیرساخت‌های خارجی

روند دیجیتالی شدن و استفاده از ابزارهای ابری ثبت و ذخیره اطلاعات (مانند گوگل درایو (‌Google Drive) و بسترهای مشابه) و سرورهای هاست وبسایت خارجی، در شرایط عادی کارایی و سرعت عمل سازمان‌ها را به‌شدت افزایش می‌دهد. حتی می‌توان گفت در شرایط عادی، سازمانی که خودش را همگام با این ابزارها و بسترها حرکت ندهد، از چابکی می‌افتد و نمی‌تواند مثل سازمان‌های مشابه خود که از این موارد استفاده می‌کنند، ادعای سرعت و کیفیت ارائه خدمات داشته باشد. با این حال، داده‌های گزارش افرا نشان می‌دهد که این وابستگی در شرایط بحرانی می‌تواند به بزرگ‌ترین نقطه ضعف سازمان‌های مردم‌نهاد در پیشبرد روز به روز فعالیت‌ها و ارائه خدمات تبدیل شود.

حدود ۶٪ از سازمان‌های مورد بررسی افرا، فلج شدن زیرساخت‌های دیجیتال خود را به عنوان چالش اصلی در دوران بحران اعلام کرده‌اند. این آمار ممکن است در نگاه اول کم به نظر برسد، اما پیامدهای آن برای سازمان‌هایی که تمام آرشیو خود را بر بستر سرورهای خارجی ذخیره کرده‌اند، ویرانگر است. زمانی که درگاه‌های پرداخت وب‌سایت‌هایی که روی سرورهای خارجی میزبانی می‌شوند از کار می‌افتند، نه‌تنها ارتباط صرف با حامیان قطع خواهد شد، بلکه جریان جذب کمک‌های مالی نیز متوقف می‌شود.

شوک به مدیریت دانش سازمانی در بحران: وقتی حافظه سازمان قفل می‌شود

یکی از آسیب‌های پنهان و در عین حال مخرب بحران‌های ارتباطی، اختلال در «مدیریت دانش سازمانی» است. بر اساس مشاهدات گزارش، سازمان‌هایی که برای نگهداری فایل‌ها و اسناد خود صرفا به پلتفرم‌های ابری مانند گوگل درایو (و ابزارهای زیرمجموعه آن مانند گوگل داکس و گوگل شیت)‌ تکیه داشتند، در دوران قطعی اینترنت با پدیده حافظه از دست رفته مواجه شدند؛ گویی هیچ ردی از فعالیت‌های گذشته و اسناد مهم و حیاتی سازمان وجود ندارد و این اسناد که بعضا برای پیشبرد فعالیت، حیاتی و بعضا، گره‌گشای چالش‌های روزانه هستند، عملا دیگر وجود ندارند.

موسسه‌ها در گزارشات خود به افرا، ۲ چالش عمده و اساسی را پیرو بحران ارتباطی و اختلال در دسترسی به اینترنت تجربه کردند:

• از دسترس خارج شدن آرشیو اسناد: عدم دسترسی به گزارش‌ها، بانک اطلاعاتی مددجویان و سوابق پروژه‌ها، باعث شد بسیاری از کارکنان نتوانند کارهای روزمره خود را پیش ببرند. درواقع، دانش سازمانی‌ای که ماه‌ها و شاید حتی سال‌ها جمع‌آوری شده بود، در یک لحظه به دلیل قطع دسترسی به سرورهای خارجی، غیرقابل استفاده و نیست شد.
• فلج شدن هماهنگی‌های درون‌سازمانی: جریان گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری در بسیاری از موسسه‌ها از طریق گروه‌های کاری در پیام‌رسان‌های خارجی یا بستر جلسات آنلاین جریان داشت. با قطع این ابزارها، جلسات لغو و فرایندهای تصمیم‌گیری به دلیل عدم تبادل اطلاعات مختل شد.

این دو چالش، نشان از شکننده بودن سازمان در صورت وابستگی تمام و کمال به زیرساخت‌های خارجی دارد، اما تمرکز ما در اینجا، روی دسترسی و امنیت داده‌هاست. این وضعیت نشان می‌دهد که فارغ از اینکه در بحران هستیم یا در روزهای عادی به سر می‌بریم، اگر داده‌ها در دسترس نباشند، سازمان به معنای واقعی کلمه، دچار فلج عملیاتی می‌شود؛ حتی اگر کارکنان در محل کار حضور داشته باشند.

نسخه پشتیبان: ضرورت استراتژیک مدیریت دانش برای تداوم فعالیت

اولین، اصلی‌ترین و بهینه‌ترین راه برای اطمینان از دسترسی و امنیت داده، بکاپ‌گیری یا تهیه نسخه پشتیبان از داده‌هاست. این کار نباید تنها به عنوان یک وظیفه فنی و تخصصی در بخش فناوری اطلاعات سازمان دیده شود؛ بلکه همه اعضای سازمان باید آن را به عنوان یک ضرورت استراتژیک برای مدیریت بحران و تاب‌آوری سازمانی فهم کنند. خواه ناخواه، در صورت طولانی شدن بحران و شرایط ناپایدار، آنچه فعالیت روتین شما را ممکن می‌کند دسترسی به داده‌های حساس، مهم یا اصلی سازمان است. داشتن یک نسخه پشتیبان امن و به‌روز، تضمین می‌کند که سازمان در برابر هر نوع شوک زیرساختی، هویت و حافظه خود را حفظ کرده و مسیر پیشبرد کارها را در غبار بحران گم نکند.

برای مدیریت دانش و امنیت داده‌ها در شرایط پرنوسان، راهکارهای زیر توسط افرا پیشنهاد می‌شود:

۱. طبقه‌بندی و اولویت‌بندی داده‌ها

در مدیریت دانش و امنیت اطلاعات، نه همه داده‌ها از یک اهمیت برخوردارند و نه همه آنها نیاز به یک سطح از حفاظت دارند. طبقه‌بندی و اولویت‌بندی داده‌ها، فرایندی هوشمندانه و استراتژیک است که طی آن، اطلاعات سازمان بر اساس میزان حساسیت، حیاتی بودن و نقش‌شان در تداوم فعالیت‌ها، تفکیک و دسته‌بندی می‌شوند. این کار به مدیران کمک می‌کند تا در شرایط عادی، منابع فنی و مالی را بهینه تخصیص دهند و در شرایط بحرانی، زمان و انرژی خود را صرف حفظ و بازیابی مهم‌ترین دارایی‌های اطلاعاتی کنند.

برای پیاده‌سازی این راهکار، سازمان‌ها باید داده‌های خود را به ۳ دسته اصلی تقسیم کنند:

• داده‌های حیاتی: اطلاعات حساسی که نبودن آنها فعالیت سازمان را متوقف می‌کند یا پیرو آن، خطر جانی، مالی و حقوقی جدی ایجاد می‌شود؛ مانند پرونده‌های محرمانه مددجویان، اسناد مالی و حسابداری، قراردادهای حقوقی و لیست حامیان اصلی. این داده‌ها بالاترین اولویت در بکاپ‌گیری و امنیت داده را دارند.
• داده‌های نسبتا مهم: اطلاعاتی که برای عملکرد روزمره مفید هستند اما فقدان فوری آنها تهدید مرگبار برای سازمان محسوب نمی‌شود؛ مانند آرشیو گزارش‌های قدیمی، مستندات آموزشی عمومی و مکالمات و ارتباطات داخلی.
• داده‌های عمومی: اطلاعاتی که در دسترس عموم قرار دارند یا حساسیت خاصی ندارند و به هر روی، فعالیت روز به روز سازمان اصلا به آنها وابسته نیست.

اجرای صحیح این طبقه‌بندی باعث می‌شود در زمان بحران، تیم فنی، اجرایی و مدیریتی دچار سردرگمی نشود و با تمرکز بر بازگردانی سریع «داده‌های حیاتی»، چرخه‌های اصلی خدمت‌رسانی و مالی سازمان در کوتاه‌ترین زمان ممکن مجددا فعال شوند. این رویکرد، مدیریت بحران را از یک واکنش آشفته و پراکنده، به یک عملیات هدفمند و موثر تبدیل می‌کند.

۲. اصل «۳-۲-۱» در ذخیره‌سازی اطلاعات

در ذخیره‌سازی اطلاعات یک قانون طلایی وجود دارد که در بحران، ضرورت رعایت این قانون چندین برابر می‌شود و بهتر است موسسه‌های نیکوکاری و سازمان‌های مردم‌نهاد نیز از همین قانون طلایی در بکاپ‌گیری پیروی کنند:

۳ نسخه از داده‌ها داشته باشند؛ به طوری که ۲ نسخه از داده‌ها در ۲ رسانه ذخیره‌سازی متفاوت (مانند هارد اکسترنال و سرور داخلی) ذخیره شده و حداقل ۱ نسخه کاملا آفلاین، جدا و ترجیحا به لحاظ فاصله، کیلومترها دورتر از محیط اصلی باشد. این رویکرد چندلایه تضمین می‌کند که در صورت بروز هرگونه اختلال در دسترسی به پلتفرم‌های ابری و خارجی، سازمان همچنان به نسخه‌های پشتیبان دیگر دسترسی کامل دارد و فعالیتش متوقف نمی‌شود.

توجه کنید که این بکاپ‌گیری، کار یک‌باره‌ای نیست و باید برای مدیریت دانش بهینه و اصولی در سازمان، به یکی از فعالیت‌های مداوم سازمان در هر یک یا دو ماه تبدیل شود.

۳. ذخیره‌سازی داده در بسترهای داخلی و بومی

یکی دیگر از روش‌های تضمین امنیت و دسترسی داده، انتقال اسناد حساس و حیاتی سازمان (مانند پرونده‌های مددجویان، اسناد مالی، قراردادها یا داده‌های مورد نیاز برای فعالیت‌های روزانه) به سرورهای داخلی یا اصطلاحا حافظه‌های محلی (Local Storage) است. این کار باعث می‌شود در صورت اختلال در اینترنت بین‌المللی، دسترسی به اطلاعات حیاتی قطع نشود. البته که کار از محکم‌کاری عیب نمی‌کند و به کار گرفتن این روش به شکل مکمل با روش بالا، بهترین مسیر است، اما شاید رعایت اصل ۱-۲-۳ برای همه سازمان‌ها ممکن نباشد یا هزینه بالایی برایشان بتراشد. در این صورت، دخیره‌سازی در بسترهای حافظه‌ای داخلی راهکار خوبی است که دسترسی به داده را تضمین می‌کند.

۴. رمزنگاری و تضمین امنیت داده‌ها

امنیت داده‌ها تنها در نگهداری آنها نیست، بلکه در محافظت از محتوا نیز خلاصه می‌شود. استفاده از رمزنگاری قوی برای داده‌های حساس، چه در حالت ذخیره‌سازی و چه در حالت انتقال، یک لایه حفاظتی ضروری است. این کار از دسترسی غیرمجاز و نشت اطلاعات در صورت به خطر افتادن سیستم‌ها جلوگیری می‌کند.

۵. به‌روزرسانی دوره‌ای نسخه پشتیبان

همانطور که در مورد اول هم به آن اشاره شد، یک نسخه پشتیبان قدیمی از داده، عملا بی‌فایده و بدون کاربرد است. سازمان‌ها باید پروتکلی برای به‌روزرسانی منظم (مثلا هفتگی یا حتی روزانه) برای بانک‌های اطلاعاتی خود داشته باشند تا در صورت بازگشت به شرایط بحرانی، کمترین میزان اطلاعات از دست رفته باشد. پیشنهاد ما این است که این نکته را با واحد یا مسئول فناوری اطلاعات خود مطرح کرده و همین حالا با هم پروتکل و روند تکرارپذیری برای آن طرح کرده و آن را اجرایی کنید.

۶. دسترسی آفلاین برای تیم‌های کلیدی

برای کارکنان کلیدی و اصلی سازمان‌تان که در شرایط بحران نیاز به تصمیم‌گیری سریع دارند، باید دسترسی به نسخه‌های آفلاین از اسناد و بانک‌های اطلاعاتی فراهم شود. این موضوع به تداوم فرایندهای مدیریتی، واکنش‌دهی سریع، تداوم فعالیت همیشگی و گزارش‌دهی درون‌سازمانی کمک شایانی می‌کند.

۷.  آموزش و توانمندسازی کارکنان

فناوری هرچقدر هم پیشرفته باشد، در نهایت آنچه باعث می‌شود شما یک سازمان چابک و هوشمند باشید، کارکنان شما هستند. برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان در خصوص اهمیت امنیت داده‌ها، نحوه مدیریت صحیح فایل‌ها و جلوگیری از خطاهای انسانی (مثل حذف اشتباهی یا افتادن در دام کلاهبرداری‌ها) و به طور کلی، آموزش سواد استفاده از تکنولوژی، یکی از ارکان اصلی حفظ امنیت اطلاعات سازمان است. البته که شرکت در کارگاه‌های افرا و مشاهده ویدیوهای «فناوری» و «بهبود مستمر» را در مدرسه مدیریتی افرا نیز به شما پیشنهاد می‌کنیم و خوب است آنها را با کارکنان خود به اشتراک بگذارید.

داده‌ها، سرمایه جاودان سازمان

داده از دل فعالیت سازمان تولید می‌شود و امضا و رد پای وجود سازمان است. تجربه بحران‌های اخیر به ما می‌آموزد که تکنولوژی در اصل یک ابزار است، نه یک وابستگی آسیب‌رسان. استفاده از ابزارهای ابری و بین‌المللی مزایای بسیاری دارد، اما نباید جایگزین مدیریت دانش و مالکیت مستقل بر داده‌ها شود. امنیت اطلاعات و بکاپ‌گیری صحیح، دیواری است که سازمان را در برابر طوفان‌های محیطی و اجتماعی حفظ، و ادعای مالکیت سازمان بر داده‌های خود را تایید می‌کند. مدیران هوشمند موسسه‌های نیکوکاری و سازمان‌های مردم‌نهاد امروز باید با داده‌های سازمان خود همچون سرمایه سازمان رفتار کنند و با تدوین پروتکل‌های جامع مدیریت داده، اطمینان حاصل کنند که حافظه سازمان‌شان هرگز، تحت هیچ شرایطی، پاک نخواهد شد.

گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری

همه داده‌هایی که در این مطلب مشاهده کردید، داده‌های گزارش وضعیت اکوسیستم نیکوکاری در دی‌ماه ۱۴۰۴ است که به همت موسسه افرا جمع‌آوری، تدوین و منتشر شده است. این گزارش، مبتنی بر وضعیت ۱۴۰ سازمان نیکوکاری، خیریه و مردم‌نهاد کشور در بازه زمانی مذکور و در سه بخش ارتباطات، سرمایه انسانی و مالی است. افرا با تجمیع چالش‌ها و تجارب این ۱۴۰ سازمان،‌ سعی کرده است نقاط آسیب‌پذیر اکوسیستم نیکوکاری را شناسایی کند و راهکارهایی را نیز برای افزایش تاب‌آوری و مقابله با چالش‌های ناشی از بحران ارائه دهد.