موسسات خیریه نقش حیاتی در جامعه ایفا می‌کنند و برای انجام وظایف خود به منابع مالی و مدیریت کارآمد نیاز دارند. در این میان، ابزارهای دیجیتال مانند اکسل می‌توانند به عنوان ابزاری قدرتمند در مسیر پیشبرد اهداف این موسسات عمل کنند. با توجه به اینکه عامل کلیدی موفقیت برای سازمان‌های مردم‌نهاد و خیریه، شفافیت در گزارش‌ها و امور مالی آنهاست؛ اکسل، به عنوان نرم‌افزاری شناخته‌شده و کاربردی، می‌تواند مزایای فراوانی برای موسسه‌های خیریه به ارمغان بیاورد. در این مقاله ضمن بررسی مزایا و معایب استفاده از اکسل برای موسسات خیریه، به بررسی کاربرد اکسل برای این نوع موسسه‌ها خواهیم پرداخت.
مزایای استفاده از اکسل برای موسسات خیریه
اکسل، به عنوان نرم‌افزاری شناخته‌شده و کاربردی، مزایای فراوانی برای موسسات خیریه به ارمغان می‌آورد. با استفاده از اکسل، موسسات خیریه می‌توانند به طور موثرتری امور مالی خود را مدیریت کرده و در نهایت، به اهداف والای خود در کمک به نیازمندان و ارتقای سطح زندگی جامعه دست یابند. در ادامه به برخی از این مزایا اشاره می‌کنیم:
- کاربرد ساده و آسان
اکسل دارای رابط کاربری ساده و کاربرپسندی است که یادگیری آن برای افراد با سطوح مختلف دانش کامپیوتر آسان است.
- انعطاف‌پذیری
اکسل ابزاری بسیار انعطاف‌پذیر است که می‌توان از آن برای انجام طیف گسترده‌ای از وظایف مربوط به مدیریت امور مالی استفاده کرد.
- در دسترس بودن
اکسل یک نرم‌افزار نسبتاً ارزان و در دسترس است که به طور گسترده در سراسر جهان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- قابلیت گزارش‌گیری
اکسل امکان تهیه گزارش‌های مالی و مدیریتی مختلف را به موسسات خیریه می‌دهد.
- امکان اشتراک‌گذاری
فایل‌های اکسل به راحتی قابل اشتراک‌گذاری با افراد دیگر هستند.
معایب استفاده از فایل اکسل برای موسسات خیریه
استفاده از نرم‌افزار اکسل در کنار تمامی مزایا برای موسسات خیریه، معایبی نیز به همراه دارد؛ از جمله:
- محدودیت در مقیاس
اکسل ممکن است برای موسسات خیریه بزرگ با حجم فعالیت بالا، مناسب نباشد.
- عدم وجود کنترل‌های داخلی
اکسل به طور کلی فاقد برخی از کنترل‌های داخلی است که برای جلوگیری از تقلب و اشتباه در سیستم‌های مالی ضروری هستند.
- نیاز به دانش
اگرچه استفاده از اکسل آسان است، اما برای استفاده کامل از قابلیت‌های آن و انجام مدیریت امور مالی دقیق و صحیح، به دانش و مهارت کافی در زمینه حسابداری و اکسل نیاز است.
فایل اکسل موسسات خیریه و نقش آن در مدیریت امور مالی
در عصر دیجیتال امروزی، سازمان‌های مردم‌نهاد به طور فزاینده‌ای به فناوری برای ساده‌سازی فرآیند‌های مدیریتی خود نیازمند هستند. مایکروسافت اکسل، به عنوان یک برنامه قدرتمند، می‌تواند ابزار ارزشمندی برای مدیریت موسسه‌های خیریه و نحوه و گزارش‌دهی آنها باشد. در ادامه به بررسی نقش این نرم‌افزار در بخش‌های مختلف مدیریت مالی موسسات خیریه خواهیم پرداخت.
۱. سازماندهی داده‌ها در اکسل
قبل از پرداختن به مدیریت داده‌ها و گزارش‌دهی، بهتر است ابتدا داده‌های خود را سازماندهی کنید. داده‌های مختلف همچون سوابق مالی، اطلاعات اهدا‌کنندگان و داده‌های مربوط به داوطلبان را در برگه‌ها (sheet) جداگانه وارد کنید. هر برگه باید شامل ستون‌ها و ردیف‌های مربوطه باشد تا بتوانید داده‌ها را با دقت ثبت کنید.
۲. ردیابی مالی و بودجه‌بندی در اکسل
اکسل امکانات قدرتمندی برای ردیابی مالی و بودجه‌بندی موسسات خیریه فراهم می‌کند. یک الگوی بودجه ایجاد کنید که شامل منابع درآمد، دسته‌بندی هزینه‌ها و اهداف مالی باشد. از فرمول‌هایی مانند مجموع(SUM) و میانگین (AVERAGE) برای محاسبه خودکار مجموع و میانگین‌ها استفاده کنید. علاوه بر این، می‌توانید از نمودار‌ها برای نمایش بصری داده‌های خود جهت ارتباط آسان‌تر با ذی‌نفعان خود استفاده کنید.
۳. جمع‌آوری و مدیریت کمک‌های مالی در اکسل
مدیریت اطلاعات نیکوکاران و پیگیری جمع‌آوری کمک‌های مالی برای سازمان‌های خیریه بسیار مهم است. از اکسل برای ایجاد یک پایگاه داده از نیکوکاران که شامل جزئیاتی مانند نام، اطلاعات تماس، سابقه اهدا و سطوح مشارکت است، استفاده کنید. از قابلیت‌های فیلتر و مرتب‌سازی اکسل برای تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به خیرین و تنظیم استراتژی‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی بر اساس آن استفاده کنید.
۴. داوطلبان و مدیریت برنامه داوطلبان در اکسل
اکسل می‌تواند در مدیریت اطلاعات داوطلبان و ردیابی نتایج برنامه مفید باشد. یک برگه (sheet) برای ثبت جزئیات اطلاعات داوطلبان، ایجاد کنید. می‌توانید از فرمول‌ها برای محاسبه ساعات کار داوطلبانه و گزارش‌های مربوط به ارزیابی عملکرد استفاده کنید. علاوه بر این، اکسل می‌تواند به نظارت بر پیشرفت برنامه، اطلاعات جمعیت‌شناسی شرکت‌کنندگان و تأثیر برنامه از طریق ردیابی و تجزیه و تحلیل موثر داده‌ها کمک کند.
۵. گزارش و تجزیه و تحلیل داده‌ها در اکسل
موسسه‌های خیریه با استفاده از اکسل می‌توانند گزارش‌های معناداری در زمینه امور مالی خود دریافت کنند. می‌توانید از جدول‌ها برای خلاصه، تجزیه و تحلیل سریع مجموعه‌ای از داده‌های بزرگ استفاده کنید. می‌توانید گزارش‌های ویژه‌ای مثل صورت‌های مالی، خلاصه عملکرد برنامه و گزارش‌های مشارکت خیرین را در اکسل ایجاد کنید. قابلیت‌های قالب‌بندی شرطی (conditional formatting) اکسل می‌تواند به برجسته کردن معیارهای کلیدی کمک کرده و تفسیر داده‌ها را در یک نگاه آسان‌تر کند.
۶. همکاری و امنیت داده‌ها در اکسل
اکسل می‌تواند زمینه همکاری‌های درون‌سازمانی را برای موسسه‌های خیریه فراهم کند؛ مانند به اشتراک‌گذاری کار‌پوشه‌ها و محافظت از رمز عبور. با اشتراک‌گذاری کار‌پوشه‌ها چندین عضو تیم می‌توانند به طور همزمان به یک فایل دسترسی پیدا کرده و آن را ویرایش کنند و به این ترتیب کارایی را افزایش دهند. علاوه بر این، می‌توانید با پشتیبان‌گیری منظم از امنیت داده‌های خود اطمینان حاصل کنید.
نرم افزار اکسل ابزار لازم برای مدیریت مالی موسسات خیریه
موسسه‌های خیریه بنابر نوع و سطح گستردگی فعالیت‌های خود می‌توانند از نرم‌افزار‌های گوناگونی برای ارائه گزارش‌ها و فعالیت‌های مالی خود استفاده کنند. با توجه به کاربری آسان اکسل، این نرم‌افزار می‌تواند به عنوان یک ابزار مناسب برای امور مالی خیریه‌ها باشد. اما باید این نکته را در نظر داشت که نرم‌افزار اکسل ، در برخی موسسه‌ها نمی‌تواند تمامی نیاز‌های مالی را برآورده سازد و باید تکمیل‌کننده نیاز این سازمان‌ها در کنار سایر نرم‌افزار‌های مالی باشد.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.