آیا به داوطلبان خود نشان می‌دهید که از کمک‌های آنها سپاسگزار هستید؟ بهترین راه برای حفظ داوطلبان این است که به طور منظم و مستمر از مشارکت‌های آنها قدردانی کنید. برای قدردانی از مشارکت داوطلبان، می‌توانید به طور رسمی به آنها جوایز و گواهینامه اعطا کنید. به این ترتیب مراتب قدردانی خود را نسبت به آنها در معرض عموم به نمایش می‌گذارید. یا می‌توانید به طور غیررسمی پاداش هر فرد را با توجه به کسب موفقیت وی در نظر بگیرید. می‌توانید پس از اتمام کاری خاص توسط یک داوطلب برای وی کارت تشکر بفرستید. سعی کنید در قدردانی از افراد خلاقیت داشته باشید و مطمئن شوید که داوطلبان از قدردانی و پاداشی که برایشان در نظر می‌گیرید، خشنود هستند، زیرا که قدردانی از کمک‌هایشان برای آنها بسیار مهم است. در این گزارش، آخرین مورد از ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی قدردانی از مشارکت‌های داوطلبان.
تقدیر از داوطلبان با شناخت استعدادها و مطالبات آنها و محول کردن وظایفی فراخور روحیات‌شان آغاز می‌شود. روش‌های قدردانی رسمی و غیررسمی بی‌شماری برای گفتن «تبریک و تشکر» وجود دارد. از جمله شما می‌توانید تخفیف حق عضویت در باشگاه‌ها، امکان دسترسی به آموزش‌های بیشتر، دعوتنامه برای شرکت در رویدادهای اجتماعی را برای آنها فراهم کنید یا گواهینامه، تقدیرنامه، هدایا، کارت تشکر و غیره برای آنها ارسال کنید. مهمترین موضوعی که باید مد نظر قرار دهید این است که نوع تقدیر از هر یک از داوطلبان باید برایشان دارای اهمیت باشد.
بعضی از قدردانی‌ها رسمی‌تر و عمومی‌تر از سایر موارد قدردانی‌ها هستند. به عنوان مثال، برخی از گروه‌ها برای داوطلبان خود جوایز داوطلب سال و مهمانی‌های شام ترتیب می‌دهند، اما برخی نیز ممکن است ستونی در خبرنامه خود برای تشکر از داوطلبان شایسته داشته باشند.
معیارها و شرایطی را برای داوطلبان و فعالیت‌های آنها مشخص کنید که بر اساس آن معیارها، به هر داوطلبی که واجد شرایط بود، هدیه، تقدیرنامه یا گواهینامه اعطا کنید. قدردانی به طور رسمی روش خوبی برای به نمایش گذاشتن تعهد گروه شما به داوطلبان به صورت عمومی است. افراد خارج از گروه شما به اهمیتی که شما برای داوطلبان خود قائل هستید، پی خواهند برد و ممکن است حتی جذب سازمان شما شوند.
تقدیر غیررسمی بیشتر به صورت غیرمترقبه و ناگهانی است و از اشخاص در قبال کاری که انجام داده‌اند و دستاوردی که داشته‌اند قدردانی می‌شود. مثلا اگر داوطلبی کار بزرگی را به تازگی به اتمام رسانده است، ممکن است بخواهید با ارسال یک کارت تشکر از وی قدردانی کنید. اگر چنین است، حتما در کارت تشکر دستاورد خاص وی و اینکه چه کمکی به گروه کرده است را بیان کنید. به عنوان مثال، اگر داوطلبی یک سری گفتگوی آموزش عمومی را انجام داده است، از او بخاطر ارتقای پروفایل گروه خود و موضوعاتی که با آن دست و پنجه نرم کرده است، تشکر کنید. در کارت تشکر در مورد آنچه در خصوص تلاش‌های انجام شده توسط آن داوطلب و نتایج حاصله آن دوست دارید، جزئیات مشخصی را ارائه کنید.
نیازی نیست برای تقدیر از فعالیت‌های موفقیت‌آمیز داوطلبان ماه‌ها منتظر بمانید؛ آنها را بلافاصله پس از موفقیت‌هایشان مورد قدردانی قرار دهید و در این خصوص خودجوش و خلاق عمل کنید.
طرح اقدام
هدف شماره 1: موارد قدردانی‌های خود را تقویت کنید:
بیشتر گروه‌ها برای قدردانی از داوطلبان خود روش‌های مختلفی را برگزیده‌اند، از جشن‌های سالانه و رویدادهای اجتماعی گرفته تا تشکرهای روزانه. قدردانی‌های رسمی، مانند اعطای گواهینامه، جوایز یا برگزاری سایر مراسم‌ها، معمولا بارزترین روش‌های قدردانی هستند. برخی از افراد به این دلیل که دوست دارند از کمک‌ها و دستاوردهای آنها برای گروه به صورت عمومی قدردانی شود، داوطلب می‌شوند. آنها از اینکه شما ارزش کار آنها را به معرض نمایش عمومی می‌گذارید قدردان شما هستند. همچنین این گونه قدردانی‌ها به گروه شما کمک می‌کند اهمیت ویژه‌ای که برای داوطلبان قائل هستید، دیده شود.
سایر افرادی که در گروه انگیزه بیشتری برای ارتباطات اجتماعی دارند، تمایل کمتری به کارهای تک‌نفره دارند. به احتمال زیاد آنها دوست دارند که به ضیافت‌های شام دعوت شوند تا بتوانند با افراد دیگری ارتباط بگیرند و فرصت‌های همکاری بیشتری را پیدا کنند، یا اینکه ترجیح می‌دهند کلاه و تیشرت‌هایی دریافت کنند که کمک کند به عنوان عضوی از گروه شما شناخته شوند.
کسانی که دوست دارند تاثیرگذار باشند، قدردانی‌هایی را می‌پسندند که به آنها فرصت نفوذ بر دیگران را می‌دهد. آنها به احتمال زیاد از به عهده گرفتن وظایفی با چالش بیشتر یا در اختیار داشتن فرصت‌هایی برای آموزش دیگران در گروه شما راضی‌تر خواهند بود. آنها ممکن است حتی دوست داشته باشند که دستاوردهای خود را در خبرنامه شما ذکر کنند.
بنابراین ارائه طیف وسیعی از روش‌های قدردانی برای جلب رضایت داوطلبان مختلف در گروه شما از اهمیت به‌سزایی برخوردار است. داشتن شناخت خوب از داوطلبان در این زمینه به شما کمک بسیار خواهد کرد. اگر مراحل جذب و مصاحبه و ارزیابی عملکرد داوطلبان را به خوبی انجام داده باشید، احتمالا برخی از اطلاعات ارزشمند درباره آنچه که باعث خوشایند داوطلبان شما می‌شود را بدست آورده‌اید. این موضوع را بسیار جدی بگیرید و برای آن اهمیت ویژه‌ای قائل شوید.
بسیار مهم است که قدردانی به طور مداوم و منظم انجام شود، نه فقط یک یا دو بار در سال. حتی قدردانی‌های ساده و کوچک نیز بسیار حائز اهمیت هستند. نکته مهم دیگر در مورد تقدیر از داوطلبان این است که فقط اگر واقعا سزاوار آن هستند، آنها را مورد تشویق و قدردانی قرار دهید.
قدردانی یکی از خوشایندترین و خلاقانه‌ترین بخش در مدیریت داوطلبان است. حتما دیگر داوطلبان را در این فرآیند مشارکت دهید. آنها با اظهارنظرهایشان به شما این شناخت را می‌دهند که کدام فعالیت‌ها و تشویق‌ها مورد پسندشان است.
نتیجه‌گیری
افراد به دلایل مختلفی داوطلب می‌شوند. بعضی از آنها برای کسب مهارت‌های شغلی آماده می‌شوند. انگیزه برخی از افراد برای داوطلب شدن یادگیری است. افرادی نیز به کارما اعتقاد دارند یا به هدفی که سازمان شما برای آن تلاش می‌کند، باور دارند. بهتر است به کسانی که برای کسب مهارت‌های شغلی داوطلب شده‌اند، توصیه‌نامه داده شود. به داوطلبانی که برای کسب دانش به سازمان شما ملحق شده‌اند، فرصت حضور در کنفرانس‌ها و کارگاه‌های آموزشی دهید. داوطلبان با هر انگیزه‌ای که به تیم شما پیوسته‌اند، باید برای تشکر از آنها برنامه‌ریزی کنید.
حفظ داوطلبان، چالش بزرگی است که هر سازمانی در هر یک از جوامع با آن مواجه است، به‌ویژه در جوامع کوچک که از افراد خواسته می‌شود چندین وظیفه را بر عهده بگیرند. داوطلبان هرچه بیشتر احساس کنند که مورد تشویق و قدردانی از سوی شما قرار می‌گیرند، احتمال اینکه با سازمان شما همکاری خود را ادامه دهند، بیشتر است.
متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.