قدردانی از مشارکت‌های داوطلبان (بخش آخر)

آیا به داوطلبان خود نشان می‌­دهید که از کمک‌­های آنها سپاسگزار هستید؟ بهترین راه برای حفظ داوطلبان این است که به طور منظم و مستمر از مشارکت‌­­های آنها قدردانی کنید. برای قدردانی از مشارکت داوطلبان، می‌­توانید به طور رسمی به آنها جوایز و گواهینامه اعطا کنید. به این ترتیب مراتب قدردانی خود را نسبت به آنها در معرض عموم به نمایش می‌­گذارید. یا می‌­توانید به طور غیررسمی پاداش هر فرد را با توجه به کسب موفقیت وی در نظر بگیرید. می‌­توانید پس از اتمام کاری خاص توسط یک داوطلب برای وی کارت تشکر بفرستید. سعی کنید در قدردانی از افراد خلاقیت داشته باشید و مطمئن شوید که داوطلبان از قدردانی و پاداشی که برایشان در نظر می­‌گیرید، خشنود هستند، زیرا که قدردانی از کمک­‌هایشان برای آنها بسیار مهم است. در این گزارش، آخرین مورد از ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی قدردانی از مشارکت‌های داوطلبان.

تقدیر از داوطلبان با شناخت استعدادها و مطالبات آنها و محول کردن وظایفی فراخور روحیات‌شان آغاز می‌­شود. روش‌­های قدردانی رسمی و غیررسمی بی‌­شماری برای گفتن «تبریک و تشکر» وجود دارد. از جمله شما می‌­توانید تخفیف حق عضویت در باشگاه­‌ها، امکان دسترسی به آموزش‌­های بیشتر، دعوتنامه برای شرکت در رویدادهای اجتماعی را برای آنها فراهم کنید یا گواهینامه، تقدیرنامه، هدایا، کارت تشکر و غیره برای آنها ارسال کنید. مهمترین موضوعی که ­باید مد نظر قرار دهید این است که نوع تقدیر از هر یک از داوطلبان باید برایشان دارای اهمیت باشد.

بعضی از قدردانی‌­ها رسمی­‌تر و عمومی‌­تر از سایر موارد قدردانی­‌ها هستند. به عنوان مثال، برخی از گروه‌­ها برای داوطلبان خود جوایز داوطلب سال و مهمانی­‌های شام ترتیب می­‌دهند، اما برخی نیز ممکن است ستونی در خبرنامه خود برای تشکر از داوطلبان شایسته داشته باشند.

معیارها و شرایطی را برای داوطلبان و فعالیت‌­های آنها مشخص کنید که بر اساس آن معیارها، به هر داوطلبی که واجد شرایط بود، هدیه، تقدیرنامه­ یا گواهینامه­ اعطا کنید. قدردانی به طور رسمی روش خوبی برای به نمایش گذاشتن تعهد گروه شما به داوطلبان به صورت عمومی است. افراد خارج از گروه شما به اهمیتی که شما برای داوطلبان خود قائل هستید، پی خواهند برد و ممکن است حتی جذب سازمان شما شوند.

تقدیر غیررسمی بیشتر به صورت غیرمترقبه و ناگهانی است و از اشخاص در قبال کاری که انجام داده‌­اند و دستاوردی که داشته‌­اند قدردانی می‌­شود. مثلا اگر داوطلبی کار بزرگی را به تازگی به اتمام رسانده است، ممکن است بخواهید با ارسال یک کارت تشکر از وی قدردانی کنید. اگر چنین است، حتما در کارت تشکر دستاورد خاص وی و اینکه چه کمکی به گروه کرده است را بیان کنید. به عنوان مثال، اگر داوطلبی یک سری گفتگوی آموزش عمومی را انجام داده است، از او بخاطر ارتقای پروفایل گروه خود و موضوعاتی که با آن دست و پنجه نرم کرده است، تشکر کنید. در کارت تشکر در مورد آنچه در خصوص تلاش­‌های انجام شده توسط آن داوطلب و نتایج حاصله آن دوست دارید، جزئیات مشخصی را ارائه کنید.

نیازی نیست برای تقدیر از فعالیت‌­های موفقیت‌­آمیز داوطلبان ماه­‌ها منتظر بمانید؛ آنها را بلافاصله پس از موفقیت‌­هایشان مورد قدردانی قرار دهید و در این خصوص خودجوش و خلاق عمل کنید.

طرح اقدام

هدف شماره 1: موارد قدردانی‌­های خود را تقویت کنید:

بیشتر گروه­‌ها برای قدردانی از داوطلبان خود روش­‌های مختلفی را برگزیده­‌اند، از جشن­‌های سالانه و رویدادهای اجتماعی گرفته تا تشکرهای روزانه. قدردانی­‌های رسمی، مانند اعطای گواهینامه، جوایز یا برگزاری سایر مراسم‌­ها، معمولا بارزترین روش‌­های قدردانی هستند. برخی از افراد به این دلیل که دوست دارند از کمک­‌ها و دستاوردهای آنها برای گروه به صورت عمومی قدردانی شود، داوطلب می‌شوند. آنها از اینکه شما ارزش کار آنها را به معرض نمایش عمومی می­‌گذارید قدردان شما هستند. همچنین این گونه قدردانی‌­ها به گروه شما کمک می­‌کند اهمیت ویژه­‌ای که برای داوطلبان قائل هستید، دیده شود.

سایر افرادی که در گروه انگیزه بیشتری برای ارتباطات اجتماعی دارند، تمایل کمتری به کارهای تک­‌نفره دارند. به احتمال زیاد آنها دوست دارند که به ضیافت­‌های شام دعوت شوند تا بتوانند با افراد دیگری ارتباط بگیرند و فرصت‌­های همکاری بیشتری را پیدا کنند، یا اینکه ترجیح می‌­دهند کلاه و تی­شرت­‌هایی دریافت کنند که کمک کند به عنوان عضوی از گروه شما شناخته شوند.

کسانی که دوست دارند تاثیرگذار باشند، قدردانی‌­هایی را می‌­پسندند که به آنها فرصت نفوذ بر دیگران را می‌­دهد. آنها به احتمال زیاد از به عهده گرفتن وظایفی با چالش بیشتر یا در اختیار داشتن فرصت‌­هایی برای آموزش دیگران در گروه شما راضی‌­تر خواهند بود. آنها ممکن است حتی دوست داشته باشند که دستاوردهای خود را در خبرنامه شما ذکر کنند.

بنابراین ارائه طیف وسیعی از روش­‌های قدردانی برای جلب رضایت داوطلبان مختلف در گروه شما از اهمیت به‌سزایی برخوردار است. داشتن شناخت خوب از داوطلبان در این زمینه به شما کمک بسیار خواهد کرد. اگر مراحل جذب و مصاحبه و ارزیابی عملکرد داوطلبان را به خوبی انجام داده باشید، احتمالا برخی از اطلاعات ارزشمند درباره آنچه که باعث خوشایند داوطلبان شما می­‌شود را بدست آورده‌­اید. این موضوع را بسیار جدی بگیرید و برای آن اهمیت ویژه‌­ای قائل شوید.

بسیار مهم است که قدردانی به طور مداوم و منظم انجام شود، نه فقط یک یا دو بار در سال. حتی قدردانی‌­های ساده و کوچک نیز بسیار حائز اهمیت هستند. نکته مهم دیگر در مورد تقدیر از داوطلبان این است که فقط اگر واقعا سزاوار آن هستند، آنها را مورد تشویق و قدردانی قرار دهید.

قدردانی یکی از خوشایندترین و خلاقانه­‌ترین بخش در مدیریت داوطلبان است. حتما دیگر داوطلبان را در این فرآیند مشارکت دهید. آنها با اظهارنظرهایشان به شما این شناخت را می‌­دهند که کدام فعالیت‌­ها و تشویق‌­ها مورد پسندشان است.

نتیجه­‌گیری

افراد به دلایل مختلفی داوطلب می‌­شوند. بعضی از آنها برای کسب مهارت­‌های شغلی آماده می‌­شوند. انگیزه برخی از افراد برای داوطلب شدن یادگیری است. افرادی نیز به کارما اعتقاد دارند یا به هدفی که سازمان شما برای آن تلاش می‌­کند، باور دارند. بهتر است به کسانی که برای کسب مهارت­‌های شغلی داوطلب شده­‌اند، توصیه‌­نامه داده شود. به داوطلبانی که برای کسب دانش به سازمان شما ملحق شده­‌اند، فرصت حضور در کنفرانس‌­ها و کارگاه‌­های آموزشی دهید. داوطلبان با هر انگیزه‌­ای که به تیم شما پیوسته‌­اند، ­باید برای تشکر از آنها برنامه‌­ریزی کنید.

حفظ داوطلبان، چالش بزرگی است که هر سازمانی در هر یک از جوامع با آن مواجه است، به‌ویژه در جوامع کوچک که از افراد خواسته می‌­شود چندین وظیفه را بر عهده بگیرند. داوطلبان هرچه بیشتر احساس کنند که مورد تشویق و قدردانی از سوی شما قرار می‌­گیرند، احتمال اینکه با سازمان شما همکاری خود را ادامه دهند، بیشتر است.

متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌­توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید.

افرا یک موسسه غیرانتفاعی است که با هدف توسعه زیرساخت نیکوکاری کشور ایجاد شده است. افرا به موسسه‌های نیکوکاری و خیریه و سازمان‌های مردم‌نهاد کمک می‌کند تا بدون هزینه و با کمک استاندارد افرا، زیرساخت‌های مدیریتی خود را شکل داده یا تقویت کنند. در این راستا سه خدمت خودارزیابی، ارزیابی دیجیتال و آموزش به صورت رایگان در اختیار موسسه‌های نیکوکاری قرار گرفته است.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن