سازمان‌های غیرانتفاعی در هر کجا برای ادامه فعالیت‌هایشان به داوطلبان خود وابسته هستند. این افراد در طیف وسیعی از گروهای مختلف وقت، انرژی و مهارت خود را به اشتراک می‌گذارند. آنها پیام‌آور ایده‌ها، مهارت‌ها و روش‌های جدید برای گروه‌هایی هستند که با آنها کار می‌کنند. این افراد با دلایل بسیار متفاوت در انواع فعالیت‌های داوطلبانه مشارکت می‌کنند.
اما چگونه یک گروه می‌تواند داوطلبان مناسب خود را برای کاری که می‌خواهد انجام دهد، پیدا کند؟ چگونه یک گروه باید داوطلبان خود را چنان مدیریت کند که در مسیر خود باقی بمانند و وقت و مهارت‌شان را به اشتراک گذارند؟ چگونه یک گروه با خطرات بالقوه‌ای که داوطلبان و دریافت‌کنندگان کمک‌هایشان را تهدید می‌کند، مقابله کند؟
اگر شما با یک سازمان غیرانتفاعی همکاری می‌کنید، نخستین کاری که باید انجام دهید طراحی کارهایی است که می-خواهید داوطلبان انجام دهند. سپس گام‌هایی را برای مسئولیت‌سپاری، انتخاب، نظارت و اعطای پاداش بردارید و این موضوع را بررسی کنید که داوطلبان توانسته‌اند در جایگاه خود چقدر خوب عمل کنند. این فعالیت‌های مختلف برخی از اقدامات اصلی مدیریت داوطلبانه را شامل می‌شود که در سلسله گزارش‌های هر هفته به آنها اشاره می‌شود.
سازمان‌های غیرانتفاعی بزرگ معمولا یک نیروی حقوق‌بگیر برای مدیریت داوطلبان دارد. در گروه‌های کوچک و روستایی اما آن افرادی که مسئولیت مدیریت داوطلبان را بر عهده دارند معمولا این مسئولیت را به عنوان یک شغل جانبی یا پاره وقت (با حقوق یا بدون حقوق) انجام می‌دهند. در گروه‌هایی که منابع یا افراد محدود دارند ممکن است که اغلب توجه به نیازهای داوطلبان زیر خروارها اولویت دیگر به فراموشی سپرده شود.
اگر این شرایط شبیه شرایط گروه شما است، پس باید بگوییم که این گزارش راهنما برای شما نوشته شده است. متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کرد. این دستورالعمل‌ها برای هیات مدیره سازمان‌های غیرانتفاعی در مورد نقشی که داوطلبان در این سازمان‌ها ایفا می‌کنند و نحوه مشارکت و حمایت‌هایشان تدوین شده‌اند.
در واقع این راهنمای برنامه‌ریزی گام به گام با هدف کمک به افراد در سازمان‌های کوچک تدوین شده است تا به آنها کمک کند اقداماتی در جهت تقویت مدیریت داوطلبان گروه خود بردارند. این راهنما بر کمک به گروه‌هایی تمرکز دارد که ساختارهای لازم برای یک برنامه جامع و موثر داوطلبان را به کار می‌بندند.
این کتابچه راهنما به عنوان بخشی از یک پروژه تدوین شده است که برای ابتکار عملی موسوم به «اقدامات داوطلبانه» در کانادا برای مرکز کامیونیتی ساپورت ارائه شده است. هدف این پروژه تعیین این موضوع است که چقدر می‌توان دستورالعمل‌های کانادایی مشارکت داوطلبان را در مناطق دیگر به اجرا گذاشت.
10 عملکرد برتری که در این کتابچه راهنما مورد بحث قرار می‌گیرد با کمی اصلاحات برگرفته از 10 استاندارد سازمانی بودند که در «دستورالعمل کانادایی مشارکت داوطلبان» به آنها اشاره شده است. این اصلاحات به این منظور انجام شد که بهترین عملکردها برای کاربران آسان، در دسترس و قابل استفاده در سازمان‌های غیرانتفاعی کوچک که کارکنان کمی دارند یا اصلا کارکنانی ندارند، مورد استفاده قرار بگیرند. اصلاحات انجام شده روی استانداردهای سازمانی «دستورالعمل کانادایی مشارکت داوطلبان» براساس تجربیات «دفتر داوطلبان یوکان» و 6 گروه داوطلب «یوکان» که در این پروژه مشارکت داشته‌اند، انجام شده است. این اصلاحات همچنین بر پایه تخصص مربوط به متون اطلاعات عمومی انجام شده است.
10 عملکرد برتر
در این کتابچه راهنما 10 مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان تشریح شده است. این 10 عملکرد برتر بر عناصر مرتبط با گروه‌هایی در همه اندازه‌ها بر موضوع مدیریت داوطلبان تمرکز دارد. این 10 فعالیت برتر از یک توالی طبیعی پیروی می‌کند. سه مورد نخست بر پایه یک برنامه موثر استوار است. سه مورد بعدی در رابطه با مشاغل ایمن و مناسب داوطلبان و استفاده از افراد مناسب برای آن سمت‌ها است. چهار مورد آخر در رابطه با ایجاد یک محیطی است که مشارکت داوطلبان مناسب دارای مهارت، حمایت و علاقمند به ماندن را همچنان تداوم بخشد.
پی‌ریزی ساختار
1-ارزشگذاری بر نقش داوطلبان
2-تعریف قوانین و انتظارات
3-توسعه مهارت‌های مدیریت داوطلبان
ایجاد مشاغل داوطلبان و استفاده از افراد مناسب
4-کاهش خطر برای دریافت‌کنندگان کمک و کل گروه
5-ایجاد وظایف شفاف
6-دستیابی به ورای محدوده
ایجاد محیطی که در آن داوطلبان احساس کنند به آن تعلق دارند و می‌خواهند در آنجا بمانند
7-توجیه و آموزش داوطلبان
8-انجام نظارت
9-ایجاد حس تعلق برای داوطلبان
10-تشخیص مشارکت داوطلبان
هدف کتابچه راهنما
هدف این کتابچه راهنما کمک به شما در تنظیم چارچوبی برای همکاری با داوطلبان است. این راهنما قصد ندارد که به شما در مورد موضوعات ناگهانی و فوری، مانند یافتن عضو جدید هیات مدیره، آموزش نیروی جدید یا تشکر از یک داوطلب قدیمی که گروه را ترک می‌کند، کمک کند. بلکه به این منظور تدوین شده است که در خصوص تنظیم چارچوبی برای اقدامات عمل‌گرایی و جلوگیری از بحران مدیریت داوطلبان به شما کمک کند.
این کتابچه راهنما براساس فرضیات زیر استوار است:
- اقدامات پیشنهادی باید ساده، شفاف و قابل انجام باشند. گروه‌های کوچک و شلوغ معمولا از منابع کمی برای برنامه داوطلبانه خود برخوردارند. این راهنما کار را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم می‌کند.
- اکثر گروه‌ها برخی از روش‌های مدیریت داوطلبان را به کار می‌گیرند. این راهنما برای کمک به ارزیابی گروه‌ها تدوین شده است که عملکرد خود را مورد بررسی قرار دهند و مشخص کنند که کدام روش‌ها را ممکن است بخواهند بیشتر به کار بندند.
- بهترین افراد برای تعیین اینکه کدام اقدامات برای تغییر روش‌های داوطلبانه باید انجام شوند، افراد درون گروه هستند. گروه‌ها با یکدیگر تفاوت دارند. این راهنما پیش‌نویس برنامه‌های عملیاتی برای شروع تغییر شیوه‌های مدیریت داوطلبان را در اختیار افراد قرار می‌دهد، اما هر گروه باید این موارد را متناسب با نیازها و واقعیت‌های خود اصلاح کند.
- ایجاد یک چارچوب اساسی، زمینه‌ساز پیشرفت بیشتر طی زمان است. این راهنما برای کمک به گروه‌ها در ایجاد ساختارهای اساسی مدیریت داوطلبان تدوین شده است و در درجه نخست به عنوان یک نقطه شروع برای گروه‌هایی که روش‌های کمی برای مدیریت داوطلبان دارند یا گروه‌هایی که قصد دارند در حوزه‌های خاصی پیشرفت کنند، در نظر گرفته شده است.
هر هفته با ما همراه شوید تا 10 مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.