در عصر «کووید-19»، سازمان‌های غیرانتفاعی شاهد کاهش کمک‌های مالی و ذخایر نقدی هستند. عدم اطمینان و نیازهایی که همه‌گیری بر ما تحمیل کرده، این زمان را نگران‌کننده می‌سازد. اما این زمان یک فرصت نیز هست. شاید وقت آن رسیده که بنگرید که چه کسی هستید و چه هدفی دارید و وضعیت سازمان خود را بهبود بخشید.
به گزارش Harvard Business Review، بازنگری یک سازمان بسیار دشوار است، به‌ویژه در زمان بحران. مسئولینی که غرق در غافلگیری‌های روزمره، تقاضاهای فوری و احساس عدم اطمینان هستند، اغلب قادر به رویارویی با چالش دیگری نیستند. اما انجام این کار ممکن و اغلب ضروری است. برای بازنگری یک سازمان، باید بر چهار حوزه مهم و مرتبط با یکدیگر تمرکز کرد: تأثیر، مردم، امور مالی و جامعه. بیایید آنها را یک به یک مورد بررسی قرار دهیم.
تاثیر
هدف سازمان‌های غیرانتفاعی تاثیرگذاری است. بنابراین اولین قدم برای بازنگری سازمان باید این باشد که چگونگی آن را به وضوح مشخص کنید. تا آنجا که ممکن است اطلاعات جمع‌آوری کنید – از کارکنان، هیئت مدیره، داوطلبان و اشخاص دیگر. شنیدن نظرات مختلف در مرحله اولیه به شما این امکان را می‌دهد که از همان ابتدا یک سازمان فراگیر بسازید.
طراحی نظرسنجی را در نظر بگیرید که شامل سوالات زیر باشد:
- اگر امروز فعالیت خود را متوقف کنیم، برای چه کسی مهم خواهد بود و چرا؟
- ما سعی در ایجاد چه تفاوتی در جامعه خود داریم؟
- اعضای اصلی ما چه کسانی هستند؟
- لازم است چه تاثیری بر آنها بگذاریم؟
هرچه بتوانید پاسخ‌های دقیق‌تری بدست آورید، می‌توانید اولویت‌های خود را راحت‌تر تعیین کرده و اطمینان حاصل کنید که با استراتژی شما همسو هستند. تمرکز بر تأثیر باید فراتر از تعیین جهت سازمانی شما باشد. باید شامل بحث‌های صادقانه و مبتنی بر داده در مورد نحوه تأثیر برنامه‌های فعلی در محیط جدید باشد. ارزیابی برنامه‌ها، گروه‌های متمرکز و گزارش تجربیات موثر و هدایت همه باید در نظر گرفته شوند. ذینفعان به طور طبیعی احساس می‌کنند که هر برنامه‌ای باارزش است، اما امکان دارد اولویت‌ها در زمان تغییر به طور چشمگیری دچار دگرگونی شوند و هر چه پیش می‌روید، همه برنامه‌ها ارزش خود را حفظ نمی‌کنند یا تأثیر مشابهی را ندارند. بنابراین همانطور که آینده خود را تصور می‌کنید، سعی کنید برنامه‌های خود را با توجه به تأثیر احتمالی آنها در رده‌های اول، دوم و سوم طبقه‌بندی کنید. این کار جهت اولیت‌بندی مفید است.
همانطور که در دوران همه‌گیری شاهد بودیم، شرایط بحرانی سازمان‌ها را مجبور می‌کند تا در مورد راه‌های جدید تعامل و خدمت به مردم به طور خلاقانه فکر کنند. آنچه را که در حال حاضر برای حل مشکلات فعلی انجام می‌دهید بررسی کنید و از خود بپرسید: آیا این برنامه‌ها و روش‌های جدید موقت، نویدبخش آینده بهتری هستند؟ آیا می‌توانند نسبت به برخی فعالیت‌های فعلی در تأثیر کلی سازمان نقش بیشتری داشته باشند؟ با تمرکز بر تأثیرگذاری از طریق این روش‌ها، می‌توانید درک مشترکی از اهداف سازمان خود و نحوه قرار گرفتن در جهت تحقق آنها در محیط جدید ایجاد کنید.
مردم
بازنگری سازمان به شما فرصتی می‌دهد تا موسسه‌ای متنوع و فراگیر بسازید که با کارکنان و جامعه هدف ارتباط موثری داشته باشد. راهی برای مشارکت بیشتر افراد مختلف در فرآیند بازنگری بیابید. در مورد چگونگی مشارکت هرچه بیشتر افراد در فرایند بازنگری فکر کنید. چه کسی نیاز به مشارکت دارد؟ پرسنل چگونه باید پیشنهادهای خود را مطرح کنند؟ آیا هیئت مدیره به طور معنی‌داری در بحث‌ها شرکت می‌کند؟ به جای فکر کردن به نیازها و خواسته‌های جامعه هدف و کارکنان، آنها را به مشارکت در این فرآیند دعوت کرده و سازمان را با همکاری هم بسازید. اگر در تعریف موفقیت و تأثیرگذاری از نظرات همه استفاده شود، یک سازمان بسیار متنوع و فراگیر خواهید داشت – که به معنای به وجود آمدن یک سازمان منسجم و مقاوم است که در برخورد با بحران بعدی عملکرد بهتری خواهد داشت.
همچنین فرصت مناسبی است تا ببینید آیا شیوه‌های کارکنان شما عادلانه است یا خیر. آیا با تغییر برنامه‌ها، قادر خواهید بود ساختار پرسنلی و روش‌های جبران خسارت مطابق با ارزش‌هایتان را حفظ کنید؟ اغلب در طول تمرینات مدل کسب‌وکار، سازمان‌ها بحث درباره سیاست‌های پرسنل را حذف یا به تاخیر می‌اندازند تا فضا برای مسائل «فوری» ایجاد شود. این کار اشتباه است. سیاست‌های پرسنلی و ساختار جبران خسارت خود را مرور و به‌روزرسانی کنید تا ارزش‌های اصلی شما را منعکس کند و نشان دهد که مردم مهمترین دارایی شما هستند.
علاوه بر این، مهارت‌ها یا ظرفیت‌های لازم را برای حداکثر کارایی در زمان تغییر تعیین کنید. آیا آنها با توانایی‌های کنونی افراد شما مطابقت دارد؟ اگر نه، شکاف‌ها کجاست؟ شناسایی آنها به افراد در توسعه مهارت‌های لازم برای موفقیت در آینده و خود شما کمک خواهد کرد. اگر بتوانید توسعه حرفه‌ای و یادگیری مستمر را در اولویت قرار دهید، قادر خواهید بود به شکل موثرتری خود را با تغییرات جهان اطراف وفق دهید.
امور مالی
نیازی به گفتن نیست که در بازنگری سازمان خود باید هزینه خواسته‌های خود را تعیین و یک استراتژی درآمد آگاهانه ایجاد کنید. در ابتدا باید از هزینه‌های واقعی برنامه‌های خود اطلاع داشته باشید. هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم را در نظر بگیرید. اگر از هزینه‌های اختصاص داده شده برای برنامه‌های در حال اجرا آگاه باشید، می‌توانید هزینه تاثیر موردنظر را به وضوح اعلام کرده و سطح مناسبی از بودجه را در نظر بگیرید.
در بسیاری از سازمان‌ها، زیرمجموعه کوچکی از هیئت مدیره و مدیران ارشد بر امور مالی تمرکز می‌کنند. این نیز یک اشتباه است، زیرا پشتیبانی مورد نیاز را ارائه نمی‌دهد. مطمئن شوید حدالامکان افراد زیادی از امور مالی شما مطلع باشند. تنها در این صورت است که می‌توانید افراد خود را در روند بازنگری به طور معناداری مشارکت داده و راه‌هایی را برای ارائه برنامه‌های جدید مشخص کنید که با واقعیت‌های مالی مطابقت داشته باشد. این امر نه تنها در تصمیم‌گیری استراتژیک، بلکه در تلاش برای جمع‌آوری کمک‌های مالی نیز موثر است، زیرا کارکنان قادر خواهند بود نحوه بهره‌مندی از حمایت‌ها را برای اهداکنندگان توضیح دهند.
با آشکار شدن هزینه تأثیر، نحوه پرداخت آن را در نظر بگیرید. استراتژی‌های درآمد پایدار و بلندمدت با تأثیر یک سازمان همخوانی دارد، درآمد انعطاف‌پذیر ایجاد می‌کند و ظرفیت‌های سازمان را به کار می‌گیرد. بنابراین از خود بپرسید: علاوه بر جامعه هدف مستقیم خود، به چه کسانی سود می‌رسانیم؟ دقیق باشید. آیا سازمان شما دارای روابط و زیرساخت‌های لازم برای رسیدن به آن گروه‌ها است؟ آیا ظرفیت‌های لازم برای دستیابی به تاثیر مورد نظر خود را دارید؟ اگر بتوانید ظرفیت‌ها و تأثیر خود را همسو کنید، یک حلقه بی‌نقص ایجاد خواهید کرد: سرمایه‌گذاران یا اهداکنندگان با مشاهده مزایای مشارکت خود به ادامه تأمین بودجه تشویق خواهند شد.
در رکود اقتصادی، به سختی می‌توان از درآمدهای به دست آمده و خیریه درآمد کسب کرد. بهترین امید شما برای غلبه بر این مشکل، داشتن ذهنیت شفاف و تمرکز است. جمع‌آوری کمک‌های مالی نمی‌تواند فقط تبادلی باشد. آنچه به سازمان‌های غیرانتفاعی در غلبه بر شرایط بحرانی کمک می‌کند، روابط اصیل و عمیق با شرکای مورد اعتماد است. هنگام بازنگری و بازسازی سازمان خود، مطمئن شوید که زمان و مکان لازم برای بهبود این روابط را در نظر بگیرید. برای دوام مالی سازمان صرف نظر از اتفاقاتی که در آینده رخ خواهد داد، باید به طور مناسب برای استراتژی‌های درآمدزایی از طریق این روابط سرمایه‌گذاری کنید – حتی اگر این کار به معنی تأخیر یا توالی تحویل برنامه باشد.
جامعه
برای بازنگری موثر سازمان خود، لازم است بر سیستم بزرگتری که در آن فعالیت دارید تمرکز کنید: جامعه. جامعه از چندین گروه تشکیل شده است که نیاز به توجه مداوم دارند.
اعضای اصلی: این افراد ذینفعان مستقیم سازمان هستند. در روند بازنگری تغییرات مربوط به آنها چگونه خواهد بود؟ نیازها و علایق آنها چیست؟ برای رفع نیازهای خود به چه موسسات دیگری وابسته هستند؟ موفقیت شما در گرو دانستن پاسخ این سوالات و عمل به آن است.
سایر ذینفعان و سرمایه‌گذاران: در دنیای سازمان‌های غیرانتفاعی، به طور کلی کسانی که هزینه خدمات را پرداخت می‌کنند با دریافت‌کنندگان خدمات یکسان نیستند. این امر چیزی را ایجاد می‌کند که به آن «بازار خاموش» می‌گویند؛ جایی که در آن گروه‌های درگیر درک درستی از نیازها و علایق یکدیگر ندارند. تسهیل و افزایش درک در میان این گروه‌ها باید در بازنگری موردنظر در اولویت قرار گیرد.
سازمان‌های دیگر: سازمان‌های غیرانتفاعی دیگر و میزان سوددهی را که می‌توانید با آنها رقابت و همکاری کنید، به خوبی بشناسید. چه کسی در جامعه به مخاطبان فعلی یا بالقوه شما خدمت‌رسانی می‌کند و تأثیر آنها چگونه با شما هم‌پوشانی دارد؟ چگونه می‌توانید برای تأثیر بیشتر با هم کار کنید؟ برای پرهیز از تکراری شدن منابع، پی بردن به این موضوع باید در اولویت قرار گیرد.
جمع‌بندی
بازنگری سازمان کار آسانی نیست. اما ماهیت ویرانگر بحران کنونی بسیاری از سازمان‌ها را مجبور به این کار کرده است. این چالش می‌تواند طاقت‌فرسا باشد و برخی از تغییرات دردناک خواهند بود. با این وجود، این زمان همچنین فرصتی را پیش روی شما و سازمانتان قرار می‌دهد: برای شناخت بهتر خود، تمرکز بر هدف و خدمت‌رسانی کارآمد. بهترین راه برای انجام این کار تمرکز بر چهار حوزه ذکر شده در بالا است.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن