آیا داوطلبان شما این احساس را دارند که عضوی از تیم هستند؟ آیا تا به‌حال از داوطلبی شنیده‌اید که بگوید: «من فقط یک داوطلب هستم! یا از نیروی کار مجانی چه انتظاری دارید؟» اگر اینچنین باشد، ممکن است که در تعامل با آنها درست رفتار نکرده‌اید، زیراکه در این صورت، احتمالا آنها احساس نمی‌کنند عضوی برابر با دیگر اعضا در تیم شما هستند. در این گزارش، نهمین مورد از ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی ایجاد حس تعلق برای داوطلبان.
برای اینکه داوطلبان احساس کنند به تیم تعلق دارند، باید به آنها نشان دهید که می‌خواهید از مشارکت‌شان بهره‌مند شوید. در این راستا از داوطلبان دعوت کنید تا در جلسات کارکنان شرکت کنند. اطلاعات را با آنها به اشتراک بگذارید و تحولات سازمان را برای آنها ایمیل کنید. از آنها بخواهید تا در فرآیندهای برنامه‌ریزی مشارکت داشته باشند. آنها را به مهمانی‌های کارکنان دعوت کنید.
تلاش‌هایی از این قبیل بیانگر آن است که داوطلبان برای شما ارزشمند هستند. اگر آنها چنین احساسی داشته باشند، زمان بیشتری برای فعالیت‌های داوطلبانه اختصاص خواهند داد. جذب و آموزش داوطلبان جدید به زمان و انرژی بسیار نیاز دارد، پس بهتر است سعی کنید تا داوطلبان خود را حفظ کنید و در آنها این احساس را به وجود آورید که به تیم شما تعلق دارند.
وقتی داوطلبان احساس می‌کنند که مشارکت آنها ارزشمند است، به تیم احساس تعلق پیدا می‌کنند. اگر بتوانید این احساس را در داوطلبان خود ایجاد کنید، تیم خوبی برای همکاری‌های بلندمدت تشکیل خواهید داد.
برای کمک به اینکه داوطلبان احساس کنند اعضای تیم شما هستند، یکی از مهمترین کارهایی که می‌توانید انجام دهید اشتراک‌گذاری اطلاعات با آنها است. روش دیگر برای جذب و حفظ داوطلبان، مشارکت دادن آنها در تصمیماتی است که بر کار آنها و جهت‌گیری گروه شما تاثیر می‌گذارد. در جلسات برنامه‌ریزی (علاوه بر اعضای هیات مدیره) از داوطلبان نیز دعوت کنید تا شرکت کنند. نظرات داوطلبان بپرسید و ایده‌های آنها را جدی بگیرید.
در صورتیکه کارکنان حقوق‌بگیر دارید، آنها باید از نحوه تعامل با داوطلبان آگاه باشند. همچنین بسیار مهم است که با آنها با احترام رفتار شود و مانند کارکنان حقوق‌بگیر دسترسی به آموزش و رفتن به کنفرانس‌ها، محلی برای قرار دادن وسایل شخصی و پارک خودروهای خود داشته باشند.
داوطلبان اگر خود را یکی از اعضای تیم بدانند، میزان مشارکت‌شان را افزایش می‌دهند. به دنبال فرصت‌هایی باشید تا به آنها مسئولیت و استقلال بیشتری برای انجام کارها دهید. با دادن چالش‌های جدید به داوطلبان تلویحا به آنها می‌گویید شما فکر می‌کنید آنها از پس کارها به خوبی برمی‌آیند و در ضمن با این کار باعث می‌شوید آنها به کار خود علاقمندتر شوند.
طرح اقدام
هدف شماره 1: ارتباط با داوطلبان خود را تقویت کنید:
ارتباط، جریان دو طرفه اطلاعات است. هم به داوطلبان اطلاعات دهید و هم نظرات و پیشنهادهای آنها را جویا شوید. راه‌های بی‌شماری برای به روز بودن داوطلبان در مورد فعالیت‌های گروه وجود دارد، خصوصا برنامه‌هایی که با آنها سروکار دارند. بعضی از راه‌های برقراری ارتباط با داوطلبان عبارتند از:
- تهیه یک خبرنامه یا اختصاص بخشی در نشریات کثیرالانتشار برای امور و فعالیت‌های داوطلبان
- ارسال ایمیل‌های مختصر، منظم و مداوم برای داوطلبان حاوی مضامین مرتبط
- نصب یک تابلوی اعلانات در دفتر که در آن اطلاع‌رسانی در خصوص فعالیت‌های گروه انجام شود، اعلانیه‌های مرتبط با کارکنان و داوطلبان روی آن نصب شود و نصب پوسترهایی در رابطه با فعالیت‌های آموزشی گروه در آینده
- اختصاص صندوق پستی به هر داوطلب
- ارائه مطالب خواندنی جالب در رابطه با گروه خود و مسائل آن به داوطلبان
- انجام تماس‌های تلفنی با داوطلبان برای یادآوری رویدادهای در شرف وقوع
- ایجاد گروه‌های بحث و تبادل نظر روی وب‌سایت خود
- ایجاد صندوق پیشنهادها
می‌توان با استفاده از این روش‌ها اطلاعات در خصوص رویدادها یا برگزاری کارگاه‌های آموزشی در آینده را به اشتراک گذاشت. اطلاع‌رسانی به داوطلبان در مورد پیشرفت‌های گروه از اهمیت به‌سزایی برخوردار است. اخبار خوب و بد را با داوطلبان خود در میان بگذارید. از اشتراک‌گذاری ناکامی‌ها با آنها نهراسید؛ زیرا حضور در پیروزی‌ها و باخت‌ها است که به کار تیمی و تیم معنا می‌دهد.
هدف شماره 2: در تصمیم‌گیری‌های روزانه خود از نظرات داوطلبان استفاده کنید:
همانطوری که در بخش نخست شیوه‌های مدیریت داوطلبان، «ارزش قائل شدن برای نقش داوطلبان»، ذکر شد: مشارکت داوطلبان در فعالیت‌های برنامه‌ریزی و ارزیابی گروه از اهمیت بسیار برخوردار است، زیرا آنها در مقایسه با کارکنان و اعضای هیات مدیره سازمان دارای دیدگاه‌های متفاوتی نسبت به سازمان هستند.
سعی کنید با برگزاری جلسات منظم، در مورد اتفاقات و حل مشکلات و دغدغه‌های گروه خود با داوطلبان و کارکنان گفتگو کنید. علاوه بر جلسات منظم، آنها را به جلسات برنامه‌ریزی هیات مدیره برای تصمیم‌گیری در خصوص مسائل مهم و اساسی گروه نیز دعوت کنید، نظرات‌شان را جویا شوید و از آنها استفاده کنید (حتی اگر پاسخی ندهند، شما این فرصت مهم را به آنها داده‌اید و به این وسیله مراتب قدردانی خود را ابراز کرده‌اید).
در نهایت، شما تصمیمات قوی‌تری خواهد گرفت و حمایت دیگر اعضای گروه را به همراه خواهید داشت.
هدف شماره 3: از کارکنان خود در کار با داوطلبان حمایت کنید:
کارکنان حقوق‌بگیر هر سازمان، اغلب افرادی هستند که به فعالیت‌های داوطلبان در گروه نظارت می‌کنند. پس بسیار مهم است که به کارکنان در مورد چگونگی کار، نظارت و ارزیابی داوطلبان آموزش‌های لازم داده شود و اطلاعات مورد نیاز در اختیار آنها قرار گیرد. آنها همچنین باید بدانند که چگونه می‌توانند به برآورده شدن انگیزه‌های داوطلبان کمک کنند.
در ضمن، باید شناخت کاملی از کارکنانی که با داوطلبان سروکار دارند پیدا کنید و آنها را مورد ارزیابی قرار دهید. این تمرین و مهارتی است که یک داوطلب با گروه شما، همکاری بسیار متفاوتی را تجربه می‌کند، بنابراین سعی کنید توانایی‌های کارکنان خود را برای همکاری با داوطلبان تقویت کنید و در صورت رضایت به آنها پاداش دهید.
نتیجه‌گیری
اطمینان از اینکه داوطلبان احساس کنند اعضای تیم شما هستند، فرآیندی مداوم و بدون شروع و پایان مشخص است. به مانند هر مربی، وظیفه شما این است که انگیزه هر یک از افراد را به صورت فردی مستقل حفظ کنید، در حالی که برای ایجاد روابط قوی میان آنها نیز تلاش می‌کنید. نباید اجازه دهید که بعضی از آنها احساس کنند در جایگاه دوم قرار دارند. بنابراین مراقب باشید که تنوع نیازها، انتظارات و میزان مشارکت در تیم خود را متعادل نگهدارید. یکی از راه‌های انجام این کار، تشخیص مکرر مشارکت هر یک از افراد است.
متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.