ایجاد حس تعلق برای داوطلبان (بخش یازدهم)

آیا داوطلبان شما این احساس را دارند که عضوی از تیم هستند؟ آیا تا به‌­حال از داوطلبی شنیده‌­اید که بگوید: «من فقط یک داوطلب هستم! یا از نیروی کار مجانی چه انتظاری دارید؟» اگر اینچنین باشد، ممکن است که در تعامل با آنها درست رفتار نکرده‌­اید، زیراکه در این صورت، احتمالا آنها احساس نمی­‌کنند عضوی برابر با دیگر اعضا در تیم شما هستند. در این گزارش، نهمین مورد از ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی ایجاد حس تعلق برای داوطلبان.

برای اینکه داوطلبان احساس کنند به تیم تعلق دارند، ­باید به آنها نشان دهید که می‌­خواهید از مشارکت­‌شان بهره­‌مند شوید. در این راستا از داوطلبان دعوت کنید تا در جلسات کارکنان شرکت کنند. اطلاعات را با آنها به اشتراک بگذارید و تحولات سازمان را برای آنها ایمیل کنید. از آنها بخواهید تا در فرآیندهای برنامه‌­ریزی مشارکت داشته باشند. آنها را به مهمانی‌­های کارکنان دعوت کنید.

تلاش­‌هایی از این قبیل بیانگر آن است که داوطلبان برای شما ارزشمند هستند. اگر آنها چنین احساسی داشته باشند، زمان بیشتری برای فعالیت‌­های داوطلبانه اختصاص خواهند داد. جذب و آموزش داوطلبان جدید به زمان و انرژی بسیار نیاز دارد، پس بهتر است سعی کنید تا داوطلبان خود را حفظ کنید و در آنها این احساس را به وجود آورید که به تیم شما تعلق دارند.

وقتی داوطلبان احساس می­‌کنند که مشارکت آنها ارزشمند است، به تیم احساس تعلق پیدا می­‌کنند. اگر بتوانید این احساس را در داوطلبان خود ایجاد کنید، تیم خوبی برای همکاری‌­های بلندمدت تشکیل خواهید داد.

برای کمک به اینکه داوطلبان احساس کنند اعضای تیم شما هستند، یکی از مهمترین کارهایی که می‌­توانید انجام دهید اشتراک‌­گذاری اطلاعات با آنها است. روش دیگر برای جذب و حفظ داوطلبان، مشارکت دادن آنها در تصمیماتی است که بر کار آنها و جهت‌­گیری گروه شما تاثیر می‌­گذارد. در جلسات برنامه­‌ریزی (علاوه بر اعضای هیات مدیره) از داوطلبان نیز دعوت کنید تا شرکت کنند. نظرات داوطلبان بپرسید و ایده‌­های آنها را جدی بگیرید.

در صورتیکه کارکنان حقوق­‌بگیر دارید، آنها ­باید از نحوه تعامل با داوطلبان آگاه باشند. همچنین بسیار مهم است که با آنها با احترام رفتار شود و مانند کارکنان حقوق‌­بگیر دسترسی به آموزش و رفتن به کنفرانس‌­ها، محلی برای قرار دادن وسایل شخصی و پارک خودروهای خود داشته باشند.

داوطلبان اگر خود را یکی از اعضای تیم بدانند، میزان مشارکت‌­شان را افزایش می­‌دهند. به دنبال فرصت‌­هایی باشید تا به آنها مسئولیت و استقلال بیشتری برای انجام کارها دهید. با دادن چالش‌­های جدید به داوطلبان تلویحا به آنها می‌­گویید شما فکر می­‌کنید آنها از پس کارها به خوبی برمی­‌آیند و در ضمن با این کار باعث می­‌شوید آنها به کار خود علاقمندتر شوند.

طرح اقدام

هدف شماره 1: ارتباط با داوطلبان خود را تقویت کنید:

ارتباط، جریان دو طرفه اطلاعات است. هم به داوطلبان اطلاعات دهید و هم نظرات و پیشنهادهای آنها را جویا شوید. راه­‌های بی‌­شماری برای به روز بودن داوطلبان در مورد فعالیت‌­های گروه وجود دارد، خصوصا برنامه­‌هایی که با آنها سروکار دارند. بعضی از راه­‌های برقراری ارتباط با داوطلبان عبارتند از:

  • تهیه یک خبرنامه یا اختصاص بخشی در نشریات کثیرالانتشار برای امور و فعالیت‌­های داوطلبان
  • ارسال ایمیل‌­های مختصر، منظم و مداوم برای داوطلبان حاوی مضامین مرتبط
  • نصب یک تابلوی اعلانات در دفتر که در آن اطلاع‌­رسانی در خصوص فعالیت­‌های گروه انجام شود، اعلانیه‌­های مرتبط با کارکنان و داوطلبان روی آن نصب شود و نصب پوسترهایی در رابطه با فعالیت‌­های آموزشی گروه در آینده
  • اختصاص صندوق پستی به هر داوطلب
  • ارائه مطالب خواندنی جالب در رابطه با گروه خود و مسائل آن به داوطلبان
  • انجام تماس­‌های تلفنی با داوطلبان برای یادآوری رویدادهای در شرف وقوع
  • ایجاد گروه­‌های بحث و تبادل نظر روی وب­‌سایت خود
  • ایجاد صندوق پیشنهادها

می­‌توان با استفاده از این روش‌­ها اطلاعات در خصوص رویدادها یا برگزاری کارگاه‌­های آموزشی در آینده را به اشتراک گذاشت. اطلاع‌­رسانی به داوطلبان در مورد پیشرفت­‌های گروه از اهمیت به‌سزایی برخوردار است. اخبار خوب و بد را با داوطلبان خود در میان بگذارید. از اشتراک‌­گذاری ناکامی­‌ها با آنها نهراسید؛ زیرا حضور در پیروزی‌­ها و باخت‌­ها است که به کار تیمی و تیم معنا می‌­دهد.

هدف شماره 2: در تصمیم‌­گیری‌­های روزانه خود از نظرات داوطلبان استفاده کنید:

همانطوری که در بخش نخست شیوه­‌های مدیریت داوطلبان، «ارزش قائل شدن برای نقش داوطلبان»، ذکر شد: مشارکت داوطلبان در فعالیت‌­های برنامه‌­ریزی و ارزیابی گروه از اهمیت بسیار برخوردار است، زیرا آنها در مقایسه با کارکنان و اعضای هیات مدیره سازمان دارای دیدگاه‌­های متفاوتی نسبت به سازمان هستند.

سعی کنید با برگزاری جلسات منظم، در مورد اتفاقات و حل مشکلات و دغدغه­‌های گروه خود با داوطلبان و کارکنان گفتگو کنید. علاوه بر جلسات منظم، آنها را به جلسات برنامه­‌ریزی هیات مدیره برای تصمیم­‌گیری در خصوص مسائل مهم و اساسی گروه نیز دعوت کنید، نظرات‌شان را جویا شوید و از آنها استفاده کنید (حتی اگر پاسخی ندهند، شما این فرصت مهم را به آنها داده‌­اید و به این وسیله مراتب قدردانی خود را ابراز کرده‌­اید).

در نهایت، شما تصمیمات قوی­‌تری خواهد گرفت و حمایت دیگر اعضای گروه را به همراه خواهید داشت.

هدف شماره 3: از کارکنان خود در کار با داوطلبان حمایت کنید:

کارکنان حقوق­‌بگیر هر سازمان، اغلب افرادی هستند که به فعالیت­‌های داوطلبان در گروه نظارت می‌­کنند. پس بسیار مهم است که به کارکنان در مورد چگونگی کار، نظارت و ارزیابی داوطلبان آموزش­‌های لازم داده شود و اطلاعات مورد نیاز در اختیار آنها قرار گیرد. آنها همچنین باید بدانند که چگونه می‌­توانند به برآورده شدن انگیزه‌­های داوطلبان کمک کنند.

در ضمن، ­باید شناخت کاملی از کارکنانی که با داوطلبان سروکار دارند پیدا کنید و آنها را مورد ارزیابی قرار دهید. این تمرین و مهارتی است که یک داوطلب با گروه شما، همکاری بسیار متفاوتی را تجربه می‌­کند، بنابراین سعی کنید توانایی‌­های کارکنان خود را برای همکاری با داوطلبان تقویت کنید و در صورت رضایت به آنها پاداش دهید.

نتیجه­‌گیری

اطمینان از اینکه داوطلبان احساس کنند اعضای تیم شما هستند، فرآیندی مداوم و بدون شروع و پایان مشخص است. به مانند هر مربی، وظیفه شما این است که انگیزه هر یک از افراد را به صورت فردی مستقل حفظ کنید، در حالی که برای ایجاد روابط قوی میان آنها نیز تلاش می‌­کنید. نباید اجازه دهید که بعضی از آنها احساس کنند در جایگاه دوم قرار دارند. بنابراین مراقب باشید که تنوع نیازها، انتظارات و میزان مشارکت در تیم خود را متعادل نگهدارید. یکی از راه‌های انجام این کار، تشخیص مکرر مشارکت هر یک از افراد است.

متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌­توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت­‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.

 

افرا یک موسسه غیرانتفاعی است که با هدف توسعه زیرساخت نیکوکاری کشور ایجاد شده است. افرا به موسسه‌های نیکوکاری و خیریه و سازمان‌های مردم‌نهاد کمک می‌کند تا بدون هزینه و با کمک استاندارد افرا، زیرساخت‌های مدیریتی خود را شکل داده یا تقویت کنند. در این راستا سه خدمت خودارزیابی، ارزیابی دیجیتال و آموزش به صورت رایگان در اختیار موسسه‌های نیکوکاری قرار گرفته است.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن