شیما وزوایی: یک فرد عادی روزانه 262 بار به صفحه گوشی خود نگاه می‌کند. درست خواندید، 262 بار. این عدد قبل از شروع همه‌گیری کرونا 80 بار بوده است. تصور کنید بخش مهمی از کار شما به نگاه کردن به گوشی‌تان وابسته باشد. در این صورت احتمالا این عدد برای شما بالاتر هم خواهد رفت. شاید مهمترین کار ما فعالان سازمان‌های مردم‌نهاد، ارتباطات ما باشد، از ارتباط گرفتن با همکاران و کارمندان گرفته، تا داوطلبان و هیات مدیره و حامیان و مددجویان و غیره. روزانه چند پیام کاری دریافت می‌کنید؟ این عدد در دوران همه‌گیری بالا رفته است؟
یک پژوهش آماری در آمریکا نشان می‌دهد بیش از 70درصد افراد احساسی منفی نسبت به شبکه‌های اجتماعی پیدا کرده‌اند، اما همچنان هر روز بیشتر و بیشتر از آن استفاده می‌کنند. این احساس برای پیام‌های کاری ما و نگرانی از به موقع پاسخ دادن و آنلاین و در دسترس بودن به مراتب بالاتر هم هست.
یک آمار جالب (یا شاید نگران‌کننده) دیگر نشان می‌دهد که یک فرد عادی 47پیام پاسخ داده نشده و نزدیک به 1700ایمیل پاسخ داده نشده دارد. بسیاری از ما با اینکه زمان زیادی را در تلفن هوشمند خود سپری می‌کنیم، اما همچنان احساس می‌کنیم زمان کافی برای پاسخ دادن به پیام‌های دریافتی‌مان نداریم و اینکه نمی‌توانیم به همه پیام‌هایمان پاسخگو باشیم و کارها را در پایان شب نیمه‌کاره رها می‌کنیم باعث نگرانی و اضطراب ما شده است.
نگران نباشید، برخی روانشناسان و مشاوران متوجه این حالت که به شدت برای سلامت روان مضرر است شده‌اند و حتی روی آن اسم هم گذاشته‌اند: اضطراب پیامکی یا Text Anxiety
هرچند این اضطراب جهان‌شمول است و تقریبا در همه کشورها و اکوسیستم‌های متفاوت سازمان‌های مردم‌نهاد وجود دارد، اما باید در نظر گرفت که در حوزه‌های کاری مختلف و جغرافیاهای مختلف بسته به فرهنگ استفاده از فناوری متفاوت است.
افرادی که به اضطراب پیامکی دچار می‌شوند گاهی با دریافت چندین پیام کاری مختلف در یک ساعت یا همزمان، ناگهان دچاری نوعی حمله می‌شوند و از هرگونه پاسخ دادن باز می‌مانند. این حالت به ویژه برای فعالان سازمان‌های مردم‌نهاد زیاد پیش می‌آید. یکی از دلایل مهم این وضعیت و پریشانی تمرکز بیش از اندازه روی یک پلتفرم ارتباطی است. تصور کنید که به جای استفاده از ایمیل و زوم و پلتفرم‌های مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مدیریت ذینفعان، به جای استفاده از نرم‌افزارهای ذخیره آرشیو و مستندسازی، حتی برگزاری جلسات و…، فقط از یک برنامه استفاده کنیم: واتس‌اپ
به گزارش دیجیاتو، واتس‌اپ محبوب‌ترین اپلیکیشن میان ایرانیان است و 71درصد افراد بالای 18سال از آن استفاده می‌کنند. در چنین شرایطی واضح است که سازمان‌های مردم‌نهاد نیز مجبورند برای ارتباطات خود از واتس‌اپ استفاده کنند. اما واتس‌اپ برای چه کاری یا کارهایی؟
اول) گروه‌های بی‌شمار: هر تیم و هر پروژه‌ای یک گروه واتس‌اپی دارد. کمیته‌ها و کارگروه‌ها، بخش‌های مختلف سازمان که قبلا حضوری اداره می‌شدند، امروز هر کدام یک یا چند واتس‌اپ دارند. یک گروه برای حامیان، چند گروه برای داوطلبان، یک گروه برای هیات مدیره، یک گروه رسانه و…
هرچند برخی سازمان‌ها برای بهبود زیرساخت فناوری‌های ارتباطی خود تلاش کردند و استفاده از نرم‌افزارهای مختلف مثل اسلک و آسانا و میزیتو… را امتحان کردند، اما انگار عواملی مثل کمبود تجربه، یکسان نبودن مهارت‌های فناوری افراد، و برخی رویکردهای غیرحرفه‌ای در نهایت همه را به سمت گروه‌های واتس‌اپی می‌کشاند. با داشتن 1000 پیام کاری در گروه‌های مختلف می‌توان به کارها رسید؟
دوم) در مدح ایمیل و در مذمت پاسخ‌های بلافاصله واتس‌اپی: ایمیل‌های کاری معمولا قوانینی برای چگونه نوشتن پیام، ساعت فرستادن پیام، ساعت پاسخ دادن دارند و از طرفی معمولا ساعات کاری بر ایمیل‌ها جاری است. پیام‌رسان‌ها اما اینطور نیستند. بسیاری از پیام‌هایی که فعالان سازمان‌های غیرانتفاعی در روز دریافت می‌کنند در واقع همان ایمیل کاری است و واضح است که پاسخ دادن به آنها نیاز به چندین ساعت یا حتی چند روز دارد: فرستادن صورت جلسات، ایجاد همکاری میان سازمان‌ها، فرستادن نامه‌ها، تهیه گزارش‌ها و حتی تعریف پروژه‌ها. اما به دلیل طبیعت واتس‌اپ انگاری نوعی انتظار برای پاسخ‌های آنی به ویژه بعد از دیدن و خوانده شدن پیام وجود دارد. این انگاره خود باعث وخیم شدن حالت اضطرابی پیامکی می‌شود؛ چراکه پاسخ به تعداد بی‌شمار ایمیل کاری در یک روز عملا توسط یک کارشناس، داوطلب، پژوهشگر و مدیرعامل ممکن نیست. چند بار بعد از ساعت 12 نیمه شب پیام کاری در واتس‌اپ خود دریافت کردید که ضروری هم نبوده و به راحتی قابلیت انتقال به روز بعدی را داشته؟
سوم) واتس‌اپ آرشیو نمی‌کند و قابلیت جستجوی خوبی هم ندارد: واضح است که واتس‌اپ نباید به عنوان فضای آرشیو و مستندسازی مورد استفاده قرار بگیرد. واتس‌اپ نه فضای ابری دارد، نه داده‌ها را برای مدت مناسبی در خود نگه می‌دارد و نه می‌توان فایل‌ها و عکس‌ها را در آن مرتب فرستاد. چه بسیار پیش می‌آید که به جای مستندسازی رخدادهای خیریه‌ها و موسسات نیکوکاری ناگهان عکس‌ها و فیلم‌ها و فایل‌های بی‌شماری بدون تاریخ و توضیح در گروه‌های واتس‌اپی رد و بدل می‌شود. نه کسی مسئولیت آرشیو کردن داده‌ها را برعهده دارد و نه می‌توان به موقع یا آسان آنها را خواند و روی آنها دقیق و به‌جا نظر داد.
چهارم) بلای پیام‌های صوتی: درست است که پیام‌های صوتی در بسیاری مواقع مفید هستند و شنیدن صدای افراد می‌تواند باعث ایجاد ارتباط و صمیمیت میان ذینفعان و کارشناسان یک سازمان شوند، اما آیا پیام‌های صوتی جایگزین برخی پیام‌های مهم نشدند؟ آیا گزارش یک جلسه می‌تواند یک فایل صوتی باشد؟ نه تنها گوش کردن به فایل‌های صوتی بی‌اندازه زمان‌بر است، بلکه قابلیت نکته‌گذاری روی فایل‌ها، هایلایت کردن و… را ندارد. همچنین در بسیاری موارد ناگهان از فرد ناشناسی (حامی، خبرنگار، درخواست داوطلب شدن و…) یک پیام صوتی طولانی دریافت می‌کنیم که حتی توضیح اضافه‌ای درباره معرفی شخص، درخواست اصلی و… ندارد.
پنجم) FOMO: در دنیای ارتباطات و فناوری وضعیتی وجود دارد به نام FOMO (fear of missing out) که به خودی خود باعث اضطراب در افراد می‌شود. فومو به نوعی ترس از دست دادن اطلاعات و اخبار در رسانه‌های اجتماعی گفته می‌شود. برگشتن مدام به گوشی و باز کردن واتس‌اپ و گروه‌های سازمان. ممکن است یک ساعت آنلاین نباشید و وقتی باز گردید در یک یا چند گروه 300 پیام رد و بدل شده باشد و شما آن را از دست داده باشید. همین ترس باعث اضطراب پیامکی می‌شود و ممکن است دلیل حضور افراد یکسان سازمان در چندین گروه واتس‌اپی باشد که حتی لزوما به پروژه‌هایی که شما در آن نقش دارید هم مربوط نیست. مثلا ممکن است وقتی در فضای حضوری کار می‌کردید حتی اینکه بین حسابدار و مدیرعامل چه می‌گذرد و درباره چه جزئیاتی صحبت می‌کنند برای شما مهم نبوده باشد. اما حالا و در دنیای شلوغ و پیچیده واتس‌اپ می‌ترسید اگر عضو گروه حسابداری نباشید، اطلاعات مهمی را از دست بدهید، و همین حضور نابه‌جا، گاهی باعث اظهار نظرهای زمان‌بر و غیرکارشناسی می‌شود که در نهایت به عملکرد سازمان صدمه می‌زند.
سخن پایانی اینکه درست است در حوزه سازمان‌های مردم‌نهاد همه برای خیر جمعی تلاش می‌کنیم، اما از یاد نبریم که سلامت روان افراد یک سازمان از یک سو، و از استانداردهای استفاده از فناوری از سویی دیگر بر اثرگذاری فعالیت‌های یک سازمان تاثیر می‌گذارند. همه ما نسبت بهم و نسبت به خودمان مسئولیم.
بعضی وقت‌ها استفاده بهینه از فناوری و یادگیری و مهارت‌آموزی آن لزوما کدنویسی و هک کردن و نرم‌افزارهای پیچیده نیست. اگر حواسمان نباشد، امروز می‌خواهیم گوشی‌مان را به دیوار پرت کنیم، فردا اگر مراقب نباشیم شاید بخواهیم سرمان را به دیوار بکوبیم!
منابع:
https://www.theguardian.com/lifeandstyle/2021/nov/01/phones-texting-anxiety-messages-communication
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.