برای مدیریت مالی سازمان‌های مردم‌نهاد هفت اصل وجود دارد که رهنمودهای پیشرفته‌ای را برای هیئت امنا و مدیران ارشد ارائه می‌دهند که برای اطمینان حاصل کردن از اینکه سازمان‌شان از بودجه استفاده مؤثری می‌کند و کارکنان و داوطلبان نیز به‌درستی کار می‌کنند، به آنها کمک می‌کند. این اصول همچنین برای تأمین مالی سازمان‌های مردم‌نهاد دیگر نیز چک‌لیست مفیدی ارائه می‌دهند. این هفت اصل عبارتند از:
۱- نظارت
سازمان باید از منابعی که به آن سپرده شده است، به‌خوبی نگهداری کند و اطمینان یابد که از آنها برای هدف مورد نظر استفاده می‌شود. مسئولیت کلی این امر بر عهده هیئت امنا/مجمع عمومی است. در عمل، مدیران با برنامه‌ریزی دقیق و راهبردی، داشتن نظارت درست، در نظر گرفتن ریسک‌ها و با تنظیم سیستم‌های مناسب به این امر دست می‌یابند.
۲- پاسخگویی
سازمان باید به همه ذینفعان از جمله گروه‌های هدف توضیح دهد که چگونه از منابع خود استفاده کرده و به چه نتیجه‌ای رسیده است. همه ذینفعان این حق را دارند که بدانند وجوه و اختیاراتشان چگونه مورد استفاده قرار گرفته است. سازمان‌های مردم‌نهاد وظیفه اجرایی، اخلاقی و قانونی دارند که درباره تصمیمات و اقدامات خود توضیح دهند و گزارش‌های مالی خود را برای بررسی دقیق ارائه دهند.
۳- شفافیت
سازمان باید درباره کار خود شفافیت داشته باشد و درباره فعالیت‌ها و برنامه‌های خود اطلاعاتی را در اختیار ذینفعان مربوطه قرار دهد. این امر شامل تهیه گزارش‌های مالی دقیق، کامل و به‌موقع و در دسترس قرار دادن آنها برای همه ذینفعان، از جمله گروه‌های هدف است. اگر سازمانی در کار خود شفافیت نداشته باشد، ممکن است این تصور را ایجاد کند که دارد چیزی را پنهان می‌کند.
۴- یکپارچگی (Integrity)
در سطح فردی، افراد سازمان باید با صداقت و درستی فعالیت کنند. برای مثال، مدیران و هیئت امنا باید مطابق با رویه‌ها و با اعلام منافع شخصی‌ای که ممکن است با وظایف رسمی آنها مغایرت داشته باشد، فعالیت‌های خود را انجام دهند. یکپارچگی گزارش‌های مالی به صحت و کامل بودن سوابق مالی بستگی دارد.
۵- تاب‌آوری مالی (Viability)
هزینه‌ها، چه در سطح عملیاتی و چه در سطح راهبردی، باید با وجوه ورودی در تعادل باشند. تاب‌آوری مالی معیاری برای تداوم فعالیت و امنیت مالی سازمان‌های مردم‌نهاد است. هیئت امنا و مدیران باید یک راهبرد تأمین مالی تهیه کنند تا نشان دهند چگونه سازمان مردم‌نهاد به کلیه تعهدات مالی خود عمل می‌کند و برنامه راهبردی خود را ارائه می‌دهد.
۶- استانداردهای حسابداری
سیستم نگهداری سوابق و مستندسازی مالی باید از نظر اصول و استانداردهای حسابداری در سطح بین‌المللی پذیرفته‌شده باشد. هر حسابداری از هر نقطه جهان باید بتواند سیستم نگهداری سوابق مالی سازمان را متوجه شود.
۷- ثبات رویه
سیاست‌ها و سیستم‌های مالی سازمان باید در طول زمان ثبات داشته باشد. این امر باعث افزایش کارایی و شفافیت، به‌ویژه در ارائه گزارش مالی می‌شود. با اینکه ممکن است سیستم‌ها نیاز داشته باشند خود را با نیازهای متغیر وفق دهند، باید از تغییرات غیرضروری خودداری کرد. رویکردهای غیرثابت در مدیریت مالی می‌تواند نشانه دستکاری در وضعیت مالی باشد.
چنان‌چه گفته شد، شفافیت یکی از اصول کلیدی مدیریت مالی در سازمان‌های مردم نهاد است. امروزه داوطلبان و اهداکنندگان، خواستار شفافیت سازمان‌های مردم‌نهاد (سمن‌ها) هستند. روشن است که اهداکنندگان، غالبا با مدیرانی مواجه می‌شوند که بودجه این سازمان‌ها را به درستی مدیریت نمی‌کنند، و به همین دلیل، نسبت به سایر سمن‌ها هم بدبین می‌شوند. در نتیجه، شفافیت به عامل بسیار مهمی تبدیل می‌شود که به هر سمن امکان اعتمادسازی می‌دهد. شفافیت کاری سمن‌ها نه تنها انطباق عملکرد سازمان با خط‌مشی‌های ترسیم‌شده را تضمین می‌کند، بلکه در شرکای سازمان هم اعتمادسازی کرده و آنها را به ادامه حمایت‌شان دلگرم می‌کند. ردیابی مسیر هر مبلغ ورودی یا خروجی سازمان، باید با روش‌های حسابداری باز، صورت پذیرد.
چگونه شفافیت مالی سازمان مردم‌نهاد خود را افزایش دهیم؟
در این‌جا سه روش برای افزایش شفافیت کاری موسسه‌های نیکوکاری و خیرثیه و سمن‌ها توضیح داده می‌شود:
1- استانداردسازی روندهای مالی
آیا سازمان شما از رویه‌های مالی یکپارچه‌ای استفاده می‌کند؟ آیا هر گروهی، روش عملیاتی خاص خود را دارد؟ وقتی مجبور باشید با چندین برنامه و چندین پایگاه داده مختلف کار کنید، مقدار قابل توجهی به هزینه‌های اداری خود اضافه می‌کنید. فرایندهای استاندارد، همه افراد سازمان را به لحاظ حسابداری، در هماهنگی کامل قرار می‌دهند. در این حالت، برای ایجاد شفافیت لازم در قبال افرادی که می‌خواهند یا نیاز دارند که به اطلاعات مالی سازمان دسترسی داشته باشند، اطلاعات لازم را در اختیار خواهید داشت.
2- گزارش دادن به اهداکنندگان
هنگام مدیریت یک سمن، قطعا به این مورد نیاز خواهید داشت. اگر کسی در مورد هزینه شما در حوزه‌های خاص، سوالی بپرسد، چگونه می‌توانید درخواست او را در یک بازه زمانی مناسب پردازش کنید؟
غربالگری دستی اطلاعات، باعث اتلاف منابعی می‌شود که می‌توانند برای پیشبرد بهتر مأموریت سازمان، هزینه شوند. اهداکنندگان باید مطمئن شوند که در تحقق یک هدف ارزشمند نقش دارند، اما اگر سازمان شما هفته‌ها وقت خود را صرف تهیه گزارش کند، همین نکته می‌تواند باعث ایجاد بدبینی شود. اگر تهیه یک گزارش ساده برای اهداکنندگان، زمان قابل توجهی طول بکشد، این نگرانی به وجود می‌آید که آیا سازمان به درستی مدیریت می‌شود یا خیر. پس یک سازمان مردم‌نهاد باید متناسب با ذینفعان متنوعی که دارد، بتواند گزارش‌های موردی یا مرحله‌ای را برای آنها تنظیم کرده و به‌موقع ارائه دهد. اهداکنندگان یکی از مهمترین ذینفعان گزارشات مرحله‌ای و شفاف هستند، اعم از مالی و اجرایی.
3- به‌روزرسانی به‌موقع اطلاعات
این بدان معنی است که شما به گروهی نیاز دارید که اطلاعات مالی سازمان را به‌طور منظم و مستمر، به‌روزرسانی کنند. حمایت‌های مالی بزرگ و هزینه‌های هنگفت می‌تواند این روند را به میزان قابل‌توجهی تغییر دهد و ارائه ارقام غیردقیق می‌تواند تأثیرات گسترده‌ای بر کل سازمان داشته باشد. به‌روزرسانی به معنای انعکاس آخرین داده‌ها است.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.