جذب منابع مالی یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های یک موسسه نیکوکاری است تا بتواند فعالیت‌های نیکوکارانه خود را تداوم و توسعه دهد. دیدگاه سنتی در خصوص مدیریت یک نهاد خیریه این است که موسسه از همه امکانات و روش‌های مشروع استفاده کند تا جذب پول را به حداکثر برساند و از طرفی هزینه‌ها را تا حد ممکن کاهش دهد. این دیدگاه مدیریتی در نگاه اول عقلانی و منصفانه به نظر می‌رسد. اما نگاه بهره‌ورانه به موضوع مدیریت گردش مالی موسسه نیکوکاری با این دیدگاه تفاوت جدی دارد. طبق تعریف آکادمیک، بهره‌وری دارای دو مولفه اساسی است: کارایی و اثربخشی. در مدیریت بهره‌ورانه فرایندها باید کارا و اثربخش باشند. بنابراین مدیران یک موسسه نیکوکاری بهتر است به جای حداقل‌سازی هزینه‌ها، از کارایی و اثربخشی آنها مطمئن شوند و در همین راستا هزینه‌ها را مدیریت کنند.
یکی از ابزارهای مهم برای مدیریت بهره‌ورانه و مدرن، استفاده از فناوری اطلاعات است. استفاده از فناوری اطلاعات در یک موسسه نیکوکاری باعث می‌شود کارها سریع‌تر، راحت‌تر و دقیق‌تر انجام شود. امروزه کمتر سازمانی می‌تواند بدون استفاده از راهکارهای فناورانه به حیات خود ادامه دهد.
تجهیز فرایندهای موسسه به فناوری، به‌طور معمول هزینه زیادی دارد. خرید تجهیزات رایانه‌ای، هزینه‌های راه‌اندازی، هزینه نگهداری در کنار هزینه توسعه و ارتقای آنها هزینه قابل توجهی را به موسسه تحمیل می‌کند. به همین خاطر موسسات نیکوکاری که نسبت به موسسات دیگر منابع خود را با حساسیت بیشتری صرف می‌کنند، تمایل کمتری به استفاده از این راهکارها پیدا می‌کنند. دیدگاه سنتی مدیریت مالی نیز ترجیح می‌دهد هزینه‌ای که موسسه بابت زیرساخت فناوری می‌کند، صرف فعالیت‌های نیکوکارانه شود. حتی ممکن است با قضاوت حسی و متکی بر عواطف، عامه مردم نیز انتظار داشته باشند به جای هزینه از محل کمک‌های مردمی برای (مثلا) ایجاد وب‌سایت برای موسسه، هزینه آن صرف خرید اقلام مورد نیاز یک یا چند خانواده نیازمند شود. اما کمکی که داشتن یک وب‌سایت پویا به یک موسسه نیکوکاری می‌کند در مقابل هزینه آن بسیار ناچیز است. به عنوان مثال، با ایجاد درگاه پرداخت الکترونیکی و قرار دادن آن روی وب‌سایت، نیکوکاران راحت‌تر می‌توانند به موسسه کمک کنند و به دلیل آسان بودن انتشار و اشتراک‌گذاری مطالب در فضای مجازی، افراد بیشتری می‌توانند به موسسه کمک کنند. به عنوان یک مثال دیگر، اگر موسسه از امکان وب‌سایت استفاده کند و فعالیت‌های خود را منتشر کند، افراد بیشتری از پروژه‌های نیکوکاری موسسه مطلع می‌شوند و تمایل پیدا می‌کنند تا با موسسه مشارکت و همکاری کنند. بنابراین هزینه درست و به‌جا برای ایجاد زیرساخت‌های متکی بر فناوری موسسه به مثابه سرمایه‌گذاری است و می‌تواند به اثربخشی و به خصوص کارایی فعالیت‌ها کمک کند.
یک سازمان نیکوکاری که تعداد زیادی مددجو را تحت پوشش دارد، بدون استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری – مانند نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مخاطبان (که در فضای تجاری با نام CRM یا نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان شناخته می‌شود) – چگونه می‌تواند به خدمت‌رسانی خود ادامه دهد، از رضایت مخاطبان خود اطمینان پیدا کند و فعالیت‌های تکرار‌شونده را با هزینه کمتری انجام دهد؟
موسسات نیکوکاری بزرگ برای پایش پروژه‌های خود نیازمند تهیه گزارش‌های دوره‌ای هستند. هر قدر بازه زمانی بین این گزارش‌ها کمتر باشد، مدیریت زودتر از چالش‌های پروژه مطلع می‌شود و زودتر می‌تواند تصمیم‌گیری کند تا پروژه در موعد مقرر به شاخص‌های موفقیت دست پیدا کند. چنین موسسه‌ای اگر از نرم‌افزارهای گزارش‌گیری آنی و نرم‌افزارهای مدیریت و کنترل پروژه استفاده نکند، چطور می‌تواند از پروژه‌های خود مراقبت کند؟
بنابراین یک وب‌سایت، یک بسته نرم‌افزاری خوب، یک مجموعه سخت‌افزاری باکیفیت با وجود هزینه‌دار بودن، موسسه نیکوکاری را از صرف هزینه‌های بیشتر بی‌نیاز می‌کند و باعث می‌شود منابع موسسه در جای درست و به‌درستی مصرف شوند.
شما به عنوان یک موسسه نیکوکاری میزان به‌کارگیری فناوری اطلاعات و ابزار فناورانه در موسسه خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟ آیا به اهمیت این ابزار در توسعه و تامین منابع مالی، بهبود عملکرد و تسریع در فرایندهای اجرایی و پایش و ارزیابی پروژه‌های خود پی برده‌اید؟ اگر پاسخ شما به این سوالات مثبت است، می‌توانید تجربه‌های خود را با افرا در میان بگذارید تا به عنوان درس‌آموخته‌ها و تجربیات موفق موسسات نیکوکاری در سطح ایران منتشر کند. اگر هم موسسسه شما تاکنون به هر دلیلی با این ابزار و تکنولوژی‌ها پیوند نخورده است، اما درصدد بهبود عملکرد موسسه خود هستید، می‌توانید با افرا همراه باشید تا مسیر بهبود استفاده از فناوری را به صورت داوطلبانه تجربه کنید. در این مسیر استاندارد افرا نیز به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید وضعیت فعلی خود را بسنجید و ظرفیت‌های قابل بهبود خود را شناسایی کنید.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن